Järjestäydy: 5 tapaa sabotoi tuottavuutta

Vietän paljon aikaa lukemalla organisaatiota ja tuottavuutta koskevaa tutkimusta ja viettäen paljon aikaa hengaillaan teknologian harrastajien kanssa. Koska olen löytänyt teorioita ja parhaita käytäntöjä tuottavuuden maksimoimisesta ja järjestäytymisestä, olen huomannut myös tekniikoita rakastavien ihmisten yleisiä tapoja, jotka suoraan sabotoivat heidän kykyään toimia parhaimmillaan.

Ihmiset puhuvat paljon tuottavuudesta, mutta viettävät harvoin paljon aikaa keskustellakseen siitä, mikä se on. Minulle tuottavuus on erittäin henkilökohtaista, mutta lopulta kyse on tavoitteiden saavuttamisesta.

Tavoitteena voi olla mikä tahansa voittojen maksimointi yrityksessä yhdeksästä viiteen tehdään nopeammin, jotta sinulla on jäljellä henkisiä ja fyysisiä resursseja henkilökohtaisten etujen saavuttamiseksi. Jotkut ihmiset haluavat poistua toimistosta nopeammin joka päivä viettääksesi enemmän aikaa perheen kanssa. Jotkut ihmiset haluavat panna kahden tunnin työhön joka ilta kirjoittamalla elokuvan käsikirjoituksen.

Riippumatta siitä, mitä haluat tehdä, on tuottoisimpana itsenäsi tarkoittaa:

1. miettiä mitä aiot saada aikaan, 2. selvittää, mitä voit tehdä, jos luot optimaalisen ympäristön, ja

3. seuraamalla optimaalisen ympäristön luomista ja tehtävien suorittamista tai tavoitteiden saavuttamista.

Tietenkin seuraaminen on yleensä ongelma. Haluan tuoda esiin joitain yleisimmistä tavoista, joilla näen tekniikan harrastajien etenkin sabotoivan tuottavuuttaan.

1. Sovellukset

Jos rakastat tekniikkaa, rakastat todennäköisesti myös sovelluksia. Lataat aina uusimman sovelluksen. Olet ylpeä siitä, että olet varhainen adoptio. Olet kuitenkin sabotoinut itseäsi, jos sovellukset hyppäävät tuottavuussovelluksilla. Tuottavuussovellukset ovat mitä tahansa sovelluksia ja palveluita, jotka auttavat sinua saamaan työtä, mukaan lukien tehtävälistat, tehtävienhallintasovellukset, tiedostojen synkronointipalvelut, muistiinpanosovellukset, kalenterit ja toimistopaketit.

Jokaisen uuden sovelluksen mukana tulee aikainvestointi siirtymään ja järjestelmän käytön oppimiseen. Lisää räätälöintiin, ja tuhlaat paljon aikaa, jonka olisit voinut käyttää produktiivisena. Lisäksi vie aikaa, kun haluat kehittää uusia tapoja käyttää näitä sovelluksia, joita käytät todennäköisesti päivittäin. Se on enemmän menetettyä aikaa ja usein enemmän "työtä työstä".

Sinun pitäisi kuitenkin päästä eroon kaikista sovelluksista tai palveluista, jotka eivät vastaa tarpeitasi. Mutta päätöksen on perustuttava siihen, tekevätkö nykyiset työkalut tarvitsemasi, eikä siihen, luuletko ruohon olevan vihreämpää toisella sovelluksella.

Neuvonta: Valitse yksi sovellus jokaiselle tuottavuusvaatimuksellesi ja pysy siinä.

2. Putoaminen sähköpostin mustaan ​​reikään

Useimmat tekniikan harrastajat tietävät, että heidän ei pidä tuhlata liian paljon aikaa sähköpostissa, ja silti he imevät sitä tunteihin päivittäin. Kuinka paha sähköpostiviestisi on? Tiesitkö jopa kuinka paljon aikaa tuhlaat?

Yksi tapa mitata sitä on käyttää RescueTimea, Freemium-työkalua, joka toimii näkymättömästi taustalla ja tallentaa kuinka paljon aikaa vietät jokaisessa käyttämässäsi sovelluksessa ja verkkosivustossa, mukaan lukien sähköposti.

RescueTime voi avata silmäsi sähköpostiongelman vakavuuteen, mutta se ei voi estää sinua käyttämästä sitä. Stayfocusd-laajennus voi käyttää, jos käytät Web-pohjaista sähköpostia. Lisää sähköpostisivustosi luetteloon verkkotunnuksista, joille et pääse pääsyyn, ja aseta sitten ajat, jolloin rajoitukset tulisi panna täytäntöön. StayFocusd estää sinut sivustolta.

Toisinaan tapa hillitä sähköpostiohjelmaa on luoda ajoittain uusia tapoja, kun tarkistat sähköpostia. Asiantuntijat ovat yleensä yhtä mieltä siitä, että yksi pahimmista tavoista, jolla ihmiset sabotoivat tuottavuuttaan, on avata sähköposti heti, kun he saavat työpöydään. On parempi aloittaa päivä erittäin tuottavalla tehtävällä ja tallentaa sähköposti myöhempää käyttöä varten.

"Mutta" protestoit ", entä jos on tärkeä sähköposti, johon minun on toimittava kiireellisesti?" Jos sähköposti on koiran kaulus niskaasi ympärillä, tarkista sitten työsähköposti älypuhelimellasi ja toimi vain kiireellisissä asioissa. Tee tapana tarkistaa se vain puhelimella, mikä helpottaa sähköpostisovelluksen sulkemista ja oikean työn tekemistä. Tee vähintään 45 minuuttia todellista työtä, ennen kuin lopulta julkaista sähköpostia tietokoneellesi. Saatat löytää itsesi vain imeytyneen kyseiseen tärkeään tehtävään ja sivuuttaa sähköpostin vasta myöhemmin, ja se on suuri tapa kehittää.

Kun kaikki muu epäonnistuu, haluan toistaa tämän mantran: Minulle ei makseta vastausta sähköpostiin.

Huomaa: Saatat joutua vaihtamaan mantraa, jos todella maksetaan vastauksesta sähköpostiin.

Vihje: Käytä RescueTime-palvelua sähköpostiviestisi määrittämiseen. Älä koskaan avaa ensin sähköpostisovellusta työasemallasi. Pyrki suorittamaan vähintään 45 minuuttia todellista työtä ennen sähköpostiin saapumista.

3. Uskotaan, että monitehtävät ovat tuloksettomia

Ihmiset, jotka lukevat tekniikasta, teknologiakulttuurista ja tuottavuudesta, tietävät, että monitehtävät ovat tuottamattomia.

No, anteeksi, mutta se ei vain ole totta.

Monitehtäviä koskeva tutkimus osoittaa, että se on erittäin tuottava, mutta vain pisteeseen saakka (katso esimerkiksi Diwas KC: n ja Narayanin työ). Havattuna monitoiminnon arvo on käänteinen U-muoto. Hieman on hyvä, mutta liian paljon on yhtä huonoa kuin ei ollenkaan.

Tutkimukset viittaavat myös siihen, että monitehtävien arvo vaihtelee yksilöiden ja tehtävien töiden mukaan. Aivan rehellisesti uskon, että useimmat ihmiset tietävät kumman

tehtävät ovat sopivia ja sopimattomia moniajoon. Kiinnittynyt kokoukseen, joka ei oikeastaan ​​ole sinulle merkityksellinen? Mene eteenpäin ja seuraa sähköpostia! Miljoonan dollarin ehdotuksen laatiminen? Sinun on parempi keskittyä siihen tehtävään yksin.

Neuvonta: Älä kerro itsellesi, että moniajo on huono, ja omaksuta se sopiviin tehtäviin. Älä kuitenkaan työnnä sitä.

4. Luoda kopioitavia tilejä tahattomasti

Kuinka monta kertaa olet kirjautunut verkkotilille vain myöhemmin ymmärtääksesi, että sinulla oli jo sidottu toiseen sähköpostiosoitteeseen? Se on yleinen ongelma varhaisessa vaiheessa käyttäjien keskuudessa, jotka ylpeästi rekisteröityvät uusille verkkosivustoille ja palveluille heti, kun ne ovat saatavilla.

Useamman kuin yhden tilin omistaminen voi olla ongelma, jos upposi aikaa perustaa alkuperäinen tili. Ongelma on myös, jos olet tallentanut ensimmäiseen tiliisi tietoja, jotka joudut ehkä tarvita.

Helpoin tapa välttää päällekkäisten tilien luominen on käyttää salasananhallintaa. Salasanan hallitsijat hallitsevat käyttäjänimesi ja salasanasi, ja seurauksena on, että he seuraavat myös sitä, onko sinulla jo tili jollakin sovelluksella, sivustolla tai palvelulla.

Testaan ​​henkilökohtaisesti ohjelmistoja ja verkkopalveluita osana työtäni, ja minulla on siis yli 450 online-tiliä. En koskaan pystyisi seuraamaan online-ilmoittautumistani ilman salasanan hallintaa. Käytän Dashlanea, joka on PCMag Editors 'Choice. On kaksi muuta toimittajan valintaa: LastPass Premium ja Sticky Password Premium.

Vihje: Käytä salasananhallintaa estääksesi itseäsi luomasta tahattomasti päällekkäisiä tilejä.

5. Kokousten ajoittaminen, kun olet terävin

Haluat olla terävä kokousten aikana, eikö niin? Valitettavasti, ellei kokoukset ole työn ytimiä, kokousten ajoittaminen terävimmän kohdallasi on erittäin tuottamatonta.

Kuten sähköposti, kokouksia pidetään "työstä työssä". Todellinen työ on se, mitä teet kokouksen jälkeen. Joten on parasta ajoittaa kokoukset vuorokaudenaikoina, jolloin yleensä pudota, yleensä iltapäivällä, ja suojaa tärkeät tuntisi, kun pystyt käsittelemään kovia asioita.

Mitä tällä on tekemistä tekniikan harrastajan kanssa? No, kollegani, jos olet superyhteydessä ja käytät kaikkia uusimpia kytkettyjä kalenteriratkaisuja ja aikataulutyökaluja, kuten Doodle, niin ehkä kollegat ja kumppanisi näkevät, kun olet vapaa ja kun olet kiireinen. Kuka tahansa on helppo ehdottaa tapaamista aamulla, jos se on ensimmäinen päivä aika, kronologisesti ottaen, kun kaikki ovat vapaita.

Joten sulje pois kalenteristasi riippumatta siitä, mihin aikaan vuorokausi olet huipullasi. Useimmille ihmisille se on työpäivän muutaman ensimmäisen tunnin. Merkitse tällä kertaa "keskity työhön" tai merkitse se yksityiseksi, jotta ihmiset näkevät olet kiireinen, mutta et tiedä mitä teet. Tuottavien työaikojen estäminen ohjaa sinut myös aikataulujen muiden tuottamattomien asioiden suunnitteluun tällä hetkellä, kuten lääkärin tapaamiset. Tallenna nämä asiat päivittäin, kun olet palanut.

Ohje: Älä ajoita kokouksia tai tapaamisia korkeimman tuottavuuden aikoina. Estä se vapaa-aika kalenterissa töihin.