Video: 30 Ultimate Mga Tip at Trick ng Outlook para sa 2020 (Marraskuu 2024)
Sähköpostin tehokkaampaan käyttöön on runsaasti filosofioita ja menetelmiä. Ne ovat perusta häiriötekijöiden rajoittamiselle ja tuottavuudelle. Mutta sinun on myös tiedettävä, mitkä työkalut ovat käytettävissänne päästäksesi tuottomaisempaan paikkaan.
Sähköpostipalveluntarjoajat ja ulkopuoliset sovelluskehittäjät ovat keksineet joitain poikkeuksellisia työkaluja, jotka tekevät sähköpostista paljon tehokkaamman. Mielestäni on viisi, joilla on suurin vaikutus ja joita voidaan soveltaa laajimmin. Yhdessä he auttavat sinua
- kirjoita parempia sähköposteja,
- muuttaa sähköpostit tehtäviksi,
- kumoaa sähköpostien lähettämisen,
- ajoittaa sähköpostien lähettäminen ja
- torkku sähköpostit.
Tarpeettoman pitkien tai epäselvien sähköpostien kirjoittaminen on ajanhukkaa. Vastaanottajalla ei ehkä ole aikaa lukea niitä, tai se voi tuhlata aikaa lukea niitä uudelleen ymmärtääksesi niitä, tai joutua vastaamaan lähettäjälle selventämistä varten. Lisäksi on kaiken hukkaan kulunut aika kirjoittamiseen heille.
Kaksi sovellusta, jotka työskentelevät ahkerasti auttaaksesi sinua kirjoittamaan parempia sähköposteja, koska ne keskittyvät itse kirjoittamiseen: kielioppi ja kristalli.
Grammarly on laajennus, joka toimii oikeinkirjoituksen tarkistajana analysoimalla kielioppia ja tosiasiallisesti tarjoamalla älykkäitä ehdotuksia kielen kiristämisestä, selkeästä kirjoittamisesta ja yleisten virheiden korjaamisesta. Sillä on huomattava kyky havaita etenkin ESL-virheitä.
Crystal on myös laajennus, ja se vie sinut räätälöimaan sähköpostisi kielen vetoomiseksi vastaanottajalle. Se toimii näin: Crystal etsii vastaanottajat ensin verkosta - heidän Twitter-tilinsä, Facebook-sivut ja niin edelleen - ja tarkastelee kuinka he käyttävät kieltä ja vastaavat siihen. Ovatko ne tiivis ja suora? Vai ovatko he yleensä kiinni pitkissä keskusteluissa? Tulosten perusteella Crystal opastaa kirjoitustasi.
Jos et ole vahva kirjoittaja, Crystalin selkeät ohjeet voivat todella auttaa sinua löytämään sanoja kirjoittaaksesi sen, mitä haluat sanoa. Se on arvokas ehdotus, mutta siinä on jotain, että se hankaa minua väärin. Siellä on vakaa oletus, että räätälöit kieltäsi saadaksesi jotain pois toisesta henkilöstä, ja minusta se on manipuloitavaa. Se ei ehkä häiritse sinua, tai se voi olla jopa tarkalleen mitä etsit. Ei missään nimessä voida kiistää, että se on hyvä siinä, mitä se tekee, joka tapauksessa.
Muuta sähköpostit tehtäviksi
Saapuneet-kansio ei ole tehtäväluettelo, mutta saat todennäköisesti silti sähköpostisi avulla sinulle osoitetut tehtävät. Korjaus on perustaa kytketty sovellus siirtääksesi nämä tehtävät tehokkaammin oikeaan paikkaan.
Sen sijaan, että kirjoittaisit itsellesi uuden tehtävän käsin mitä tahansa tehtävää tai muistutussovellusta varten, yhdistä sovellus suoraan sähköpostitiliisi tai määritä sähköpostin edelleenlähetys ja siirrä kyseinen sähköposti yhdellä tai kahdella napsautuksella oikeaan paikkaan.
Muutamia sovelluksia, jotka tukevat kykyä siirtää sähköposteja toiseen sovellukseen joko suoran yhteyden kautta tai sähköpostin välityksellä, ovat Wunderlist, Evernote Plus ja Premium, Todoist Premium, Boxer ja Newton Mail.
Kumoa lähetys
Olemme kaikki lyöneet Lähetä ennenaikaisesti, johtuu siitä, että olemme jättäneet kirjoitusvirheen huomiotta, jättäneet pois joitain tietoja tai emme lopettaneet harkitaksemme uudelleen hetken kuumuudessa kirjoitettua sähköpostia. Sinun ei kuitenkaan tarvitse elää katumuksesta tai toisen sähköpostin kirjoittamisen tehottomuudesta. Sinun on vain voitava peruuttaa lähetys.
Kumoa lähetys eroaa viestin muistamisesta. Kun peruuta lähetys, viestiä ei koskaan lähetetä. Periaatteessa sähköpostisi sisältää viestin noin 10–30 sekuntia, jonka aikana voit muuttaa mieltäsi.
Gmailissa on Kumoa lähetys -painike (katso alla oleva video siitä, kuinka se määritetään), jonka jokaisen Gmail-käyttäjän on sallittava. Newton Mail (joka on täynnä rikas ominaisuuksia sähköpostien lähettämiseen mobiililaitteissa) sisältää myös sellaisen, joka toimii kaikilla tuetuilla sähköpostitileillä ja joka sisältää Microsoft Exchange- ja iMap-tilit. Myös muut sähköpostin tarjoajat tarjoavat sen.
Aikataulu Lähetä
"Juuri nyt" ei ole aina oikea aika lähettää sähköpostia. Silloin aikataulun lähetys on hyödyllinen. Tämän sähköpostiominaisuuden avulla voit valita tulevaisuuden ajan, jolloin viesti toimitetaan. Kaikilla Outlookilla, Boomerang for Gmail ja Newton Mailillä on se.
Lähettämisen aikataulussa, niin kauan kuin viesti ei ole vielä sammunut, voit silti muokata sitä. Joten se kattaa osan samasta kentästä kuin kumoa lähetys.
torkkua
En ole Inbox Zero -filosofian fani, joka yrittää pitää lukemattomat viestit lukemattomina. Hallinnointi vie liian paljon aikaa, eikä siinä käsitellä ihmisten todellisia sähköpostitarpeita, psykologisesti tai teknisesti. Olen kuitenkin torkinnan fani, joka saa samalla ajatuksen pitää postilaatikossasi olevien viestimäärien minimoida milloin tahansa.
Torkkutoiminto ei muuta kuin piilota viesti postilaatikostasi jonkin aikaa. Kuinka kauan? Sinä päätät. Seurauksena on, että voit keskittyä tärkeisiin viesteihin häiritsemättä vähemmän tärkeitä viestejä. Nämä vähemmän tärkeät viestit ilmestyvät uudestaan, kun sinun on parempi käsitellä niitä. Outlookissa (missä sitä kutsutaan "aikatauluksi"), Airmail-, Sparkmail- ja Newton Mail -laitteissa on torkkupainike.
Jos olet kiinnostunut tuottavuudellisemmasta (ja kuka ei ole?), Sinun kannattaa tutustua parhaimpien tuottavuussovellusten osaani. Riippumatta siitä, mitkä ovat työtehokkuutesi ongelmat, siellä pitäisi olla useita sovelluksia tai palveluita, jotka auttavat sinua hyödyntämään aikaasi paremmin.
