Video: Miika Vuori, osa 1 ADHD:n psykososiaalinen hoito- ja kuntoutus (Lokakuu 2024)
Rakastan kysyä ihmisiltä, miten he käyttävät toimistoviestejä, jos vain ymmärtää paremmin eroa siitä, miten sähköposti on suunniteltu käytettäväksi, kuinka sitä käytetään tehokkaimmin ja kuinka ihmiset tosiasiallisesti käyttävät sitä.
Kysytettynä monet ihmiset yhteenvetivät ylpeänä sähköpostinhallintamenetelmänsä tällä tavalla: "Sähköpostilaatikkoni on tehtäväluettelo!"
He yleensä ajattelevat, että tämä on nerokas järjestelmä, mutta se saa minut turhauttamaan. Tunnen kauhistuttavan kuullessani tämän tarkoituksellisen, mutta lopulta tuhoisan lausunnon. (Olen oppinut, että fyysinen reaktioni ei ole ihanteellinen, jos aion jatkaa keskustelua.)
Toivottavasti tämä artikkeli vakuuttaa sinut muuttamaan tapoja. Seuraavan viikon sarakkeessa (tarkista viimeistään tämän Get Organized -sarjan viimeistään maanantaina) kerrotaan yhtälön toiselta puolelta: miten tehdä älykkäämpi tehtäväluettelo. Muista lukea myös viime viikon sarake, jossa on 11 vinkkiä sähköpostin hallintaan.
Mikä on sähköpostiosoite?
"Sähköposti" ei ole enää tarkka kuvaileva nimi ohjelmistosovelluksille ja palveluille, joita käytämme sähköpostin lähettämiseen. He tekevät paljon enemmän. Kaikilla sähköpostin ominaisuuksilla - kyvyllä lähettää liitteitä (elämä muuttuu!), Sisäänrakennetuissa osoitekirjoissa, aikataulu- ja muistutustoiminnoissa, julkisissa ja yksityisissä kalentereissa - on ihme, että kutsumme sitä edelleen "sähköpostiviestiksi".
Organisaatioiden välisessä viestinnässä sähköposti toimii loistavasti. Sinulla on paperipolku keskusteluista, kaikki aika- ja päiväysleimatut, toimitettu melkein heti ja turvallisesti. Sähköpostin avulla voit käsitellä työtä omassa tahdissasi priorisoimalla vastaukset haluamallasi tavalla.
Organisaation sisäisessä (tarkoittaen organisaatiosi sisällä) viestinnässä sähköposti voi kuitenkin olla kauhistuttavasti vanhentunut ja jopa matkalla surkealaan (katso "Onko sähköposti kuollut?"). Meillä on nyt laajempi valikoima työkaluja, jotka auttavat meitä saavuttamaan samat lopputavoitteet, mutta tehokkaammin ja hyödyllisemmin. Pikaviestit, sovellusten sosiaaliset verkostot ja projektinhallintaportaalit (kuten Basecamp) ovat muutamia esimerkkejä. Jotkut ihmiset unohtavat, että puhelimet ja henkilökohtaiset tapaamiset ovat usein paras tapa viestiä myös tietyissä tehtävissä.
Sähköpostilla on varmasti oma paikkansa, mutta monet ihmiset käyttävät sitä suorittaakseen tehtäviä, joista hyötyisi erilainen ratkaisu. Sähköpostia tulisi käyttää viestintään, joka vaatii paperireittiä, erityisesti organisaatioiden välisiä viestejä. Sähköpostissa olevia sovelluksia ja ominaisuuksia, kuten kalentereita ja aikatauluja, tulisi käyttää suunnitelmien mukaan. Jos haluat pitää tehtäväluettelosi sähköpostiohjelmassa, siihen on todennäköisesti työkalu (esimerkiksi Outlookissa sen nimi on Tehtävät). Mutta postilaatikkoa ei ole suunniteltu kertomaan sinulle, mitä tehtäviä sinun täytyy tehdä päivittäin. Tässä on muutama syy:
Syyt Saapuneet-kansion ei pitäisi olla tehtäväluettelo
1. Ei hallitse saapuvia esineitä.
Tehtäväluettelo sisältää vain kohteet, jotka sinä laitat siihen. Toisaalta postilaatikkosi on kuin nokka, jossa ei ole tappia. Sinulla ei ole hallintaa saapuvien kohteiden välillä, paitsi että harkitset niitä yksi kerrallaan ja poistat ne. Tämä on erittäin tehoton tapa hoitaa tehtäväluetteloa. Viestit ilmestyvät kaikkina vuorokauden aikoina. Ne voivat tulla keneltä tahansa ottamatta huomioon hierarkiaa, joka saattaa määrittää todellisen tehtäväluettelosi. Ja todennäköisempää kuin ei, vain murto-osa heijastaa mitä tarvitset saadaksesi aikaan.
2. Huonosti nimetyt tehtävät.
Kysy itseltäsi pieneltä osalta postilaatikon materiaalia, joka tosiasiassa heijastaa tehtäviä, joiden pitäisi olla tehtäväluettelossasi: Kuvaileeko aihe rivi tarkalleen mitä sinun täytyy tehdä? Monissa tapauksissa muut ihmiset kirjoittivat aihepiirin, joka ei ehkä heijasta itse viestiä, vähemmän kuin se osa viestiä, joka koskee sinua. Oikealla tehtäväluettelolla saat omalla kielelläsi tärkeitä tietoja nopeasti. Hyvin kirjoitettu tehtäväluettelo on se, jonka voit skannata sekunnissa tai kahdessa ja tietää tarkalleen, mitä on tehtävä. Vain sinä voit kirjoittaa tavalla, joka välittää tietoja itsellesi niin nopeasti.
3. Liian pitkä.
Tiedän, että sanoin juuri tämän asian, mutta se toistuu: Hyvin kirjoitettu tehtäväluettelo on yksi, jonka voit skannata sekunnissa tai kahdessa ja tietää tarkalleen, mitä on tehtävä. Panoksin 50 dollaria, että en löytänyt yhtä henkilöä PCMagista sähköpostilaatikossa, joka voi välittää tietoja yhdellä silmäyksellä.
Älä kiduta itseäsi. Pidämme kaikki viestejä postilaatikossamme, jotka muistuttavat meitä tehtävistä, jotka haluaisimme suorittaa, mutta emme. Ja se on okei. Mutta nämä tuotteet eivät kuulu tehtäväluetteloon.
4. Puute työkaluista priorisointiin ja määräaikojen asettamiseen.
Punaiset huutomerkit, liput, tähdet, värikuplat - sähköpostiohjelmat tarjoavat sinulle yleensä kourallisen työkaluja tärkeiden viestien merkitsemiseksi. Joissakin sovelluksissa voit liittää jopa vastaamispäivän, kuten tänään, huomenna tai löysästi "tällä viikolla". Käytä näitä ominaisuuksia muistuttamaan itseäsi kommunikoimasta ihmisten kanssa, mutta et prioriteettimerkkeinä tai tiettyjen tehtävien kiinteinä eräpäivinä. Kuten mainittiin, otsikkorivit eivät koskaan kerro jatkuvasti sinulle, mitä sinun täytyy tehdä, ja lippujen lisääminen ei tuota samaa arvokasta tietoa, joka löytyy tehtäväluettelosta. Hyvä tehtävälista järjestää tehtävät prioriteettien mukaan ja käyttää määräaikoja.
5. Estää sähköpostiasi lähettämästä sähköpostia.
Toivon, että olen useimmiten vakuuttanut sinut, että yrittäessäsi mukauttaa postilaatikkosi toimimaan kuin tehtäväluettelo johtaa erittäin heikko tehtäväluettelo. Arvaa mitä? Se luo myös erittäin heikon postilaatikon, joten nyt te kaksi tehottomuutta! Jos yrität manipuloida postilaatikkoasi kaksinkertaiseksi tehtäväluetteloksi, se antaa sinun vaihdella välillä. Näin voi tapahtua: Lajittele postilaatikko yhdellä tavalla löytääksesi tärkeimmät tehtävät; paikallaan uusi postivirta; keskeytyä; turvautua postilaatikkoon; tarkista uusi posti; päätä, että se ei koske sinua; turvautua jälleen lippujen tai tähtiä; Yritä muistaa missä olit tehtäväluettelon kanssa…
Muista, että jos sähköpostiohjelmassasi on sisäänrakennettu sovellus tai toiminto tehtäväluetteloille, voit käyttää sitä!
Sähköposti on sähköposti
Pidä sähköpostilaatikkosi postilaatikkona, ei tehtäväluettelona, niin olet paljon tehokkaampi. Mahdollisuudet ovat, että työelämästäsi tulee myös onnellisempaa. Ensi viikon Get Organized -sarakkeessa selitän tarkemmin, mikä tekee hyvää tehtäväluetteloa, miten sitä käytetään ja joitain työkaluja, jotka tekevät tehtäväluettelon hallintaprosessista erittäin automatisoidun.
