Järjestäytyminen: 3 tapaa käyttää asanan uusia kanban-levyt

Joillakin tuottavuuden työkaluilla ei todellakaan ole paljon järkeä ennen kuin näet ne toiminnassa. Joten, jos et ole koskaan käyttänyt kanban-levyjä, et ehkä ole ymmärtänyt mitä kaikki Buzz-ympäröivän summan ympärillä on työnkulun hallinta- ja yhteistyöpalvelu Asana lisäämällä Kanban-levyt. Jos olet kiinnostunut tuottavuudesta työssä, sitä kannattaa kuitenkin tutkia, kuten selitän.

Asana-aloittamattomalle online-sovellukselle, joka on viime aikoina saanut paljon pitoa. Tämä palvelu on pohjimmiltaan tehtäväluettelo steroideista. Voit käyttää Asanaa ihmisryhmän kanssa, ja se on melko suosittu työpaikoilla. Uutta Asanassa on viime viikolla ominaisuus nimeltään levyt, jotka perustuvat kanban-levyihin. Kanban on yleinen termi, joka kuvaa sekä sovellustyypin että järjestelmän kyseisen sovelluksen käyttämiseksi. Yksi tunnetuimmista kanban-levysovelluksista on Trello.

Kanban on myös melko suosittu IT-ryhmien ja ohjelmistokehitysryhmien keskuudessa. Kuvaileessaan he heittävät ympäri termejä, kuten Scrum ja oikea-aikainen toimitus, odottaen meiltä säännöllisiä ihmisiä ymmärtämään, mitä he tarkoittavat. Se on hyvin hämmentävää.

Paljon helpompi ja selkeämpi tapa ymmärtää kanban on nähdä esimerkkejä siitä toiminnassa. Alla on esimerkkejä kanban-levyistä, jotka saattavat olla vähemmän yleisiä työpaikoilla, mutta jotka on suunniteltu järkeviksi melkein kenellekään.

1. Seuraa henkilökohtaisia ​​tehtäviä: tehdä, tehdä, tehdä

Yksi tapa käyttää kanban-levyä on järjestää henkilökohtainen tehtäväluettelo ja varmistaa, ettet koskaan ota liian monta tehtävää kerralla. Kutsumme tätä To Do, Doing, Done -tauluksi.

Tässä asennuksessa sinulla on kolme saraketta, joiden otsikot ovat To do, Doing ja Done. Sinulla on myös pino tarroja, joita kanbanissa kutsutaan korteiksi. Voit kirjoittaa tehtävät muistilappuihin, yksi tehtävä muistiinpanoa kohden ja kiinnittää ne Tehtävä-sarakkeeseen. Toistaiseksi niin hyvä.

Tällä hetkellä meillä on luettelo tehtävistä Tehtävä-sarakkeessa, eikä mitään Tehtävä- tai Valmis-sarakkeissa. Tiedän, että voit nähdä missä tämä tapahtuu, mutta älä siirry seuraavaan vaiheeseen vielä.

Kanban-levyt on ymmärrettävä siitä, että ne ovat visualisointeja tiedoista, joita voit yhtä helposti seurata jollain muulla tavalla. Asanassa voit sen sijaan tarkastella tehtäviä luettelonäkymässä käyttämällä luettelon otsikoita erittelemään erityyppisiä tehtäviä, kuten alla olevassa kuvassa.

Mutta kun visualisoit saman tiedon hallintanäkymässä, sillä voi olla erilainen psykologinen vaikutus. To Do, Doing, Done -taulujen avulla ihmiset yleensä asettavat itselleen rajan, kuinka monta tehtävää voi olla Doing-sarakkeessaan milloin tahansa. Tarkoitus on luoda järjestelmä, joka opastaa sinua keskittymään vain muutamiin aktiivisiin tehtäviin. Listanäkymässä on helppo tuntea, että kaikki tehtävät ovat yhtä tärkeitä, ja ne kaikki on suoritettava nyt!

Tehtävä, Doing, Done kanban -taulu toimii todella hyvin monimutkaisissa tehtävissä, joissa on paljon vaiheita. Yllä ja alla olevissa kuvissa voit nähdä, että monet tehtävät ovat suuria eikä niitä voi tehdä yhdessä päivässä. Rajoittamalla Doing-luettelon korkeintaan vain kahteen tai kolmeen tehtävään rohkaistaan ​​sinua keskittymään niihin, kunnes ne ovat valmis.

On hyvin helppoa soveltaa samaa käsitettä meneillään olevan työn rajoittamiseen (tekeminen) myös joukkueasetuksiin.

2. Levitä työtä jaetun tehtäväalustan kautta

Tässä on toinen esimerkki, joka on melko suoraviivainen. Voit käyttää kanban-taulua työhön, jonka avulla ryhmän henkilöt saavat työtä kerätäkseen ja määrätäkseen itselleen.

Tehkäämme siitä, että se on helppo ymmärtää, teeskentelemällä, että tämä on kotitaloustöiden luettelo. Tässä kotitaloudessa on kolme lasta: Andy, Berta ja Claudio. Ensimmäinen kanban-sarake on Chores. Seuraavat sarakkeet ovat Andy, Berta ja Claudio. Viimeinen sarake on valmis.

Kotitalouskäytäntö on, että jokaisen lapsen on valittava yksi lauantaina tehtäväksi. Muita askareita saattaa esiintyä ajoittain. Lapsilla on itsenäisyys valita uraansa käytettävissä olevan saatavuuden perusteella. He tekevät valinnan, vetävät kortin sarakkeeseensa ja vaativat siksi vastuuta siitä. Kun he ovat suorittaneet työt, he siirtävät kortin Valmis-sarakkeeseen.

On helppo kuvitella tämä järjestely työpaikalla. Meillä voi olla ryhmä työntekijöitä, joilla on kasa työtä, jonka heidän kaikkien on yhdessä suoritettava. Sen sijaan, että odotettaisiin, että johtaja osoittaa työn heille, he saavat hakea tehtävän Käytettävissä oleva työ -lokerosta.

3. Hallitse yhteystietoja

Epätavallisempi tapa käyttää kanban-taulua on pitää luettelot yhteyshenkilöistä alueen tai kaupungin perusteella. Se voi taas olla yhtä helposti luettelomuodossa, mutta monille ihmisille sarakkeiden ja korttien näkemisellä on erilainen (positiivinen) psykologinen vaikutus.

Tällä kertaa, riittävän yksinkertainen, taulussa on sarakkeita eri alueille ja kaupungeille. Jokainen kortti on yhteyshenkilö, joka sijaitsee kyseisellä alueella. Kun matka vie sinut tiettyyn paikkaan, voit tarkastella helposti luetteloa kontakteista, joihin saatat tavoittaa siellä ollessasi. Lisäksi huomaat nopeasti, jos yhä useammat tärkeät yhteyshenkilöt sattuvat olemaan samassa paikassa, mikä saattaa tarkoittaa, että sinun on lisättävä käyntitiheyttäsi.

Jotta voit automatisoida prosessia hiukan, voit välittää sähköposteja yhteyshenkilöistä suoraan Asana-projektiin. Vaihda aiherivi yhteystiedon nimeen ja sijaintiin, jotta itse olisi helpompi myöhemmin lajitella ja korttella oikein. Koska monet ihmiset sisällyttävät täydelliset yhteystietonsa sähköpostin loppuun, sinulla on kaikki myös korteihin tallennetut tiedot.

Tee enemmän Kanban-levyillä

Toivottavasti nämä esimerkit tekivät kanban-levyt hieman helpommin tahattomille. Niiden käyttö voi olla paljon monimutkaisempaa, aikaisemmin vihjaamani ohjelmistokehityksen seurannasta varastojen hallintaan. Antamieni peruselimien tarkoituksena on auttaa sinua ymmärtämään, miksi saatat käyttää taulua Asanassa luettelon sijasta. Ole luova ja hallitse hallitusta kaikesta, mikä on sinulle järkevää.

Etsitkö lisätietoja Asanasta? Voit lukea Asanan käyttäminen liiketoiminnassa, 7 Asanan temppua tulla yhdeksi liiketoiminnan työnkulkujen kanssa ja Löydä vs. Asana.