Järjestäytyminen: 3 tapaa parantaa ajanhallintaa

Tuottavuuden lisäämiseksi sinun on hallittava aikaa tehokkaasti. Kuinka parannat aikasi hallintaa? Ajanhallintataitoillasi riippumatta, ensimmäinen asia, joka sinun on tehtävä, on seurata, kuinka vietät aikasi tällä hetkellä. Et voi muuttaa aikasi käyttöä, jos et tiedä miten käytät sitä nyt.

Aikaasi voi seurata kolmella tapaa, ja jokaisella on hyvät ja huonot puolensa. Tapa, jonka yleensä ajatellaan olevan helpointa, on vähiten tarkka. Se, joka on tarkin, on erittäin aikaa vievä. Viimeinkin on tapa seurata aikaasi tekniikan avulla, joka on erittäin helppoa, mutta tarkka vain tietyntyyppisille tehtäville.

Tässä on mitä sinun on tiedettävä näistä kolmesta menetelmästä:

1. Aika-arvio (tunnetaan myös nimellä Work Week Estimate Method)

Mikä on aika-arvio? Aika-arvio on luettelo kaikesta, mitä olet tehnyt tietyn ajanjakson ajan, kuinka monta tuntia ja minuuttia arvioit käyttäväsi sen tekemiseen.

Kuinka tehdä aika-arvio: Aika-arviot tehdään usein viikon lopulla. Ajattelet takaisin viikollasi tai millä tahansa haluamallasi katsauskaudella, ja laskekaa kuinka monta tuntia uskot työskennellyt, nukkuneet, järjestäneet asioita, keittäneet, puhdistaneet tai katsoneet esimerkiksi elokuvia. Se auttaa tarkistamaan kalenterisi, jos pidät sen.

Plussat: Aika-arvioiden luominen vie hyvin vähän aikaa. Koska voit tallentaa ne viikon loppuun saakka, ärsyttävät ajan kirjautumistehtävät eivät keskeytä päivittäistä rutiiniasi.

Miinukset: Aika-arviot ovat vähiten tarkka tapa mitata aikasi. Tutkijat ovat havainneet, että kun ihmiset arvioivat, kuinka he viettävät aikansa takaisinlähestymistavan avulla, heillä on usein enemmän tunteja kuin todellisella viikolla (168). Ihmisillä on taipumus yliarvioida, kuinka paljon he työskentelevät, ja aliarvioida vapaa-aikansa.

2. Aikaloki (tunnetaan myös nimellä Total Time Diary Approach)

Mikä on aikaloki? Aikaloki on tietue siitä, mitä olet tehnyt koko päivän, jaettuna ajanjaksoihin, jotka muodostavat koko päivän. Ajatuksena on laskea jokainen ajanjakso 24 tunnin aikana.

Aikalokin laatiminen: Aikalokin tekemiseen tarvitset vähän enemmän kuin paperiarkin tai laskentataulukon. Luo sarake ja kirjoita siihen peräkkäiset aikajaksot 15, 30 tai 60 minuutin välein. Voit yhdistää useita aikajaksoja tunneiksi, kun olet yleensä nukkumassa. Joko määräajoin päivän aikana tai päivän lopussa, täytät kunkin aikajakson vieressä olevan tilan sillä, mitä teit kyseisenä aikana. Kuinka tarkka saat kuvauksesi, riippuu siitä, mitä haluat tietää itsestäsi tai millaisen ajanhallinnan muutoksen haluat tehdä.

Plussat: Aika lokit ovat tarkempia kuin aikakalenterit. Ne ovat enemmän, kun täytät ne useammin ja vähemmän, sitä pidempään odotat täyttääksesi ne. Aika on erittäin helppo luokitella luokkiin, lisätä yhteen numerot ja analysoida tulokset.

Miinukset: Yhden vastauksen kaataminen siihen, mitä teit esimerkiksi välillä 9–10, ei välttämättä ole realistinen heijastus siitä, kuinka käytit sitä tuntia. Oletetaan, että työskentelit. Lähditkö työpöydältäsi ja juoda vettä tuona aikana? Soititko nopeasti puhelun? Luitko uutisia verkossa muutaman minuutin ajan töiden puolivälissä? Aikalokit yleistävät ajanjaksoista tutustumatta tekemäsi todellisiin yksityiskohtiin.

3. Aikaseurantasovellukset

Mikä on aikaseurantasovellus? Aikaseurantaohjelma on ohjelmisto, jonka avulla voit seurata kuinka paljon aikaa vietät tekemällä erilaisia ​​asioita, enimmäkseen tietokoneellasi ja puhelimellasi. On olemassa passiivisia aikaseurantasovelluksia ja aktiivisia. Passiiviset, kuten RescueTime, mittaavat kuinka paljon aikaa vietät eri sovelluksissa ja eri verkkosivustoilla. Aktiiviset aikaseurantasovellukset, kuten Toggl, antavat näytölle ajastimen, joka toimii työn aikana, joten voit käyttää useita sovelluksia ja verkkosivustoja työskennellessään yhdessä tehtävässä.

Aikaseurantasovelluksen käyttö: Passiivisen ajanseurannan avulla voit asentaa sen tietokoneellesi tai mobiililaitteeseesi ja antaa sen vain suorittaa. Se kaappaa kaiken aktiviteettisi automaattisesti tallentaaksesi, luokittelemalla, laskemalla ja analysoimalla sen. Yleensä voit keskeyttää nämä sovellukset milloin haluat, ja voit asettaa ne sammumaan silloin, kun et halua seurata toimintaa. Aktiiviset ajastimet luottavat siihen, että painat painiketta painikkeen käynnistämiseksi ja pysäyttämiseksi. Niiden avulla voit syöttää tietoja siitä, mitä teit sen ollessa käynnissä, ja sovellus lisää nämä tiedot automaattisesti tietueeseen, jota voit tarkastella ja analysoida milloin haluat. Aktiivisen ajanseurannan mobiilisovellusversiot voivat olla hyödyllisiä, kun ajat ajastinta, kun olet kokouksissa, matkustat töihin ja teet muuta kuin tietokoneella tehtävää työtä, jonka haluat mitata.

Jotkut aikaseuranta-mobiilisovellukset, jotka tarkkailevat sijaintiasi ja väittävät auttavat luokittelemaan aikasi tällä tavalla, mutta ne eivät ole vielä kovin fiksuja ja vaativat aivan liian paljon manuaalista syöttämistä, jotta sillä olisi tällä hetkellä paljon arvoa. Ehkä joskus ne paranevat.

Plussat: Aika-seurantasovellukset ovat erinomaisia, kun on kyse sinulle yksityiskohtaisten tietojen antamisesta digitaalisesta toiminnasta. Heillä on työkaluja ajan luokitteluun ja kaavioiden ja kaavioiden sylkemiseen. Parhaita niistä on erittäin helppo käyttää, ja useimmissa niistä on ilmainen vaihtoehto.

Miinukset: Ajanseurantasovellukset antavat sinulle rikkaan analyysin tietokoneellasi tekemistäsi, mutta niitä ei ole suunniteltu seuraamaan koko ajan, joten ne menettävät tuntisi, kun vietät pyykkiä, ruuanlaittoa, lukemista, leikkiä lasten kanssa tai lemmikkejä tai mitä muuta teet.

Seuraa kaksi viikkoa, analysoi sitten

Jos olet uusi ajan seurannassa, suosittelen yhdistämään aikalokin menetelmän aikaseurantasovellukseen. Tällä tavalla saat yleiskuvan siitä, kuinka vietät kaikki päiväpäivät, ja yksityiskohtaisen analyysin tietokoneesi ajasta.

Haluat kirjata aikaasi vähintään kaksi viikkoa ennen analysointia. Ensimmäisen tai kahden päivän aikana voit muuttaa käyttäytymistä hieman, koska ajattelet sitä, että seuraat aikasi. Käyttäytymisesi palaa normaaliksi nopeasti.

Lisäksi, jos huomaat sanovasi "Voi, sitä päivää ei pitäisi laskea, koska se oli erittäin epätavallista", lopeta. Mitä enemmän seuraat aikaa, sitä enemmän huomaat, että sinulla on epätavallisempia päiviä kuin luultavasti tajusi. Ajatuksena on ymmärtää paremmin kuinka käytät aikaasi, ei keskimääräinen päivä. Kun tiedät kuinka käytät aikaasi yleisesti, voit alkaa tehdä tietoisia päätöksiä siitä, mitä haluat tehdä enemmän, vähemmän tai haluatko aloittaa jotain aivan uutta.