Valinta ilmaisen ja maksetun pienyrityksen kirjanpito-ohjelmiston välillä

Paljon kilpailevat palvelualat kasvattavat usein yhä halvempia tarjouksia houkutellakseen uusia asiakkaita. Kirjanpito-ohjelmistoteollisuudessa viimeisin suuntaus on tarjota ohjelmistoja ilmaiseksi etsiessään hyötyä tieltä. Joskus näillä tarjouksilla voi olla paljon järkeä tietyille yrityksille, mutta nopeasti kasvavien yritysten on oltava varovaisia.

Käytettävissä olevien freemium-, pienyritys- ja yritystyökalujen avulla pienten keskisuurten yritysten (SMB) voi olla vaikea määrittää, mikä ratkaisu heille sopii. Sinulla voi olla rahaa ostaa kalliita ohjelmistoja, kuten Cougar Mountain Denali Summit ja Microsoft Dynamics GP, mutta tarvitsetko todella kaikkia näitä mukautustoimintoja ja mittakaavaa? Toisaalta saatat päästä eroon ilmaisten työkalujen käytöstä, kuten esimerkiksi Wave, kuten yritykset, mutta onko työkalu riittävän fiksu käsittelemään monimutkaisempia tehtäviä?

Selvittääkseni, mitä pienten ja keskisuurten yritysten tulisi etsiä valitessaan maksettuja kirjanpito-ohjelmistoja, puhuin Scott Davissonin, Acclivityn perustajan, työpöytäpohjaisen pienyritysten kirjanpitotyökalun, AccountEdge, perustajan kanssa. Kysyin häneltä hinnoittelusta, joustavuudesta, turvallisuudesta ja asiakaspalvelusta.

Tekeekö maksullinen ohjelmisto enemmän kuin ydin neljä?

Davisson sanoi, että suurin osa ilmaisista kirjanpitotyökaluista voi hoitaa tilinhallinnan, kustannusten seurannan, laskutuksen ja myynnin. Nämä ovat vähimmäistoimenpiteitä, jotka minkä tahansa työkalun pitäisi voida auttaa sinua suorittamaan, riippumatta siitä, kuinka paljon olet valmis maksamaan.

"Se on ydin", Davisson sanoi. "Jos tarvitset vain niin, niin olet todennäköisesti hyvä Freemium-mallissa. Koska nämä tarpeet muuttuvat monimutkaisemmiksi… siellä saatat alkaa arvioida tarpeitasi siitä, mitä markkinoilla on ja kuinka paljon se maksaa."

Lisätarpeita saattaa ilmetä siitä, että freemium-työkalusi ei pysty käsittelemään. Jos tarvitset ohjelmistoa, joka pystyy käsittelemään esimerkiksi laskutusta ajasta, varaston seurantaa ja palkanlaskentaa, sinun on todennäköisesti investoitava maksettuun työkaluun. Vaikka useimmat ilmaiset työkalut voivat käsitellä myyntitietoja, kannattaa ehkä harkita monimutkaisemman työkalun käyttämistä, koska useimmat freemium-työkalut eivät salli myyntitietojen syöttämistä osastoittain (pikemminkin tiedot on syötettävä yhtenä kokonaisuutena).

Kuinka joustava on kirjanpitotyökalusi?

Yksi tärkeimmistä syistä, miksi yritykset valitsevat yritystason kirjanpito-ohjelmistot edullisempien tai freemium-sovellusten yli, on se, että yritystyökalut tarjoavat usein rajattomia räätälöintejä, jotka voivat taivuttaa ja kerrostaa ohjelmistoja kunkin asiakkaan tarpeisiin. Pienyritykset, kuten Acclivityn tarjoamat työkalut, eivät tarjoa tätä monimutkaisuuden tasoa.

Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että olet kiinni siitä, mikä tulee laatikosta. Ajattele mitä kolmansien osapuolien integrointeja SMB-ohjelmistosi tarjoaa. Integroituuko se asiakassuhteiden hallintatyökaluun (CRM)? Vetääkö se tietoja verkkokaupan ohjelmistostasi? Jos pienyrityksen kirjanpitotyökalu voi tarjota sinulle useita integraatioita ja lisäosia, sinun ei ehkä tarvitse kuluttaa suuria dollareita yritystason tasolle.

"Ohjelmiston on oltava riittävän joustava vastaamaan tarpeitasi", Davisson sanoi. "Mutta se on hankala tavoite. Ohjelmistomme ei ole tarkoitettu tietyntyyppiselle teollisuudelle. Meillä on oltava tarpeitasi vastaava ratkaisu, mutta meillä ei ole tällaista räätälöitävyyttä. Olemme tavallaan. kuten sveitsiläisen armeijan veitsi. Lisäosiamme antavat asiakkaille lisäkomponentteja, jotka kiinnittyvät ohjelmistoon jatkaakseen niiden sopivuutta heidän tarpeisiinsa."

Onko ohjelmistosi suojattu?

Yksi tärkeimmistä erotteluista, jotka löydät yritysluokan, SMB: n ja freemium-kirjanpito-ohjelmistojen välillä, on tietoturvataso, jonka myyjä aikoo tarjota. Jos et maksa senttiä ohjelmistostasi, odotatko realistisesti Fort Knox -tason tietoturvaa?

Tämä on yksi syy Davissonin mukaan hänen asiakkaidensa mieluummin paikan päällä oleviin ohjelmiin kuin pilvipohjaisiin työkaluihin. "Paljon ihmisiä vedetään pilveen vastoin heidän tahtoaan", hän sanoi. "Mutta he eivät luota talouteensa pilvessä. Kyse on turvallisuudesta ja valvonnasta."

AccountEdge on työpöytäpohjainen työkalu, jonka voi laajentaa pilveen kumppanisovelluksen avulla. Acclivity ei kuitenkaan tarjoa vain pilviversiota työkalusta. "Osa siitä, miksi näemme paljon aktiivisuutta ja mielenkiintoa, johtuu siitä, että kun lisensoimme työpöytäohjelmiston, voit laittaa sen omaan verkkoosi palomuurin takana. Se on sinun", Davisson sanoi. "Turvallisuuden kannalta se antaa sinulle lopullisen hallinnan."

Tämä ei tarkoita, että pilvipohjaiset työkalut ovat luonnostaan ​​vähemmän turvallisia kuin työpöytäsovellukset. Esimerkiksi Intuit QuickBooks Online Plus tallentaa tietoja palomuurilla suojatuille palvelimille, joissa tiedot on salattu. Kun tietosi poistuvat selaimesta, ne siirretään SSL (Secure Sockets Layer) -salaustekniikan kautta. Intuitin avulla järjestelmänvalvojat voivat myös rajoittaa sitä, kuka voi käyttää tietyn tyyppisiä tietoja työkalun sisällä, jos he päättävät antaa tietyt tiedot vain toimeenpanotason työntekijöille.

Asiakaspalvelu

Tämän pitäisi olla ei-brainer. Mitä kilpailukykyisemmäksi markkinat muuttuvat, sitä tärkeämmän asiakaspalvelun on oltava. Voitko tavoittaa kirjanpito-ohjelmistotoimittajan, jos ja kun jokin ei toimi oikein? Voitko tavoittaa heidät valitsemallasi välineellä vai pakottavatko he sinua valitsemaan tietyn viestintäalustan? Puhuvatko palvelun edustajat kieltäsi vai ulkoistivatko myyjät tukipalvelutiiminsä?

Nämä ovat uskomattoman tärkeitä kysymyksiä, jotka sinun tulisi kysyä jokaiselta mahdolliselta myyjältäsi. On erittäin todennäköistä, että yritystason kirjanpito-ohjelmisto tarjoaa 24/7 -tukea, varsinkin jos olet valmis maksamaan vähintään viisinumeroisia vuosimaksuja. Jos kuitenkin yrität valita freemium- ja maksettujen SMB-työkalujen luettelosta, sinun kannattaa tutkia tarkkaan palveluvaihtoehtojasi.