Voiko facebook-työpaikka tappaa toimiston sähköpostin?

Uusi verkkoyhteistyöohjelmien aalto uhkaa vähentää dramaattisesti (ellei eliminoida) toimiston sisäistä sähköpostiviestintää. Tuotteiden, kuten Slack, Microsoft Teams ja Facebook Workplace, avulla yrityskäyttäjät voivat keskustella teksti- ja videoneuvottelujen kautta, lähettää GIF-tiedostoja ja hymiöitä ja jopa jakaa tiedostoja - kaikki poistumatta verkkoselaimen tai paikallisen sovelluksen mukavuudesta.

Jos et ole perehtynyt tällaiseen yhteistyöohjelman muotoon, tutustu artikkeliimme Slack- ja Microsoft Teams-erojen eroista. Siinä on joukko parhaita ominaisuuksia, jotka ovat saatavana molemmilla näillä alan johtavilla alustoilla, sekä kunkin alustan ainutlaatuisia ominaisuuksia., tarkastelemme erityisesti neljää Facebook Workplace -ominaisuutta, kiehtovaa uutta yritysyhteistyöohjelmaa ja selvitämme, miksi se voisi korvata useimmat toimiston sisäiset sähköpostit. Niille teistä, jotka eivät ole koskaan käyttäneet Facebook-työpaikkaa (ja emmekä ole meitä), älä murehdi: Työpaikka näyttää olevan melkein identtinen Facebookin kanssa, jota käytät henkilökohtaisessa elämässäsi. Itse asiassa, jos yrityksesi hyväksyy ohjelmiston, huomaat todennäköisesti olevansa samanlaisen vauva- ja kissanvalokuvien virran alla. Se näyttää työkalulta (ja Microsoft Teams and Slack) niin täydelliseltä: se toistaa päivittäisessä elämässäsi käyttämäsi työkalun, mutta tarjoaa yrityksellesi hallinnan ja valtuudet ohjata keskustelut takaisin töihin.

Tutkimme myös, voisiko Workplace (ja oletuksena Microsoft Teams, ja Slack) korvata ulkoisen viestinnän sähköpostit. Spoilerihälytys: Todennäköisesti ei (ainakaan ei vielä).

1. Ryhmät

Sähköposti on riittävän helppokäyttöinen, mutta keskustelut voivat tulla ylivoimaisiksi, etenkin kun liian monet käyttäjät ovat yhdessä säikeessä. Kun kyse on sähköpostin ketjuista, ajatelkaa, kuinka usein useat ihmiset vastaavat samaan sähköpostiin samanaikaisesti, vastaa yhdelle henkilölle koko säikeen sijasta tai vastaa kaikille saman vastaanottajan sijaan.

Facebook Workplace -sovelluksen avulla voit käyttää työkalun Ryhmät-ominaisuutta kerätäkseen asiaankuuluvat työntekijät yhdeksi säikeeksi, jossa he voivat keskustella vapaasti julkisessa foorumissa, liittää suuria tiedostoja työntekijöille, jotka haluaisivat pääsyn, ja jopa etsiä vanhoja lanka tapa, jolla etsit postilaatikostasi vanhoja keskusteluja.

Workplace antaa sinun luoda jopa monen yrityksen ryhmiä, joiden avulla voit tehdä yhteistyötä muiden työpaikkatiimien kanssa. Tämä on erityisen hyödyllistä mainosryhmille, jotka työskentelevät esimerkiksi ulkoisten asiakkaiden kanssa ja palvelutiimille, jotka työskentelevät esimerkiksi valkoisten käsineiden tilien kanssa.

2. Uutissyöte

Me kaikki tiedämme, kuinka helppoa on unohtaa koko yrityksen laajuinen sähköposti. Joko olemme liian kiireisiä tai kiireessä, ja päätämme avata viestin myöhemmin, eikä myöhemmin koskaan tapahdu. Workplacen avulla työntekijöille annetaan heti uutissyöte, joka esittelee päivän tärkeimmät tarinat. Toimitusjohtajan viesti ei vain aiheuta ilmoitusta, kun se lähetetään, vaan se todennäköisesti tulee syötteesi yläosaan ja näet kaikkien vastaukset viestiin. Tämä on paljon avoimempi ja käyttäjäystävällisempi tapa lähettää, lukea ja vastata viesteihin.

Lisäksi tärkeämmille viesteille annetaan enemmän painoa kuin vähemmän merkittäville viesteille, mikä tarkoittaa, että näet automaattisesti todennäköisemmin sen, mitä sinun täytyy nähdä. Sähköpostilla jokaiselle viestille annetaan sama paino, kunnes painotat viestin tärkeyttä.

Vihaat sitä, mitä näet työpaikalla? Älä seuraa viestiketjua tai poista viesti - molemmat vaihtoehdot ovat parempia kuin koko yrityksen kattavan viestin lähettäminen sanomalla: "Poista minut tästä pirun sähköpostiviestistä."

3. Suora lähetys

Olemme kaikki nähneet livevideoita suurilta mediayhtiöiltä, ​​kuten The New York Times , NBC ja tietysti PCMag, mutta voit lähettää suorana lähetyksenä myös suoraan Facebook Workplace -palvelussa. Tämä on hieno ominaisuus, joka on hyödyllinen sekä vakavalle liiketoiminnalle että ryhmäsidontatoiminnalle. Puhuuko toimitusjohtajasi konferenssissa? Välitä pääpuheenvuoro kaikille, jotka eivät voineet osallistua. Onko PR-ryhmäsi ottamassa Ice Bucket Challengea? Liity heihin turvalliselta, lämpimiseltä etäisyydeltä katsomalla suoraa videota.

Mikään sähköpostiympäristö ei aio tarjota sinulle kyseisen tason toimivuutta ja välitöntä yhteyttä. Sähköpostiviestien avulla sinun on tallennettava video, tallennettava se työpöydällesi tai suoratoistopalveluun ja jaettava sitten massamuistiin kaikille yritykselle. Tämä on hidas, monivaiheinen, 2000-luvun alun tapa jakaa sisältöä työtovereillesi.

4. Ei roskapostia

Riippumatta siitä kuinka tiukkoja yrityksesi sähköpostisuodattimet ovat, sinut epäilemättä tulvii roskapostista. Toisaalta Facebook Workplace on suljettu yhteisö, johon vain rekisteröityneet työntekijät ja yhteistyökumppanit pääsevät. Toki, saatat nähdä liian monta meemia ja poliittisia linkkejä työpaikalla, mutta ainakin voit häpeättää työtoverisi julkisesti julkisesti tästä käytännöstä. Roskapostin avulla viestit saapuvat edelleen postilaatikkoosi riippumatta siitä, kuinka ääneen huudot.

Annos todellisuutta

Olkaamme rehellisiä: Sähköposti ei mene minnekään. Yhteistyösovellukset eivät koskaan tuhoa sähköpostia ulkoisen viestinnän vuoksi. IT-tiimisi ei aio pystyä ottamaan yhteyttä ketään yrityksen ulkopuolelle, joka pyytää pääsyä sisäiseen ryhmääsi lähettämään sinulle suoraa viestiä. Se ei ole mahdollista, järkevää tai kustannustehokasta (Facebook-työpaikan hinta alkaa 3 dollaria käyttäjää kohti).

Jos ihmiset olisivat taipuvaisempia käyttämään puhelimia kuin he ovat, niin ehkä yhdistelmä yhteistyösovellusta sisäiseen viestintään ja äänipuheluihin ulkoiseen viestintään tekisi tempun. Valitettavasti kukaan ei todellakaan halua vastata jokaiseen heidän työpöydänsä kautta tapahtuvaan puheluun. Ihmiset vihaavat myös kirjautumista puhelinvastaajaan. On paljon helpompaa seurata sähköposteja ja vastata vain niihin viesteihin, joihin päätät vastata.

Markkinointiviestinnässä mikään väline ei ole yhtä helppoa tai kustannustehokasta kuin sähköposti. Ajattele kuinka ärsyttävää olet, jos jokainen postilaatikkoosi mennyt kaupallinen sähköpostiviesti toimitetaan sen sijaan puhelun tai tekstiviestin avulla. Jumala varjelkoon. Onneksi sähköposti on edelleen täydellinen alusta ulkoisille viestimille lähettämään leirintäpaikkoja, tarjoamaan kuponkeja ja kysymään, kuinka he voivat parhaiten palvella sinua.

On kuitenkin vain ajan kysymys, ennen kuin yksi yhteistyöalustavalmistajista luo saumattoman tavan ulkopuolisille tavoittaa käyttäjiä häiritsemättä sisäisen alustan ekosysteemiä. Jos esimerkiksi voisit vastaanottaa chat-viestin työpaikalla ilman, että IT: n olisi annettava lähettäjälle työpaikan käyttöoikeutta (samalla kun ylläpidetään järjestelmän turvallisuutta ja sallimatta ulkopuoliselle pääsyä mihinkään alustan sisäiseen säikeeseen tai ryhmään), niin minä en näe syytä, miksi sähköpostia ei voitu poistaa kokonaan. Jos sinulla on idea näiden ongelmien ratkaisemiseksi, lähetä minulle viesti (valitsemallasi alustalla).

Facebook kieltäytyi kommentoimasta tarinaa.