Tuo oma pilvi: mitä sinun täytyy tietää tänään

Kun kuluttajat tuntevat paremmin työpaikoille perinteisesti varatut laitteet ja ohjelmistot, tietotekniikan on luotava parhaat käytännöt ja tiukat säännöt työntekijöiden tehokkaan ja turvallisen toiminnan ylläpitämiseksi. Mobiililaitteiden hallintaohjelmisto (MDM) on olemassa, jonka avulla IT voi seurata ja hallita kuinka työntekijät käyttävät henkilökohtaisia ​​älypuhelimia ja tabletteja etätyöhön. Mikään maaginen työkalu ei voi kuitenkaan auttaa IT: tä hallitsemaan sitä, kuinka työntekijät käyttävät SaaS-ohjelmisto-tuotteita työpaikalla.

Esimerkiksi pilvitallennus- ja tiedostojen jakamistyökalut, kuten Box ja Dropbox, ja asiakirjojen luontityökalut, kuten Google Docs ja Microsoft Word, ovat helposti saatavissa olevia pilvityökaluja, joita ihmiset tuovat joka päivä työpaikalle. Se, kuinka yrityksesi päättää käsitellä näitä erilaisia ​​työkaluja, riippuu siitä, mitä yrität suorittaa. Voit A) rajoittaa sellaisen ohjelmiston käyttöä, joka ei vastaa yrityksen filosofiaa, tai B) antaa työntekijöiden valita omat pilvituotteensa omien mieltymyksiensä ja kokemuksensa perusteella.

Jälkimmäinen ilmiö, jota on nimetty nimellä Bring-Your-Own-Cloud (BYOC), tuo mukanaan erityiset haasteet. Puhuin pilviprofiilien erikoisyrityksen AvePointin vanhemman tuotemarkkinointipäällikön Shyam Ozan kanssa siitä, miten yritykset voivat valmistautua toteuttamaan omia BYOC-käytäntöjään.

Haaste 1: Tietoturva

"Laajassa perspektiivissä BYOC voi olla siunaus ja kirous", sanoi Oza. "Box, Dropbox ja OneDrive voivat olla hienoja jakamalla rekisteriä perheen kanssa ja lataamalla tiedostoja ja valokuvia. Suurille organisaatioille huolestuttaa kuitenkin se, että on yhtä helppo vetää ja pudottaa jotain arkaluonteista immateriaalioikeutta ja julkaisua edeltävää sisältöä."

Yritysten hankkimilla ohjelmistoilla yritykset voivat tiukentaa rajoituksia ja valvoa käyttöä. Organisaatiot voivat valtuuttaa monitekijän todennuksen (MFA), tietojen salauksen, monimutkaiset salasanat, vesileima-asiakirjat ja jopa etätietojen pyyhkimisen. Käytettyinä ilman IT-valvontaa nämä työkalut rajoittavat kuitenkin yrityksen kykyä hallita sisältöä. Voit myös menettää näkyvyyden sisällön tapahtumiselle, kun se poistuu palomuurista, ja kuinka se voidaan suojata, kun se on ladattu työntekijän pilvitilille.

Ratkaisu: "Tietotekniikka on integroitava suoraan toimialaan", Oza sanoi. "Heidän on oltava edessään liiketoimintaa, joka evankelioi haluamansa tekniikan… ja toivottavasti yrittää sitten asettua standardiin."

Esimerkiksi, jos 80 prosenttia yrityksestä käyttää Dropboxia ja 20 prosenttia yrityksestä jotain muuta tallennus- ja jakamisalustaa, yrityksen tulisi tarjota lounas-ja-oppeja, jotka rohkaisevat vähemmistöä muuttamaan enemmistön suosimaan järjestelmään. "Ellet ole halukas valtuuttamaan tiettyä työkalua (jolloin et oikeastaan ​​harjoittele BYOC: ta), sinun on korotettava yrityksesi suositun työkalun arvoehdotusta", sanoi Oza. "Ei ole niin, että voit kävellä jonkun kuutioon ja sanoa" Sinun on käytettävä tätä työkalua. " Sinun täytyy selittää heille, että sitä on helpompi käyttää, tai kysyä heiltä, ​​millaisia ​​kipuja heillä on, jotta voit lähestyä sitä ongelmanratkaisun näkökulmasta sijasta, että olet diktaattori."

Päivän lopussa tietotekniikka tietää, että kaikille työntekijöille saatavilla oleville tiedoille on hyväksyttävä riskitaso. Kannettavat tietokoneet katoavat. Puhelimet varastetaan. Mutta jos voit muuntaa niin monta ihmistä kuin mahdollista haluamaasi järjestelmään, voit pitää vähemmistön onnellisena, koska et poista kokonaan BYOC-käytäntöäsi.

Haaste 2: Yhteistyö

Kun sadat tai tuhannet ihmiset ympäri yritystäsi käyttävät useita verkkoyhteistyöalustoja, siellä on ehdottomasti skenaario, jossa tietojen saatavuuden tarpeesta tulee tärkeämpi kuin työntekijöiden suosima ohjelmisto. Ajattele sitä: Länsirannikon myyntitiimisi haluaa siirtää tiedoston East Coast -markkinointitiimillesi. Koska molemmat joukkueet ovat eri tiedostojenjakojärjestelmissä, ennen tiedostoon pääsyä jonkun on luotava uusi tili ja sitten opittava navigoimaan uudessa järjestelmässä lennossa.

Entä pelätty asiakaskokous? Mitä tapahtuu, kun yksi työntekijä luo esityksen, on hätätilanteessa eikä voi osallistua? Saatat saada selville jonkun muun kanssa, joka ei tunne esitysmuotoa kömpelösti yrittäessään päästä käsiksi ja esittämään tiedostoa, kun asiakas aina tuijottaa kellonsa.

Ratkaisu: "Yksi pääkysymyksistä on, että tietotekniikka pysyy poissa suurimmasta osasta työtä", sanoi Oza. "IT ei voi vain odottaa ihmisten valituksia. IT: n on ymmärrettävä läheisesti liiketoimintaprosessit ja liiketoiminnan työnkulku voidakseen asettua keskelle yrittääkseen vakuuttaa työntekijät käyttämään samoja työkaluja tai saadakseen heidät tietoisiksi mahdollisista ongelmista vaikuttaa."

Jos työntekijät tietävät tarkkailevansa asioita ennen niiden syntymistä, he voivat asettaa asianmukaiset varaukset varmistaakseen, että operaatiot eivät koskaan kärsi. Joten jos tiedät, että kaksi potentiaalisesta edustajasta käyttää erilaisia ​​esitystyökaluja, IT voi kouluttaa molemmat esittelijät molemmissa työkaluissa ennen suurta asiakaskokousta. Riippumatta siitä, mitä tapahtuu, esitys menee sitten pois ilman kiinnitystä.

"Yritimme täällä Avepointissa epätoivoisesti myyntitiimimme päivittää sisältöä OneDrive for Business -sovellukseen sähköpostien lähettämisen tai Dropboxiin lisäämisen sijasta", Oza selitti. "Aina kun saimme sähköpostiviestin, jolla oli liite, vastasimme takaisin valokuvalla, jossa sanotaan:" Lataa tämä SharePointiin tai kissanpentu saa sen. "… Muutama viikko myöhemmin aloimme saada sähköposteja sanomalla:" Katso, jaoin SharePointin kautta. ' Se oli hauska tapa ratkaista ongelma."

Haaste 3: Integraatio

Suurin osa haasteissa 1 ja 2 käsittelemistäni aiheista on ominaisia ​​pienemmille yrityksille, joilla ei ole määritettyä IT-käytäntöä. Hieman suurempissa yrityksissä, joilla on toimintaa useiden toimistojen ja alueiden välillä, on kuitenkin mahdollista, että IT toimii siiloissa kuin yhtenä globaalina joukkueena. Tässä tapauksessa huomaat, että käytetään useita yritysohjelmistojen versioita, kuten asiakassuhteiden hallintaa (CRM) ja kustannusten hallintaa, joko siksi, että joku haluaa tietyn järjestelmän tai koska aluetoimistot eivät ole koskaan päättäneet yhdessä päättää yhdestä työkalusta. Tämä on valtava kysymys, joka lopulta joutuu korjaamaan C-tason joku, mahdollisesti aseistamalla yrityksen vahvasti asemaan yksi järjestelmä.

Jos yrityksesi kuitenkin haluaa antaa tietyille toimistoille ja jopa osastoille vapauden valita haluamansa järjestelmän (tai haluat työkaluja, jotka yhdistävät muun tyyppisiin ohjelmiin, jotka on suunniteltu tiettyihin työntekijöiden tehtäviin), on olemassa tapoja varmistaa, että tietosi eivät " t saada hukka.

Ratkaisu: "IT: n on tehtävä päätöksiä investoida teknologian tarjoajiin, jotka ovat avoimia ja haluavat muodostaa yhteyden… Lyhytvalinnat tekevät ratkaisuista, joilla on kestävimmät liittimet", Oza sanoi.

Tähän sisältyy poimintajärjestelmiä, joissa on avoimet sovellusohjelmointirajapinnat (API), joiden avulla kehittäjät voivat luoda liittimiä, joita ei orgaanisesti ole kahden ohjelmiston välillä. Jos henkilöstölläsi ei ole kehittäjiä, sinun tulisi etsiä työkaluja, jotka tarjoavat eniten integrointeja vanhaan ohjelmistoon. Etsi tässä yhteydessä integroinnit kaikkiin ohjelmistoihin, joita työntekijät ovat päättäneet käyttää yksin.