Sisällysluettelo:
Video: How Adobe Document Cloud can help you achieve a paperless office (Lokakuu 2024)
Digitaalisten asiakirjojen säilyttäminen ja käyttäminen on jotain, mistä harkitsee, jos yrityksesi hoitaa asiakirjahallintaa oikein. Toiminnot, kuten asiakirjojen luominen, muokkaaminen, jakaminen ja yhteistyö, voivat olla yhtä yksinkertaisia kuin sisäänkirjautuminen, sisään napsauttaminen ja aloittaminen. Tarpeettoman kömpelöt tai jäykät asiakirjanhallintajärjestelmät voivat kuitenkin tehdä elämästä helvettiä ihmisille, jotka ovat menossa tiedostoihin ja poistuneet niistä koko päivän ajan.
, Vertaan kahta suosituinta dokumenttienhallintajärjestelmää: Adobe Document Cloud ja Zoho Docs. Vaikka molemmilla järjestelmillä on enemmän samankaltaisuuksia kuin eroja, toinen ylittää toisen useissa tärkeissä kategorioissa.
1. Hinnoittelu ja suunnitelmat
Voit tilata Adobe Standard Document Cloud -sovelluksen vain 12, 99 dollaria kuukaudessa vuodessa kestävällä tilauksella, tai voit maksaa 22, 99 dollaria kuukaudessa kuukausisuunnitelmasta. Tämä suunnitelma antaa sinulle mahdollisuuden luoda PDF-tiedostoja ja viedä niihin Microsoft Word, Microsoft Excel ja Microsoft PowerPoint. Voit myös muokata tekstiä ja kuvia luomissasi PDF-tiedostoissa ja allekirjoittaa lomakkeita digitaalisesti. Pro-suunnitelma maksaa 14, 99 dollaria kuukaudessa vuoden mittaisen tilauksen osalta tai 24, 99 dollaria kuukaudessa kuukausittaisen tilauksen osalta. Se lisää kyvyn lisätä ääni- ja videotiedostoja PDF-tiedostoihin ja muokata skannattuja asiakirjoja. Tämän suunnitelman avulla voit myös muuttaa skannatut paperiasiakirjat muokattaviksi PDF-tiedostoiksi ja verrata PDF-tiedoston kahta versiota erojen selvittämiseen. Voit myös muokata tekstiä ja järjestää sivuja iPadilla, ja voit järjestää, poistaa tai kääntää sivuja iPhonessa. Kaikilla Adobe-tilauksilla pääset käyttämään 20 Gt tallennustilaa.
Zoho Docs tarjoaa 15 päivän ilmaisen kokeilujakson ja ilmaisen paketin jopa 25 käyttäjälle (joka sisältää 5 Gt tallennustilaa käyttäjää kohti). Ilmaiseen suunnitelmaan sisältyy myös rajoittamaton tiedostojen ja kansioiden jakaminen, työpöydän synkronointi, muokkaustyökalut, käyttäjän hallinta ja versiohistoria. Standardisuunnitelma maksaa 5 dollaria käyttäjää kohti kuukaudessa, enintään 50 Gt käyttäjää kohti. Tämä sisältää ominaisuuksia, kuten salasanalla suojatut asiakirjat ja roolipohjaisen pääsyn. Premium-suunnitelma maksaa 8 dollaria käyttäjää kohti kuukaudessa, enintään 100 Gt käyttäjää kohti. Tämän suunnitelman avulla voit lähettää dokumentteja sähköpostitse suoraan Zoho-tilille, palauttaa poistetut asiakirjat ja siirtää tiedostojen omistajuuden toiselle käyttäjälle.
Molemmat tilityypit voivat lisätä 10 Gt lisämuistia 3 dollarilla. Zoho tarjoaa 20 prosentin alennuksen kaikista maksetuista suunnitelmista, jos maksat vuosittain. Alemman hintapisteen, ilmaisen kokeiluversion, ilmaisen suunnitelman ja erinomaisen säilytyskapasiteetin ansiosta hinnoitteluluokan reuna menee Zohoon. Reuna: Zoho.
2. Asiakirjojen luominen ja muokkaaminen
Zoho Docs -käyttäjät voivat luoda ja muokata asiakirjoja, seurata muutoksia, lisätä digitaalisia allekirjoituksia ja käyttää useita edistyneitä muokkaustyökaluja. Voit myös määrittää tehtäviä ja lähettää muistutuksia ryhmän jäsenille, joilla on pääsy tiedostoon. Voit luoda makroja, värikkäitä kaavioita ja kääntötaulukoita sekä viedä asiakirjoja, laskentataulukoita ja esityksiä Google Driveen, PDF-muotoon ja Windowsiin. Voit myös muokata tiedostoja offline-tilassa; muutokset synkronoidaan, kun olet taas online-tilassa.
Yksi hieno ominaisuus, josta Adobe puuttuu, on kyky muokata asiakirjaa samanaikaisesti kollegoiden kanssa. Zoho Docs -sovelluksen avulla voit käyttää, luoda ja muokata tiedostoja tien päällä. Voit tarkastella kaikkia kansioita, lajitella ne nimen tai päivämäärän perusteella ja etsiä tiedostoja. Kuten aiemmin mainitsin, koska Adobe luottaa niin suuresti PDF-tiedostoihin, matkapuhelimille tarkoitettujen käyttöjärjestelmien (OS) käyttö on rajoitettu; tämä ei ole Zohon alustan tapauksessa.
Adobe on paljon parempi tallentaa ja täyttää tietoja myöhempää käyttöä varten kuin Zoho. Esimerkiksi Adoben "Täytä ja allekirjoita" -ominaisuuden avulla voit tallentaa yleisimmin käytettyjä kenttiä, mukaan lukien nimesi, osoitteesi, sähköpostiosoitteesi ja puhelinnumerosi. Se on myös paljon parempi työkalu ihmisten allekirjoittamiseen ja allekirjoitusten pyytämiseen. Asianajotoimistot, rahoituslaitokset ja ihmiset, jotka luottavat suuresti PDF-muotoon, ymmärtävät, kuinka helppoa on syöttää ja tallentaa tietoja ja saada muut tarkistamaan ja allekirjoittamaan. Asiakirjojen luominen ja muokkaaminen Adobessa ei kuitenkaan ole samanlainen kuin Zoho. Reuna: Zoho.
3. Mitä puuttuu?
Toivomme, että Zoho lisää chat-pohjaisen tuen Docs-työkaluun. Tämä on jotain, joka Adobella on, jonka avulla on uskomattoman helppoa opastaa sinua dokumenttien luomisprosessin haastavimpien osien läpi.
Toisaalta Adobe puuttuu elementeistä, kuten ryhmäeditoinnista, jaetuista kansioista ja mahdollisuudesta tehdä muokkauksia offline-tilassa. Se vaatii myös tallennettujen tiedostojen muuntamisen PDF-muotoon, mikä on valtava päänsärky jokaiselle, joka tarvitsee muuntaa muihin muotoihin (etenkin ihmisille, jotka käyttävät Microsoft Excel -kaavoja, joita ei siirretä PDF-muotoon). Reuna: Zoho.
Pohjaviiva
Vaikka Adoben dokumenttienhallintatyökalu on erinomainen etenkin ihmisille, jotka työskentelevät pääasiassa PDF-muodossa, siitä puuttuu yhteistyöominaisuuksia. Lisäksi sillä ei ole vakaa tiedostoyhteensopivuus, jota tarvitset työskennelläksesi organisaation ulkopuolella olevien ihmisten kanssa. Päinvastoin, Zoho tarjoaa monipuolisen asiakirjojen muokkaamisen, erinomaisen sekoituksen yhteistyötä ja tiedostojen jakamista, ja voit saada työtä mobiili-käyttöjärjestelmissä. Yhdistä nämä ominaisuudet alhaisemmalla hintalappulla ja lisää tallennuskapasiteettia, ja saat itsellesi kaiken kaikkiaan paremman asiakirjahallintajärjestelmän. Voittaja: Zoho.
