Video: 1-8 Projektinhallinta, projektin sidosryhmät ja elinkaari (Lokakuu 2024)
Ylirajoitettujen projektien kasan hallitsemiseksi vähiten vaivalla, et voi tehdä paljon paremmin kuin Teamwork Projects, joka on yksi Editors 'Choices of projektijohtamisen ohjelmistoratkaisuista. Urheilemalla modernia, intuitiivista käyttöliittymää (UI) ja ominaisuusjoukkoa, joka kattaa yksinkertaisimman ja käyttäjäystävällisimmät toiminnot etukäteen, Teamwork Projects on helppo vaihtoehto pitää projektit organisoituna ja joukkueet tehtävissä.
Koska ryhmätyöprojekteilla on niin mahtava toimivuus, niin yritykset eivät ehkä ymmärrä, että pinnan alla on joukko hyödyllisiä ominaisuuksia ja integrointeja projektinhallintakokemuksen mukauttamiseksi ja yksinkertaistamiseksi edelleen. Seuraavat seitsemän vinkkiä voivat auttaa ryhmääsi keskittymään projektien loppuun saattamiseen ja tuottavuuden maksimointiin sekä työpöydällä että mobiililaitteissa.
1. Sijoita mallit
Ryhmätyöprojektien avulla voit säästää aikaa toistuvissa tehtävissä ja vastaavissa projekteissa, minkä tahansa projektin avulla voit tallentaa minkä tahansa projektin mallina. Kopioida projekti ja määrittää se malliksi napsauttamalla minkä tahansa projektin yleiskatsaussivulla Asetukset-painiketta ja valitsemalla "kopioi / siirrä tämä projekti". Sieltä voit nimetä projektin tietyntyyppiseksi malliksi tai muuttaa aloituspäivää ja päivittää yksittäisiä kohteita kääntääksesi projektikehyksen suoraan seuraavaksi projektiksi.
Voit myös tallentaa tehtäväluettelon mallina. Missä tahansa ryhmätyöprojektien tehtäväluettelossa voit napsauttaa vaihtoehtoja ja valita Templates (Tallenna mallit) tallentaaksesi tehtäväluettelon mallina (samoin kuin luettelon käyttötapausta koskevat huomautukset). Kun luot tehtäväluettelomallia, voit myös määrittää, haluatko sisällyttää suoritetut tehtävät, ja päättää, tuleeko sen olla julkinen tai yksityinen malli vain yrityksellesi. Lisää kyseinen tehtäväluettelo uuteen tai olemassa olevaan projektiin valitsemalla Uusi tehtäväluettelo ja napsauttamalla Lisäasetukset-välilehteä nähdäksesi käytettävissä olevat mallit.
2. Merkitse kaikki
Toinen tapa, jolla ryhmätyöprojektit pitävät asiat järjestetyinä, on antaa sinulle mahdollisuus merkitä projektiin kaikki näkökohdat. Ryhmätyö esitteli äskettäin uuden ominaisuuden, nimeltään Tehtäväkoodit, jota voidaan käyttää luettelon minkä tahansa projektin oikeassa reunassa olevan tunnistekuvakkeen avulla. Tämä noutaa värikoodatun luettelon käytettävissä olevista tunnisteista, mukaan lukien Hyväksytyt, Estetyt, Laskutetut, Tarkistettavat tai Odottavat. Voit myös lisätä mukautettuja Tehtävätageja, merkitä projektin useilla tunnisteilla tai yhdistää tunnisteita. Ominaisuuteen sisältyy myös järjestelmänvalvojan asetus määrittääkseen, voivatko vain järjestelmänvalvojat vai kaikki ryhmän jäsenet luoda tunnisteita.
Tehtävät eivät ole ainoita projektielementtejä, jotka Teamwork Projects antaa sinun merkitä. Alusta sisältää myös vaihtoehtoja tiedostojen, linkkien, viestien, välitavoitteiden, kannettavien tai itse projektien merkitsemiseksi. Tagging toimii samalla tavalla: vie hiiri minkä tahansa tiedoston, virstanpylvään tai projektin päälle, valitse tag-kuvake ja valitse joko olemassa oleva tunniste tai luo uusi.
3. Hiljennä ääni
Erityisen kiireisen projektin, kenties sellaisen projektin kohdalla, jossa useat joukkueet ovat yhteydessä toisiinsa ja siellä on aina viestejä ja uusia päivityksiä, käyttäjät saattavat haluta sammuttaa ilmoitukset, jotta ne poistaisivat postilaatikonsa. Jos haluat poistaa tietyn tyyppiset projekti-ilmoitukset käytöstä, valitse profiilissasi Muokkaa omia tietoja ja poista Asetukset-kohdasta asetus, jonka avulla voit vastaanottaa tehtävien täydellisiä sähköpostiviestejä, tilapäivityssähköposteja, "lisätty seuraajaksi" -sähköposteja jne. Voit myös hiljentää ilmoitukset. vain itsellesi tietyssä projektissa siirtymällä projektin Ihmiset-välilehteen ja valitsemalla nimesi vieressä oleva postikuvake. Kun se muuttuu punaiseksi, et enää saa ilmoituksia kyseisestä projektista.
Ryhmätyö esitteli myös viime vuonna uuden ominaisuuden nimeltä Suodatin, joka voi auttaa ilmoituksen lisäksi purkamaan projektin, tehtävän tai virstanpylvään kojelaudan. Kirjoittamalla avainsana kojelaudan oikeassa yläkulmassa olevaan suodatinpalkkiin, asettelu täyttyy sitten vain kyseistä avainsanaa sisältävin tuloksin. Suodattimet voivat myös etsiä tiettyjen tunnisteiden perusteella, tarkastella projekteja tietyssä työnkulun vaiheessa tai tietyn käyttäjän toimesta seurata ryhmän jäsenen nykyistä työmäärää ja etenemistä. Suodatinpalkki toimii myös tiedostoille, viesteille ja muistikirjoille.
4. Ota pikavalinnat
Ryhmätyöprojektit sisältävät useita sisäänrakennettuja pikanäppäimiä säästääksesi aikaa tavallisiin toimintoihin. Jotkut hyödyllisimmistä ovat:
- Muokata nykyistä tehtävää, jonka hiiri leijuu.
- Loki aikaleiman nykyisestä tehtävästä, jonka hiiri on ohitse.
- Käynnistää ajastimen nykyiselle tehtävälle.
- Liittää tiedostot nopeasti tehtävään, jonka hiiri on ohi.
- Luo nopeasti muistutuksen tehtävästä.
- Sulkee / peruuttaa kaikki avoimet valintaikkunat.
- Avaa Gantt-kaavion projektin tehtävävälilehdellä.
- Tarkentaa hakukentän välitöntä hakua varten.
- Avaa vasemman yläkulman "Pika-lisäys" -valikon.
- Avaa "Vaihda projekti" -valikon.
- Ryhmätyöprojektien tietokannassa on paljon muita oikoteitä.
5. Ota mukaan asiakaspalvelu
Ryhmätyöprojektit integroituvat yrityksen Teamwork Desk -palvelukeskuksen ratkaisuun, jonka avulla voit lisätä työpöytätehtäviä projektiihin. Aktivoi integraatio Teamwork Desk -palvelusta siirtymällä pääikkunassa Asetukset. Valitse Lisää tehtävä, jos haluat valita projektin ja tehtäväluettelon suoraan ryhmätyöprojekteista; se tulee sitten merkittynä Teamwork Desk -kuvakkeella. Kun tiimityö on otettu käyttöön, tiimityön käyttäjät voivat hyödyntää Desk-ominaisuuksia, kuten Smart Inbox, muuttaa asiakasasiat lipuiksi, jotka voidaan sitten muuttaa projektiiksi ja suorittaa loppuun ryhmätyöprojekteissa.
6. Hyödynnä mobiilisovelluksia
Yksi Teamwork Projektien pääkehityskohteista on viimeisen kahden vuoden aikana ollut sen Android- ja iOS-sovellukset. Tuloksena on aika hyvä sovelluskokemus, joka kattaa ryhmätyöprojektit ja joitain Teamwork Deskin ja Teamwork Chatin ominaisuuksia. Android- ja iOS-sovellukset ovat hyödyllisiä ryhmätyöprojektien tärkeimpien komponenttien etenemisen aloittamiseen tai kirjaamiseen, ja yritys on äskettäin ottanut käyttöön pikalisäyspainikkeen iOS-sovellukselle lisätäksesi tehtävän, tapahtuman, virstanpylvään, kirjoittaa viestin, lokin tallennusajan tai lähettääksesi tiedosto. Voit myös hallita projektiryhmän jäseniä ja tilaa ja aloittaa keskustelun suoraan sovelluksessa toisen käyttäjän kanssa. Kun luot tehtävää, voit aina antaa sen itsellesi nopeasti pyyhkäisemällä oikealle. Määritä ilmoitukset kuitenkin sekä sovelluksen sisällä tietyille projekteille että älypuhelimen asetuksissa (jotta saat vain haluamasi push-ilmoitukset).
7. Yhdistä laajennukset ja integraatiot
Ryhmätyö on lisännyt joukon hyödyllisiä integraatioita ja laajennuksia parantamaan mobiililaitteiden projektihallintaominaisuuksia ja yksinkertaistamaan työpöydällä olevia asioita. Ryhmätyöprojektien Android- ja iOS-sovellusten Mobile Share -laajennuksen avulla käyttäjät voivat jakaa kuvia, PDF-tiedostoja tai muita tiedostotyyppejä Teamwork Projects -tiliin yksinkertaisella pyyhkäisyllä ja nopealla latauksella. Mukana on myös tänään integroitu iPhone-integrointi, joka antaa käyttäjille mahdollisuuden hallita tehtäviä tai aikaa iPhonen lukitusnäytön Tänään-välilehdessä.
Lisää Google Chrome -selainlaajennuksella tehtäviä, luo projekteja, lokiaikaa ja useita muita vaihtoehtoja suoraan selaimesta ilman, että käyttäjän edellytetään olevan ryhmätyöprojekteja auki. Lisää Chrome Web Storesta Chromelle tehdyt tiimityöprojektit asentaaksesi laajennuksen ja kirjautumisen jälkeen laajennus avaa ponnahdusikkunan lisätäksesi uuden projektin, tehtävän jne. Kun luot uutta kohdetta, selain antaa sinun määrittää, mitkä käyttäjät, ilmoitusten tyyppi ja kuinka suuri prioriteetti tietyn tehtävän asettamiselle. Ryhmätyö tarjoaa pitkän luettelon myös muista kolmansien osapuolien integroinneista, mukaan lukien Xero ja Zendesk.
