7 tapaa tehdä televiestinnän päivitys häiriöttömäksi

Siirryt sitten vanhasta, tavallisesta vanhasta puhelinjärjestelmästä (POTS) tai siirrät yksinkertaisesti nykyisen VoIP-palvelun toiselle palveluntarjoajalle, puhepalveluiden vaihto on sekä vaikeaa että mahdollisesti vaarallista työntekijöidesi tuottavuudelle. On ehdottoman tärkeää, että varaudut. On useita tärkeitä vaiheita, jotka sinun on suoritettava ennen palvelun aktivointia sujuvan toiminnan varmistamiseksi. Kaistanleveys, puhelukuormit ja hätätapaukset ovat tärkeitä tekijöitä, jotka on otettava huomioon valmisteluprosessin aikana.

Puhuimme NetFortris Fonalityn, markkinointipäällikkö NetFortris Fonalityn, joka on yksi toimittajien VoIP-palveluista, keskustelemaan vaiheista, jotka yrityksesi tulisi suorittaa ennen VoIP-päivitystä, jotta taataan häiriötön toiminta. Suurimmaksi osaksi VoIP-asetukset ovat enemmän tiedettä kuin taidetta. Tämä on hyvä uutinen sinulle, koska se tarkoittaa, että jos noudatat Ystävänpäiväsi ja valitsemasi VoIP-palvelun ja Internet-palveluntarjoajan (ISP) neuvoja, käyttöönotto pitäisi olla helppoa.

1. Varmista, että Internet-yhteys on valmis VoIP-verkkoon

Jos sinulla on kohtuulliset Internet-nopeudet toimistolle ilman VoIP-asetuksia, ota yhteyttä Internet-palveluntarjoajaan ja VoIP-myyjään selvittääksesi, pystyykö se käsittelemään lisätyn kuorman, jonka VoIP-puhelut asettavat sille.

"Ongelmien tärkein syy on huonot Internet-yhteydet", Valentine sanoi. Hän suosittelee, että testaat yhteytesi nopeuden ja laadun suhteen, ja jos päätät, että se ei pysty käsittelemään VoIP-tiedonsiirtoja, on kaksi asiaa, jotka voit tehdä puhelun laadun parantamiseksi muuttamatta palveluita. Ensinnäkin, jotta hän selvittää, pystyykö yhteyssi käsittelemään VoIP: tä, hän kehottaa sinua suorittamaan kokeilun valitun palveluntarjoajan kanssa.

"Jos se kuulostaa hyvältä, sinulla on todennäköisesti hyvä yhteys", hän sanoi. Jos huomaat, että yhteytesi aiheuttaa häiriöitä, hän ehdottaa yksityistä linjaa yrityksesi ja VoIP-palveluntarjoajan välillä yksityisen kaistanleveysyhteyden luomiseksi, jota muut toimistoprosessit eivät häiritse.

Toiseksi, Valentine neuvoo asiakkaitaan, joilla on heikot yhteydet, asentamaan hybridi VoIP / analoginen järjestelmä pitämään työkuormat absoluuttisen miniminä. Yleinen nyrkkisääntö VoIP-järjestelmän asentamisessa on, että kaistanleveyttä tulisi lisätä 100 kb / s. Joten jokaiselta 10 käyttäjältä sinulla tulisi olla 1 Mbit / s kaistanleveyden siirto verkossa.

2. Osta reititin, jolla on palvelun laatuominaisuudet

Jotkut reitittimet kykenevät palvelun laadun (QoS) liikenteen hajaantumiseen. Tämä ominaisuus on suunniteltu segmentoimaan VoIP-kaistanleveys kaikesta muusta verkon kaistanleveydestä. Pohjimmiltaan se antaa sinun valita tietyt verkossa toimivat sovellukset niiden liikenteen allekirjoituksen perusteella ja antaa sitten IT-järjestelmänvalvojalle määrittää prioriteetit tai taatun prosenttiosuuden kokonaisputkikapasiteetistasi näille sovelluksille sen perusteella, kuinka tärkeitä ne ovat yrityksellesi. Tämä tarkoittaa, että VoIP-liikenteesi tulee aina läpi, joten et keskeydy puheluihin, jos joku päättää suoratoistaa Netflixiä lounaan aikana. Nykyään on hyvin vähän reitittimiä, jotka eivät kykene QoS: ään jossain muodossa, mutta sinun tulee keskustella palveluntarjoajan kanssa nähdäksesi, onko heillä ensisijainen kumppani.

Yksi asia on pidettävä mielessä, että reitittimet eivät voi auttaa sinua, jos VoIP-palveluntarjoajasi verkko on ruuhkainen. Ne auttavat vain, jos asia on sisäinen verkko, joka johtaa meidät seuraavaan tärkeään kohtaan.

3. Tarkista palveluntarjoajan luotettavuus

Tämä ei ole mielikuvitusta, koska jos VoIP-palvelusi on poistettu käytöstä, sillä ei ole väliä kuinka halpaa se on tai kuinka selkeät puhelut ovat. Useimpien pilvipohjaisten VoIP-palveluiden avulla voit nähdä, mikä niiden keskimääräinen käyttöaika on, jotta voidaan määrittää, kuinka usein koko järjestelmä epäonnistuu. Jos he eivät julkaise näitä tietoja verkkosivustollaan, sinun tulee kysyä heiltä suoraan.

Jos haluamallasi palveluntarjoajalla on täsmällinen ennätys käytettävyyden hallintaan, saatat menettää puhelinpalvelun tärkeimmällä kellonajan tai vuoden aikana. Tällainen palvelun keskeytyminen voi olla pilaantumista puhelinyrityksille.

4. Erota VoIP-liikenne VLAN: n kautta

QoS-reitittimien lisäksi voit käyttää virtuaalista lähiverkkoa (VLAN) segmentoimaan ääniliikennettä. Voit ajatella VLAN: ää verkon sisällä. VLAN-verkot voivat perustua useisiin ominaisuuksiin, mukaan lukien sijainti, laitteet, käyttäjäryhmät ja kyllä, liikennetyyppi. VoIP: n tapauksessa VLAN segmentoi kyseisen liikenteen vain verkon kokonaiskapasiteetin sisällä tarjotaksesi välitöntä reagointia. Tämä on erityisen hyödyllistä yrityksille, joissa on yli 50 työntekijää ja jotka käyttävät VoIP-palvelua.

Voit myös kokeilla ohjelmiston määrittelemää laajaverkkoa (SD-WAN), joka tarjoaa Internet-yhteyden, joka sijaitsee nykyisen Internet-yhteytesi päällä. Esimerkiksi, jos sinulla on Time Warner-Internet, SD-WAN-reititin kanavoi liikennettä virtuaalisen yksityisen verkon (VPN) kautta Time Warner -liikenteessäsi varmistaaksesi, että liikenne saapuu sinne, missä sitä eniten tarvitaan. Tai sen avulla voit kytkeä toisen Internet-palveluntarjoajan palvelun VPN-verkkoon määrittääksesi, mikä palvelu toimii parhaiten tällä hetkellä liikenteen ohjaamiseksi kyseiseen verkkoon.

5. Määritä oikea puhelukuormitus

Valentine suosittelee suhdetta 1: 1 VoIP: tä käyttävien työntekijöiden määrän ja järjestelmässäsi käytettävissä olevan puhelun kokonaiskuormituksen välillä. Tämä tarkoittaa, että VoIP-palvelusi pitäisi pystyä käsittelemään jokainen VoIP-puhelua ottava työntekijä samaan aikaan.

Tämä vaatii teiltä hieman ennakointia, koska saatat joutua laajentamaan tai vähentämään yrityksen työntekijöiden lukumäärää. Joten, jos suunnittelet suurta vuokraamissuunnitelmaa tai jos suunnittelet lomautuksia, ota se huomioon, kuinka korkean puhelukuorman pitäisi olla.

6. Arvioi useampi kuin yksi SIP-puhelin

Ensisijainen protokolla, joka yhdistää VoIP-puhelut ja oheislaitteet, on SIP (Session Initited Protocol). Lähes jokainen VoIP-laite - mukaan lukien reitittimet, kytkimet ja kädessä pidettävät laitteet - tukee SIP: tä, elleivät ne ole osa omaa ratkaisua, joka käyttää omaa protokolliaan. Kun etsit VoIP-yhteensopivia puhelimia, SIP on protokolla, jonka näet melkein aina luettelossa "tuetut". Mutta tämä ei ole kaikkea mitä VoIP-luurissa on.

Sinun tulisi ehdottomasti testata useita erilaisia ​​SIP-puhelimia, jotta näet kuinka ne toimivat valitsemasi VoIP-palveluntarjoajan kanssa. Palveluntarjoajallasi on yleensä ensisijaiset laitekumppanit, ja heillä saattaa olla jopa palvelu, joka määrittää nämä puhelimet ennakkoon ennen lähettämistä, jotta voit vain kytkeä ja pelata, kun ne saapuvat. Älä kuitenkaan anna tämän mukavuuden heiluttaa sinua tarpeettomasti, koska on olemassa muita näkökohtia.

Ensinnäkin, sinun tulee testata matkapuhelimet nähdäksesi, miten ne toimivat valitsemasi reititysalustan kanssa, samoin kuin kaikkien käyttämiesi sovellusten kanssa, jotka istuvat VoIP-verkon päällä tai muodostavat yhteyden siihen - esimerkiksi asiakastukiympäristösi, asiakkaasi suhteidenhallinta (CRM) -sovellus ja varmasti IT-hallintatyökalut. Viimeinkin, jos tarjoat langatonta VoIP-puhelua mobiililaitteille ja mikä tahansa näistä tulee matkapuhelinoperaattoriltasi, sinun on myös testattava ne huolellisesti. Ääni on kriittinen viestintäalusta ja varmasti kypsä tekniikka, mutta VoIP: llä on silti runsaasti sudenkuoppia testaamattomille tai varovaisille; Varmista, että et ole heidän joukossaan.

7. Laadi hätäpuhelinsuunnitelma

Jos noudatat yllä olevia vaiheita, siirryt todennäköisesti vaivattomasti. Sinun tulisi kuitenkin olla varautunut katastrofitilanteisiin. Yksi tapa taata, että sinulla on käyttöaika aina, on rakentaa hybridi paikan päällä / pilvipohjaiseen VoIP-järjestelmään. Tällä tavalla, jos palveluntarjoajan pilvi laskee, voit siirtää puheluita sisäisillä resursseilla. Tai jos naapurustossasi on tulva, voit siirtää kaiken työmäärän palveluntarjoajan pilveen.

"Tämä tapahtuu yhä useammin", Valentine sanoi. "Jos rakennus menettää virtaa, puhelimiin luottava yritys on poissa käytöstä. Jos muutat pilveen, voit välttää paikallisten seisokkien ongelman. Mutta jos pilvi on katkennut, palveluntarjoajasi saattaa pystyä lähettämään puheluita Internet-yhteyden sijasta puhelinlinjoilla."

Jos puhelinjärjestelmä on alhaalla sekä pilvi- että paikallisella tasolla, on erittäin tärkeää, että ohjaat puhelinliikenteen muihin viestintämenetelmiin, kuten chattiin ja sähköpostiin. Asiakkaasi ovat edelleen vihaisia, mutta todennäköisesti he valitsevat ilmaisun tyytymättömyytensä chat-agentteihisi sen sijaan, että tuuletaisivat sosiaaliseen mediaan.