Video: All the Microsoft Office 365 apps explained (Lokakuu 2024)
Office 365 on Microsoftin kaikkien aikojen nopeimmin kasvava kaupallinen tuote, ja se on nyt ykkönen käyttöön otettu sovellus yrityksessä. Microsoft ilmoitti aiemmin tänä vuonna, että Office 365: llä on nyt lähes 50 miljoonaa aktiivista yrityskäyttäjää kuukaudessa. Ja Microsoftin viimeisimmän tulosraportin mukaan Office 365 on edelleen yhtiön kannattavin yritys- ja tuottavuustuote.
Koska yritykset ja pienet keskisuuret yritykset siirtyvät Office 365: een ja Office 2016: lla, he kohtaavat haasteita siirtymällä uuteen tekniikkaan, kun ne käsittelevät vanhoja järjestelmiä ja merkittäviä kulttuurimuutoksia yrityksille, jotka ovat toimineet samalla tavalla vuosien ajan. Pelkästään se, että yritys ostaa Office 365: n, ei tarkoita, että työntekijät hyödyntävät sitä parantaakseen yhteistyötä ja lisätäkseen tuottavuutta. Työntekijöiden saaminen vaihtamaan tapanaan on haaste, joten sijoitetaan tarvittava aika ja resurssit varmistaaksemme, että käyttäjän omaksuminen tapahtuu nopeasti ja saumattomasti.
MessageOps, pilvipohjainen Office 365 ja Microsoft Azure -dokumenttien jakamispalvelu, tarjoaa koulutus-, käyttöönotto- ja muutoshallintapalveluita, joiden avulla yritykset voivat siirtyä Office 365: een Azure-pilvessä. MessageOpsin toimitusjohtaja Chris Pyle kertoi PCMagille, että Office 365 tekee siirtymästä yksinkertaisen, mutta ilman selkeää strategiaa käyttöönottoa varten, yritykset eivät voi eikä tule vapauttamaan alustaa koko liiketoiminnan arvosta.
"Exchange- ja SharePoint-sovellusten avulla sinun ei tarvitse tietää, miten se voidaan määrittää, määrittää, hallita, tehdä tarpeettomaksi ja tehdä siitä käytettäväksi", Pyle sanoi. "Office 365: n avulla sinun tarvitsee vain lisätä tietojasi ja käyttäjiäsi, jolloin saadaan täysin toimiva, erittäin saatavissa oleva yritysympäristö. Tätä ympäristöä voidaan käyttää mistä tahansa turvallisesti, vain vähän tai ei lainkaan sovelluskokemusta. Pienillä yrityksillä voi olla sama ympäristö kuin Fortune 500 -yritykset tarvitsematta investoida korkeasti koulutettuihin, erittäin kalliisiin teknisiin resursseihin. Niillä on myös pääsy vankkoihin työkaluihin, joita Office 365 tarjoaa kaikille isoille tai pienille yrityksille, ja ne voivat olla valmis ja toimivat muutamassa päivässä."
Pyle antoi 7 suositusta ja neuvoja Office 365: n tehokkaan käyttöönoton helpottamiseksi ja kuinka sitä voidaan käyttää maksimoimaan yrityksen tuottavuus projektien suorittamisen yhteydessä.
1. Ylhäältä alas suuntautuva muutos
Office 365: n sujuvan siirtymisen varmistamiseksi Pyle sanoi, että johdon sisäänosto on välttämätön. "Jos työntekijät eivät näe korkeampia yrityksiä mainostamassa ja käyttämässä alustaa, niin eivät myöskään", sanoi Pyle. "Aivan kuten johtajat asettavat vahvan esimerkin, niin tekevät" mestarit "tai" energiankäyttäjät "joukkueissa. Nämä ovat työntekijöitä, jotka eivät ole tyytyväisiä status quoon ja ovat todella innostuneita Office 365: n potentiaalista."
2. Koulutus
Yrityksen johto ei voi odottaa työntekijöiden hyödyntävän Office 365: tä täysimääräisesti antamatta heille asianmukaista koulutusta. Pyle suositteli, että yritykset laativat videokirjaston "välipalattavista" minuutin tai kahden minuutin oppimisvideoista, mikä on kätevä ja tehokas tapa tarjota jatkuvaa koulutusta. "Myös viestintä on avainasemassa, mikä tekee adoptiomatkasta hauskaa", Pyle sanoi.
3. Embrace Office 2016
Office 2016 -julkaisun avulla pilvi on helpommin saatavissa. Pilvien integrointi on enemmän, mikä tarkoittaa laajennettuja yhteysvaihtoehtoja. "OneDrive ja SharePoint pilvessä antavat sinun tallentaa ja jakaa tiedostoja pilveen yksinkertaisesti ja helposti", Pyle sanoi. "Katsomme Office 2016: n olevan uusi keino yrityksille maksimoida Office 365 -investointien arvo. He voivat käyttää resursseja, jotka he ovat ostaneet Office 365: n, joka sisältää Office 2016 for E3 -käyttäjät, kanssa. Kuten kaikki uudet ominaisuudet tai uudet julkaisut, tietysti on aina olemassa oppimiskäyrä, jonka avulla löydetään kaikki vaihtoehdot ja asetukset."
4. Pidä turvallisuus mielessä
Office 365 sisältää tällä hetkellä yli tusinaa sovellusta, mukaan lukien OneDrive, OneNote, Outlook, Sway ja Yammer. Mutta Pyle korosti tietoturvan tärkeyttä näiden sovellusten kanssa työskennellessä. "Näiden sovellusten lisääminen ja asettaminen saataville on suoraviivaista. Käyttäjät voivat jakaa sisäisesti yksinkertaisesti napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella" jaa "ja jopa mennä Wordin, Excelin ja PowerPointin tiedostojen yhteistekijäksi", Pyle sanoi. "Office 365 luottaa Azure Active Directoryn tietoturvaan, mutta organisaatioiden tulisi olla varovaisia suunnitteleessaan arkaluontoisten tietojen siirtämistä pois suorasta valvonnastaan. Microsoft on myös lisännyt sekä DataPosint- että Exchange-tietojen menettämisen estämisen lisätäkseen tietoturvan lisää. mitä tahansa uutta, tietyn tietoturvan ymmärtämisen tulisi aina olla mielesi edessä."
5. MDM ja mobiili tuottavuus
Pyle huomautti Office 365: n mobiiliominaisuuksista, erityisesti sen kyvystä lisätä yleistä tuottavuutta. "Office 365 helpottaa käyttäjien pääsyä resursseilleen millä tahansa laitteella ja mistä tahansa huolehtimatta yhteyksistä ja turvallisuudesta", Pyle sanoi. "Käyttäjät voivat esimerkiksi käyttää Office-sovelluksia tableteillaan ja puhelimillaan, ja mobiililaitteiden hallinta (MDM) on nyt sisällytetty Office 365: een kaikilla mobiililaitteilla. SaaS-ohjelmisto siirtää vastuun kuluttajalta. myyjälle (tässä tapauksessa Microsoftille) siinä mielessä, että jos se ei toimi vaaditulla tavalla, poistat palvelun käytöstä ja lopetat maksamisen."
6. Sisäinen yhteistyö
Yksi Office 365: n edistyneimmistä tuottavuuspuhelimista, Pyle sanoi, on sisäinen yhteistyökyky, jonka tarjoavat OneDrive for Business (OD4B) ja SharePoint (SP). "Käyttäjä voi lähettää tiedoston asiakirjakirjastoon, napsauttaa sitä, jakaa sen käyttäjän tai ryhmän kanssa sekä työskennellä yhdessä asiakirjan kanssa samanaikaisesti", Pyle sanoi.
"Liitteet ovat haastavia kaikille organisaatioille, koska käyttäjät näyttävät käyttävän sähköpostia tiedostokaapikseen. SP ja OD4B mahdollistavat tiedostojen" linkkien "käytön liitteiden sijaan, ja sekä OWA: ssa että Exchangessa MessageOps-työkalun avulla voit napsauttaa 'Liitä', mutta heille on annettava mahdollisuus ladata OD4B: hen ja jakaa linkkejä, mikä lisää versiointia ja yhteistyötä käyttäjien tunteman prosessin avulla. OD4B: n ja SP: n avulla käyttäjät voivat työskennellä turvallisesti millä tahansa laitteella käyttämällä Microsoftin suosituimpia selainpohjaisia versioita. suosittuja sovelluksia ja mahdollisuus tarkistaa, muokata ja lähettää muutoksia seuraavan kerran, kun käyttäjä on online-tilassa."
7. Skype for Business
Pyle sanoi, että Skype for Business tarjoaa erinomaiset Office 365 -toiminnot videoneuvotteluihin, online-kokouksiin ja pikaviesteihin tuottavuuden työkaluina kaiken kokoisille yrityksille. "Käyttäjät voivat muodostaa yhteyden Skypen kautta, puhua edestakaisin tietokoneensa kautta tai puhelimella ja tehdä tiedostoihin muokkauksia samanaikaisesti tai sarjassa, jolloin ne voivat palata aiempiin versioihin tarpeen mukaan", hän sanoi.
