Järjesty: 7 yksinkertaista vaihetta google-aseman puhdistamiseksi

Aivan kuten missä tahansa muussa paikassa, jossa säilytät tavaroitasi, Google Drive voi saada sotkuisen. Teet tiedoston tai kaksi, tuoda pari asiakirjaa Gmailista, hyväksyt jaetun kansion ja ennen kuin tiedät sen, koko paikka on katastrofi.

Voit järjestää tiedostoja Google Drivessa asettamalla ne kansioihin ja käyttämällä muita sekä käsitteellisiä että todellisia työkaluja varmistaaksesi, että löydät aina tarvitsemasi. Nämä vinkit ja neuvoja osoittavat, kuinka voit järjestää tiedostoja Google Drivessa, ja niiden pitäisi toimia myös hyvin, jos käytät Google Drive for Work -sovellusta.

1. Aseta oletusnäkymä

Voit katsella tiedostoja ja kansioita Google Drivessa joukolla erilaisia ​​tapoja. Voit esimerkiksi näyttää kaiken luettelossa tai ruudukkonäkymässä sekä asettaa rivivälin mukavaksi, viihtyisäksi tai pienikokoiseksi. Päätä, kuinka haluat katsoa Google Drivesi pelaamalla asetuksia, kunnes olet tyytyväinen. Pidän luettelonäkymästä mukavilla välilyönneillä, joten se on se, mitä näet useimmissa täällä olevista kuvakaappauksista.

Älä unohda vasenta reunaa. Monet ihmiset keskittyvät näytön keskelle katsellessaan Google Drivea. Kansioiden ja tiedostojen järjestämisen yhteydessä muista kuitenkin varmistaa, että vasemmalla radalla on. Voit nähdä kansiosi ja alikansiosi helposti ja varata näytön keskelle mitä tahansa kansiota, jonka valitset katsellaksesi.

2. Luo kansioiden luuranko

Luo itsellesi kansioiden luuranko millä tahansa rakenteella ja nimillä toimivat parhaiten. Kuinka järjestät tiedostosi ja kansiosi muissa sovelluksissa? Mikä tulee mieleen, kun mietit jotain tarvitsemasi asiakirjaa? Paras tapa selvittää kansioiden asettaminen on vastata näihin kahteen kysymykseen.

Monille ihmisille mieleen tulee ensin heidän työnsä sisältö, joten kansioihin käytetään temaattisia nimiä, kuten Project X tai School Work. Henkilökohtaisesti pidän päivämääriä. Kun minun on löydettävä tiedosto, oli se sitten kirjoitus tai kuva, mietin aina sitä luotaessani. Seurauksena on, että käytän päivämääriä voimakkaasti kansioissani ja tiedostojen nimeämiskäytännöissä. Minulla on esimerkiksi kansioita vuosille 2019, 2018, 2017 ja niin edelleen. Käytän myös vuosia ja kuukausia vastaavia numeroita. Esimerkiksi vuosi 1906 tarkoittaa vuotta 2019 ja kuudes kuukausi tai kesäkuu. Kun tarkastelen kansiota, joka alkaa joillakin numeroilla, tiedän tarkalleen, mitä ne tarkoittavat, ja se auttaa minua löytämään tarvitsemani tiedostot nopeasti.

Olen nähnyt jotkut ihmiset verkossa suosittelemassa, että lisäät hymiön kansioihisi, jotta saat enemmän visuaalisia vihjeitä. Älä! Hymiöt eivät aina muunnu muihin muotoihin hyvin, joten kun yrität luoda jaetun linkin kansioon tai viedä sen, kuvat voivat rikkoa sen.

3. Luo alikansiot

Alakansiot ovat organisaation odottamaton vaihe. Tee niistä ja käytä niitä! Niiden avulla voit lajitella ja luokitella tiedostosi pienempiin ja tarkempiin ryhmiin.

Jos olet luonut kansioita, mutta yrität selvittää, mitkä alikansiot tehdään, et ehkä tarvitse niitä vielä. Voit myös luoda kansion, jonka nimi on VALMISTETTU tai VANHA, jotta kun työ on valmis tai kansio on poissa käytöstä, voit vetää ja pudottaa sen sinne.

4. Käytä väriä

Värit ovat loistava visuaali, ja Google Drive antaa sinun lisätä mukautettuja värejä kansioihisi. Napsauta hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa kansiota joko sivupalkista tai pääikkunasta ja valitse Vaihda väri. Valitse sitten haluamasi väri.

Temppu, jonka käytän, on tehdä aktiivisista kansioistasi vihreitä. Joskus minulla on kansioita tai alikansioita, jotka ovat jonkin aikaa lepotilassa, mutta yksi tai kaksi kansiota niiden joukosta ovat edelleen käytössä. Korostan aktiiviset kansiot vihreänä ja jätän muut harmaiksi. Tällä tavalla, kun haluan hypätä suoraan työhöni, minulla on vihreä valo, joka ohjaa minua kansioon, joka pitää käynnissä olevat teokseni.

5. Lisää tähtiä usein käytettyihin tiedostoihin ja kansioihin

Google Drive antaa sinun lisätä tähti tiedostoihin ja kansioihin. Teet sen samalla tavalla kuin lisäät värin: napsauta tiedostoa tai kansiota hiiren kakkospainikkeella ja valitse Lisää tähdellä.

Suosittelen tähden lisäämistä usein käytettyihin tiedostoihin. Tällä tavalla voit vetää luettelon kaikista säännöllisesti käyttämistäsi materiaaleista riippumatta siitä, missä ne ovat Drivessa, napsauttamalla tähdellä merkittyä otsikkoa vasemmassa kiskossa.

6. Siirrä tärkeät jaetut kanssatiedostot

Katso vasemman rivin otsikko Shared With Me. Napsauta sitä, ja tiedostojen ja kansioiden sotku saattaa tulla näkyviin. Älä ole huolissasi liikaa heistä. Jos kyseisessä tavaraerässä on jotain tärkeää, voit tehdä niistä kolme hyödyllistä asiaa:

Lisää tähti. Tähden lisääminen tiedostoon, joka on jaettu kanssasi, tekee samalla tavalla kuin tähden lisääminen yhteen omaan tiedostoosi. Siksi se näkyy tähdellä merkityn sisällön luettelossa.

Tallenna Driveen / siirrä kansioon. Toinen vaihtoehto on lisätä tiedosto Google Driveen ja laittaa kansioon. Voit napsauttaa tiedostoa hiiren kakkospainikkeella ja valita Siirrä. Siirry sitten näkyviin tulevassa ikkunassa kansioon, johon haluat säilyttää tämän tiedoston. Toinen vaihtoehto, joka tekee saman asian, on valita tallennettava kohde ja napsauttaa sitten Google Drive -kuvaketta näytön oikeassa yläkulmassa. Tämän jälkeen sinulla on mahdollisuus siirtää se valitsemaasi kansioon. Joko niin, luot tehokkaasti pikakuvakkeen jaettuun tiedostoon valitsemastasi uudesta sijainnista. Tiedosto jaetaan edelleen kaikkien kanssa ja kuuluu edelleen alkuperäiselle omistajalle.

Tee kopio. Jos teet kopion kanssasi jaetusta tiedostosta, uudesta kopiosta tulee sinun. Ja se on vain se, kopio. Sitä ei enää ole liitetty jaettuun tiedostoon, ja samoilla ihmisillä ei ole välttämättä enää lupaa käyttää sitä.

• Google Drive Google Drive
• 35 Google Drive -vinkkiä, jota et voi varaa missata 35 Google Drive -vinkkiä, jota et voi varaa missata
• Järjestäytyminen: Kuinka ottaa lukut kuitit käyttöön Gmailissa Järjestäytyminen: Kuinka ottaa lukut kuitit käyttöön Gmailissa

7. Poista roskakori

Kun poistat tiedoston tai kansion Google Drivesta, se menee roskakoriin ja pysyy siinä, kunnes poistat roskakorin. Mitä kauemmin annat roskakorin kerääntyä, sitä epätodennäköisempi olet täydellinen usko siihen, että kaikki siinä oleva esine tulee tuhoamaan kokonaan, ja sitten ripustat roskakoriin vielä pidempään. Tee itsellesi palvelus ja tyhjennä roskat aika ajoin. Se auttaa pitämään Google Drive -tallennustilasi tarkalla tasolla ja auttaa järkeäsi yrittäessäsi pitää järjestäytynyttä tiliä.