Järjestäydy: 7 helppoa vinkkiä lopulta paperittomaan

Kuinka monta paperipalaa on keittiötiskilläsi, ruokapöydässä tai muussa paikassa, johon ne eivät kuulu? Ripustetko kuitteille, jos tarvitset niitä uudelleen? Onko eläinlääkärillä nippu papereita, joita pidät, jos sinun on muistettava tarkalleen, mitä lääkkeesi lemmikkisi teki kolme vuotta sitten? Kaikki tuo paperi istuu siellä odottaen aikaa, jolloin pystyt käsittelemään sitä, mitä se tarkoittaa. (Se tarkoittaa, että vilkaistaan ​​jokaista sivua ja työnnetään ne kaikki kierrätysastiaan.) On aika päästä eroon paperista ja kaikesta syyllisyydestä, joka sen kanssa kasaantuu. On aika mennä paperittomaksi.

Olen ollut paperiton lähes vuosikymmenen ajan. Paperivapaana tarkoitan, että elämässäni ei ole nolla paperipalaa. Tarvitsen tietysti silti paperisen syntymätodistukseni ja käytän pientä paperista muistikirjaa ottamaani kielikurssiin. Suurimmaksi osaksi en kuitenkaan roikku paperille. Sen sijaan skannaan tärkeitä asiakirjoja tallennuspalveluun ja säilytän digitaalisia muistiinpanoja muistiinpanosovelluksessa. Kirjoitan myös tehtäväluetteloni ja ostoslistan puhelimeeni ja kiinnitän ravintoloiden suositukset online-karttaan. On paljon yksinkertaisia ​​tapoja poistaa paperi elämästäsi.

Digitaalinen käyttäminen on helppoa. Vaikean osan ansiosta paperin ei anneta hiipiä takaisin sisään. Jos olet valmis pääsemään eroon suurimmasta osasta elämäsi paperia, tässä sinun on tiedettävä aloittaaksesi ja pitääksesi se ajan tasalla.

1) Unohda loput

Se voi kuulostaa kielteiseltä, mutta ensimmäinen askel paperittomuuden saavuttamisessa on unohtaa jo kerääntynyt paperitiedot ja keskittyä sen sijaan uusiin tapoihin, jotka sinun on hyväksyttävä siirtyäksesi paperittomiksi nyt. Älä katso taaksepäin: Hyväksy eteenpäin suuntautuva lähestymistapa.

Pääset jo olemassa oleviin paperipinoihin joskus - etkä sitten. Toistaiseksi älä anna näiden papereiden pidättää sinua. Jos joudut käsittelemään myöhästymisiä, se voi tuntua ylivoimaiselta, ja kun ihmiset tuntevat uppoutuneen, he viivyttävät. Joten unohda se nyt. Sen sijaan ponnistele sen varmistamisessa, että viivästyminen ei kasva.

2) Hanki nämä viisi sovellusta

On viisi sovellusta tai palvelua, jotka sinun on mentävä paperittomaksi. He ovat:

• tehtäväluettelosovellus,
• skannaussovellus,
• online-tallennuspalvelu, johon voit laittaa digitaaliset tiedostosi (lisää tästä hetkessä),
• e-allekirjoitustyökalut (Adobe Acrobat on hyvä esimerkki) digitaalisten asiakirjojen allekirjoittamiseen niitä tulostamatta, ja
• asiakirjojen toimituspalvelu virallisten asiakirjojen lähettämiseen tulostamatta niitä.

Täältä löydät suosituksiani jokaiselle sovellustyypille.

3) Valitse tallennuspalvelu

Kaivataan vähän enemmän kolmanteen sovellukseen, tallennuspalveluun, koska se on monimutkaisempi kuin muut. Säilytyspalvelu tarjoaa sinulle paperi-asiakirjojen digitaaliversioita.

Ihannetapauksessa haluat tallennuspalvelun, joka tekee tiedostoistasi riippumatta missä olet ja varmuuskopioi ne. Yksi vaihtoehto on käyttää online-tallennus- ja tiedostojenjakopalvelua, kuten Dropbox tai Microsoft OneDrive.

Toinen vaihtoehto on käyttää palvelua, joka on suunniteltu erityisesti ihmisille, jotka haluavat mennä paperittomiksi. Siisti ja FileTämä on kaksi esimerkkiä. Heillä on erityisiä työkaluja paperittomiksi muuttuville ihmisille, kuten kyky merkitä ja tunnistaa automaattisesti tunnistetut asiakirjatyypit, kuten verot. FileThis on myös "noutaa" -palvelu, joka kopioi automaattisesti sähköpostitililtäsi löytämäsi tärkeät asiakirjat.

Riippumatta siitä, minkä palvelun valitset, valitse yksi ja pidä se kiinni, jotta voit laittaa kaikki digitaaliset asiakirjat yhteen paikkaan.

4) Tilaa sähköpostitiedot ja digitaaliset maksut

Jos saat edelleen paperilaskuja ja -ilmoituksia, rekisteröidy saadaksesi ne sähköpostitse sen sijaan, missä voit. Jos lähetät edelleen sekkejä säännöllisesti, tarkista, voitko siirtyä maksujen suorittamiseen verkossa.

Palveluyritykset ja pankit ovat kunnioittaneet digitaalisia maksuja vuosien ajan, mutta viimeisimmät varaukset, jotka eivät aina hyväksy niitä, ovat vuokranantajat ja rahastoyhtiöt. Jos olet kiinni tästä ahdingosta, yritä selittää, että he saavat rahansa nopeammin ja luotettavammin, kun he hyväksyvät digitaaliset maksut. Pienimmätkin yritykset voivat hyväksyä suorat pankkisiirrot, joihin ei liity mitään maksuja. Kun voit maksaa kaikki laskusi digitaalisesti, sekillä ja kirjekuorilla, saat askeleen lähemmäksi paperittomuutta.

5) Skannaa ja murskaa

Nyt on aika alkaa kehittää uusia tapoja. Skannaaminen ja murskaus tai kierrätys ovat todennäköisesti eniten tekeviä. Skannaan mieluummin mobiilisovelluksella, mutta voit käyttää myös työpöytäskanneria tai monitoimitulostimen skannaustoimintoa.

Tee itsellesi sääntö, joka vastaa jotain seuraavaa: Kun saan uuden paperin, joka minun on digitoitava, skannaan sen puhelimellani heti ja asetan paperin sitten kierrätys- tai silppuavaan kasaan. Parasta vielä, hävitä se suoraan silppurissa. Miksi odottaa?

Pakottaa itsesi seuraamaan tätä tapaa voi olla vaikeaa. "Minulla ei ole aikaa skannata tätä nyt", saatat sanoa. Harjoittele uutta tapaasi skannaamalla asiakirja tai kaksi asiakirjasi, vain kokeilla sitä. Kauanko se kestää? Mitä sovellusta käytit? Saatat myös huomata, että asiakirjojen skannaaminen luonnollisessa valossa kulkee sujuvammin kuin sen tekeminen sisävalaistuksen kanssa. Kun saat käsityksen siitä, kuinka se tehdään ja kuinka paljon aikaa vie, saatat olla helpompaa seurata.

6) Kehitä muita työnkulkuja

Skannaus ja murskaus on yksi työnkulku. Kun olet tyytyväinen paperittomaan elämäntyyliisi, huomaat, että tarvitset enemmän työnkulkua muihin tilanteisiin.

Tässä on esimerkki: Kun ostat uuden tuotteen, voit ottaa kuvia omistajan oppaista, kuitista, takuusta ja sarjanumerosta tai muista asiaan liittyvistä tiedoista. Lataa nämä kuvat tallennuspalveluun ja päästä sitten eroon vieraista papereista.

Toinen mahdollisesti luotava työnkulku on tallentaa kasa papereita, jotka sinun mielestäsi pitäisi silppua, mutta jotka eivät ole varmoja tällä hetkellä, ja käydä sitten läpi ne omistautuneena päivänä. Valitse aika ja päivämäärä, joko joka lauantai tai kuukauden ensimmäinen sunnuntai, ja käytä tätä aikaa tyhjentääksesi pinosi.

Joskus haluat ehkä skannata paperit säilyttäen samalla myös alkuperäiset, jos kyseessä on vakuutustodistus, kotiomistajan asiakirja ja niin edelleen. Digitoimalla ne luot varmuuskopion ja varmistaa, että sinulla on pääsy niiden sisältämiin tietoihin, vaikka et pääse käsille alkuperäiseen.

7) Älä ymmärrä sitä

Jotkut asiakirjat, joiden avulla voit kysyä säilyttääkö alkuperäiset alkuperäiset vai digitoivatko ja silppuavat ne. Kun kohtaat kovaa puhelua, älä ymmärrä sitä. Paperittomuuden pitäisi tehdä elämästäsi yksinkertaisempaa ja helpompaa - ei stressaavampaa. Sijoita alkuperäiskappale kansioon, haitarikiinnikkeeseen tai arkistokaappiin. Kukaan ei tule tulemaan ottamaan Paperless Club -korttiasi pois, jos ripustat muutamalle paperille.

Sairauskertomukset ovat hankalia, koska sinun on digitoitava ja tallennettava ne sähköisesti vain, jos sinulla on HIPAA-yhteensopiva järjestelmä. Voit halutessasi yksinkertaisesti liu'uttaa ne kansioon tai haitarikiinnikkeeseen ja seuloa sen kerran vuodessa kaiken, mikä on valmis heittää.

Älä siis pidä kiinni tai häiritse sellaisten papereiden digitointia, joilla ei ole tarkoitusta. Jos olet tyyppi, joka roikkuu ahkerasti paperille, uskoen tekeväsi vastuullista, voi tuntea pelottavaa repiä ja kierrättää mitä tahansa . Tarvitsetko koskaan sitä kuitti voileivän tai selityksen hyötyä koskevista lausumista kahdelta vuodelta sitten? Murskaa ne ja anna sen mennä.