Video: TEMPPUJA KATOLTA LUMEEN **VOLTTEJA** (Lokakuu 2024)
Työnkulun ja tuottavuuden työkalujen suhteen Asana räjäyttää muut yhteistyöalustat vedestä. Työnkulut ovat mitä Asanalle tehtiin, ja niiden hallitseminen antoi toimittajan valinnalle nyökkäyksen saadakseen PCMagin käyttämään sitä sisäisesti valituksi työnkulun työkaluksi. Jokainen ominaisuus ja muotoiluelementti on lopullinen tavoite integroida ja organisoida kaikki projekti tai kaikki käyttäjän levyllä olevat tehtävät täysin läpinäkyväksi kokemukseksi.
Istuin sisäisen Asana-mestarimme kanssa, jonka ohjauksessa paljastettiin piilotetut temput ja tekniikat, joilla hallitaan työnkulun hallintatyökalua lähes rajattomasti. Suurella vastahakoisuudella hän suostui kutsumaan pois monimutkaisesta verkostaan ristiin indeksoituja tehtäviä, osatehtäviä ja kauaskantoista projektikalenteria jakamaan muutamia nuggeteja työnkulun viisaudesta. Asana-mestari päätti pitää henkilöllisyytensä varjossa ja pyytää tämän artikkelin tarkoituksia varten, että PCMag viittaa häneen yksinkertaisesti Sheeviksi.
1. Hyödynnä ristiindeksoinnin voima
Ristiindeksointi on ero Asanan käytön ja Asanan hallitsemisen välillä. Sheev kuvaili sitä alustan arvokkaimmaksi ominaisuudeksi: kykyä indeksoida yksittäiset tehtävät useiksi projekteiksi samalla, kun kyseistä tehtävää käytetään tietojen näyttämiseen eri tavoin kullekin käyttäjälle tai joukkueelle sen mukaan, missä se indeksoidaan. Ristiindeksointi ei myöskään toista tehtävää, joten sen käyttäminen tarkoittaa yhtä tehtävää, joka on ristiindeksoitu 10 kertaa eri projekteissa, eikä 10 identtistä tehtävää eri paikoissa. Jos haluat indeksoida tehtävän, siirrä hiiri hiukan tehtävän nimen yläpuolelle ja pluspainike tulee näkyviin. Napsauta sitä ja kirjoita projektin nimi.
Johtajatasolla järjestelmänvalvojat voivat sitten tarkastella korkean tason projektia, joka sisältää luettelon kudottuihin tehtäviin ja alatehtäviin, jotka ovat toteutettavissa heidän työnkulunsa suunnittelun mukaisesti. Kun tehtävä on edennyt, kuten he ovat suunnitelleet yhdessä valmistuneessa projektissa, he voivat tarkastella, miten sama tehtävä voi mennä eri joukkueissa tuottavuuden tunteen saamiseksi (ja päättää, voidaanko tehtävä suorittaa nopeammin, jos se määritetään uudelleen eri tiimin jäsen tai jaettu projekti).
Voit myös indeksoida alatehtäviä: avaa alatehtävä, napsauta vasemmassa yläreunassa olevaa ylivuotopainiketta ja valitse Lisää projektiin. Alitehtävä ilmestyy määritettyyn projektiin tai hankkeisiin, mutta silti säilyttää paikkansa vanhemmassa tehtävässä. Asanan avulla voit luoda ääretöntä määrää ja tasoja tehtäviä ja alatehtäviä samalla, kun olet edelleen yhteydessä yleiseen työnkulun suunnitteluun. Kuten Sheev selitti, ristikkäisen indeksoinnin ajatteleminen vanhempien tehtävien haaroittamiseksi ulospäin luo mallin, jossa tehtävän ristiindeksointi erilaisille projekteille ja ryhmille antaa kyseiselle työnkululle oman elämänsä yrityksessäsi.
2. Joukkueet ja ilmoitukset
Sheevin seuraava vähärasvainen asanaviisaus koskee joukkueen järjestämistä. Hän selitti, kuinka käyttäjät voivat hyödyntää ryhmäkeskusteluja ja määrittää ilmoituksia organisaatiokulttuurin luomiseksi työnkulkujen ympärille. Asanan kojelaudan Team Conversations -välilehdessä Sheev sanoo, että vaikka @ mainintapohjainen peruskeskustelu toimii samalla tavoin kuin Slack (myös Editors 'Choice yhteistyöhön), Asana antaa sinun lähettää joukkuepohjaisia ilmoituksia, jotka toimivat ketju- perustuvat ilmoitukset. Keskusteluja ei liitetä tehtäviin, mutta voit @ suositella käyttäjiä tai viitata tehtäviin, jotka näkyvät sitten hyperlinkkeinä. Asana-viestit ovat rajattuja joukkueittain, joten ne eivät ole yhtä sopivia projektikohtaiseen aivoriihaan kuin Basecampin kaltaiselta alustalta löytyvät ryhmätoiminnot. Mutta joukkuepohjaiset oikeudet varmistavat, että ilmoitukset, joissa on tietoja tietyistä tehtävistä, menevät vain asiaankuuluville käyttäjille.
Joukkueilmoitukset perustuvat siihen, kuka seuraa tiettyä säiettä, ja säätelee kuinka paljon tietoa tulee. Järjestelmänvalvojat hallitsevat myös kuinka paljon näkyvyyttä annat muille ryhmän jäsenille eri tehtävissä. Asanan viestit koskevat pelkästään keskusteluja, kun taas ilmoitukset koskevat tehtäviä ja projekteja, mutta molemmat näkyvät nyt uudessa Asanan postilaatikossa. Tehtävän ja projektin käyttöoikeudet voidaan asettaa yksityisiksi sinulle, yksityisiksi tietylle ryhmälle tai ryhmälle kuuluvalle käyttäjäryhmälle tai julkisiksi ryhmälle tai suuremmalle organisaation työtilalle.
3. Käsittele tarkennettua hakua kuten kirjanmerkkejä
Kuten Slack, myös kaikki arkistoidut Asanan tiedot ovat haettavissa. Asanan hakupalkki tuo esiin hyödyllisiä oletusehdotuksia, jotka sisältävät etsimäsi määrittämäsi tehtävät sekä luomat tai seuraavat tehtävät tai keskustelut. Mutta todellinen voima löytyy sen tarkennetuista hakukentistä. Asanan käyttäjä voi kaventaa hakua tietyillä avainsanoilla, ryhmän jäsenellä, jolle tehtävä tai keskustelu on osoitettu, mille projektille tai organisaation osille tehtävä kuuluu tai edes kuka voi seurata sitä. Voit myös hakea määräpäivän mukaan, onko tehtävä valmis vai epätäydellinen, tai rajata haku liitteisiin, jos etsit tiettyä tiedostoa. Siellä on vielä pidempi avattava luettelo hakuparametreista, mukaan lukien alatehtävät, tietyt tunnisteet tai haku useista projekteista.
Sheev selittää Asanan hakuominaisuudet eräänlaisena säilöttyyn hakuun johtajille. Kaikki haut voidaan tallentaa nopeasti, ja ne ilmestyvät sitten managerin vasemmanpuoleiseen selailuun hakujen alla (helposti saatavana kirjanmerkkinä, jotta pääset käsiksi tehtävän, ryhmän, projektin tai tiedoston tietoihin, jotka he tietävät tarvitsevansa uudestaan ja uudestaan). Hakutulokset näkyvät keskusikkunassa. Napsauta tähtiä sivun otsikon vasemmalla puolella ja se tallennetaan vasempaan hakupalkkiin. Sen sijaan, että etsitään tunteita muistaaksesi samat tarkat parametrit seuraavan kerran kun tarvitset täsmällisiä projektitietoja, tiedot ovat oikeassa kojelautaan.
4. Määrittämättömät projektit = Mielenterveysvälineet
Tehtäviä voidaan osoittaa Asanassa, mutta projektit eivät voi, vaikka voit rajoittaa sitä, kuka näkee projekteja. Ennen kuin jaat sen, kukaan ei voi nähdä hanketta, mutta sinä. Sen lisäksi, että Asana käyttää kalenterinäkymää tehtävien ja projektin eräpäivien sisällyttämiseen, Sheev ehdottaa, että tehtävät jätetään määrittelemättä yksityisessä projektissa mielenterveysorganisaation välineeksi. Voit kirjoittaa toivelista esimerkiksi jokaisesta seuraavan vuoden työstä, jonka kanssa haluat työskennellä, ja indeksoida nämä tehtävät yksi kerrallaan julkisiin hankkeisiin, kun ne tulevat reaaliajassa. Se on tapa pitää kaikki tehtävänsä järjestettyinä ja jakaa muiden ryhmien ja osastojen kanssa haluamallasi ajankohtana seuraamalla kaikkea mitä työskentelet. Tällä tavoin voit hallita sitä, milloin käyttäjä - esimerkiksi esimiehesi - saa tietää tietystä tehtävästäsi sen sijaan, että ylikuormittaisi kyseistä henkilöä tulevan toimintasi viivästymisellä.
5. Pidä "kytkentäasema" -projekti kädessä
Jakaminen Asanan joukkueiden välillä voi olla haastavaa, joten Sheev suosittelee julkisesti näkyvän projektin käyttöä yksiköidenvälisenä tehtäväluettelona, jotta koko työtila päivitetään siihen, mihin eri ryhmät työskentelevät. Koska Asanan nimityksistä voi tulla vähän hankalia, tämä tarkoittaa julkista projektia joukkueessa, jonka kaikki jäsenet ovat. Projektien edetessä järjestelmänvalvojat voivat antaa luettelossa erilaisia tehtäviä eri osastoille tai käyttäjille. Tällä tavalla kaikki tietävät, mistä he ovat vastuussa ja mitkä joukkueet jakavat työmäärän tietyssä tehtävässä.
6. Mallit, varmuuskopiointi ja kytkentä
Yksi Asanan uusimmista ominaisuuksista on kyky kloonata tehtäviä ryhmien kesken määrittämällä kopioita. Napsauttamalla tehtävän oikealla puolella ja valitsemalla Määritä kopio, Asanan käyttäjät voivat luoda pohjimmiltaan mallin kyseisestä tehtävästä käyttämättä kopiokomentoa. Kun olet määrittänyt kopion muille ryhmän jäsenille, sinut lisätään myös automaattisesti seuraajan tehtävään, mikä on luonnollinen tapa pitää johtajat silmukassa. Napsauta Määritä-kenttää ja napsauta sitten oikealla olevassa ruudussa olevaa henkilökuvaketta. Kirjoita seuraavaksi useita nimiä, ja tehtävä kopioidaan ja määritetään useille ihmisille.
Itse kopion käyttäminen on kuitenkin hyvä tapa varmuuskopioida projektitiedot. Asana sisältää perussuunnan muutoslokin tehtävän tai projektin alareunassa, mutta työnkululle, jota useat jäsenet tai ryhmät ovat muokaamassa, on hyvä idea käyttää kloonaustoimintoa mallin luomiseen piilotettuun projektiin, jos jotain kriittistä poistetaan. tai korvataan. Jokaisella Asanan sivulla on myös mukautettu URL, joten lukittu malli on helppo ottaa ja jakaa tarvittaessa. Jos haluat kopioida tehtävä manuaalisesti, napsauta Ylivuoto-painiketta tehtävän vasemmassa reunassa ja napsauta sitten kopioi. Voit valita kaikki kentät, jotka haluat kopioida prosessissa.
Mallit ovat myös hyvä työkalu alukseen noustamiseen. Tilattujen mallisarjojen luominen voi auttaa uutta työntekijää selvittämään alustan käytön ja heidän projektikuormansa selaamalla tarkalleen, mitä heidän tiiminsä työnkulku näyttää. Yhdistettynä vuorovaikutteiseen kiertueeseen, jonka Asana lisäsi viimeisimmässä pääjulkaisussaan, kloonattu tehtävä tai projektiluettelo toimii sarjana luettelopisteitä aloittelijoiden saamiseksi nopeuteen.
7. Useita tehtäviä
Sheevin paras temppu projektien liikkumisen pitämiseksi, jos tehtävät tai joukkueet pysähtyvät, on jälleen kerran käyttää ristiindeksointia. Tämän avulla johtajat voivat hajottaa projektin useiksi osiksi, mukaan lukien alatehtävät, ja siirtää asioita ympäriinsä projektin hyräilystämiseksi - mahdollistaen useiden joukkueiden työskennellä samanaikaisesti sitoutumatta lineaariseen etenemiseen.
Asana ei ota ystävällisesti vastaan jotakuta, joka yrittää antaa tehtävän useille käyttäjille - ajatellen, että se vähentää vastuuvelvollisuutta jakamalla vastuuta. Sheevillä on kuitenkin temppu kiertää tämä. Kun tarkastelet projektia, jonka haluat määrittää useammalle kuin yhdelle käyttäjälle, voit itse määrittää tehtäviä ja kopioida ne sitten eri ryhmän jäsenille osoitetuilla lisätehtävillä tai alitehtävillä. Se on tekniikka, jota Asana voi pitää luonnottomana, mutta se voi auttaa pysäyttämään projektin liikkumisen uudelleen jakamalla työvoimaa tehokkaammin.
