Järjestäytyminen: 6 vinkkiä projektinhallinnan aloittamiseen

Projektinhallinta on kovaa työtä. Joukkueet ja organisaatiot yrittävät toimia kevyemmin, ja usein tämä tarkoittaa omistautuneen projektipäällikön roolin poistamista. Vaikka aiheesta on edelleen mahdollista ansaita jatkotutkinto, ei ole harvinaista, että ihmisillä, joilla on vähän kokemusta tai joilla ei ole kokemusta, löydetään itsensä työntekoon projektipäällikkön tehtäviin, usein heidän virallisen tehtävänsä lisäksi. Vaikka tämä voi olla ylivoimainen kokemus, markkinoilla on niin paljon tehokkaita ohjelmistoja projektinhallintaan, että pieni tai kaksi hanketta ei ehkä vaadi projektipäällikköä ollenkaan.

Jos sinulla ei ole paljon kokemusta projektien hallinnasta, tässä on joitain ohjeita aloittamiseen. Paljon kiitoksia aiemmin Maestro Development -yritykselle Peter Clarksonille ja ProjectManager.comin toimitusjohtajalle Jason Westlandille heidän käsityksestään tämän artikkelin aikaisemmasta versiosta.

1. Varmista, että sinulla on projekti

Ennen kuin aloitat projektijohtamisen, varmista, että sinulla on projekti! Neuvonta saattaa kuulostaa liian yksinkertaiselta, mutta olen kuullut sen toistuvasti asiantuntijaprojektien päälliköiltä.

Projekti on joukko tehtäviä, joilla on aloituspäivä, lopetuspäivä ja toimitettava. Toimitus on mikä tahansa, joka toimitetaan työn lopussa, kuten fyysinen tuote tai toimiva verkkosivusto. Talon rakentaminen on projekti. Sivuston uudelleensuunnittelu (kuten alla on esitetty ProofHubin näytössä) on projekti. Jos pystyt teoriassa luovuttamaan kaikki projektin tehtävät jollekin toiselle ja vastaanottamaan jotain takaisin kyseiseltä henkilöltä, se on projekti.

Joskus ihmiset sekoittavat meneillään olevan työn hankkeisiin, joten haluan antaa muutaman esimerkin meneillään olevasta työstä sen selventämiseksi. Uuden sisällön kirjoittaminen verkkosivustolle joka viikko on jatkuva työ, vaikka voisitkin katsoa yhden kappaleen tuotannon omaksi pieneksi projektiksi. Koodin ylläpitotuen tarjoaminen korjaamalla sitä jatkuvasti on jatkuvaa työtä. Asiakassähköposteihin tai puheluihin vastaaminen on jatkuva työ.

2. Pidä etsintäjakso

Jotkut ihmiset suosittelevat ennen projektin aloittamista ns. Löytöä. Projektinhallinnan löytö eroaa juridisesta merkityksestä. Tarkoituksiamme varten on ajanjakso, jolloin projektia pyytävät ihmiset selvittävät, mitä he haluavat tehdä tai tehdä ja miksi. Se voi olla kokous, kokoussarja tai avoin ajanjakso vapaalle ajattelulle ja tutkimukselle.

Alla on joitain tutkittavaa kysymyksiä, kun olet löytämässä.

• Mikä projekti tulee olemaan? Kuinka tarkkaa voit saada sen määrittelemisessä?
• Mikä on sen tarkoitus?
• Mitä tuloksia haluat?
• Mitä resursseja sinun on otettava tähän projektiin?
• Milloin tarvitset lopputuotetta, ja onko määräaikasi kohtuullinen resurssien perusteella?

3. Määritä soveltamisala

Saatat kuulla kokeneen projektipäällikön sanovan tämän: "Jos se ei kuulu soveltamisalaan, se ei ole projektissa."

Jokainen projekti tarvitsee selkeän soveltamisalan. Hankkeen laajuus määrittelee tarkalleen, mitä projekti aiheuttaa. Se on lukittu luettelo kaikista projektiin liittyvistä puolista, omaisuudesta, ominaisuuksista, toimituksista ja muista yksityiskohdista. Kun se on lukittu, et voi lisätä siihen. Esimerkiksi, jos rakennat taloa, laajuus määrittelee kuinka monta tarinaa talo sisältää, sen neliömateriaalia, kuinka monta ikkunaa tulee olemaan, kuinka monta portaita, valokytkimiä ja niin edelleen.

Syy, että projektit tarvitsevat selkeän laajuuden ennen niiden aloittamista, on se, että kukaan ei yritä lisätä mitään, mikä on soveltamisalan ulkopuolella, kun projekti on aloitettu. Projektin laajuuteen lisääminen sen jälkeen kun se on alkanut, poistaa aikajanan, budjetin ja käytettävissä olevat resurssit. Jos jatkat tehtävien lisäämistä projektiin, siitä saattaa jopa lakata tulla projekti - siitä saattaa tulla vain jatkuva työ.

Laajuuden määritteleminen voi tapahtua löytötapaamisessa tai se voi johtua yksinkertaisesti keskusteluista projektia pyytävän asiakkaan tai henkilön ja projektin mahdollisen johtajan tai johtajan välillä.

4. Pidä Kickoff-kokous

Käynnistyskokous on kaikki, jotka työskentelevät projektin parissa. Tämä kokous asettaa äänen edessä olevalle työlle ja varmistaa, että jokaisella projektiryhmän jäsenellä on selkeät tiedot siitä, mitä he tekevät ja miksi.

Huomaa, kuinka aloituskokouksen pitäminen ei ole edes lähellä ensimmäistä asiaa, jota teet projektia johtaessasi! Koska aloitusapu auttaa kaikkia saamaan samalle sivulle, haluat olla varma, että sinulla on selkeä käsitys projektista ja laajuudesta, jotta toimitat sen luotettavasti kaikille muille.

Käynnistyskokouksen aikana projektin vetäjän tulisi määritellä ainakin nämä neljä asiaa:

• Hankkeen laajuus,
• Pelaajat ja heidän roolit,
• Toimitettavat ja
• Virstanpylväitä.

Olemme jo puhuneet projektin laajuudesta. Pelaajille ja heidän rooleilleen projektijohtajuus esittelee eri joukkueet ja avustajat toisilleen. Lisäksi aloituskokous on ihanteellinen aika keskustella hierarkiasta, toisin sanoen kuka raportoi kenelle ja kuka kirjautuu työhön.

Keskustelu suoritteista on päällekkäisiä keskustelua hierarkiasta, koska sinun on vastattava kysymykseen "Kuka saa jokaisen suorituksen?"

Virstanpylväät (kuten Editors 'Choice -projektinhallintaohjelmistossa, yllä), ovat pisteitä projektissa, jotka osoittavat selvää edistystä kohti lopullista tavoitetta. Kun rakennat taloa, se kohta, kun olet perustanut ja asettanut perustan, saattaa olla virstanpylväs. Kun kehys on paikoillaan, se on toinen virstanpylväs. Käynnistyskokouksen aikana sinun pitäisi tietää, mitkä projektin virstanpylväät ovat, vaikka et olisi vielä lukinnut päivämääriä heille. Joskus tarvitset muita ryhmän asiantuntijoita, kuten ohjelmointijohtoa tai suunnittelujohtoa, jotta pystyt selvittämään, milloin näiden virstanpylväiden pitäisi pudota. On hyvä mennä aloituskokoukseen, jossa on karkea idea välitavoitteesi määräajoista, mutta anna jokaiselle joukkueelle mahdollisuus punnita ja tehdä muutoksia niihin.

5. Suunnittele projektisi määräajat

Aiemmin puhuimme siitä, kuinka jokaisella projektilla on alkamis- ja lopetuspäivä. Aloituspäivä voi olla virallinen aloituspäiväsi. Päättymispäivämäärän tulisi merkitä kaiken työn ehdoton lopullinen loppu. Mitään projektityötä ei tapahdu kyseisen päivämäärän jälkeen. Se on todellinen luovutus, lyijykynät.

Nyt kun olet pitänyt aloituskokouksen, kaikki keskeiset toimijat (kuten projektipäällikkö ja tiimin johtajat) voivat selvittää tarkat välitavoitteet ja toimituspäivät ja piirtää ne kalenteriin alkamis- ja lopetuspäivän välillä.

Jos käytät projektinhallintaohjelmistoa, alat käyttää sitä. Laita kaikki tärkeät päivämäärät sovellukseen. Voit ladata myös muita tähän mennessä luomia dokumentteja, kuten projektin laajuus. Nyt on myös oikea aika alkaa kutsua kaikkia pelaajia liittymään myös ohjelmistoon. Kun ihmiset liittyvät projektinhallintasovellukseen, he voivat vastaanottaa toimeksiantoja, päivittää edistymistään ja tehdä yhteistyötä muilla tavoilla. Alla on esimerkki kaikista näistä tiedoista, jotka on kuvattu TeamGanttin ganttikaavioon. Jos haluat lisätietoja Gantt-kaavioista, voit lukea artikkelini aiheesta 5 yksinkertaista vaihettaGG-kaavioiden aloittamiseen.

6. Aseta odotukset viestinnälle

Sekä aloituskokouksen jälkeen että koko projektin ajan on tärkeää pitää viestintälinjat avoimina. Olipa ryhmässäsi kokopäiväinen projektipäällikkö vai ei, sen, joka on projektin pääyhteyspiste, on oltava se, joka rohkaisee ja helpottaa viestintää. Ei ole huono idea järjestää uusi kaikkien kädet -kokous ennen kuin projekti on täynnä, jotta ihmiset voivat kysyä jäljellä olevia kysymyksiä.

Aseta odotukset viestinnälle varhain. Lähettävätkö joukkueen johtajat viikoittain päivityksen joukkueensa edistymisestä? Kuinka monta käden kokousta sinulla on projektin aikana - joskus ne eivät ole ollenkaan tarpeellisia; mitä projektisi tarvitsee? Usein projektin pienemmillä ryhmillä, kuten suunnittelutiimillä tai ohjelmointiryhmillä, on toistuvia check-in-kokouksia, joissa kaikki kertovat viime aikoina tekemistään ja herättävät mahdollisia ongelmia. Mitä enemmän ihmiset antavat äänen mahdollisille ongelmille aikaisin, sitä paremmat kaikkien mahdollisuudet ovat estää heitä tai selviytyä niistä.

Siirtyä eteenpäin

Näiden aloitusvinkkien puitteissa voit nyt kaivaa projektin lihaa. Projektinhallintaohjelmisto auttaa pitkälti pitämään kaikkia projektiin osallistujia ajan tasalla sen etenemisestä. Se vie kuitenkin myös paljon ihmisen vuorovaikutusta ja mahdollisimman paljon selkeyttä projektista ja sen yksityiskohdista.