6 salaa uutta kirjaa vinkkejä smbsille

Aikaisemmin pienyritykset ja uudet toiminnot saattavat joutua vaikeuksiin löytää sopiva pienyritysohjelmistoalusta, joka ei rikkoisi pankkia. Ei enää. Tämän päivän ohjelmistomaisema tarjoaa joukon hyviä ratkaisuja, jotka toimitetaan pilvipalvelun kautta ja jotka on suunnattu kaikille pienemmistä yrityksistä aina yrityksen kirjanpitoalustoihin saakka. Jopa tästä suuresta myyjämaisemasta kuitenkin erottuu muutama alusta, ja pienyrityksille yksi on Freshbooks.

FreshBooksissa on paljon tykkää, huippuluokan kustannus- ja aikaseurantaominaisuuksista syvään taloudelliseen raportointiin ja pitkään lisäosien ja integraatioiden luetteloon. Mutta alustalla on myös monia piilotettuja ominaisuuksia ja vaihtoehtoja sekä yritys- että asiakaskokemuksen parantamiseksi. Seuraavassa on kuusi hyödyllisintä vinkkiä ja vinkkejä laskutuksen yksinkertaistamiseen, asiakashoidon parantamiseen, maksujen käsittelyyn ja kulujen seuraamiseen, jotta voit hyödyntää yrityksesi FreshBooks-investointeja parhaalla mahdollisella tavalla.

1. Kivuton maksu

Erityisesti palvelualalla toimivien yksityisyritysten ja pienten tai keskisuurten yritysten omistajien kannalta verkkomaksujen perustaminen ja integroiminen laskutusohjelmiin voi olla hiusten vetämistä. Yksi asia, josta monet pienet ja keskisuuret yritykset eivät ole tietoisia, on se, että FreshBooks tarjoaa uudistetun maksukokemuksen, joka on erityisesti suunniteltu pk-yrityksille.

FreshBooks hyväksyy maksut luottokortilla sekä online-maksuyhdyskäytävillä, kuten PayPal ja myyntipiste (POS) -ohjelmisto, mukaan lukien Stripe. FreshBooks-maksukokemuksen avulla yritykset voivat hyväksyä luottokorttimaksut ja asiakkaat maksaa laskut heti, tuonti maksutapahtumamaksut kuluina säästää aikaa ja sisältää ilmaisen automaattisen laskutuksen toiminnot. Valitse Uusi lasku -sivulla Online Payment -osiossa oleva FreshBooks-ruutu, joka valitessaan antaa yrityskäyttäjien tarkastella maksun tilaa suoraan tilin hallintapaneelissa. se antaa asiakkaille myös Pay Now -vaihtoehdon laskuissa, jotka johtavat suojatun maksun sivulle. Jos yrityksesi perustuu yksinkertaisiin tapahtumiin ilman monimutkaista laskutusrakennetta, valitse FreshBooks-maksuruutu ja ohita kaikki asennuslomakkeet.

2. COGS-voitelu

Palvelupohjaisille yrityksille ja verkkokaupoille tai verkkokauppasivustoille, jotka kirjaavat paljon tuotemyyntiä, ei todennäköisesti ole kriittisempää kirjanpitokustannusta kuin myytävien tavaroiden kustannukset (COGS) tai tietyllä tilikaudella myytyjen tavaroiden kirjanpitoarvo. Jos joudut merkitsemään kulu- tai tulosluokan FreshBooksissa COGS-muodossa, se voi tarkoittaa mitä tahansa kauppiastilin palkkioista ja asiakkaille ostetusta räätälöitystä tuotemerkinnästä, fyysisen tuotteen tarvikkeisiin tai palveluihin sekä tilauksen lähetyskustannuksiin.

Vierittääksesi ja kirjaaksesi kaikki nämä liikkuvat COG: t FreshBooksissa, siirry Tulojen ja tappioiden osioon kuluja ja muokkaa kululuokkia valitaksesi, minkä tyyppisillä COGS-kuluilla kyseinen maksu on. Vaihtoehtoihin kuuluvat mainonta, urakoitsijat, työntekijöiden edut, toimisto- ja postikulut, ammattipalvelut, matka ja monet muut kategoriat. Näiden pääluokkien alla voit myös luoda ja tarkistaa COGS-kulujen alakategorioita. Myös kululuokan lisääminen on yksinkertaista; Napsauta vain kustannusluettelossa Muokkaa, avaa pudotusvalikko Luokka ja nimeä uusi luokka tai alaluokka veroystävällisellä kielellä.

3. Avaa asiakastuki ja projektihallinta

Pilvilaskentajärjestelmä ei ole koskaan enää vain pilvilaskentaympäristö. Kaikille FreshBooksille, jotka voivat liittyä laskutukseen, kulujen seurantaan, taloudelliseen raportointiin, veroihin ja muihin, se sisältää myös hienovaraisen toimintojen luomiseen ja toteuttamiseen kohteita, projekteja ja tehtäviä sekä sisäänrakennetun asiakastukijärjestelmän. Hyödyllinen temppu asioiden järjestämisessä ja arvioiden ja laskutuksen helpottamisessa on hintaerien määrittäminen FreshBooksissa. Tällainen projektihallintatoiminto yksinkertaistaa laskutuksen työnkulkua luomalla kohteita ja tehtäviä, jotka voidaan lisätä suoraan laskuun tai raporttiin kiinteällä arvolla.

Aloitaksesi FreshBooksin sisäänrakennetun ohjekeskuksen hyödyntäminen, mene vain Asetukset ja käyttöoikeudet -kohtaan ja ota käyttöön asiakashallinta- ja lipunhallinta-asetukset. Tämän ansiosta yrityskäyttäjät voivat hallita lippuja suoraan FreshBooksissa ja käsitellä asiakaspyyntöjä ja -ongelmia, kun ne ilmestyvät sovelluksen sisäpuolelle - ilman erillistä käyttöliittymää erillisen ohjekeskuksen kanssa.

4. Kuinka pitää kaikki synkronoituna

Synkronointivirheet ovat monien FreshBooks-käyttäjien olemassaolon este. Varsinkin jos liität FreshBooksia muihin sovelluksiin, synkronointiongelmat voivat usein johtaa tietojen päällekkäisyyteen tai kadonneisiin tiedostoihin ja yhteystietoihin, varsinkin kun osallistut kirjanpitoon. FreshBooksilla on huipputason aikaseuranta- ja laskutusominaisuudet, mutta jos saat toisen sovelluksen kirjanpitoon tai yhteydenpitoon suoraan sähköisen kaupan verkkosivustojen kuten Amazonin tai eBayn kanssa, yhden sovelluksen muutokset eivät aina tee sitä toiselle.

Vaikka FreshBooksissa ei voi tehdä mitään synkronointion estämiseksi toisessa sovelluksessa, helpoin ja kattavin tapa peittää emäksesi on luoda tulo- ja saamisraportit jokaiseen sovellukseen. Ristiviittaukset näihin kokonaismääriin sekä luomalla kuukausittainen tarkistusluettelo alueista, joita haluat tarkistaa itsellesi ja asiakkaillesi, antavat sinulle helpon tavan varmistaa, että kokonaismäärät vastaavat ja kasvavat redundanssissa synkronointivirheen tapauksessa, olipa kyse puuttuvasta tai puuttuvasta tai väärin oikaistu lasku tai maksuerä, joka ei laske yhteen.

5. Mukauta, mukauta, mukauta

FreshBooks sisältää paljon sisäänrakennettuja räätälöinti-, muotoilu- ja mallivaihtoehtoja, joita monet yritykset eivät hyödynnä täysimääräisesti. Ota aikaa parantaa ja räätälöidä asiakaskokemustasi. Napsauta Asennusvalinnat -kohdassa Värit ja logot -sivua, jos haluat muuttaa valikon väriä yrityksen värimaailmaan ja lähettää yrityksesi logon. Asiakkaan tulisi tuntea olevansa kirjautuneena sisään yrityksen online-kirjanpitosivustolle, ei FreshBooksille.

Malleissa voit valita laskujen ulkoasun ja mukauttaa laskun otsikkoa, arvioita ja luottootsikoita valitsemalla vaihtoehdon näyttää maksutangot laskuja tulostaville asiakkaille. Voit myös räätälöidä sähköpostit, jotka asiakas saa laskun lähettämisen yhteydessä, joten ota aika valmistaa mukautettu aihe ja sähköpostikenttä asiakkaalle.

Viimeinkin Sekalaiset asetukset -sivulla voit ottaa käyttöön suorat sähköpostin laskulinkit, päättää, kuinka monta riviä haluat näkyä laskussa, napsauttamalla FreshBooks-tuotemerkin valintapainiketta, jotta pääset eroon heidän logoistaan ​​ja värimaailmasta oman eduksesi, ja lisää muita kelloja ja pilliä, kuten teksti logon alle ja ponnahdusikkunoiden tervetuloviestit, kun asiakkaat tarkastelevat sivuaan. FreshBooks tarjoaa visuaalisesti houkuttelevamman asiakaskokemuksen kuin useimmat muut online-kirjanpitoalustat, joten älä tuhlaa kuukausittaista liittymismaksua raaputtamalla vain pintaansa sen kanssa, mitä se voi tehdä.

6. Pyydä FreshBooksia saavuttamaan kuormitukset

Jokaisella yrityksellä on oma osuutensa asiakkaista, jotka eivät koskaan maksa laskujaan ajallaan - tai ehkä edes lainkaan. Tämä on ongelma kaikille organisaatioille, mutta etenkin pienille yrityksille ja aloittaville yrityksille, jotka eivät tarvitse vain rahaa ajoissa, heillä saattaa myös puuttua ylimääräisiä varoja palkata luottotoimistoja näiden takaiskujen jäljittämiseksi. Onneksi, jos olet tässä tilanteessa, FreshBook on suojattu. Napsauta vain sähköpostimalliosaan ja löydät useita käteviä malleja, joita voit mukauttaa, mukaan lukien myöhässä maksettavat sähköpostit, jotka voidaan automaattisesti hyökätä, jos asiakas on myöhässä, tai jonkin muun aikataulun mukaan, jonka voit asettaa itse.