6 Upeita asioita, joita voit tehdä Adobe-dokumenttipilvellä

Adobe Document Cloud -asiakkaat käyttävät usein oletusarvoisesti sitä lähinnä PDF-luonti- ja muokkaustyökaluna. Mutta vaikka Adobe on varmasti PDF-standardinsa kuningas, Document Cloud on erittäin kilpailukykyinen asiakirjanhallintaalusta, jolla on runsaasti ominaisuuksia, joista voi olla hyötyä organisaatiollesi. Helposti muokattavista ja allekirjoitettavista asiakirjoista PDF-tiedostoihin, joita voidaan hallita millä tahansa laitteella, edistyneisiin tietoturvaominaisuuksiin, jotka voidaan ottaa käyttöön tietojen luokittelun avulla; se on kaikki saatavana asiakirjapilvessä.

Yksi sarjan tärkeimmistä työkaluista on nimeltään Adobe Scan, Android- ja iOS-sovellus, jonka avulla käyttäjät voivat kaapata kuvia älypuhelimen kameran kautta. Adobe lisäsi äskettäin Adobe Sign -sovelluksensa, työkalun, jonka avulla käyttäjät voivat jakaa, allekirjoittaa, allekirjoittaa ja hallita asiakirjoja. Adobe Sign -katteen alla on useita uusia ominaisuuksia, jotka tekevät puhelimesta työnkulun hallinnan keskuksen.

"Ihmiset nauttivat sisällön kuluttamisesta mobiililaitteissa, mutta he myös pyytävät meitä auttamaan heitä luomaan sisältöä ja tekemään jotain hyödyllistä sisällön kanssa", kertoi Adobe Document Cloud -ryhmän tuotemarkkinointipäällikkö Lisa Croft. "Mobiili on mahdollisuus tarjota moderni asiakirjakokemus."

Tässä on viisi asiaa, jotka voit tehdä Adobe Document Cloud -sovelluksella ja joita et todennäköisesti tiennyt pystyvänsi.

1. Allekirjoita asiakirja ilman kosketusnäyttöä

Adobe Sign -sovelluksella voit lähettää allekirjoituksesi tekstiviestin älypuhelimen Sign-sovelluksesta työpöydällesi sijaitsevaan Document Cloud -versioon. Tästä eteenpäin voit käyttää vastikään luomaa allekirjoitusta ja käyttää sitä mihin tahansa tietueeseen tai asiakirjaan. Tämä on erityisen hyödyllinen työntekijöille, jotka sijaitsevat pääasiassa työasemilla, joissa ei ole kosketustoimintoa.

Kuvittele esimerkiksi, että Sam on työpöydällään, mutta hän mieluummin allekirjoittaa asiakirjan mobiililaitteellaan. Napsauttamalla Mobiili allekirjoitus -vaihtoehtoa Sam kehotetaan antamaan puhelinnumeronsa. Sitten hänelle lähetetään Sign-kehote mobiililaitteessaan. Hän allekirjoittaa, osuu "Valmis" ja allekirjoitus siirtyy työpöydälle. "Tämä on loistava tapa tarjota ihmisille valinnanvaraa, vaikka he päättäisivät allekirjoittaa, riippumatta siitä, mitä laitetta he käyttävät", sanoi Croft.

2. Lisää pieni elämä sähköpostiisi

Aikaisemmin pyysit allekirjoituksia kollegoilta tylsillä, tavallisilla sähköpostiviesteillä. Adobe Sign -sovelluksella voit nyt mukauttaa sähköpostimalliasi sisällyttämään yrityksen logon, fontit ja yleisen pizazz-tiedoston. Voit käyttää bannerikuvia tuodaksesi tyyliä allekirjoituspyyntöihisi, josta markkinointiosasto kiittää sinua, kun allekirjoitukset alkavat liikkua tavallista useammin.

"Kilpailuetu meillä on, että asiakkaamme voivat brändätä kokonaan allekirjoituskokemuksen. Voin merkitä sen logollani ja URL-osoitteella", sanoi Croft. "Mutta nyt he voivat markkinoida sinulle puhua uusista tuotteista."

3. Nauti nopeammasta koneen noususta ja asiakaspalvelusta

Adoben äskettäiset integraatiot ServiceNow: n ja Microsoft SharePointin kanssa tuovat dokumenttien, asiakaspalvelun ja henkilöstöhallinnan hallintaan yhden yksinkertaisen konsolin. Näiden avioliittojen avulla voit lisätä Adobe Signin mihin tahansa ServiceNow- ja SharePoint-työnkulkuihin, mukaan lukien uudet vuokrauslomakkeet, yrityssopimukset ja vastaukset ratkaistuihin asiakaspalvelukyselyihin.

Aikaisemmin olet työntänyt asiakirjan työntekijöillesi ServiceNow-sähköpostitse. Työntekijät avaavat asiakirjan, allekirjoittavat sen Adoben avulla ja lähettävät sen sinulle sähköpostitse. Avasit asiakirjan ja lataat sen ServiceNow-palveluun. Nykyään voit lähettää asiakirjan yksinkertaisesti ServiceNow-järjestelmän työntekijällesi ja hän tekee merkinnän ohjelmistossa.

4. Skannaa kaikki, missä tahansa

Muistatko, kuinka kauhistuttavaa yritystietojen kerääminen oli ennen? Keräät kaikki kuitisi, skannaat ne skanneriksi, muunnat ne PDF-tiedostoiksi ja lähetät sitten finanssiprofiileihisi. Tänään prosessista tuli paljon yksinkertaisempaa. Adobe Scanin avulla voit nyt muuttaa minkä tahansa kamerapuhelimen kuvan PDF-tiedostona. Yrityksen tekoälyn (AI) työkalua Adobe Sensei käyttämällä Adobe Scan pystyy tunnistamaan oikeat kuvan rajat, oikean näkökulman ja poistamaan varjoja, jotta teksti näyttää selkeältä.

Voit esimerkiksi skannata lehden sivun vetääksesi tekstiä, erottaaksesi kuvia ja zoomataksesi tietyille sivun alueille. Kun tallennat sen, se ladataan automaattisesti Document Cloudiin. Voit myös vetää lisäkuvan tai poistaa alkuperäisen kuvan.

5. Muokkaa ja säädä skannattua tekstiä

Ehkä tärkeämpää on, että Adobe Scan voi muuntaa tulostetun tai kirjoitetun tekstin automaattisesti digitaaliseksi tekstiksi, joka voidaan valita, kopioida tai merkitä Acrobat Reader DC: n tai Acrobat DC: n kautta. Tämä tarkoittaa, että sinun ei tarvitse selata sivua käsin kirjoitettujen muistiinpanojen sivun jälkeen yrittääksesi salata, mitä joku muu yritti sanoa. Adobe Scan -sovelluksella muistiinpanot muunnetaan selkeäksi ja helposti luettavaksi tekstiksi, jonka sisällä voit etsiä tai kopioida ja liittää käytettäväksi toissijaisessa asiakirjassa.

"Kuten muutkin Adobe-tarjouksemme, Sensei on tuotemerkin ytimessä", sanoi Croft. "Sen avulla voit tosiasiallisesti tehdä enemmän skannauksillasi. Voit tehdä sisällöstä älykästä ja haettavissa olevaa sekä siirtää sen digitaalisiin työnkulkuihin pilvessä. Skannaamiseksi voidaan käyttää mitä tahansa painettua tekstiä tai kuvia. Jaa se, suorita ylimääräisiä "tai voit jopa ottaa sen johonkin muuhun työnkulkuun tai ekosysteemiin, jos tarvitsit tehdä niin."

6. Paranna tietoturvaa asiakirjaluokituksella

Tämä edellyttää Acrobat DC: n lisäämistä Adobe Cloud -määritykseen, mutta edut ovat sen arvoisia. Kun Acrobat DC on aktiivinen, saat käyttöösi laajan valikoiman luokitteluominaisuuksia, jotka pitävät asiakirjat ja tiedot turvassa jopa tilojesi tai pilvirajan ulkopuolella. Voit esimerkiksi upottaa tietoturvaohjeet luottamuksellisiin PDF-tiedostoihin, jotka vaativat salasanoja tai varmenteita dokumentin käyttämiseksi. Tai voit edellyttää, että lähettäjät vahvistetaan digitaalisen tunnuksen tai käyttöoikeustarkistuksen avulla. Käyttämällä tietoluokitusta, voit lisätä tällaisia ​​turvatoimenpiteitä käytännössä riippuen siitä, millaista asiakirjaa luodaan. Järjestelmänvalvojat voivat luoda tällaisia ​​käytäntöjä Acrobat DC: ssä määrittämällä tietyt suojausominaisuudet tietyntyyppisille asiakirjoille. Kun tällaisia ​​asiakirjoja luodaan tulevaisuudessa, nämä ohjaimet otetaan käyttöön automaattisesti.

Voit toteuttaa samanlaisia ​​ominaisuuksia käyttämällä esimerkiksi Microsoft Digital Rights Management -sovellusta, mutta yleensä ne vaativat useiden ratkaisujen yhdistämistä eri toimittajilta. Kaiken hyödyntäminen osana Adobe Document Cloudia ei ole pelkästään helpompaa, se auttaa myös varmistamaan, että edistyneet ominaisuudet toimivat minimillä etukäteen.