Video: Teams ja kokoukset - Kokoukseen liittyminen sähköpostista (Marraskuu 2024)
Kerta toisensa jälkeen työpaikan tuottavuutta koskevat tutkimukset osoittavat, että kokoukset ja sähköposti ovat suurin aikahukkaaja. Mutta kokoukset ovat joskus väistämättömiä (myös sähköposti).
Voit kuitenkin tehdä kokouksista nopeampia ja tehokkaampia, varsinkin jos olet pienyrityksen omistaja tai osaston päällikkö ja sinulla on vaikutusvaltaa. Muutaman parhaan käytännön asettaminen paikoilleen voi viedä paljon. Oikeiden työkalujen hankkiminen ihmisten pitämiseksi tehtävissä ja eteenpäin siirtyminen tuottavaksi auttaa myös sekä pitkällä että lyhyellä aikavälillä.
Tässä on muutama suositus:
piirrellä
Kokouksen ajoittaminen on usein ensimmäinen kipu, mutta Doodle.com-sivustossa sen ei tarvitse olla. Doodle on Freemium-verkkosivusto ja mobiilisovellus, jonka avulla voit asettaa kyselyn, jossa on mahdolliset kokousten ajat ja päivämäärät. Kutsut kokouksen osallistujia käymään URL-osoitteessa ja valitsemaan heille parhaiten sopivat ajat ja päivämäärät. Doodle eristää parhaan vaihtoehdon automaattisesti kaikkien syötteiden perusteella. Se on yksinkertainen, nopea ja se ei luo loputtomia sähköpostiviestejä naulata päivämäärä ja aika tavata.
Muistiinpano-sovellukset
Kun haluat tehdä muistiinpanoja kokouksessa, tarvitset todella omaa muistiinpanosovellusta. Parhaat muistiinpanosovellukset, kuten Evernote ja Microsoft OneNote, synkronoivat muistiinpanot kaikilla laitteillasi, joten jos esimerkiksi muistat muistiinpanoja iPadilla kokouksen aikana, ne ilmestyvät automaattisesti toimistosi kannettavalle tietokoneelle, ennen kuin edes tulet takaisin työpöydällesi..
Sekä Evernote että Microsoft OneNote tukevat tekstimuistiinpanoja, äänitallenteita ja muistioita ja kuvia, joten voit napsauttaa kuvia taululle tai dioksi esityksestä ja lisätä sen automaattisesti muistiinpanoihisi.
Google Docs ja Google Sheets
Rakastan yhteistyötapaamisten aikana Google-dokumenttien ja -taulukoiden käyttöä, koska kokouksen kaikki osallistujat voivat kirjautua samaan asiakirjaan ja muokata sitä samanaikaisesti riippumatta siitä, ovatko he fyysisesti läsnä tai soittavatko he puhelimitse tai Web-neuvottelupuhelun kautta. Tekstinkäsittelyyn tarkoitetut Google-dokumentit ja laskentataulukoita koskevat taulukot tukevat myös kommentteja, jos et halua useiden ihmisten tekevän tekstimuokkauksia. Se on yksi parhaista palveluista tiedostoihin liittyvään reaaliaikaiseen yhteistyöhön, ja on ehdottomasti paljon parempi kuin yhden henkilön lähettäminen takaisin työpöydällensä myöhemmin muokkaamaan asiakirjaa kaikkien suullisten tietojen perusteella. Tämä menetelmä on alttiina virheille!
Puhelintaulu (iPadille)
Samanlainen kuin Google Docs, mutta visuaalisempi, on Citrixin Talkboard. Ajattele Talkboardia virtuaalitauluna, jossa monet ihmiset voivat piirtää samalle pinnalle kerralla. Puhetaulu on erityisen hyödyllinen kun tarkastellaan taidekonsepteja, kuten verkkosivustosuunnittelu tai uusi logo, koska kokouksen jokainen voi liittyä samaan taulutilaan ja piirtää tai huomauttaa keskustellessaan olevaa kuvaa reaaliajassa.
Pituusasiat
Viimeinen strategia kokousten tehostamiseksi on pitää ne lyhyinä. Kalenterikutsut ehdottavat yleensä oletuksena kokouksia 30 tai 60 minuutin lohkoina, mutta mikään ei estä sinua ajoittamasta niitä vain 8 minuutin pituisiksi. Ajattele hyvin lyhyen kokouksen ajoittamista, mikä saattaa muuttaa ihmisten odotuksia, ja ehkä sytyttää heidän allesa tulen pitämään esitelmänsä ja kommenttinsa tiiviinä.
