Video: Pienyritysten automatisoitu kirjanpito (Lokakuu 2024)
Jos sinun on löydettävä paras ohjelmisto yrityksen kirjojen hallintaan, on otettava huomioon monia tärkeitä tekijöitä. Ensinnäkin on tärkeää määrittää, tarvitseeko yrityksesi online-kirjanpitopalvelua pienille yrityksille vai yritystason ohjelmistoja, jotka voivat mitoittua toimintasi kasvaessa. Kun olet tehnyt päätöksen, käytettävissäsi on joukko hienoja ratkaisuja, jotka antavat sinulle juuri sen, mitä tarvitset pitääksesi tilisi tip-top-muodossa.
Niille teistä, jotka tarvitsevat vain jotain pientä ja ketterää, et voi mennä pieleen Intuit QuickBooks- ja Freshbooks-ohjelmissa. Molemmat järjestelmät ovat ihanteellisia pienille äiti- ja pop-myymälöille, jotka eivät vaadi paljon hienostunutta taustaa. Jos olet kuitenkin päättänyt, että iso organisaatiosi tarvitsee jonkin verran kirjanpidollista hevosvoimaa, sinun kannattaa tarkistaa Intacct.
Valinnastasi riippumatta on viisi ratkaisevaa virhettä, jotka sinun tulee välttää kirjanpito-ohjelmistoa toteutettaessa. Sinun on tiedettävä, mitä ne ovat, miksi niitä voidaan välttää ja kuinka hyödyntää uutta järjestelmääsi.
1. Älä ole halpaa
Kuten edellä mainitsin, suuret yritykset tarvitsevat suuria järjestelmiä. Toki, Intuit ja Freshbooks tarjoavat edullisia ja kykeneviä ratkaisuja, jotka on helppo toteuttaa. Yritykset, joilla on suuri henkilöstö ja monikansalliset toiminnot, haluavat kuitenkin käyttää vähän enemmän kolikoita järjestelmään, joka pystyy mitoittamaan ja integroimaan muiden liiketoiminta-alueiden työkaluihin. Esimerkiksi: Yritysluokan järjestelmät voivat käsitellä kyselyitä jopa kaikkein laajimmassa liiketiedustelu- (BI), projektihallinta- ja asiakassuhdehallintajärjestelmissä (CRM).
Lisäksi yritysluokan kirjanpito-ohjelmiston avulla voit rakentaa ainutlaatuisen järjestelmän, joka perustuu yrityksen erityistarpeisiin. Ne tarjoavat erilaisia vaihtoehtoja eri pystysuunnille ja voidaan räätälöidä sopimaan eri maantieteellisiin alueisiin ja valuuttoihin. Mutta jos valitset halvemman ohjelmiston, olet jumissa käyttämällä plug-and-play-järjestelmää, joka sopii kaikille.
2. (Luultavasti) Älä osta toimitiloissa
Jos odotat yrityksesi kasvavan, et halua ostaa järjestelmää, joka on riippuvainen datakeskuksen infrastruktuurista. Pilvipohjaisissa järjestelmissä maksat pienen maksun lisätäksesi myyjän infrastruktuuritarpeita, mutta se ei ole mitään verrattuna siihen, mitä maksat, jos joudut päivittämään oman yrityksen ekosysteemin.
Paikallisen kirjanpito-ohjelmiston laajuuden lisääminen edellyttää, että maksat enemmän lisenssi- ja ylläpitomaksuja. Sinun on myös jatkuvasti päivitettävä laitteistosi toimivammiksi ja laajemmiksi palvelimiksi, jotta pystyt käsittelemään ylimääräiset tietovaatimukset. Tämä tarkoittaa enemmän energiakustannuksia ja enemmän ohjelmistoja verkon suorituskyvyn seuraamiseksi. Kuten aiemmin mainitsin, pilvipohjaiset ratkaisut vaativat silti maksamaan hiukan enemmän, kun tarpeesi kasvavat, mutta kustannukset eivät ole läheskään yhtä dramaattisia kuin paikan päällä tapahtuvassa järjestelmässä. Nyt, jos sinulla on varaa päivittää kautta linjan, tai vain tuntea olosi mukavammaksi, kun säilytät tietoja omassa tietokeskuksessasi, ohita kaikki tämän alaosan osat.
3. Älä ohita tietokantaa
Riippumatta siitä, valitsetko paikan päällä vai ulkopuolella toimitetun ohjelmiston, sinun on kiinnitettävä huomiota tietokantaan, jota käytät kaikkien tietojen tallentamiseen. Jos valitset yhden käyttäjän tai hyllyjärjestelmä, luotat todennäköisesti myyjän tietokantaan kaikkien tietojen tallentamiseksi. Jotkut toimittajat rajoittavat järjestelmiinsa tallennettavien tietojen määrää, joten sinun on vaihdettava ohjelmistoja, jos yrityksesi laajenee dramaattisesti.
Onneksi suurin osa yritysluokan ratkaisuista pystyy käsittelemään erilaisia tietokantoja, joten on tärkeää selvittää, toimivatko tietokanta ja järjestelmä hyvin toistensa kanssa, jotta maksimoit taustamallin suorituskyvyn. Microsoftin SQL Server on kykenevä ja vakiovalinta, jota monet jo käyttävät. MYSQL on toinen suosittu valinta. Useimmat kirjanpitojärjestelmät käyttävät molempia tietokantoja melko hyvin. Työskentele IT-osastosi ja kirjanpitäjätiimisi kanssa selvittääksesi, mikä järjestelmä on paras valinta synkronoidaksesi tietojesi kanssa, varsinkin jos yrityksesi käyttää kapeaa tai ainutlaatuista tietokannan ohjelmointikieltä.
4. Älä unohda sisällyttää HR: tä
Henkilöstöjohtamisen (HR) hallintaohjelmistosi, kuten Editors 'Choice BambooHR, ovat vuorovaikutuksessa kirjanpito-ohjelmistoidesi kanssa kuin useimmat muut hyväksymät järjestelmät. Molempien työkalujen tasaisen integroinnin epäonnistuminen takaa melkein, että joudut vaihtamaan yhden tai toisen lyhyessä järjestyksessä.
Näiden kahden järjestelmän yhdistäminen antaa sinulle lintuperspektiivin kuvan siitä, kuinka työntekijäsi vaikuttavat tulokseen. Pystyt ymmärtämään paremmin kaiken, esimerkiksi kustannusten hallinnasta, rekrytointikustannuksista ja lomautuksista, aiheutuvat ristikkäiset vaikutukset. Voit selviytyä integroimatta järjestelmiä, mutta toimintasi on hitaampaa, vähemmän älykästä ja vähemmän automatisoitua kuin kilpailijat, jotka ottivat huomioon nämä ohjeet.
5. Älä unohda myyntipistettä (POS)
Yllätät, kuinka moni kirjanpitoratkaisu ei tarjoa POS-integraatiota. Tämä on valtava kysymys, etenkin tiili- ja laastialalla toimiville yrityksille ja ravintoloille, jotka suorittavat joukon pieniä liiketoimia useissa paikoissa.
Oikea ratkaisu pystyy keräämään, järjestämään ja synkronoimaan automaattisesti kirjanpitoratkaisusi sisäiset tapahtumat. Tämä integrointi vähentää dramaattisesti kirjanpitotiimiltäsi vaadittavan manuaalisen tiedon syöttämistä, ja antaa finanssitiimillesi valvonnan siitä, missä ja milloin tuloja syntyy. Puhumattakaan siitä, kuinka tämä pääoma voidaan välittömästi kohdistaa yhtiön jäljellä olevaan pääomaan.
