Järjestäydy: 5 sovellusta, jotka sinun on mentävä paperittomaksi

Paperittomuuden ei tarvitse olla vaikeaa, varsinkin jos tiedät, mitkä työkalut auttavat sinua tekemään sen. Jos yrität luopua paperista kokonaan, on ainakin viisi työkalua, jotta se toimisi.

Missä käytät elämässäsi edelleen paperia? Ehkä pidät tehtäväluettelosi muistikirjassa tai sinulla on pino asiakirjoja, jotka sinun on kirjauduttava musteella. Voit poistaa melkein kaiken elämäsi paperin, kun sinulla on nämä viisi työkalua:

1. tehtäväluettelosovellus,
2. skannaussovellus,
3. tiedostojen synkronointipalvelu,
4. sähköisen allekirjoituksen työkalut ja
5. asiakirjojen toimituspalvelu.

Katsotaanpa tarkemmin kutakin näistä työkaluista ja mitä ne tekevät. Annan myös suosituksia tietyille sovelluksille, joiden avulla voit aloittaa.

1. Tehtäväluettelosovellus

En koskaan vetoa sormellani henkilölle, joka käyttää paperillista tehtäväluetteloa, jos heidän mielestään se toimii heidän puolestaan. Jos yrität kuitenkin siirtyä paperittomaksi, yksi parhaista aloituspaikoista on siirtämällä kaikki tehtävät ja luettelot sovellukseen.

Paras tehtävälista -sovellus on paljon tehokkaampi kuin paperilista. Paperin kanssa olet kiinni ristikkäisistä, etkä voi helposti järjestellä tehtäviä uudelleen prioriteettien muuttuessa. Et voi myöskään antaa tehtäviä muille ihmisille ja saada hälytyksiä heti, kun he ovat suorittaneet ne.

Tehtäväluettelo-sovelluksella saat muistutuksia tulevista eräpäivistä, ilmoituksia, kun joku muu suorittaa tehtävän, mahdollisuuden järjestää luettelosi milloin tahansa, ja monia muita etuja. Kolme suosikkini tehtävälista-sovellusten joukossa ovat:

• Todoist Premium
• Asana (esitetty yllä)
• Any.do

Jos yrität mennä paperittomaksi, sinun on löydettävä sinulle sopiva tehtäväluettelo-sovellus ja pidettävä sitä mukana muutaman viikon ajan.

Aloita luomalla kolme luettelokategoriaa: työ-, henkilö- ja kotitalous. Voit aina muuttaa niitä myöhemmin, jos ne eivät ole aivan oikeita tarpeitasi varten. Kirjoita työosioon työtehtävät, jotka sinun on suoritettava tällä viikolla. Kirjoita henkilökohtaiseen luetteloosi kaikki henkilökohtaiset, jotka tarvitset tekemistä varten, kuten lähetä kiitoskortti tai ajoittaa hiusten leikkaaminen. Käytä kotitalousosastoasi päivittäistavaroiden ostoslistan aloittamiseen.

Se on paljon aloittamiseen. Kun käytät tehtäväsovellusta, selvität, mitkä strategiat toimivat sinulle parhaiten, kun kyse on luetteloiden järjestämisestä, muistutusten asettamisesta ja tehtävien osoittamisesta muille. Parin ensimmäisen viikon ajan on kuitenkin parasta pitää luettelot lyhyinä ja selkeinä. Tehtäväluettelo-sovelluksen käyttäminen ensimmäistä kertaa on kuin uuden tavan omaksuminen; Jos se on liian monimutkainen, et ehkä pidä kiinni siitä. Kun olet todella saanut tapansa alas, voit alkaa tarkentaa tehtäväluettelostrategioitasi.

2. Skannaava sovellus

Skannaussovellus on korvaamaton tärkeiden paperiasiakirjojen muuttamiseksi digitaalitiedostoiksi. Kun digitalisoit asiakirjat, teet niistä varmuuskopion, mikä tarkoittaa, että voit silputtaa tai kierrättää alkuperäisiä tai arkistoida ne turvallisesti. Jotkut digitoitavat kohteet ovat paperiveroilmoitukset, henkilöllisyystodistukset, viralliset todistukset (kuten syntymä, kuolema, avioliitto tai tutkintotodistus), takuut ja kuitit, reseptit ja jopa muut kuin paperiset asiakirjat, kuten tiedot ja ohjeet painettu kodin wifi-reitittimen alaosaan.

Skannaussovellukset tekevät puhelimesi kamerasta skannerin. Vaikka voit käyttää mitä tahansa tulostinta skannerin kanssa asiakirjojen digitointiin, mobiiliskannaussovellukset ovat paljon helpompia, puhumattakaan, kannettavista. Voit napsauttaa kuvan mistä tahansa.

Parhaat skannaussovellukset tunnistavat skannattavan kohteen reunojen lisäksi myös minkä tyyppisen kohteen se on, onko sivu teoksesta tai käyntikortti. Parhaimpiin sisältyy myös optinen merkintunnistus (OCR) -teknologia, joten voit kopioida ja liittää sen tekstistä noin minuutin kuluessa asiakirjan skannaamisesta. Hyvän skannaussovelluksen pitäisi myös pystyä kokoamaan useita sivuja yhdeksi tiedostoksi.

Kaksi skannaussovellusta, joka täyttää kaikki nämä vaatimukset ja on saatavana sekä Androidille että iOS: lle, ovat:

• FineScanner Pro FineScanner Pro (tilaukset alkaen 9, 99 dollaria vuodessa; tai 59, 99 dollaria sen omistamiseksi suoraan) ja
• Scanbot Pro (6, 99 dollaria).

3. Sähköisen allekirjoituksen työkalu

Jos menet paperittomaksi, sinun on pystyttävä allekirjoittamaan asiakirjoja tulostamatta niitä. Melkein ei ole syytä koskaan tulostaa ja allekirjoittaa paperi, jonka joku lähettää sinulle sähköisesti. Sinun pitäisi pystyä allekirjoittamaan suurin osa asiakirjoista digitaalisesti, harvoin poikkeuksin. Tätä varten tarvitset sovelluksen, jonka avulla voit luoda digitaalisen allekirjoituksen ja soveltaa sitä tiedostoihin.

Muutamia esimerkkejä ohjelmista, jotka sisältävät sähköisen allekirjoitustyökalun, ovat:

• Adobe Reader,
• Adobe Acrobat,
• Docusign ja
• MacOS-esikatselu (esitetty yllä).

Aloittamiseksi sinun on ensin luotava allekirjoitus, joka on usein vaikein osa, koska allekirjoitukset näyttävät yleensä huolimattomilta, kun niitä tehdään hiirellä, sormella ja kosketusnäytöllä tai kynällä. Hyvä uutinen on, että sinun on tehtävä tämä vaihe vain kerran. Kun olet luonut ja tallentanut allekirjoituksen, voit käyttää sitä uudestaan ​​ja uudestaan. Jos haluat lisätietoja kahdesta suosituimmasta menetelmästä, saat lisätietoja PCMagin tarinoista siitä, kuinka allekirjoittaa PDF-tiedosto Acrobat Readerilla ja kuinka allekirjoittaa PDF-tiedosto MacOS-esikatselussa.

Jos joudut yrittämään allekirjoittaa nimesi hiirellä, sormella tai stylus-kynällä, tarkista, onko mahdollista napsauttaa kuvaa kynä- ja paperi-allekirjoituksesta, jonka voit sitten ladata.

4. Tiedostojen synkronointipalvelu

Tiedostojen synkronointipalvelu antaa kaikki asiakirjat käytettäväksi riippumatta siitä, mikä laite sinulla on käsillä. Tässä on esimerkki siitä, kuinka tiedostojen synkronointipalvelu on välttämätöntä: Olin muutama vuosi sitten lentokentällä hakemassa globaalia pääsyä. Haastattelijani pyysi minulta todisteita postiosoitteesta. Se ei ole ajokortissani, enkä tuonut postia mukanani näyttääkseen hänelle. Sitten muistan, että olin skannannut ja tallentanut kiinteistöasiakirjan, joka oli postitettu minulle tarvittavaan osoitteeseen. Avasin tiedostojen synkronointipalvelun mobiilisovelluksen ja vedin asiakirjan esiin haastattelijan näyttämiseksi. Hän oli tyytyväinen ja sain globaalin ilmoittautumiseni.

Kolme tunnetuinta tiedostojen synkronointipalvelua - enkä epäröi suositella mitään niistä - ovat:

• Laatikko,
• Dropbox ja
• Google asema.

Monien tiedostojen synkronointiohjelmien avulla voit myös tallentaa offline-kopioita asiakirjoista laitteillesi, mikä on erityisen kätevää kaikille, joita tarvitset osittain hätätilanteessa, kuten vakuutustodistukset, tunnus tai nimet ja puhelinnumerot puupuussa..

Joillakin parhaimmista tiedostojen synkronointipalveluista on myös asiakirjojen jakamistyökaluja, joihin pääsemme seuraavaksi.

5. Asiakirjan jakamisen työkalu

Yleinen tapa lähettää digitaalisia asiakirjoja on liittää ne sähköpostiin. Tämä vaihtoehto ei kuitenkaan ole aina ihanteellinen, koska et voi aina kertoa milloin tai onko vastaanottaja saanut ne. (Voit käyttää luettuja kuitteja, mutta ne toimivat vain, jos vastaanottaja ei ole estänyt tai hylännyt niitä.) Toinen sähköpostiviestien ongelma on, että jotkut tiedostot ovat liian suuria tai sähköpostiohjelmasi heikentää automaattisesti alkuperäisen laatua.

Vaihtoehtoinen tapa lähettää digitaalisia asiakirjoja on jakaa ne jonkin muun pilvipohjaisen palvelun kautta. Tiedostojen synkronointipalvelut, kuten edellisessä osassa mainitut, antavat yleensä jakaa tiedoston luomalla linkin siihen, jonka voit lähettää haluamallasi tavalla. Pilvitallennuspalvelut (joista monet eivät nyt ole erotettavissa tiedostojen synkronointipalveluista) tarjoavat yleensä myös ne.

Yleensä laitat jaettavat tiedostot kansioon synkronointi- tai pilvitallennussovelluksessa ja napsautat hiiren kakkospainikkeella saadaksesi jaettavan linkin. Tästä linkistä vastaanottaja voi ladata tiedostot. Käytetystä palvelusta riippuen saatat olla mahdollisuus nähdä, milloin tai kuinka usein henkilö lataa tiedoston. Jotkut palvelut, kuten Dropbox, antavat jopa luoda vanhenemispäivän pääsyä varten.

Odota eteenpäin, aloita tänään

Viimeinen neuvo paperittomuudesta on aloittaa tänään ja katsoa eteenpäin eikä taaksepäin. Tarkoitan tällä sitä, ettet ripustu digitoimaan mitä tahansa paperisiirtoa. Ota sen sijaan käyttöön muutamia sovelluksia, jotka auttavat sinua olemaan paperittomia nyt , ja voit siirtyä eteenpäin uusien tapojen kanssa.