Video: Kuukausiennuste lämpötiloista 17.11.2020 (Marraskuu 2024)
Jos yrityksesi harkitsee yritysasiakirjojen hallintaohjelmistoa, anna numeroiden opastaa sinua. Toki, olet todennäköisesti huolissasi jälleen toistuvasta ohjelmistojen lisenssimaksusta, joka kasvaa kuukaudesta toiseen ja vuodesta toiseen, mutta voit olla varma, että nämä työkalut säästävät viime kädessä enemmän rahaa kuin ne maksavat. Zoho Docsin kaltainen Editors 'Choice -työkalu tarjoaa sinulle enemmän joustavuutta, yhteistyöominaisuuksia ja tallennuskapasiteettia, jotka sinulla koskaan on paperilla, tiedostokansioilla ja säilytyslokeroilla.
Puhuin kykenevän ja kustannustehokkaan Adobe Document Cloud -ryhmän tuotemarkkinointipäällikön Lisa Croftin kanssa, joka on kykenevä ja kustannustehokas yritysasiakirjojen hallintatyökalu monista tavoista, joilla yritysasiakirjojen hallinta voi säästää yrityksesi aikaa, tilaa ja mikä tärkeintä, paljon rahaa. Tässä on neljä ilmeistä tapaa, jolla nämä työkalut tarjoavat erinomaisen sijoitetun pääoman tuoton.
1. Tulostuksen kustannukset
Jos pystyt kokonaan eroon paperidokumenteista tekemällä koko toiminnastasi digitaalisen, ostat paljon vähemmän paperia kuin kilpailijasi. Lisäksi tuhlaat vähemmän rahaa tulostamiseen, joka sisältää energiakustannukset, musteen ja postikulut, jotka liittyvät asiakirjojen fyysiseen lähettämiseen syrjäisiin paikkoihin.
Adoben laskelmien mukaan yritykset, jotka tulostavat 10 000 asiakirjaa, säästävät noin 2 740 dollaria vaihtamalla digitaalisiin asiakirjoihin (10 000 asiakirjaa on noin 1/6 Gt; tästä enemmän myöhemmin). Jos paperin hinta ei vaikuta, ajattele kuinka paljon autat ympäristöä. Kymmenentuhannen asiakirjan tuottamiseksi tarvitaan 11 427 gallonaa vettä, 961 kiloa jätettä ja 3 725 puntaa puuta. Se on paljon vahinkoa ekosysteemillemme.
"Yritä olla koskaan tulostamatta ollenkaan", sanoi Croft. "Kun olet tulostanut asiakirjan, otat käyttöön kustannukset kyseisen asiakirjan hallinnoinnista. Jos säilytät sen digitaalisena kokonaisuudesta loppuun, säästät rahaa alusta alkaen."
2. Varastointikustannukset
Manhattanin keskustassa, missä PCMagin toimistot sijaitsevat, kaupallisen kiinteistön hinta on noin 73 dollaria neliöjalkaa kohti. Jos omistat vain 100 neliöjalkaa asiakirjojen varastointiin, kulutat vain 7300 dollaria kuukaudessa tai 87 600 dollaria vuodessa vain paperin varastoimiseen.
Jos kuitenkin digitalisoisit paperipohjaisen toimintosi kokonaan, pystyisit tallentamaan 64 800 Microsoft Word -asiakirjan sivua alle 1 Gt: n digitaaliseen pilvitallennukseen. Esimerkiksi Zoho Docs -sovelluksella pystyt maksamaan vain 96 dollaria 100 Gt tallennustilasta vuodessa. Sata gigatavua vastaa 64 800 000 Word-sivua. Zoho Docs -sovelluksella voit käyttää myös ominaisuuksia, kuten ryhmätiedostojen jakamista, online-ja samanaikaista ryhmäeditointia, ja jopa tarkistuslokeja, jotka kertovat sinulle, kuka käytti asiakirjoja ja muutti niitä (lisää tästä myöhemmin).
3. Tee enemmän vähemmällä ja tee se nopeammin
Mainitsin aiemmin muutamia digitaalisia ominaisuuksia, jotka tekevät yritysasiakirjojen hallintajärjestelmistä arvokkaampia yrityksellesi kuin tavalliset paperit. Tässä osiossa käydään vähän perusteellisemmin. Esimerkiksi Adobe Document Cloud -sovelluksella voit lähettää yhden tiedoston useille käyttäjille ja pyytää allekirjoituksia jokaiselta vastaanottajalta. Ajattele, kuinka paljon monimutkaisempi ja kalliimpi prosessi olisi paperin ja Yhdysvaltain postipalvelun kanssa. Nyt, kerro hinta, kuinka monta kertaa voit toistaa prosessin ympäri vuoden.
"Asiakirjan sähköinen allekirjoittaminen säästää rahaa", Croft sanoi. "Sinun ei tarvitse FedEx-tiedostoa. Sinun ei tarvitse odottaa sen palautusta. Tämä vähentää aikaa ja lisäkopioita asiakirjasta. Voit myös poistaa asiakirjoja vaihtavien ihmisten ongelmat, joten tiedät asiakirjan, joka meni ulos ja allekirjoitettiin on tosiasiallisesti lähettämäsi asiakirja. " Pääsen turvallisuuteen seuraavassa osassa.
Entä ryhmäeditointi? Työkaluilla, kuten Zoho Docs, voit koota ryhmän ja tehdä samanaikaisia muutoksia asiakirjoihin lähettämättä niitä edestakaisin jäseneltä jäsenelle. Vaikka olisit jo käyttänyt Microsoft Wordia ja sähköpostia, tämä prosessi olisi paljon hitaampi ja vähemmän yhteistyöhön liittyvä. Todennäköisesti luot asiakirjan ja lähetät sen komentoketjussa useampia arvosteluja varten, jolloin asiakirja lähetetään takaisin sinulle tarkistusta varten. Yritystoiminnan dokumenttien hallintaohjelmistolla kaikki sijoitetut osapuolet voisivat muokata asiakirjaa kerralla, kaikki samassa asiakirjan katseluohjelmassa.
"Yhteistyö asiakirjan kanssa on ehdottomasti hyötyä", Croft sanoi. "Sillä oleva arvo säästää rahaa matkustamiseen ja vähentää myös tarkistusjaksoja. Olet ottamassa asiakirjaa alusta loppuun melko monimutkaisen jakson aikana. Voit säästää rahaa milloin tahansa vähentääksesi aikaa. Ne perifeeriset asiat, joista ihmiset eivät ajattele, mutta säästävät rahaa pitkällä tähtäimellä."
4. Asiakirjojen turvallisuuden monipuoliset näkökohdat
On mahdotonta määrittää, kuinka paljon asiakasturvallisuus voi säästää yritystäsi, kunnes on liian myöhäistä. Esimerkiksi: Entä jos joku ottaa sopimuksen, jonka lähetit heille fyysisellä paperilla ja tekee vahvistamattomia muutoksia sopimuksen ehtoihin? On mahdollista, että et näe väärien asiakirjojen muutoksia ennen kuin allekirjoitat. Nyt olet oikeudellisesti vastuussa uuden ja petollisen sopimuksen ehdoista.
Lisäksi entä jos joku menettää paperin, joka sisältää elintärkeää yritystietoa, ja että se joutuu vääriin käsiin? Voit menettää kilpailuetua tai sinut voidaan nostaa oikeuden eteen. Vaikka ei ole mitään tapaa laskea numeroa siitä, mistä tämä vahinko voi maksaa yrityksellesi, se on varmasti pienempi kuin vuosittaisen yritysasiakirjojen hallintotilauksen hinta.
Liiketoiminnan "asiakirjanhallintatyökalut kertovat, kenellä on käyttöoikeus ja mitä he voivat tehdä asiakirjalla", Croft sanoi. "Voin lähettää sinulle tiedoston ja kertoa, kun avasit sen, tulostitko sen, jos katsot sitä, tulostitko sen. Tiedän, missä asiakirja on. Onko asiakirja joutunut väärään käsiin? Nämä työkalut poistavat tämän riskin kokonaan. Se on jotain mitä et ajattele säästää rahaa, mutta pitkällä aikavälillä se saattaa olla."
Löydä sinulle oikea työkalu
Vaikka Zoho Docs ja Adobe ovat markkinoiden parhaita työkaluja, muut tuotteet, kuten Google Drive, Microsoft SharePoint ja Dropbox Business, tarjoavat ainutlaatuisia ominaisuuksia, jotka saattavat paremmin vastata tarpeisiisi.
Esimerkiksi: Google Drive tarjoaa täyden online-pääsyn asiakirjoihin, voi lukea Microsoft Office-tiedostoja ja tarjoaa rajoittamattoman tallennustilan yli viidelle käyttäjälle. SharePoint on ihanteellinen työkalu yrityksille, jotka luottavat pääasiassa Microsoft Office 365 -työkaluihin, kuten Word, PowerPoint ja Excel. Dropbox on paras tallentaa, hallita ja siirtää tiedostoja. Yhtiö lisäsi äskettäin myös IT-järjestelmänvalvojan työkaluja antaa sinulle enemmän joustavuutta sen suhteen, kuka näkee mitkä asiakirjat.
