22 Excel-vinkkiä laskentataulukkoprofiiliksi

Maapallolla on hyvin, hyvin vähän ihmisiä, jotka voisivat koskaan sanoa, että he ovat hallinneet kaikki Microsoft Excelistä liittyvät monimutkaiset pienet asiat. Se on maailman johtava laskentataulukkosovellus, ja se on ollut alan standardi melkein 35 vuotta, korvaaen kerran kunnioitetun Lotus 1-2-3, ensimmäisen tietokoneiden tappajasovelluksen 1980-luvulla.

Microsoft Excelin määräävää asemaa laskentataulukkona ei ole vielä todella testattu, ei todellakaan Corelin Quattro Pron (jota myydään edelleen WordPerfect Office Prossa), Apachen tai LibreOfficen avoimen lähdekoodin työkalujen tai jopa Googlen Sheetsin (Google Driven laskentataulukko-osan) avulla.).

Sille on syy. Excel on enemmän kuin tuotemerkki, jonka kaikki tietävät: se on tehokas. Se tekee melkein kaiken, mitä laskentataulusta voi pyytää. Nykyinen Excel 2019 -versio, saatavana Microsoft Office 2019: ssä osana Microsoft 365 -tilausta ja muita menetelmiä, on PCMag Editors 'Choice.

Se ei ole vain numeroita. Paljon ihmisiä täyttää Excelin näennäisesti äärettömät ruudukot tiedoilla ja käyttävät sitä kiinteän tiedoston tietokantaan. Se voi tehdä suhteellisen tehokkaan yhteyshenkilön tai täyden asiakassuhteen johtajan. Ei ole niin järkyttävää nähdä ihmisten käyttävän sitä tekstinkäsittelyohjelmaksi huolimatta siitä, että Microsoft Word yleensä istuu vieressä.

Yksi asia melkein jokaisella Excel-käyttäjällä on yhteistä: tietämättä tarpeeksi. Numeroiden viipaloimiseksi ja noppaamiseksi, tiedolle uuden ilmeen tarjoamiseksi on niin monia tapoja, ja niitä kaikkia ei ole mahdollista lukea. Aiheesta kirjoitetaan kokonaisia ​​kirjoja. Mutta on helppo hallita joitain mielenkiintoisimpia ja monimutkaisempia vinkkejä, jotka tekevät ajasta ohjelman käytön hieman helpompaa ja tekevät sinusta näyttämään toimistosi huipputekniikan taulukoiden gurulta. Joten luomalla kaikki nämä tempput tai kaikki nämä tempput erinomaiseksi Excelissä.

Rivinvaihto ja tekstin kääriminen

Laskentataulukkosoluihin kirjoittaminen voi olla turhauttavaa, koska kirjoittamasi tekstin oletus on jatkaa ikuisesti, käärimättä takaisin uuteen riviin. Voit muuttaa sen. Luo uusi rivi kirjoittamalla Alt + Enter (pelkästään Enter- näppäimen painaminen vie sinut solusta). Voit myös napsauttaa Kääri teksti -vaihtoehtoa näytön yläosassa Koti-välilehdessä. Tämä tarkoittaa, että kaikki tekstit käärevät oikeassa solun reunassa. Muuta rivin / sarakkeen kokoa ja teksti kääri uudelleen sopivaksi.



Ctrl + Vaihto valitaksesi

Tietojoukon valitsemiseen on paljon nopeampia tapoja kuin hiiren käyttäminen ja kohdistimen vetäminen. Napsauta ensimmäistä solua, jonka haluat valita, ja pidä Ctrl + Shift painettuna, paina sitten joko alanuolta saadaksesi kaikki tiedot alla olevasta sarakkeesta, ylöspäin osoittavaa nuolta saadaksesi kaikki yllä olevat tiedot tai vasenta tai oikeaa nuolta saadaksesi kaiken sisälle rivi (tietysti vasemmalle tai oikealle). Yhdistä reittiohjeet ja saat kokonaisen sarakkeen sekä kaiken vasemmalla tai oikealla rivillä. Se valitsee vain solut, joissa on tietoja (jopa näkymätöntä tietoa). Jos käytät Ctrl + Shift + End, kohdistin hyppää alimpaan oikeanpuoleiseen soluun, jossa on tietoja, valitsemalla kaikki väliin. Joten jos kohdistin on vasemmassa yläreunassa (A1), siinä kaikki. Vielä nopeammin: Ctrl + Shift + * (tähdellä) valitsee koko tietojoukon riippumatta siitä, mikä solu valitaan. ( Kuva: xuuxuu, Pixabay )



täytön

Tämä ei ole mielikuvia, mutta niin helposti huomioimatta. Aloitat kirjoittamalla toistuvia asioita, kuten päivämääriä (1.1./20., 2.1.-20., 3./3. Jne.) Ja tiedät, että olet pitkään päivässä. Sen sijaan aloita sarja ja siirrä osoitin näytöllä viimeisen solun oikeaan alaosaan - täyttökahvaan. Kun siitä tulee plusmerkki (+), napsauta ja vedä alas valitaksesi kaikki solut, jotka sinun on täytettävä. Ne täyttyvät maagisesti käyttämällä aloittamiasi malleja. Ja se voi myös mennä sarakkeesta ylöspäin tai vasemmalle tai oikealle rivillä.

Vielä parempi - voit täyttää automaattisen täytön ilman paljon kuvioita. Valitse taas solu tai solut, siirry täyttökahvaan, napsauta ja vedä. Saat valikon vaihtoehdoista. Mitä enemmän tietoja syötät aluksi, sitä paremmin Täytä sarja -asetus luo automaattisen täytön asetukset. Katso tämä Microsoft-opetusohjelma.



Flash-täyttö

Flash Fill täyttää älykkäästi sarakkeen ensimmäisessä sarakkeessa näkemän datamallin perusteella (se auttaa, jos ylärivi on yksilöivä otsikkorivi). Jos esimerkiksi ensimmäinen sarake on kaikki puhelinnumerot, jotka on muotoiltu kuten "2125034111", ja haluat, että niiden kaikkien näyttää "(212) -503-4111", "aloita kirjoittaminen. Toisessa solussa Excel tunnistaa kuvion ja näyttää mitä haluaa. Napsauta Enter-painiketta käyttääksesi niitä. Tämä toimii numeroiden, nimien, päivämäärien jne. Kanssa. Jos toinen solu ei anna tarkkaa etäisyyttä, kirjoita lisää - malli saattaa olla vaikea tunnistaa. Siirry sitten Data-välilehteen ja napsauta Flash Fill -painiketta. Tutustu tähän Microsoftin opetusohjelmaan saadaksesi lisätietoja.



Teksti sarakkeisiin

Sano, että sinulla on sarake täynnä nimiä, ensin viimeisen vieressä, mutta haluat kaksi saraketta, jotka erottavat ne. Valitse tiedot ja napsauta Data- välilehdessä (yläreunassa) Teksti sarakkeisiin. Voit erottaa ne joko rajoittajilla (välilyönnien tai pilkkujen perusteella - sopivia CSV-tietoarvoille) tai kiinteällä leveydellä. Kiinteää leveyttä käytetään, kun kaikki tiedot on koottu ensimmäiseen sarakkeeseen, mutta erotettuna kiinteällä määrällä välilyöntejä tai ajanjaksoa. Loppu on kuin taikuutta, lisävarusteilla tietyille numeroille.



Liitä erityinen siirtämistä varten

Sinulla on joukko rivejä. Haluat niiden olevan sarakkeita. Tai päinvastoin. Voit liikuttaa asioita solusta soluun. Kopioi nämä tiedot, valitse Liitä erityinen, valitse Siirrä- ruutu ja napsauta OK liittääksesi eri suuntaan. Sarakkeista tulee rivejä, riveistä tulee sarakkeita.



Useita soluja, samat tiedot

Jostain syystä joudut ehkä kirjoittamaan saman asian yhä uudelleen ja uudelleen taulukon soluihin. Se on kiusallista. Napsauta vain koko solusarjaa joko vetämällä kohdistinta tai pitämällä Ctrl-näppäintä painettaessa kutakin. Kirjoita se viimeiseen soluun ja paina sitten Ctrl + Enter - ja kirjoittamasi menee jokaiselle valitulle solulle.



Liitä erityinen kaavoilla

Oletetaan, että sinulla on valtava määrä desimaalimuodossa olevia lukuja, jotka haluat näyttää prosentteina. Ongelmana on, että numeron 1 ei pitäisi olla 100%, mutta se on mitä Excel antaa sinulle, jos napsautat vain Percent Style -painiketta (tai painat Ctrl-Shift-%). Haluat, että 1 on 1%. Joten sinun on jaettava se 100: lla. Siellä Paste Special tulee.

Kirjoita ensin soluun 100 ja kopioi se. Valitse sitten kaikki numerot, jotka haluat alustaa, valitse Liitä erityinen, napsauta " Jaa " -valintanappia ja puomi kulkee dynamiittia: luvut muunnetaan prosenttiosuuksiksi. Tämä toimii myös lisäämällä, vähentämällä tai kertomalla numeroita tietysti.



Käytä grafiikkaa kaavioissa

Voit laittaa kuvan mihin tahansa Excel-kaavion elementtiin. Mikä tahansa elementti. Jokainen palkki, piirakkapala jne. Voi tukea omaa kuvaansa. Esimerkiksi yllä, ympyrädiagrammissa on South Dakota -valtion lippu (sijoitetaan valitsemalla viipale, käyttämällä Sarja-asetukset-valikkoa ja valitsemalla "Kuva- tai tekstuuritäyttö") sekä upotettu PCMag-logo (sijoitettu Lisää välilehden Kuvat-painike). Voit jopa mennä "ilman täyttöä" ollenkaan, mikä aiheutti puuttuvan viipaleen.

ClipArt-leikkaus voidaan leikata ja liittää elementtiin - dollarin laskut osoittavat käytetyn dollarin, vesi tippuu vesijohtokustannuksiin, sellainen asia. Liian monien graafisten elementtien sekoittaminen ja sovittaminen tekee mahdottomaksi lukea, mutta vaihtoehtosi ovat syytä miettiä. Anna kotimaisen graafisen suunnittelijan tarkistaa ne ennen käyttöä.



Tallenna kaaviot malleina

Excelissä on enemmän tyyppisiä kaavioita kuin Jimmy Carterilla on hampaita ja maapähkinöitä, mutta melkein mahdotonta löytää oletuskaaviota, joka on täydellinen esityksellesi. Onneksi Excelin kyky mukauttaa kaikkia näitä kaavioita on esimerkillinen. Mutta kun joudut luomaan sellaisen? Se on kipua. Sen ei tarvitse olla. Tallenna alkuperäinen kaavio mallina.

Kun kaavio on täydellinen, napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella. Valitse Tallenna mallina. Tallenna tiedosto, jossa on CRTX-tunniste, oletuskansioon Microsoft Excel Templates. Kun olet tehnyt sen, mallin soveltaminen on kakkua. Valitse kaavailtavat tiedot, siirry Lisää-välilehteen, napsauta Suositellut kaaviot ja sitten Kaikki kaaviot -välilehteä ja Mallit-kansiota. Valitse Omat mallit -ruudussa käytettävä ja napsauta sitten OK.

Jotkut elementit, kuten selkojen ja otsikkojen varsinainen teksti, eivät käännu, elleivät ne ole osa valittua tietoa. Saat kaikki fontti- ja värivalinnat, upotetut grafiikat, jopa sarjan asetukset (kuten varjon tai hehkua kaavioelementin ympärillä).



Työskentele solujen kanssa arkkien välillä

Tämä, nimeltään 3D Sum, toimii, kun työkirjassa on useita arkkeja, joilla kaikilla on sama perusasettelu, sanotaan esimerkiksi neljännesvuosittain tai vuosittain. Esimerkiksi solussa B3 sinulla on aina dollarin määrä samalle vastaavalle viikolle ajan myötä.

Siirry soluun uuden työarkin taulukossa ja kirjoita kaava kuten = summa ('Y1: Y10'! B3). Se osoittaa SUM-kaavan (asioiden yhteenlaskeminen) kaikille arkeille, joiden otsikot ovat Y1 - Y10 (niin 10 vuoden arvoinen), ja tarkastellaan kunkin solua B3. Tulos on kaikkien 10 vuoden summa. Se on hyvä tapa luoda päälaskentataulukko, joka viittaa jatkuvasti muuttuviin tietoihin.



Piilota Plain Sight

Rivin tai sarakkeen piilottaminen on helppoa - valitse vain koko asia napsauttamalla kirjaimen tai numeron otsikkoa, napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Piilota. (Voit piilottaa valitsemalla sarakkeet molemmille puolille kerralla, napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Piilota). Entä jos sinulla on vain pieni osa hankalasti sijoitettua tietoa, jonka haluat piilottaa, mutta haluat silti pystyä työskentelemään? Helppo. Korosta solut, napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Alusta solut. Siirry yläreunassa Numero-välilehdelle Luokka ja valitse Mukautettu. Kirjoita kolme puolipistettä (;;;) Tyyppi: -kenttään. Napsauta OK. Nyt numerot eivät ole näkyvissä, mutta voit silti käyttää niitä kaavoissa.



Piilota koko arkki

Tyypillinen Excel-työkirjasi - tiedosto, jossa työskentelet - voidaan ladata runsaalla määrällä laskentataulukoita (jokainen sivu on merkitty alareunassa olevalla välilehdellä, jonka voit nimetä). Piilota arkki, jos haluat, sen sijaan, että poistaisit sen, jolloin sen tiedot ovat edelleen saatavana paitsi viitteeksi myös muiden työkirjan arkkien kaavojen saatavilla. Napsauta hiiren kakkospainikkeella alalevyn välilehteä ja valitse Piilota. Kun sinun on löydettävä se uudelleen, sinun on siirryttävä ylhäällä Näytä-välilehteen, napsauttamalla Piilota ja valitsemalla arkin nimi esiin tulevasta luettelosta.

Näkymä-välilehden yläosassa on myös Piilota-painike. Mitä tapahtuu, kun napsautat sitä? Se piilottaa koko käyttämäsi työkirjan . Näyttää siltä, ​​että sulit tiedoston, mutta Excel jatkaa käynnissä. Kun suljet ohjelman, se kysyy, haluatko tallentaa muutokset piilotettuun työkirjaan. Kun avaat tiedoston, Excel antaa sinulle sen, mikä näyttää olevan tyhjä työkirja - kunnes napsautat uudelleen Piilota.



Käytä henkilökohtaista työkirjaa makroihin

Kun piilotat koko työkirjan, näet todennäköisesti luettelossa olevan työkirjan, jota et tiennyt piilottavan: Personal.XLSB-tiedosto. Tämä on itse sinulle luotu henkilökohtainen Excel-työkirja; se avataan piilotettuna työkirjana joka kerta, kun Excel käynnistyy. Syy käyttää sitä? Makrot. Kun luot makron, se ei toimi kaikissa oletuksena luotavissa laskentataulukoissa (kuten Wordissä) - makro on sidottu luotuun työkirjaan. Jos kuitenkin tallennat makron henkilökohtaiseen.XLSB, se on käytettävissä koko ajan kaikissa laskentataulukkotiedostoissa. Temppu on, kun nauhoitat makroa, "Tallenna makro" -kenttään "Oma makro-työkirja". (Voit tallentaa makron ottamalla Kehittäjät-välilehden - siirry Tiedosto-välilehteen, valitsemalla Asetukset, napsauttamalla Mukauta nauhaa ja valitsemalla sitten Päävälilehdet-ruudusta Kehittäjät, napsauttamalla OK.)



Pivot! Pivot!

Koko kirjat on omistettu PivotTabelsille. Ne ovat yhteenvetoja jättiläisestä tietokokoelmastasi, jonka avulla on paljon helpompaa jäsentää tietoja vertailupisteidesi perusteella. Esimerkiksi, jos sinulla on koko arvosanajoukko kaikille opiskelijoillesi kaikissa kokeissa koko vuodeksi, PivotTable-taulukko voi auttaa sinua supistamaan asiat yhdeksi opiskelijaksi kuukaudeksi. Jokaisen, jolla on suuria tietoja, on leikattava heidän kanssaan (kopioi alkuperäiset tiedot pelataksesi ensin).

Jos haluat luoda sellaisen, tarkista, että kaikki sarakkeet ja rivit on nimetty sellaisena kuin niiden pitäisi olla, ja valitse sitten Lisää-välilehdestä PivotTable. Parempaa vielä, kokeile Suositellut PivotTables -vaihtoehtoa nähdäksesi, pystyykö Excel valitsemaan sinulle sopivan tyypin. Tai kokeile PivotChartia, joka luo PivotTable-taulukon mukana toimitetulla kaaviolla helpottamaan ymmärtämistä.



Ehdollisesti muotoiltu

Tarkastellaan valtavaa määrää tietoa ja mietitkö missä kohokohdat ovat? Kenellä on korkein (tai alhaisin) pistemäärä, mitkä viisi parasta ovat jne.? Excelin ehdollisessa muotoilussa tehdään kaikki asettamalla reunus kohokohtien ympärille koko koodauksen värikoodaukseen. Se rakentaa jopa kaavion jokaiseen soluun, jotta voit visualisoida numeroalueen ylä- ja alaosat yhdellä silmäyksellä. (Yllä, eniten numeroita on nopeaa vihreää, alinta pysähtyy punaisena, ja spektri on välillä.) Käytä Korostettujen solujen säännöt -alivalikkoa luodaksesi lisää sääntöjä asioiden etsimiseen, kuten teksti, joka sisältää tietyn merkkijonon sanoja, toistuvia päivämääriä, kaksoisarvoja jne. Vaihtoehtoa on jopa suurempi / pienempi, joten voit verrata lukumuutoksia.



Vahvista tiedot pudotusten tekemiseksi

Luodaanko laskentataulukko muiden käytettäväksi? Jos haluat luoda avattavan valikon valinnoista, joita käytetään tietyissä soluissa (joten he eivät voi ruuvata sitä!), Se on helppoa. Korosta solu, siirry Data-välilehteen ja napsauta Data Validation. Valitse "Salli:" -kohdasta " Luettelo ". Kirjoita sitten Lähde: -kenttään luettelo, pilkuilla asetusten välillä. Tai napsauta Lähde-kentän vieressä olevaa painiketta ja palaa samalle arkille valitaksesi tietosarjat - tämä on paras tapa käsitellä suuria luetteloita. Voit piilottaa tiedot myöhemmin, se toimii edelleen. Tietojen validointi on myös hyvä tapa rajoittaa syötettyjä tietoja - esimerkiksi anna päivämääräalue, eivätkä ihmiset voi kirjoittaa päivämääriä ennen tai myöhemmin kuin mitä olet määrittänyt. Voit jopa luoda virheviestin, jonka he näkevät.



Näyttökuvan lisäys

Excelin avulla on erittäin helppoa ottaa kuvakaappaus muusta työpöydällä olevasta avoimesta ohjelmasta ja lisätä se taulukkoon. Mene vain Lisää- välilehteen, valitse Näyttökuva ja saat avattavan valikon, joka näyttää pienoiskuvan kaikista avoimista ohjelmista. Valitse yksi lisätäksesi täysikokoisen kuvan. Muuta sen kokoa haluamallasi tavalla.



Lisää Excel-tiedot Wordiin

Kolmekymmentäviisi vuotta sitten ajatus tietojen sijoittamisesta Excelistä Wordiin tai PowerPointiin herätti ajattelutapaa Office Suites -maailmassa. Nykyään siihen ei ole mitään. Kopioi ja liitä toiseen ohjelmaan riippumatta siitä, otetaanko datasoluja tai täysimittainen graafinen kaavio. Asia, joka on tiedostettava, on tämä linkki- ja upotusprosessi - jos muutat laskentataulukon tietoja, se muuttuu myös Word DOC- tai PowerPoint PPT -sovelluksissa. Jos et halua sitä, liitä se grafiikkaksi. Käytä siihen Wordin omaa Liitä erikoistyökalua. Tai kun otat sen Excelistä, siirry yläreunan Koti-välilehteen, valitse Kopioi-valikko ja käytä Kopioi kuvana -vaihtoehtoa. Sitten voit liittää grafiikan mihin tahansa ohjelmaan.



Käytä $ estääksesi muutosta

Kun kirjoitat kaavaa, viitat soluihin niiden sijainnin perusteella, kuten A1. Jos kopioit kaavan ja liitä se seuraavaan soluun, Excel siirtää kyseistä solua, joten sen sijaan sanotaan A2. Käytä dollarimerkkiä ($) estääksesi siirtämisen. Kirjoita $ A1 ja leikkaa ja liitä se esimerkiksi uuteen soluun, mikä estää siirtymistä sarakkeessa (A); 1 dollaria estää rivin (1) muutoksen ja $ A $ 1 estää siirtymän muutoksen mihin tahansa suuntaan, kun kaavaa kopioidaan.

Tämä on kätevää, kun sinulla on yksi solu käytettäväksi koko joukossa kaavoja. Sano, että haluat jakaa kaiken 100: lla. Voisit tehdä kaavan kuten = (A1 / 100), mutta se tarkoittaa, että et voi muuttaa 100: ta helposti kaikkialla. Laita 100 soluun B1 ja käytä = (A1 / B1) - mutta kun sitten leikataan ja liitetään se alas, se muuttuu = (A2 / B2), sitten = (A3 / B3) jne. $ Korjaa, että: = (A1 / $ B $ 1) voidaan leikata ja liittää alas riville, mutta $ B $ 1 -viite ei muutu koskaan. Sitten voit muuttaa solun 100 arvoa tarpeen mukaan muiden muutosten kokeiluun.



Suorita nopea analyysi

Jos et tiedä tarkalleen, mitä tietoja haluat käyttää Excel-tiedoissa, kokeile Pika-analyysi -valikkoa suorittaaksesi vaihtoehdot nopeasti. Valitse tiedot ja napsauta oikeassa alakulmassa näkyvää pikaanalyysi- ruutua. Saat valikon, josta avautuu vaihtoehtoja, joilla voidaan nopeasti käyttää ehdollista muotoilua, luoda kaavioita, käsitellä kokonaismääriä, näyttää kipinöitä ja paljon muuta.



Upeat Excel-pikavalinnat

Excelillä, kuten kaikilla hienoilla ohjelmistoilla, on monia erinomaisia ​​pikanäppäimiä. Tässä on joitain parhaimmista.

Ctrl +; -Lisää tänään päivämäärä.

Ctrl + Shift +: -Lisää nykyinen aika (kaksoispiste on se, mitä kello lukee, kuten 12:00).

Ctrl + Shift + # - Muuttaa päivämäärän muotoa.

Ctrl + 5 - Lisää solun tekstiin yliviivauksen.

Ctrl + 0 - piilottaa nykyisen sarakkeen.

Ctrl + 9 - piilottaa nykyisen rivin.

Ctrl + F6 - vaihtaa avointen työkirjojen välillä (ts. Avaa Excel-tiedostoja eri ikkunoissa).

Ctrl + ` - Se on korostusmerkki, ylöspäin 1-näppäimellä. Tämä yhdistelmä vaihtaa arkin näkymää kaikkien kaavojen näyttämiseksi.

Ctrl + PageUp tai PageDown - Nopea vaihto nykyisen avoimen työkirjan arkkien välillä.

F2 - Aloita nykyisen valitun solun muokkaaminen (paljon nopeammin kuin kaksoisnapsauttamalla).

Vaihto + F10 - Avaa hiiren kakkospainikkeen valikon solulle, jossa olet.



16 Microsoft Word -vinkit, jotka sinun on opittava nyt

Luuletko tietää kaiken Microsoft Wordista? Tässä on joitain piilotettuja temppuja ja aikaa säästäviä hakkereita, jotka sinun on tiedettävä Redmondin tekstinkäsittelysovelluksesta.