16 Microsoftin sanavinkit, jotka sinun on nyt opittava

Microsoft Word on markkinoiden yleisimpi tekstinkäsittelyohjelma; se on intuitiivinen jopa kaikkein teknisesti lukutaidottomille tietokoneen käyttäjille, ja sitä tukee tehokas Microsoft Office -sarja.

Pilvipohjaisten ohjelmien, kuten Google-dokumenttien, torjuttamana Word on kehittynyt vuosien varrella online-tilauksilla, jotka tarjoavat pääsyn useille laitteille, sekä ilmaisella, pilvipohjaisella Wordin versiolla. Kilpailusta huolimatta Microsoftin ohjelmisto on edelleen avoin työkalu tärkeiden asiakirjojen tuottamiseen. Ja miksi ei? Se on luotettava, muokattavissa ja siinä on paljon valmiita toimintoja, joita et ehkä ole vielä kokeillut. Tutustu joihinkin puoliksi piilotettuihin kohteluihin, joita vain energian käyttäjät tietävät.

Määritä luettavuustilastosi

Sanalla on valta arvioida kielioppisi ja oikeinkirjoituksen lisäksi myös kirjoittamisenne monimutkaisuus. Vastaako esimerkiksi kirjoittamasi ymmärtämistasoa joku jatko-tutkinnon suorittamiseen vai joku vielä oppii muotojaan ja värejään?

Word käyttää kielellisiä testejä, kuten Flesch Reading Ease -testi, joka laskee pisteet 100 pisteen asteikolla. Mitä suurempi luku, sitä helpompaa on ymmärtää. Officen omien dokumenttien mukaan haluat pistemäärän välillä 60–70.

Lisäksi Word suorittaa samanlaisen kielellisen testin, Flesch-Kincaidin tasotestin, joka kertoo sinulle, mihin Yhdysvaltain tasotason teksti on kirjoitettu; useimpien asiakirjojen tulisi olla välillä 7, 0 - 8, 0, Microsoft sanoo.

Jotta voit käyttää tätä ominaisuutta, sinun on ensin otettava se käyttöön siirtymällä kohtaan Tiedosto> Asetukset> Oikotiedot. Valitse sitten oikeinkirjoituksen ja kieliopin kohdasta Näytä luettavuustilastot. Kun nyt pyydät Wordia suorittamaan oikeinkirjoituksen, se tuottaa myös asiakirjan luettavuustilastot.



Korosta nelikulmainen tekstikenttä

Tässä on ominaisuus, jota voidaan käyttää vain hyvin erityistapauksissa. Jos pidät Alt-näppäintä alhaalla Windowsissa tai Optio-näppäintä Macissa, kun napsautat ja vedät hiirtä, voit piirtää asiakirjaan laatikon, joka korostaa kaikki kyseisen ruudun merkit. Jos olet koskaan halunnut luoda täydellisen neliön purppuraa tekstiä keskelle tekstiä, niin sinun kannattaa tehdä se.



Luo satunnainen teksti

Jos joudut lisäämään Lorem Ipsumin asiakirjaasi paikkamerkitsijänä, Word on suojannut sen. Kirjoita vain: = lorem (p, l) ja korvaa "p" haluamallasi kappalemäärällä ja korvaa "l" tarvittavien lauseiden määrällä. Voit myös lisätä vain yhden numeron suluihin ja se luo niin monta kohtaa. Kun olet valmis, aseta osoitin yhtälön loppuun ja paina Enter-näppäintä luodaksesi teksti.

Voit myös käyttää satunnaista Office-dokumentaatiota gobbledygook lähdemateriaalina paikan täyteaineelle. Käytä sen sijaan yhtälöä = rand (p, l).



Lisää laskin Wordiin

Wordilla on sisäänrakennettu laskin, jonka avulla voit ratkaista yhtälöt suoraan asiakirjaasi. Lisää ensin se Word-valikkoon siirtymällä kohtaan Tiedosto> Asetukset> Pikakäyttötyökalurivi ja valitsemalla avattavasta valikosta Kaikki komennot. Etsi Laske ja napsauta Lisää, kun haluat siirtää sen Pikakäyttö-työkalupalkin sarakkeeseen. Palaa asiakirjaan napsauttamalla OK.

Huomaat, että Word-asiakirjan yläosaan on lisätty pieni harmaa ympyrä. Nyt voit kirjoittaa matemaattisia yhtälöitä, ja jos korostat ne, kyseinen kuvake muuttaa väriä. Paina kuvaketta ja Word laskee vastauksen.



Korosta lause latauksella

Korosta koko lause nopeasti pitämällä Ctrl-näppäintä alhaalla Windowsissa tai Komento-näppäintä Macissa ja napsauttamalla lauseen alkua. Word hoitaa loput.



Hyppää tukikohtien muokkaamiseen

Shift-F5 lyömällä voit selata viimeksi muokattuja asiakirjan osia. Tämä temppu muistaa jopa sen, missä olet viimeksi muokannut asiakirjan uudelleen avaamisen jälkeen.



Kirjoita teksti mihin tahansa

Voit käyttää Wordia lajittelutauluna ja sijoittaa tekstiä helposti mihin tahansa sivulle. Napsauta vain kahdesti mistä tahansa sivun kohdasta, ja Word antaa sinun aloittaa kirjoittaminen sinne. Word lisää automaattisesti kovat palautukset ja välilehdet, jotta voit kirjoittaa tekstiä. Avantgarde-runoilijat, tämä toiminto on sinulle.



Automaattinen päivitys Päivämäärä ja aika

Joskus sinulla on asiakirja, jota käytät uudestaan ​​ja uudestaan, päivittämällä vain muutamat tärkeät tiedot. Jos tämä sattuu olemaan kirjeen tapainen asiakirja, joka sisältää päivämäärän ja / tai kellonajan, yksi hieno pieni temppu on antaa Wordin päivittää päivämäärä automaattisesti.

Napsauta Lisää-välilehdessä Päivämäärä ja aika -painiketta, niin ponnahdusikkuna tulee näkyviin. Napsauta haluamaasi päivämäärämuotoa ja napsauta sitten päivitä automaattisesti -ruutua oikeassa alakulmassa. Nyt päivämäärä päivitetään automaattisesti joka kerta, kun avaat (tai tulostat) asiakirjan.



Muunna PDF- ja HTML-tiedostoiksi

Wordin avulla on helppo muuntaa dokumentti PDF- tai HTML-tiedostoksi. Kun tallennat tiedostona, näet avattavan Tallenna tyyppinä -valikon, joka tarjoaa valtavia vaihtoehtoja, kuten PDF ja Web-sivu.

Huomaa, että verkkosivutoiminto voi sisältää paljon ylimääräistä koodia. Tämä ei välttämättä vaikuta sivuun, mutta voi tehdä asioista hieman sotkuisia, jos sinun on muutettava jotain. Toinen vaihtoehto on käyttää ilmaista muuntamissivustoa, kuten Word to Clean HTML, joka, kuten nimestä voi päätellä, luo HTML-koodin tekstistä, joka kopioidaan ja liitetään suoraan Word-asiakirjasta.



Vaihda isot kirjaimet helposti

Voit helposti muuttaa minkä tahansa tekstin isoja kirjaimia yhdellä napin painalluksella. Korosta valinta ja napsauta "Aa" -valikkoa muuttaaksesi tekstiä lauseiden, kaikkien isojen tai kaikkien pienten kirjainten välillä. Voit myös tehdä jokaisen sanan alkamaan isolla kirjaimella ja siirtyä tapausten välillä.



Näytä piilotetut merkit

Jos työskentelet monimutkaisen dokumentin parissa, jolla on erilaisia ​​tyylejä, sarakkeita ja muotoja, muokkaamisesta voi nopeasti tulla työläs tehtävä. Paras tapa nähdä, mitä asiakirjan muotoilussa tapahtuu, on tehdä kaikki näkymättömät merkit (kovat palautukset, pehmeät palautukset, välilehdet, välilyönnit) näkyviksi. Paina Ctrl-Shift-8 Windowsissa tai Command-8 Macissa.



Korvaa näkymättömät merkit ja muotoilu

Microsoft Wordin Etsi ja korvaa -työkalu on pelastaja. Voit nopeasti ja helposti tehdä massamuutoksia joutumatta etsimään ja nokkimaan jokaisesta muutetusta tarvitsemastasi tapauksesta. Voit myös etsiä ja korvata asiakirjan piilotetut merkit.

Napsauta Wordin Etsi ja korvaa -painiketta ja napsauta sitten valintaikkunassa Lisää. Napsauta Alusta, jos haluat etsiä muotoilua asiakirjasta - avattava valikko sisältää reunat, fontin, tyylit ja rivivälin. Joten voit esimerkiksi etsiä ja korvata vihreän fontin purppuraisella fontilla. Napsauta Special (Erityinen), jos haluat etsiä erikoismerkkejä (väliviivat, välilyönnit jne.).

Voit myös lisätä komentoja tekstikenttään etsiäksesi muotoilua ja merkkejä suoraan. Käytä ^ p ^ p etsiä / korvata kaksoisväliä ja korvata ne ^ p yhdellä välilyönnillä. Voit myös käyttää välilehtiä ^ t hakeaksesi välilehtiä, ^ # etsiä numeroita, ^ $ kirjaimiin ja ^ w mistä tahansa välilyönnistä.



Lisää objektit Wordiin

Jos sinusta tuntuu joskus, että asiakirjasi voisi käyttää vähän jotain ruumiinkopioon lisättyä, Word antaa sinun lisätä esineitä suoraan sivulle. Napsauta Lisää> Objekti, niin avaat valintaikkunan, joka näyttää, mitä voit lisätä. Näin lisäisit kaavion asiakirjaasi, mutta voit upottaa myös PDF- tai Excel-laskentataulukon.



Lisää yhtälöt

Voit lisätä monimutkaisia ​​matemaattisia yhtälöitä Wordiin napsauttamalla Lisää> Yhtälö ja valitsemalla sitten lisättävän yhtälön. Kun se on lisätty asiakirjaasi, voit muuttaa muotoilua tai korvata kirjaimia numeroilla.



Suojaa asiakirjasi

Wordilla on kohtuullinen määrä sisäänrakennettua suojausta, joka salaa kirjoituksen. Napsauta Tiedosto> Tiedot, kun haluat hallita katselu- ja muokkausoikeuksia, ottaa käyttöön salasanan salauksen ja luoda salasanan asiakirjalle.



Hakukenttä on ystäväsi

Etkö ole varma, missä jotain on? Microsoft Wordin uudemmissa versioissa voit kirjoittaa etsimäsi hakukenttään nopeaa käyttöä varten.