10 Wrike pro -vinkkiä master-multitaskerille

Wrike on yksi parhaimmista vaihtoehdoista yritykselle, jonka on kehitettävä projektijohtamisen alusta nopeasti. Järjestelmänvalvojat ja ryhmänjohtajat, jotka johtavat joukkueita, tehtäviä ja projekteja, ovat luonteeltaan monenlaisia ​​yrityksiä, ja Wrike auttaa erinomaisesti heitä juostamaan kaikki nämä tiedot pitäen samalla tehtävät organisoituneina ja projektin työnkulut liikkeessä. Seuraavassa on 10 ominaisuutta, työkalua ja piilotettuja Wrike-temppuja, joiden avulla useiden projektien hallinta on mahdollisimman avointa ja stressitöntä.

1. Muokatut työnkulut

Yksi Wriken suurimmista ominaisuuksien lisäyksistä vuonna 2015 oli räätälöityjä työnkulkuja, joiden avulla tilin järjestelmänvalvojat voivat muokata oletuksena olevia työnkulkuja nimetäksesi tai muokataksesi tilat uudelleen ja luodakseen uusia työnkulkuja tietyille ryhmille. Näillä mukautetuilla työnkulkuilla on kontekstuaalinen merkitys tietyille kansioille, projekteille ja ryhmille, etenkin kun ne pudotetaan kojetauluun, joka on jaoteltu eri vaiheisiin. Erityisesti projektin ylläpitäjälle tai tiiminvetäjälle työnkulkujen näyttäminen sarakkeiksi, kuten Hyväksytty, Käynnissä, Tarkistettavana jne., Helpottaa yleiskatsausta ja hallintaprosessia, kun välilehtiä useiden kansioiden ja tehtävien välillä.

Itse mukautetut työnkulut koordinoidaan väreillä vaiheittain, kuten normaalienkin työnkulkujen kanssa, aktiivisten, peruutettujen, valmiiden tai pidossa olevien tehtävien jakaminen työnkulun sisällä. Samaan aikaan voit lisätä kojelautaan rinnan istuvia mukautettuja työnkulkuja, jotka osoittavat esimerkiksi suunnittelun, kehittämisen tai markkinoinnin joukkueiden erityiset liittyvät vaiheet, esimerkiksi suorituksen prosenttimäärä toisessa työnkulussa sen vieressä. Jos yrityksesi syntyi Wrike Enterprise -tilille, hyödynnä mukautettuja työnkulkuja, joita hallitaan keskushallintapaneelista.

2. Kansiot, kansiot ja muut kansiot

Kansiot ovat kiistatta Wriken yleisimpiä organisaatiotyökaluja. Alustalla on kaiken tyyppiset kansiot, jokaisella on erilaiset käyttöoikeudet ja muokattavat mallit intuitiivisen projektinhallintotiedostokaapin luomiseksi. Ensinnäkin on tärkeää pakata tieto-osa jokaisessa kansiossa niin monta yksityiskohtia kuin mahdollista projektin tavoitteista, ryhmän jäsenistä, ryhmän yhteystiedoista ja etenemisestä eri tehtävissä. Wrike suunnittelee kansiot helposti siirrettäviksi ryhmästä toiseen. Mitä enemmän tietoja kansiin sijoitetaan, sitä vähemmän kaivamisen seuraavan käyttäjän on tehtävä.

Kun kyse on itse kansioista, voit jakaa ne erityyppisiin erityistarkoituksiin. Säästä aikaa tehtävien hallinnassa, organisaatio voi luoda sprint-kansion, johon joukkueet pudottavat erilaisia ​​tehtäviä pitääksesi kaikki ajan tasalla projektin etenemisestä. Tukimuodot voivat muodolähetyksiä varten luoda Templates-kansion, josta voi vetää yhdenmukaisia ​​vastauksia asiakasvuorovaikutuksen aikana. Siellä on myös yksityisiä kansioita arkaluontoisiin henkilöstöresursseihin tai yksinkertaisesti kansioon, joka on asetettu Vain sinulle -oikeuksille käytettäväksi rakeisena organisaation työkaluna. Viimeiseksi, joukkueet voivat käyttää alikansiota jakaa projektitietoja Wrike-alueen ulkopuolella tietyillä ajanjaksoilla, jotka viedään Gantt-kaaviona tai Microsoft Excel-tiedostona.

3. Reaaliaikaiset raportit

Toinen uudempi ominaisuus on Wrike Reports, joka tuottaa automaattisesti reaaliaikaisen näkyvyysraportin projektin tiloista ja etenemisestä yhdellä napsautuksella Wrike-kojelaudan avulla. Raportit-välilehdessä projektin järjestelmänvalvoja tai tiiminvetäjä voi valita tietyt projektit tai tehtävät, päättää, mistä ryhmistä tiedot kerätään, lisätä suodattimia (kuten projektin omistaja, tila tai aloitus-, lopetus- / luontipäivämäärä) ja luoda joko palkki tai taulukkokaavio. Tällaiset raportit ovat hyödyllisiä päivittäisissä tai viikoittaisissa edistyspäivityksissä, mutta ne voidaan myös räätälöidä osoittamaan muuttujia, kuten ryhmän toimintaa ja suorituskykyä. Tietojen visualisoinnit eivät ole hienoja, mutta ne voidaan luoda nopeasti käyttämällä osuvimpia tietoja.

4. Merkitse kaikki

Wrike-käyttäjät voivat luoda rajattomasti tageja kansioille ja tehtäville; ne toimivat samalla tavoin kuin Evernote Businessin kaltaisissa yhteistyövälineissä löydetyt nopeat merkinnät, koska tunnisteet eivät toimi vain organisaation työkaluina, vaan yhdistävät eri projektielementit ja asiakirjat yhdessä. Voit merkitä tehtävän useilla asiaankuuluvilla kansioilla yksinkertaisesti vetämällä ja pudottamalla sen kansioihin, merkitsemällä tehtävä jokaiseen kansioon liittyväksi kopioimatta sitä. Wrike pitää kirjaa kaikista tehtävään liittyvistä muuttuvista tunnisteista, joten tämä auttaa myös kartoittamaan tehtävän tilan ajan myötä eri projekteissa ja ryhmissä, joihin siihen liittyy.

5. Lajittele tehtäväluettelon läpi

Tehtävien lajittelu on luonnollinen osa projektin työnkulkujen hallintaa, mutta priorisoidessaan on helppoa antaa liian monien tehtävien liu'uttaa Backlog-osioon ottaen yhä enemmän Wrike-aikajanaasi. Joten kansiossa tehtävät luetellaan joko aikajärjestyksessä tai millaisen mukautetun järjestyksen mukaan olet lajitellut ne. Wrike antaa sinun lajitella tehtävät prioriteetin, päivämäärän, tilan ja otsikon mukaan. Voit pakottaa joukkueesi vastaamaan myöhässä oleviin tehtäviin asettamalla kansion prioriteettiin ja vetämällä ja pudottamalla sitten jääneet tehtävät järjestykseen, jossa haluat tarkistaa ne. Järjestäminen prioriteettien mukaan ohittaa päivämäärät, tilan tai otsikon, pitämällä hiljaiset tehtävät edessä ja keskellä, kunnes tarkistat ne kasaan.

6. Integroi ja automatisoi

Wrike lisää jatkuvasti uusia integrointeja erilaisiin ohjelmistopalveluna (SaaS) oleviin sovelluksiin, mukaan lukien Googlen ja Microsoftin toimistopaketit, erilaiset pilvitallennuspalvelut, markkinointi- ja tukipalvelualustat, online-kyselytyökalut (kuten SurveyMonkey) ja yhteistyösovellukset (kuten Slack ja Atlassian HipChat).

Nämä ovat kaikki hyödyllisiä tapoja yhdistää enemmän päällekkäisiä liiketoimintaprosessejasi yhteen paikkaan, mutta nämä integroinnit voivat olla erityisen hyödyllisiä automatisoidessaan joitain manuaalisia näkökohtia projektien ja tehtävien hallinnassa. Wrike integroituu sekä automaatiopalveluun Wufoo että automatisoituun Zapier-työkaluun, jolloin käyttäjät voivat automatisoida toistuvat projektimerkinnät projektipyynnöillä, jotka kanavoidaan Wufoon automaattisesti täydentäviin lomakkeisiin (Zapier suorittaa uusiksi projekteiksi lähettämättä manuaalisesti projektipyyntöjä tai täyttämättä uusia projekti- ja tehtävämerkintöjä)).

7. Paaluta mallit ja widgetit

Wufoo / Zapier-integraatio on hieno automaattiseen toistuvaan työnkulkuun, mutta samoin ovat Wrike's mukautetut mallit. Luo mukautettu malli olemassa olevasta projektista tai tehtävästä napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella kyseistä kansiossa olevaa tehtävää ja kopioimalla se uudella otsikolla. Sen avulla voit myös kopioida kuvaus tai muistiinpanot, jotka olet lisännyt tehtävän tai projektin mukana, ja jopa kopioida samojen käyttäjien yli, jos kyseessä on tietty ryhmä, joka käyttää mallia uudelleen. Projektin tai tehtävän ei pitäisi koskaan luoda uudelleen manuaalisesti. Voit myös luoda mallin, joka perustuu useisiin tehtäviin asettamalla kyseiset tehtävät "lykättyyn" tilaan ja toistamalla kopiointiprosessin. Mallit ovat yksi alueista, joista Wrike todella loistaa, antaen sille tehtävä- ja tuottavuusedun vastaaviin projektinhallintaratkaisuihin, kuten Basecampiin.

Widgetit ovat toinen tapa, jolla Wrike auttaa säästämään aikaa. On olemassa valmiiksi rakennettuja widgettejä, kuten Assisted To Me ja erääntyvä tänään / tällä viikolla, mutta ominaisuus on arvokkaampi, kun luot mukautettuja widgettejä tiettyjen projektien, tehtävien tai ryhmän jäsenten seuraamiseksi. Napsauta hiiren kakkospainikkeella projekti- tai tehtäväkansiossa kohdetta ja valitse Lisää hallintapaneeliin luodaksesi yksinkertaisen widgetin, joka vetämällä ja pudottamalla kojelautaan haluamallasi tavalla.

8. Siirry yksinkertaisen haun ulkopuolelle

Wrike-perussanahaulla on nopeaa ja hyödyllistä löytää tiettyjä sanoja sisältävä tehtävä tai projekti, mutta alustan tarkennetun haun ominaisuus antaa sinulle paljon tehokkaamman moottorin etsimään tietyistä kentistä avainsanan löytämiseksi kommentista, kuvauksesta tai otsikosta. Tarkennettu haku voi auttaa sinua myös liitteiden löytämisessä antamalla haun tiedostojen nimille. Tarkennetulle haulle ei ole erityistä painiketta tai vaihtoehtoa; aloitat vain kirjoittamisen päähakuriville (tai tietyn kansion hakupalkkiin) ja määrität poistettavan kentän, sanat tai projektit lainausmerkeillä. Voit myös määrittää lisäparametreja, kuten lisätä "@me" -tagin, hakutulosten löytämiseen, joissa sinut on mainittu nimellä.

9. Tee sähköpostista uudelleen hyödyllinen

Wrike-sähköposti-integroinnit helpottavat tehtävien luomista ja muokkaamista Gmailista tai Microsoft Outlookista sekä työpöydällä että mobiililaitteissa. Niiden avulla voit muuntaa sähköpostit toimintakohteiksi ja osoittaa ne suoraan tiimin jäsenille. Näiden integraatioiden avulla voit myös nähdä Wrike @mention -ilmoitukset postilaatikossasi, lisätä sähköposteja suoraan Wrike-kansioihin ja vastata kommentteihin suoraan sähköpostitse.

Mobiililaitteissa Wrike Android- ja iOS-sovellukset tarjoavat myös uuden älykkään postilaatikon ominaisuuden, jolla skannataan, lajitellaan ja arkistoidaan viestejä nopeasti pyyhkäisemällä, sekä mahdollisuuden piilottaa yksittäiset tai ryhmäviestit väliaikaisesti eri paketteihin yhdistämällä Wrike'n aiemmat toiminnot Suoratoisto- ja ilmoituskeskus. Kuten Googlen uudessa Saapuneet-sovelluksessa, se on tapa vähentää sotkua ja tehdä sähköpostista alusta, jolla käyttäjät voivat tosiasiallisesti saada asiat aikaan (sen sijaan, että selaa jatkuvasti siivousta ja puhdistamista).

10. Käännä älypuhelimesi projektin komentokeskukseen

Uuden älykkäiden postilaatikoiden ohella Wriken Android- ja iOS-sovellukset voivat tehdä melkein kaiken, mitä verkkosovellus pystyy. Wrike-sovellukset sisältävät yhden tehtävänäkymän, jossa on päivämäärä- ja määritystoiminnot, nopeat tehtävien luominen ja pyyhkäisemätoiminnot sekä (Android-sovelluksessa) kaksoisnäkymä tablet-laitteille. Projektipäälliköiden ja tiimien ei pitäisi tuntea rajoittuneensa vain verkko-ajattelutavan vuonna 2016. Suuren osan ajasta on helpompaa avata mobiilisovellus lennossa, tarkistaa tehtävä ja siirtyä päiväsi eteenpäin.