Järjestäydy: 10 vinkkiä digitaalisten muistiinpanojen hallintaan

Seinfeld- fanit muistavat loistavan kohtauksen näyttelystä, kun Jerry ja Elaine esiintyvät autovuokraamoissa. Jerry pyytää hakemaan tilaamansa keskikokoisen auton. Tiskin edustaja vastaa, että heillä ei ole keskikokoisia malleja jäljellä, koska he loppuivat. "Katso", Jerry sanoo, "tiedät kuinka tehdä varaus. Et vain osaa pitää varausta." Mielestäni samalla tavalla digitaalisiin muistiinpanoihin. Muistiinpanojen tekeminen on erittäin helppoa, mutta käyttää niitä paljon vaikeammin.

Jotta voit käyttää käyttämiäsi muistiinpanoja tosiasiallisesti, sinun on organisoitava ja tiedettävä niiden löytäminen. Nämä vinkit muistiinpanosovelluksen aloittamiseen ja muistiinpanojen järjestämiseen auttavat.

1. Valitse hieno muistiinpano-sovellus

Valitsemasi muistiinpanosovellus vaikuttaa suuresti siihen, näetkö muistiinpanosi uudelleen ja miten. Puhelimeesi tai tablet-laitteeseesi esiasennettu perusmuistiinpanosovellus ei todennäköisesti ole kovin hyvä. Toki, olet käyttänyt sitä aikaisemmin, ja se toimii hyvin, mutta ehkä et tiedä mitä ominaisuuksia sinulla puuttuu, ja erottavat vain tyydyttävät sovellukset erinomaisista.

Kolme ominaisuutta, jotka tekevät muistiinpanosovelluksista todella hyödyllisiä, ovat:

• kansiot,
• tunnisteet ja
• optinen merkintunnistus (OCR).

Tarkastelen yksityiskohtaisemmin kutakin kohtaa hetkessä.

Kolme sovellusta, joita suosittelen useimpien muistiinpanosovellusten henkilökohtaisen testauksen perusteella vuosien varrella, ovat seuraavat:

• Microsoft OneNote, jos haluat ilmaisen muistiinpanosovelluksen,
• Evernote, jos et halua maksaa Premium-tilauksesta, ja
• Quip yhteistyöhön muistiinpanoihin.

2. Luo Saapuneet-kansio

Kun muistat muistiinpanon nopeasti, tarvitset paikan tallentaa se, jos se ei eksy. Luo Saapuneet-kansio muistiinpanosovellukseen ja aseta se oletustallennuspaikaksi.

Selaa Saapuneet-kansiota säännöllisesti lisätäksesi lisätietoja muistiinpanoista ja lajitellaksesi ne. Näet kuinka se tehdään seuraavissa muutamissa vinkissä. Sinun ei tarvitse puhdistaa Saapuneet-kansiota asetetulla aikataululla, mutta yritä tehdä se, kun muistiinpanosovelluksesi on auki täysikokoisella näytöllä (katso numero 10 alla). Sen avulla on helpompi nähdä tekemäsi ja nähdä kaikki käytettävissä olevat vaihtoehdot.

Sinun ei tarvitse ampua Inbox Zeroa muistiinpanosovelluksessa. Saapuneet-kansio on loistava paikka tallentaa muistiinpanoja, joita vierailet usein. Pidän esimerkiksi muistiinpanoa kaikkien ystävieni Wi-Fi-verkon nimien ja salasanojen kanssa, joten jos tuon uuden laitteen heidän taloonsa tai pyyhkän tallennussalasanan, voin liittyä verkkoon uudestaan ​​häiritsemättä heitä yksityiskohtien vuoksi. Tällä huomautuksella on pysyvä koti postilaatikossani.

3. Lajittele muistiinpanot kansioihin tai muistikirjoihin

Kansiot, joita jotkut sovellukset kutsuvat myös muistikirjoiksi, auttavat sinua järjestämään muistiinpanosi manuaalisesti. Niistä tulee hyödyllisiä myöhemmin, kun haluat tutkia tietyn aiheen muistiinpanoja, kuten kaikkia reseptejä.

Luomasi kansiot ja niiden nimeäminen riippuvat siitä, millaisia ​​muistiinpanoja otat ja kuinka käytät niitä. Jos et ole varma, aloita kansioista Saapuneet, Lukeminen, Kotitalous, Henkilökohtainen ja Työ. Voit aina muuttaa niitä ja luoda lisää, kun saat käsityksen siitä, kuinka käytät niitä.

4. Tee pikakuvakkeita suosikkikansioihisi

Kaikissa hyvin käytetyissä muistiinpanosovelluksissa on kansioita, jotka näkevät enemmän toimia kuin toiset. Tee näistä kansioista helppo pääsy luomalla niihin pikakuvakkeita tai merkitsemällä ne suosikkeihin. Nämä ovat kansiot, joissa katsot usein tekemiäsi muistiinpanoja ja lisäät uusia.

Sinulla on todennäköisesti muita kansioita, jotka vain pitävät muistiinpanoja odottamattomaan aikaan, kun tarvitset niitä. Niiden ei tarvitse olla edessä ja keskellä.

5. Käytä tunnisteita

Tunnisteet auttavat sinua löytämään olemassa olevat muistiinpanot. Ne voivat kaventaa tietyssä kansiossa näkemiäsi tai näyttää kaikki muistiinpanot, jotka on koodattu yhdellä teemalla useissa kansioissa. Ne auttavat myös löytämään jonkin teeman muistiinpanoja, vaikka temaattinen sana ei olisi itse muistiinpanossa. Annan joitain esimerkkejä.

Esimerkki 1: Sano, että sinulla on Resepte-kansio ja suunnittelet juhlia joillekin kasvissyöjille. Voit hakea kaikki muistiinpanot vain siitä kansiosta, joissa on merkinnät kasvissyöjä ideoita varten mitä tehdä.

Esimerkki 2: Ehkä olet kirjailija, joka kirjoittaa eri julkaisuille. Voit tehdä muistiinpanoja artikkeleista ja järjestää ne kansioihin sen mukaan, missä ne julkaistaan. Toisinaan voi kuitenkin tutustua kaikkiin tietyn teeman muistiinpanoihin riippumatta siitä, kuka julkaisi teoksen. Jos olet merkinnyt muistiinpanosi tällä teemalla, voit etsiä tagin ja nähdä ne kaikki riippumatta siitä, missä kansiossa ne ovat.

Esimerkki 3: Lähetä edelleen projektiin liittyvä sähköposti muistiinpanosovellukseesi. Viesti ei koskaan sano projektin nimeä tai mistä se on kyse. Näin ihmiset kommunikoivat, kun ovat jonkin verran paksuja. Tässä tapauksessa voit lisätä tunnisteita määrittelemään muistiinpanon (projektin nimi, asiakas, työn kuvaus), jotta löydät huomautuksen tarvittaessa.

6. Teurastetut tunnisteet

On sellainen asia, että niissä on liian monta tunnistetta. Mitä enemmän lisäät tunnisteita, sitä lähemmäksi ne saavat. Joten pilaa tunnisteesi ajoittain. Näin voit tehdä sen.

Vedä luettelo kaikista käytetyistä tunnisteista. Usein voit nähdä merkintöjen lukumäärän tunnisteen vieressä. Ensinnäkin, etsi lähes kopioita. Jos sinulla on tunnisteita sekä sovellukselle että sovellukselle, päästä eroon siitä, kummassa on vähemmän muistiinpanoja. Avaa muistiinpanot, joihin haluat vaikuttaa, ja lisää tagi, jonka aiot säilyttää. Poista toinen tunniste.

Lisäksi, jos sinulla on tageja, joissa on kaksi tai vähemmän muistiinpanoja, harkitse niiden poistamista. He eivät todennäköisesti tee sinulle mitään.

7. Luo puhelimeesi pikakuvake

Tee pikakuvake puhelimeesi aloittaaksesi uuden muistiinpanon muistiinpanosovelluksessasi, jotta ideoiden ja tietojen kaappaaminen on aina helpon matkan päässä. IOS-laitteissa voit tehdä Siri-pikakuvakkeen, ja Android-sovelluksissa etsi uusi sovelluswidget-vaihtoehto.

8. Sanella

Kun jotain tulee mieleen, haluat kirjoittaa, mutta olet vakavasti kiireinen tai kävelet koiraasi ja et tuskin pysty hallitsemaan sekä talutushihnaa että puhelinta samanaikaisesti, sanele.

Useimmissa älypuhelimissa on puhetta tekstiin -toiminto. Käytä sitä! Aloita uusi nuotti, paina näppäimistön mikrofonikuvaketta ja puhu mitä haluat kirjoittaa. Voit myös tallentaa äänimuistion ja kopioida sen myöhemmin. Jos joudut tapaan ja päätät usein sanella pitkiä kohtia, voit säästää aikaa säästääksesi kopiointipalvelua. Saatavana on monia hyviä ilmaisia ​​ja maksettuja vaihtoehtoja, vaikka maksetut vaihtoehdot ovat yleensä huomattavasti tarkempia.

9. Liitä kuvat ja PDF-tiedostot, käytä tekstintunnistusta

Jos sovelluksessasi on OCR, se voi hakea tekstistä, joka löytyy kuvista, PDF-tiedostoista ja muista siihen lataamista tiedostoista. Älä pelkää lisätä tiedostoja muistiinpanoihisi, kun tarvitset niitä. Tähän sisältyy valokuvia informatiivisista merkkeistä, käsin kirjoitettuja muistiinpanoja, kirjojen sivuja ja niin edelleen.

Voit nähdä kuinka hyödyllinen se on esimerkin avulla. Oletetaan, että liität PDF-tiedoston ateriakuitista, joka sinun on vaadittava kuluraporttiin. Unohdit merkitä sen "kuittia", etkä tiedä missä se on. Jos muistat ravintolan nimen, voit kirjoittaa sen hakupalkkiin, ja OCR jäljittää sen.

Kiinnitä huomiota rajoituksiin, joita muistiinpanosovelluksesi tai tilisi tyyppi asettaa tekstintunnistuksen käyttöön ja tallennukseen. Esimerkiksi Evernoten ilmainen versio suorittaa tekstintunnistuksen kuvissa, mutta ei PDF- ja Office-asiakirjoissa. Tarvitset siihen Premium- tai Business-tilin. Jos sovelluksessasi ei ole sisäänrakennettua skannausta, voit harkita pariliitoksen muodostamista mobiiliskannaussovelluksen kanssa.

10. Järjestä suurella näytöllä

Ihannetapauksessa muistiinpanosovelluksessasi on työpöytä- ja verkkosovellus. Käytä yhtä niistä (yleensä työpöytäsovellukset ovat parempia tähän tarkoitukseen) lajitellessasi postilaatikossasi ja järjestäessäsi muistiinpanojasi. Suuren näytön ansiosta näet enemmän sovellusta ja siten enemmän kansiorakennetta, tunnisteita ja muita lisätietoja, jotka lisäät muistiinpanoihin pitääksesi ne järjestyksessä. Jos näet kaikki vaihtoehtosi, valitset todennäköisemmin oikeat.

Ota muistiinpano, pidä seteliä, käy seteli uudelleen

Kun järjestät muistiinpanon tekemistä, parannat mahdollisuuksiasi tehdä paitsi merkityksellisempiä muistiinpanoja myös tallentaa ne tavalla, joka antaa sinun tarkistaa ne uudelleen, kun on aika.