Miksi yrityksesi VoIP-järjestelmä ei ehkä kuulu pilveen

Hallinnoidut yrityspuhelinoperaattorit harjoittavat pääasiassa VoIP-tekniikkaa (VoIP), mikä tarkoittaa, että he ajavat pilvipalvelun käyttöönottoa melkein yksinomaan, koska se on heille tehokkain. Ja ollakseni rehellinen, se on yleensä helpompaa ja halvempaa myös heidän asiakkailleen, etenkin pienille ja keskisuurille yrityksille. Mutta pilvi ei silti ole universaali ratkaisu jokaiselle organisaatiolle. On useita syitä, miksi operaatiosi ei ehkä halua viestintää elävän pilvessä tai ainakaan kaikkia.

Vaikka VoIP helpottaa asioita, puhelinjärjestelmät näyttävät olevan monimutkaisia. Niiden ominaisuudet ovat myös hyvin erilaisia, mikä osoittaa kuinka suosituimmat myyjät olivat tämän vuoden PCMag Business Choice Awards -palvelussa VoIP-palveluntarjoajille. Vaikka he toimivat IT-ympäristössä käyttämällä digitaalista signalointia ja dataa, heidän on elävä osittain analogisessa maailmassa. Syynä tähän on se, että niitä käyttävät ihmiset ovat jatkuvasti analogisia.

Lisäksi monimutkaisuuteen puhelinjärjestelmät eivät voi olla täysin digitaalisia, koska ympäristö, jossa ne ovat, ei välttämättä ole täysin digitaalisia. Paljon riippuu fyysisestä ympäristöstä, jossa puhelinjärjestelmä sijaitsee, ja viestintäympäristöstä, johon puhelinjärjestelmä kytkeytyy.

Toisaalta täysin VoIP-pohjainen yrityspuhelinjärjestelmä on varmasti mahdollista. Tarvitset vain joitain VoIP-puhelimia, verkon ja jonkinlaisen yksityisen puhelinvaihteen (PBX). PBX on yksityinen puhelinjärjestelmä, joka toimii organisaatiosi sisällä, ja sitä käytetään sisäisen viestinnän tarjoamiseen sekä yhteyden muodostamiseen myös suurempaan puhelinverkkoon ulkopuolella.

Itse PBX voi olla palvelin tietokeskuksessasi tai ehkä puhelimesi kaapissa, tai se voi olla pilvipohjainen palvelin. Sen on oltava käynnissä erikoistunut ohjelmisto, joka pystyy ohjaamaan äänipuhelut alkuperästä määränpäähänsä. Sillä, missä palvelin sijaitsee, työntekijät tekevät puheluita, minkä vuoksi pilvipohjainen vaihde voi olla järkevä vaihtoehto.

Kustannusnäkökohdat

Mutta on myös muita näkökohtia. Yksi iso tekijä on kustannukset. "Julkisessa pilvi- tai UCaaS-mallissa rahoituskulut ovat ensisijainen tekijä", kertoi Mitel Networksin Cloud Marketingin varatoimitusjohtaja Daryl Reva, joka tekee sekä pilvi- että paikallispuhelinratkaisuja, mukaan lukien Mitel MiCloud Business. Paljon riippuu myös organisaation koosta. Hän sanoi, että pienet organisaatiot saattavat löytää suurempia kustannusetuja pilvipohjaisesta VoIP-ratkaisusta.

Yksinkertainen vastaus on, että pilvipohjaisen puhelinjärjestelmän alkuperäiset kustannukset ovat usein alhaisemmat kuin toimiston palvelimella. Syynä on, että sinun ei tarvitse ostaa PBX: tä. Mutta pitkällä tähtäimellä se voi olla kalliimpaa, koska joudut maksamaan jatkuvia maksuja PBX: n toiminnasta ja hallinnasta, samoin kuin minkä tahansa muun pilvipalvelun.

Toisaalta todellinen yhtenäinen viestintäjärjestelmä voi olla parempi pilviratkaisuna. UCaaS vaatii tiloja ja taitoja, joita sinulla ei ehkä ole yrityksessäsi, ja voi olla, että näiden palveluiden saaminen pilveen voi olla ainoa mahdollinen vaihtoehto sinulle. Tämä johtuu siitä, että vaikka UCaaS: llä on suuria säästöpotentiaalia, se on ensisijaisesti ohjelmistoratkaisu, joka todennäköisesti vaatii mukautetun integraation, DevOps-tyylisen hallinnan ja ylimääräisen ohjelmistonhallinnan tuen.

Mutta nämä eivät ole ainoita syitä. "Jos vertikaalinen liiketoiminta määrää valintasi, kuten terveydenhuolto ja rahoitus, niin noudattaminen hallitsee tavoitteitasi", Reva selitti. Tämä tarkoittaa, että ennen kuin voit ajaa puhelinjärjestelmääsi pilvessä, sen on täytettävä vaatimustenmukaisuusmääräykset, eikä kaikki pilvipohjaiset puhelinjärjestelmät pysty siihen. Sinun on vietettävä enemmän aikaa lakimiehesi kanssa määrittääksesi infrastruktuurisi tarkat vaatimustenmukaisuusvaatimukset, ja tämä on jotain, mitä sinun tulee tehdä huolellisesti, koska virheet täällä voivat olla kalliita.

Muut huomioon otettavat tekijät

On muitakin tekijöitä, jotka voivat vaikuttaa päätökseesi. Jos esimerkiksi sijait olemassa olevassa ympäristössä jo olemassa olevan analogisen puhelinjärjestelmän kanssa, et ehkä halua heittää satoja analogisia puhelimia, jotka ovat edelleen hyvässä kunnossa. Tämä tarkoittaa, että muutettaessa VoIP-järjestelmään sinun on silti käytettävä analogisia puhelimia.

VoIP-sovitin voi tehdä mistä tahansa analogisesta puhelimesta laitteen, joka voi olla digitaalisessa verkossa, mutta saattaa olla järkevämpää käyttää käyttöliittymää, jonka avulla voit kytkeä suurimman osan analogisista puhelimista VoIP-verkkoosi. Vaikka näillä puhelimilla ei välttämättä ole kaikkia VoIP-puhelimen ominaisuuksia, ne voivat silti soittaa puheluita, ja se voi olla kaikki mitä tarvitset. Sitten voit käyttää rahaa VoIP-puhelimiin, missä niitä todella tarvitaan.

Joskus tietysti pilvipohjainen puhelinjärjestelmä on ihanteellinen. Ja joskus haluat joitain jokaisesta. Reva kertoi, että hybridipuhelinjärjestelmiä on kahta erityyppistä. Yksi tyypillinen tapaus on, kun pääkonttorissa on paikallinen PBX, mutta oksat ovat pilvessä. "Päämajassa voi olla irtisanominen, kun taas ne voivat tuoda oksat ylös ja alas tarpeen mukaan", hän sanoi.

Pilvipohjainen vs. paikan päällä

Reva huomautti myös, että joillakin toiminnallisten hybridien muodoilla on perusvaihde PBX: ssä tiloissa, kun taas jotkut edistyneet toiminnot, kuten yhteistyö, ovat pilvessä. Tämä tarkoittaa, että vaikka kuulet paljon pilvipohjaisista VoIP-ratkaisuista, se ei ole ainoa vaihtoehto. Lisäksi organisaatiollesi se ei ehkä ole edes paras ratkaisu. Sen sijaan on tärkeää perustaa VoIP-järjestelmäsi siihen, mikä on yrityksellesi parhaiten järkevää, mikä saattaa olla paikalliseen palvelimeen.

• Paras yritys VoIP-palveluntarjoajalle 2019 Paras yritys VoIP-palveluntarjoajalle vuodelle 2019
• 7 vinkkiä valittaessa yrityksellesi tarkoitettua VoIP-palvelua SMB: lle
• VoIP: n suuri tietoturvaongelma? Onko se SIP VoIP: n suuri tietoturvaongelma? Se on SIP

Ensisijaiset näkökohdat ovat kustannukset, kuinka paljon haluttua puhelinjärjestelmää hallitaan, ja onko huomioitava esimerkiksi vaatimustenmukaisuus. Sinun ei tarvitse ostaa PBX-palvelua käyttääksesi sitä pilvessä, mutta jos et, niin saatat maksaa enemmän kuukaudessa ajan myötä. Et voi saada paljon hallintaa pilvipohjaiseen järjestelmään, koska palveluntarjoaja voi valita, milloin ominaisuuksia käytetään tai muutoksia tehdään, ja pilvipohjainen järjestelmä ei ehkä täytä vaatimuksiasi.

Toisaalta, jos sinulla on vain muutama työntekijä ja haluat nousta ylös ja ajamaan heti, silloin pilvi on ehkä aloittamassa. Kuten kaikki muu IT: ssä, kaikki riippuu siitä, mitä haluat tehdä sen kanssa.