Aloita uusi vuosi oikein: lopeta tarkistuslista

Vuoden aloittaminen suoraan IT-näkökulmasta tarkoittaa, että kaaosiin tuodaan mahdollisimman paljon tilauksia. Joulun ja uudenvuoden väliset viikot ovat yleensä unohtavia IT-apupyyntöjen, käyttöönottojen ja muiden satunnaistavien hallintatehtävien suhteen. Suurin osa tammikuusta seuraa esimerkkiä, kun muu organisaatio palaa lomalta ja lisää hitaasti vauhtia. Nämä viikot ovat hyödyllisiä IT-johtajille, jotka tarvitsevat aikaa asettamaan talonsa järjestykseen, tarjotakseen vankan teknisen perustan loppuvuodeksi. Seuraavassa on kuusi avainvaihetta, joiden IT-johtajien tulisi suorittaa mahdollisimman varhain vuonna 2016.

1. Suunnittele laitteistovuokrauksen päivitys

Toivottavasti olet pitänyt tarkkaa laitteistotarkastuslokiä, joka kattaa kaiken paikan päällä olevan infrastruktuurin, mukaan lukien paitsi PC: t ja kannettavat tietokoneet, mutta myös verkkolaitteet, tulostimet ja kyseinen jatkuvasti laajeneva mobiililaitteiden luokka. Kenellä on mitä; missä se sijaitsee; tunnistetiedot, kuten sarjanumerot, ja mikä tärkeintä, vuokrapäivityspäivät. Tee muistiinpanot siitä, mitä laitteistoja päivitetään tänä vuonna ja milloin, ja muista ottaa tämä huomioon projektisuunnitelmissa. Kiinnitä erityistä huomiota siihen, mitä mobiililaitteita työntekijäsi käyttävät, koska yhä useammat ihmiset käyttävät henkilökohtaisia ​​mobiililaitteita työhön (mikä voi aiheuttaa tarpeettomia maksutaakkoja ja tietoturvariskejä).

2. Suorita perusteellinen ohjelmistolisenssitarkastus

Jos noudatit asianmukaista menettelyä viime vuonna, sinun olisi jo pitänyt suorittaa ohjelmistotarkastus. Mutta jos et ole, et todellakaan halua ohittaa tätä vaihetta nyt.

Kuten laitteistotarkastuksessasi, huomaat kuitenkin, että käyttäjät tekevät henkilökohtaisia ​​valintoja myös ohjelmistosalkkuissaan. Samoin kuin työntekijät, jotka käyttävät henkilökohtaisia ​​laitteita työhön, monet käyttävät myös omia pilvipohjaisia ​​palveluitaan. Näin voi tapahtua, koska yksittäinen käyttäjä päättää kirjautua tiettyyn palveluun tai jopa koko joukkue käyttää pilvipalvelua vain keskenään.

Usein nämä palvelut maksetaan henkilökohtaisille tai yritysluottokortteihin kohdistuvilla toistuvilla maksuilla, ja kirjanpidolla voi olla vaikea selvittää, kuka maksaa mistä. Se on heille huono uutinen, mutta se voi myös purea sinua IT-budjetin aikana, joten siirry eteenpäin nyt niin paljon kuin mahdollista. Tämä suuntaus voi myös aiheuttaa suuria päänsärkyjä turvallisuuden kannalta, koska monet ns. Pilvipalvelut pakottavat käyttäjät tosiasiallisesti lataamaan asiakaspuolen moduulit, jotka väistämättä ohittavat tavallisen testausprosessisi. Jos et tiedä, mitä käyttäjien laitteissa toimii, et voi suojata niitä riittävästi.

Perinteisemmässä mielessä varmista, että ohjelmistotarkastus kattaa myös tavalliset emäkset, mikä tarkoittaa tarkkaa arviointia siitä, mikä ohjelmisto on asennettu, missä se toimii, kenellä on käyttöoikeus verrattuna siihen, kenellä on lisenssejä ja milloin nämä lisenssit vanhenevat. Kiinnitä erityistä huomiota suojausohjelmistoihin - virustorjunta, VPN: t ja salaus ovat kolme esimerkkiä.

3. Kärsivät turvallisuustarkastuksesta

IT-tietoturva-auditoinnit ovat toki vain nautinnollisempaa kuin IRS: n vierailu, mutta hyvä uutinen on, että ne ovat ehdottoman kriittisiä ja erittäin erikoistuneita. Tämä tarkoittaa, että sinulla on loistava tapa palkata konsultti, jonka tehtävänä on seurata tätä prosessia sinulle. Mutta riippumatta siitä, oletko sinä tai joku ulkopuolinen asiantuntija, tee seuraavat asiat yksityiskohtaisesti:

Lisää auditointeja - sitoa prosessi laitteiston ja ohjelmiston tarkastustietoihin.

Henkilöllisyyssuojausanalyysi - Kuinka hallitset pääsyä yrityksen IT-resursseihin ja tietoihin sekä paikallisesti että pilvessä.

Pilviturvallisuusanalyysi - analysoi erikseen kaikki pilvitoiminnot riippumatta siitä, onko kyse vain muutamasta keikasta muualla sijaitsevaa tallennusta vai täydellisellä, palveluna toimitettavalle ohjelmisto (sovellus palveluna) -sovellukselle, joka käyttää keskeistä liiketoimintaprosessia.

Tietosuoja- ja katastrofipalautus (DR) -analyysi - Kuinka viime vuoden ratkaisu sujui ja oliko heikkoja kohtia tai odottamattomia skenaarioita, joihin sinun tulisi puuttua tänä vuonna?

Kokonaistarkastusanalyysi - et voi antaa tätä kenellekään konsulttille; Käytä tietoturvaraporttia arvioidaksesi IT-toimintosi turvallisuustasoa ja selvittää paitsi missä parannuksia on tehtävä, myös missä voit säästää rahaa käyttämällä erilaisia ​​tietoturvaratkaisuja tai taktiikoita.

4. Opi liiketoimintaprosessisi

Pienessä yrityksessä tämä voidaan tehdä muutamalla yksi-to-one-istunnolla. Keskikokoisessa yrityksessä saat todennäköisesti mahdollisuuden kuluttaa muutama lounas. Pelin nimi on tässä "Kuinka se todella toimii?" Ajatuksena on ensin selvittää, mitkä keskeiset prosessit ovat yrityksessäsi, jotka saavat sen toimimaan (tarkoittavat, että sen avulla on mahdollista ansaita rahaa ja toimia) ja kuka johtaa tai omistaa näitä prosesseja. Hanki sitten jonkin aikaa kasvot näiden ihmisten kanssa ja pyydä heitä opastamaan sinua yksityiskohtaisesti läpi kuinka nämä prosessit tapahtuvat; mikä on todella tärkeää saada ne tapahtumaan; mitä työkaluja käytetään tänään tämän työn suorittamiseen; ja mitä nämä ihmiset haluaisivat nähdä, haluaisivat tapahtuvan tai vain yleensä haluavan urheilla.

Vain näiden tietojen avulla voit todella lisätä arvoa. Asiantuntemuksesi ei ole vain tietämistä, mitä tekniikassa tapahtuu; se pystyy soveltamaan tekniikkaa luovasti saadaksesi nämä rahaa ansaitsevat prosessit tekemään nopeammin, halvemmin tai kilpailukykyisemmin. Vasta kun tiedät todella, kuinka asiat toimivat, voit tehdä sen tehokkaasti, jopa helposti. Joten vie vie aikaa näytöltä ja tutustu työtovereihisi. Sinut yllättynyt siitä, kuinka iloinen heistä on keskusteluista ja kuinka paljon sisäinen varastosi voi nousta seurauksena.

5. Puhu markkinointiin

IT ja markkinointi ovat yleensä kaksi osastoa, joilla ei ole paljon tekemistä keskenään, pintavuorovaikutuksen lisäksi. Mutta sosiaalisen median markkinoinnin ympärillä puhkeamisen myötä teknologialla on yhä tärkeämpi merkitys yrityksesi yleisessä markkinointisuunnitelmassa. Joten aloittavan keskustelun avulla voit maksaa suuria osinkoja loppuvuoden aikana. Tärkeimmät asiat, joista markkinointi haluaa keskustella, ovat:

Online- ja sosiaalisen median läsnäolon hallinta - Monilla markkinointiosastoilla ei ole aavistustakaan siitä, kuinka pitkälle heillä on käytettävissään hienostuneisuutta online-markkinointikampanjoiden hallinnassa; Lisäämällä asiantuntemuksesi tähän, voit heti luoda vuoden mittaisen teknologiasuunnitelman molemmille osapuolille.

Tiedonkeruu ja tallennus - Markkinointihenkilöt yleensä kysyvät kaikkea pyrkiessään selvittämään, kuinka sitä käytetään myöhemmin. Olisi hienoa, jos "kaikki" ei sisällä mahdollisia verkko-, tapahtuma- ja asiakkaiden seurantatietojen petatavuja. Ymmärtämällä, mitä nämä ihmiset keräävät tänään ja mitä he aikovat kerätä huomenna, voit sanella koko vuoden varastointistrategian.

Tietoanalyysi - Jos tietokannan järjestelmänvalvojat (DBA: t) ovat tähän päivään mennessä vastanneet yritystietoja (BI) koskeviin kysymyksiin, valmistaudu muutoksiin. Kun tiedonkeruussa on merkitty uptick, samanlainen kaivostoiminnan lisäys tapahtuu kuin arvo. Tämän lataaminen yhden tai kahden ylityöllistetyn DBA: n harteille on todennäköisesti virhe. Sen sijaan tarkista, voivatko itsepalvelun yritystietojen (BI) palvelutyökalut (kuten Microsoft Power BI tai Tableau Desktop) auttaa organisaatiota. Keskustele markkinointi-, finanssi- ja muiden tietointensiivisten osastojen kanssa siitä, mitä näkemyksiä he etsivät, ja katso sitten, voitko ottaa käyttöön työkaluja, jotta he voivat kaivaa itse näitä nuggeja.

6. Siirry suunnitteluun

Jos olet noudattanut jo kuvattuja vaiheita, sinulla on nyt tarkka käsitys yrityksesi käyttämästä tekniikasta, kuinka sitä käytetään ja kuinka paljon se maksaa. Sinulla on myös hyvä näkymä reikiin, jotka rei'ittävät tämän tilanteen - jos maksat liian paljon; missä mahdolliset turvallisuusriskit ovat; mitä on päivitettävä tai päivitettävä tänä vuonna, ja enemmän.

Käytä näitä havaintoja aloittaaksesi IT-vuoden kartoittamisen. Sinun on selvitettävä, kuinka monta hanketta osasto pystyy käsittelemään niiden hankkeiden lisäksi, joita on tapahduttava (kuten lisenssien uusiminen, vuokralaitteiden päivityksestä johtuvan uuden laitteiston käyttöönotto ja vastaavat). Vain kun olet kartoittanut nämä valinnaiset projektit, voit aloittaa lisäarvon suunnittelun.

Mutta kun pääset tähän vaiheeseen, on joitain tärkeitä vaiheita, jotka sinun on noudatettava:

Olet tavannut etulinjan prosessijohtajien kanssa; tapaa nyt ylimmän johdon. Etulinjan henkilöt ovat antaneet sinulle käsityksen siitä, miten asiat toimivat ja missä voit auttaa, mutta vain ylimmän johdon edustajat voivat antaa sinulle kuvan kokonaisuudesta. Tarvitset molemmat näkökulmat tehokkaan teknologiasuunnitelman laatimiseksi.

Työskentele "myymään" projekteja ennen kuin viettää aikaa arviointiin ja testaukseen. Organisaatiosi parhaiten toimivien työkalujen selvittäminen voi olla työläs ja aikaa vievä tehtävä. Älä ota sitä vastaan ​​ennen kuin olet saanut sisäänostoa sekä etulinjan sidosryhmiltä että ylimmältä johdolta. Toisin sanoen, myydä projektiidesi ihmisille, jotka hyötyvät siitä, ennen kuin viettävät heille merkittäviä työtunteja.

Kun myyt projekteja, älä keskity vain kustannussäästöihin. Monet IT-päälliköt eivät ole löytäneet halvempia ratkaisuja mitä tahansa nykyisin käytettäviin työkaluihin. Joskus se on hyvä kulma - etenkin esimerkiksi matkapuhelut ja datasuunnitelmat. Mutta tehtäväkeskeisissä ohjelmissa ja pilvipalveluissa keskittyminen parannettuihin toimintoihin on parempi peli. Luo sidosryhmille ehdotettujen ratkaisujen esittely, jotta he näkevät, mitä suunnitelmasi voi auttaa heitä, ja saat paljon enemmän huomiota kuin edes kisakuvimmalla budjettitaulukolla.

Älä liioittele sitä. Kun olet saanut ylimmän johdon huomion ja prosessin sidosryhmien sisäänoston, on helppo päästä eroon vauhdilla ja jännityksellä. Se voi johtaa liian lupaaviin, mikä puolestaan ​​johtaa projektin epäonnistumiseen ja Advil-riippuvuuteen. Ole hyvin varovainen projektisuunnittelussa. Tarjoa puskuri paitsi ajalle myös budjetille, siltä varalta, että joudut palkkaamaan ulkopuolista apua saadaksesi jotain päätökseen ajoissa. Muista, että tietotekniikan on myös reagoitava odottamattomiin tilanteisiin, joten on tärkeää varmistaa, että pystyt ottamaan käyttöön huomenna ja työskentelemään tehokkaasti tänään.