Sisällysluettelo:
Video: How to Reach Inbox Zero (even when you have 63,487 unread emails!) (Lokakuu 2024)
Sisällys
- Push for Zero Email
- Viestintä Sans Email
Vuonna 2011 Ranskassa toimivan Atosin toimitusjohtaja ja puheenjohtaja Thierry Breton antoi rohkean lausunnon aikovansa poistaa yrityksen sähköpostit kolmen vuoden kuluessa. Idea herätti yhtä paljon kiistaa kuin tunnustus. Nyt nämä kolme vuotta ovat ohitse. Joten miten yritys teki?
Pyysin Atosin Zero Email Global Program Manager -tapahtuman Marc Bovensin kanssa puhelimitse saadaksesi selville, onko yritys osunut merkkiinsä. Bovens selitti, että siirtäminen nolla-sähköpostiin oli itse asiassa osa suurempaa keskittymistä työntekijöiden hyvinvointiin. Atoksen ihmiset (kuten melkein kaikki muutkin, jotka istuvat tietokonepäätteen edessä koko päivän) tunsivat olevansa sähköpostiosoitteiden tai tarkemmin sanottuna tiedon ylikuormituksen aiheuttama.
Atos ei ole pieni startup. Yhtiö työllistää yli 76 000 ihmistä 52 maassa. Atos on kansainvälinen IT-palveluyritys, joka työskentelee laajan yritysvalikoiman kanssa - kaikesta pankkisektorista puolustukseen ja turvallisuuteen. Kuinka saat kaikki nuo ihmiset, jotka tekevät valtavan määrän työtä, poistumaan kommunikoimasta keskenään sähköpostitse?
Jill Duffy: Vuonna 2011 Atos ilmoitti tavoitteestaan päästä eroon kaikista sisäisistä sähköposteista kolmen vuoden kuluessa. Tuo kolmen vuoden merkki on nyt ohi, ja ihmettelen: Kuinka menee?
Marc Bovens: Kolmen vuoden jakso päättyi aiemmin tänä vuonna helmikuussa. Olemme todella saavuttaneet joitain tärkeitä ohjelman välitavoitteita, joista tärkein koskee tiedon ylikuormitusta.
Olemme jo julkaissut ja ilmoittaneet, että olemme saavuttaneet 60 prosentin laskun sähköpostissa. Ja tietysti tämä kompensoidaan työskentelemällä eri tavalla ja käyttämällä uutta työkalusarjaa Outlookin vieressä sähköpostiksi.
JD: Voitko kertoa joillekin niistä työkaluista, joita käytät?
On selvää, että nämä kolme ovat hyvin integroituneita. Esimerkiksi ZEN-BlueKiwi-alustalta olemme integroineet Lyncin läsnäoloa varten. Ihmiset voivat napsauttaa mitä tahansa kuvaa ja aloittaa pikaviestit tai aloittaa puhelun Internetissä. Meillä on hyvä integraatio yhteisöjen ja SharePoint-sivustojen välillä, jotta ihmiset voivat helposti muodostaa yhteyden BlueKiwi-yhteistyöyhteisöön.
Jotta voimme vastata hieman kysymykseen siitä, mitkä olivat [nolla-sähköpostisuunnitelman käyttöönoton vaiheet], ensimmäisenä vuonna vietimme paljon aikaa niin kutsuttuun "sähköpostietikettiin". Aloimme myös kouluttaa johtoryhmiämme.
JD: Kun sanot "sähköpostietiketti", tarkoitatko milloin se sopivaa, kun on epäasianmukaista käyttää sähköpostia viestintään?
MB: Oikein. Positiivisella tavalla halusimme motivoida ihmisiä keskustelemaan kasvokkain esimerkiksi silloin, kun se on sopivinta. Lyncin adoptio kasvoi jyrkästi. Ihmiset todella alkoivat käyttää pikaviestejä, mutta myös sovellusten jakamista ja videoneuvotteluita Lyncin kautta. Oikeastaan se oli muutos käyttäytymisessä käyttämällä oikeaa työkalua oikeaan sovellukseen.
JD: Miten luulet tämän muuttaneen yrityksen kulttuuria?
MB: On ollut helpompaa tulla paljon asiakaskeskeisemmäksi. Kuten tiedät, Atos on todella iso yritys. Olemme kasvaneet paljon vuosien varrella ostamalla. Olemme keskittyneet niin kutsuttuihin toistuviin tuloihin, niin pitkäaikaisiin kontakteihin. Tämä [siirtyminen käyttämään muita viestintävälineitä] on todella tuonut uuden tason asiakaskeskeisyyteen. Miksi? Koska ihmisten on nyt niin helppoa perustaa asiakasyhteisöjä ja työskennellä ympäri maailmaa, jotta voidaan vastata asiakkaan haasteisiin yhteisössä. Aiemmin olet saanut sähköpostitse sähköpostitse tarpeettomia määriä sähköposteja, jotka johtuvat ihmisistä, jotka eivät toimi täysin yhdessä. Joten se on yksi tämän ohjelman avaintulos.
Toinen on, että olemme tehneet Atosta taas pienen. Yksinkertainen tosiasia, että sinulla on luettelo profiileista, joita ihmiset ylläpitävät yrityksen sosiaalisessa verkostossa, yhdistettynä tietysti Lyncin läsnäoloon, tekevät paljon helpommaksi löytää ikäisensä aloittamaan keskustelun tai liittymään yhteisöön, jonka luulet olevan mielenkiintoista. Joten se tekee Atosta pieneksi ja rakentaa luottamusta.
Meillä on paljon asiantuntijoita eri aloilla, mutta he ovat hajallaan ympäri maailmaa. Ihmisten on helpompaa työskennellä yhdessä, kun luotat suhteeseen vähän, ymmärrät toistensa asiantuntemuksen ja pystyt työskentelemään yhdessä paljon helpommin. Se on tuonut tämän takaisin - ja ehkä olen liian melankolinen -, mutta se on tuonut takaisin tämän viihtyisän tunteen yrityksestä, jossa ihmiset voivat työskennellä yhdessä. Se ei ole jotain mitä voit tehdä vain sähköpostitse tai vain SharePointilla.
Se on todella seurausta siitä, miten olemme tehneet sen, joka on edelleen melko ainutlaatuinen. Monet yritykset ovat käynnistäneet sosiaalisen yhteistyön aloitteet. He tekevät lentäjän. Sitten he tekevät toisen lentäjän ja yrittävät laajentaa sitä lopulta päästäkseen koko yrityksen laajuiseen käyttöönottoon. Mutta olemme tehneet sen toisin. Vietimme todella paljon aikaa alussa selittämällä ihmisille, että meidän on muutettava yhteistyökäyttäytymistämme ja että esimerkiksi johtajien on muutettava johtamistyyliä.
Meillä on iso koulutusohjelma esimiehille ymmärtää yhteistyön hyöty ja he voivat myös työskennellä älykkäämmin tässä yhteydessä työskennellessään yhteisöissä yrityksen sosiaalisessa verkostossa.
JD: Kun päätit vähentää sisäistä sähköpostia - kuulen mielelläni 60 prosenttia; se on todella vaikuttava luku - mikä oli alkuperäinen impulssi tehdä tämä?
MB: Sitä kutsumme ohjelmaksi. Yksi Atoksen tavoitteista on siirtyä paremmuusjärjestykseen, koska se on hieno työpaikka viettämällä aikaa ja huomiota siihen, mitä on parannettava työntekijöidemme saamien palautteiden ja palautteen perusteella.
Tuolloin saimme todella vahvoja signaaleja siitä, että sähköpostista oli tulossa ongelma - tai ei ehkä "sähköpostilla", mutta sähköpostin aiheuttamasta ylikuormituksesta.
Kaikki nämä sähköpostin väärinkäytöt johtivat siihen, että ihmiset olivat erittäin epämukavaksi. Aika, jonka ihmiset käyttivät sähköpostiin, oli lähestymässä, joillekin joukkueillemme, 30 tai jopa 40 prosenttia yrityksen ajasta!
Yhdistettynä siihen, että aloimme kysyä kaikenlaisia kysymyksiä, kuten "Luuletko, että tämä on hyvä aika viettää?" koska ehkä ei ole ongelma, että vietämme 40 prosenttia ajastamme työskentelemällä sähköpostien kanssa, lajittelemalla sähköpostia ja reagoidessamme sähköposteihin. Mutta yleensä tätä pidettiin enimmäkseen tuottamattomana.
Joten tässä olemme, suuren yrityksen johto, ja työntekijäsi selittävät, että 40 prosenttia tekemästään arvosta on kyseenalainen yritykselle.
