Office 2016: enemmän yhteistyötä, mutta ei aivan siellä

On sanomattakin selvää, että Microsoft Office ei ole vain suosituin toimistojen tuottavuusohjelma, vaan myös tehokkain. Tuotteet, kuten LibreOffice ja Corel WordPerfect, ovat suoria kilpailijoita, mutta eivät vain ole samassa luokassa. Sen sijaan kilpailu on tullut mobiilisovelluksista ja verkkovaihtoehdoista, etenkin Google Drive / Appsista, joka tarjoaa enemmän ja parempaa yhteistyötä sekä online-tietojen tallennuksen etuja.

Viime kuukausina Microsoft on keskittänyt Office taisteluun näillä rintamilla: iOS: lle ja Androidille on suunniteltu uusi versio, parannetut Web-sovellukset ja viimeksi Office 2016: ssa uusi työpöytäsovelluksen versio, joka näyttää erityisesti suunniteltu torjua kilpailijoidensa yhteistyöetuja. Tässä suhteessa Office 2016 on menestynyt vain osittain; Jotkut ominaisuudet toimivat hyvin, mutta monia haluamiasi ominaisuuksia ei ole vielä olemassa. Viimeisen kuukauden käytön jälkeen se tuntuu paljon vanhemmilta Office-versioilta - se toimii hyvin ja on edelleen pään ja hartioiden yläpuolella kilpailusta, mutta ei ole vielä niin yhteistyöhaluinen kuin haluat.

Ensi silmäyksellä Microsoft Office 2016 ei näytä olevan niin erilainen kuin Officein viimeiset versiot. Kyllä, otsikkopalkin väri on muuttunut, ja nauhapalkit ja valikot näyttävät olevan viritetty, joten ne toimivat paremmin, kun työskentelet tablet-laitteella (tai millä tahansa laitteella, jolla on kosketusnäyttö). Perustoiminnot eivät ole juurikaan muuttuneet - komennot ovat kaikki siellä, missä niiden odotetaan olevan, tiedostomuodot ovat muuttumattomat, ja myös makrot ja lisäosat ovat samat. Koska olen käyttänyt sitä viime kuukausina, olen yleensä huomannut sen toimivan hyvin, mutta se ei ole iso muutos - kunnes aloitat yhteistyön muiden ihmisten kanssa.

Itse asiassa Office 2016: n suurimpia etuja ovat parannetut yhteistyöominaisuudet ja hiukan parempi tietotekniikan hallinta järjestelmän hallintaan nähden. Näistä yhteistyöominaisuudet - joiden avulla kaksi tai useampi ihminen voivat työskennellä yhdessä asiakirjan kanssa - erottuvat todella.

Aikaisemmissa Office-versioissa oli joitain yhteistyöominaisuuksia, mutta Office 2016 vie paljon kauemmas, jolloin voit nähdä muutokset Word-asiakirjassa heti (kun joku muu kirjoittaa). Vaikka tämä on iso askel, Excel- ja PowerPoint-työpöytäversioiden yhteistyöominaisuudet puuttuvat edelleen, vaikka Microsoft on luvannut päivitykset seuraavien kuukausien aikana.

Yhteistyömuokkaus on kaukana uudesta ideasta. Se on ominaisuus, joka erotti Google-dokumentit vuosia sitten, ja siitä lähtien Microsoft on lisännyt useita yhteistyöominaisuuksia Officeen, erityisesti Office Online -verkkopohjaisiin versioihin. Näissä versioissa useita ihmisiä voi muokata samaa asiakirjaa, laskentataulukkoa tai esitystä samanaikaisesti. Se on hieno ominaisuus, hyödyllinen laskentataulukoissa, joissa useita ihmisiä voi syöttää tietoja eri riveillä tai työskennellä yhdessä asiakirjan kanssa muokkaamalla erilaisia ​​osioita.

Valitettavasti Web-sovellukset eivät ole läheskään yhtä tehokkaita kuin työpöytäsovellukset. Verkkoversioista puuttuu tehokkaita muotoilutoimintoja; itse asiassa huomaan, että monimutkaisten asiakirjojen muotoilu voi hämmentyä, jos yrität tehdä melko pieniä muutoksia asiakirjan ulkoasuun (tekstin muuttaminen ei ole ongelma) ja online-versioista puuttuvat makrot, joista monet kokeneet käyttäjät luottaa työpöytäversiossa. Se ei tarkoita, että Web-versiot ovat huonoja, mutta ne eivät varmasti korvaa työpöytäversioita. Sama pätee iOS- ja Android-sovelluksiin - ne tekevät hyvää työtä säilyttämällä tiedostojesi muotoilun ja ovat käteviä matkalla, mutta tosissaan muokkaamiseen ja asiakirjojen luomiseen olet paljon parempi työpöydällä.

Word 2013: lta lähtien Microsoft tarjosi joitain yhteistyöominaisuuksia saatavana työpöytäsovelluksissa. Word 2013: ssa näit merkinnän, että muut ihmiset muokkaisivat asiakirjaa, mutta et oikeasti nähnyt heidän muutoksiaan ennen kuin olet tallentanut (kun ne on korostettu).

Word 2016 -työpöytäversiossa et näe vain muutoksen tekevän henkilön merkintää, vaan näet nämä muutokset kirjoitettaessa. Testauksen aikana löysin tämän toimivan melko hyvin, vaikka yhteydestäsi riippuen muutokset eivät ole aina välittömiä.

Kaikki tämä edellyttää, että asiakirjasi on tallennettu Microsoftin asiakirjavarastoon, kuten OneDrive tai SharePoint. Tämä on vakava rajoitus joillekin ihmisille. Monissa yrityksissä jaetut tiedostot isännöidään perinteisessä tiedostopalvelimessa, ja monet ihmiset käyttävät muita palveluita kuin OneDrive tallennukseen ja jakamiseen. Microsoft tarjoaa jonkin verran OneDrive-tallennustilaa kaikille, ja ihmisillä, jotka ostavat tuotteen Office 365 -tilausohjelman kautta, on täysi käyttöoikeus OneDriveen. Pidän OneDriven käsitteestä, mutta olen varmasti huomannut ongelmat tiedostojen synkronoinnissa tietokoneen ja OneDriven välillä; seuraavan sukupolven synkronointityökalu on nyt esikatselutestissä, ja toivon, että tämä ratkaisee ongelman pian.

Työskentelen usein Word-jaetussa asiakirjassa (joka on tallennettu SharePoint-verkkopalvelimelle) tiedoilla, joita ryhmäni päivittää. Käytämme Wordin koko työpöytäversiota Web-sovelluksen sijasta, koska muotoilu toimii odotetulla tavalla. Näen missä tämä toimii paljon paremmin, kun näemme kirjoitusmuutokset Word 2016: ssa.

Suurin haittapuoli, ainakin nyt, on, että työpöytäsovellusten rajoittuessa siihen vain Word. PowerPoint säilyttää vuoden 2013 versiossa (ja samanlaisessa Word 2013: ssa) olevat muokkaustoiminnot, kun taas Excelin työpöytäversiossa ei ole ollenkaan. Microsoft on sanonut, että Office 2016: n osaksi tulevat Excel- ja PowerPoint-versiot saavat lähitulevaisuudessa reaaliaikaisen yhteisen editointimahdollisuuden ja että nämä päivitykset ovat saatavana niille, jotka ostavat Office: n Office 365: n vuotuisella tilaussuunnitelmalla, mutta ei niille, jotka ostavat erillisen työpöytäversion. Sillä välin sovellusten Web-versiot tarjoavat edelleen yhteistyötä, mikä ei aivan vastaa ongelmaa. Minulla on sovelluksia, joissa useita ihmisiä kirjoittaa tietoja Excel-laskentataulukon online-versioon, mutta minun on sitten avattava Excelin täysversio edistyneelle muotoilulle ja makroille.

Word, Excel ja PowerPoint

Yksi mielenkiintoinen uusi ydinsovellusten ominaisuus on "Kerro minulle, mitä haluat tehdä", joka näkyy Word-, Excel- ja PowerPoint-valikkopalkissa. Voit esimerkiksi kirjoittaa "Lisää taulukko" ja se tekee niin, tai ohjata sinut perinteiseen ohjejärjestelmään. Pidän tätä hienona lisäyksenä, mutta parantamisen varaa on selvästi vielä. Esimerkiksi sillä ei ole vielä äänihakua (eikä sitä ole integroitu Cortanaan Windows 10: ssä), ja se tuo yleensä esiin erilaisia ​​valikkovaihtoehtoja sen sijaan, että teet vain asioita puolestasi.

Wordissa toinen mielenkiintoinen ominaisuus on "älykäs haku", joka tuo esille tutkimuspaneelin, joka sisältää tietoja Wikipediasta ja muista verkkolähteistä. Napsautat vain sanaa tai valitset vaiheen ja valitse sitten ponnahdusvalikosta älykäs haku (joka sisältää esimerkiksi leikkaa, kopioi ja liitä). Aikaisemmissa Word-versioissa voit etsiä sanoja menemällä erilliseen selainikkunaan, ja niillä oli "tutkimusruutu", mutta vuoden 2016 kanssa tämä on sekä kätevämpi että itsenäisempi.

Jos käytät konetta, jossa on kosketusnäyttö ja kynä, voit nyt lisätä yhtälön piirtämällä; Se ei ole jotain, mitä teen paljon, mutta voin nähdä missä siitä voisi olla hyötyä.

Excelissä merkittävimmät muutokset koskevat kartoitusta, uuden tyyppisten kaavioiden, kuten Pareto ja vesiputousdiagrammien kanssa. Se lisää myös joitain animaatioita ja uuden ominaisuuden nimeltä Forecasting. PowerPivot-ominaisuudet on nyt sisäänrakennettu lisäosan sijasta, ja voit julkaista tietoja helpommin Power BI: ssä. Tämä on mukavaa virrankäyttäjille ja tietyissä tilanteissa, mutta luulen, että useimmissa käyttäjissä palvelevat paremmin jotkut aiemmissa versioissa käyttöön otetut tuotteen aliarvioimattomat ominaisuudet, kuten valikoiman valitseminen ja Control-Q: n lyöminen esiin nopea analyysi tai valitsemalla lisäysvalikko suositelluille kaavioille ja kääntötaulukoille.

Google Apps-, Corel WordPerfect- ja LibreOffice-ohjelmat tarjoavat erittäin tehokkaan tekstinkäsittelyn nykyään; ne eivät vastaa Wordia, mutta ne riittävät useimmille ihmisille. Vakavimmille käyttäjille Excel on kuitenkin itsessään luokassa. Microsoft teki suuren sopimuksen, kun se lupasi, että Office 2016 ei näe muutoksia makroissa tai tiedostomuodoissa edellisistä versioista - mikä on erittäin tärkeää, kun otetaan huomioon Excelin kriittinen rooli monissa yritysasetuksissa.

PowerPoint ei vaikuta muuttuneen ollenkaan, vaikka yhteistyöominaisuudet ovat luvatut. Microsoft sisältää uuden, uuden Sway-esitystyökalun, joka on tarkoitettu verkkosivujen luomiseen, joita voit selata toimimaan esityksinä; se on mielenkiintoista, mutta en ole vielä löytänyt tarpeeseen sitä. Samoin OneNote-sovellukseen ei ole tehty paljon muutoksia.

Outlook ja muut työkalut

Outlookissa on enemmän muutoksia - keskittyen jälleen yhteistyöhön - vaikka en ole pystynyt testaamaan niitä paljon, koska suurin osa yhteistyökumppaneistani käyttää edelleen vanhaa versiota. Liikekäyttäjille se lisää Ryhmä-ominaisuuden, jonka avulla voit nopeasti viestiä tietylle joukkueelle käsitteellä, joka näyttää hyvin samanlaiselta kuin Slack, ja voit tarkastella näitä keskusteluja erikseen mobiilisovelluksessa. Sen avulla voit myös jakaa tiedostoja ja kalentereita joukkueelle helpommin. Tämä on tärkeä käsite, ja odotan todellakin, voiko se auttaa parantamaan viestintää.

Muita uusia ominaisuuksia ovat linkin lähettämisen OneDrive-tiedostoon helpottaminen sen sijaan, että lähetettäisiin sitä liitteenä (jotain, joka on ollut Web-sovelluksessa jonkin aikaa), sekä "Sotkuisuus" -ominaisuus yrityskäyttäjille, joka kerää sähköpostiviestejä. että se ei pidä roskapostina, mutta ajattelee, että se on alhaisempi prioriteetti. Se on mielenkiintoinen idea.

Yhtenä kirjoittaminen on iso uusi ominaisuus, mutta sarjaan on myös joitain uusia lisäyksiä, erityisesti yritysasiakkaille. Näitä ovat parempi julkaiseminen PowerBI: lle, Exceliin sidottuun liiketoiminnan älykkyysvälineeseen ja Skype for Business -sovelluksen uusin versio. Siellä on uusi Delve-työkalu, joka on suunniteltu auttamaan sinua löytämään tärkeitä asiakirjoja ja jakamaan niitä. Suunnitelmaan sisältyy Office 365 Planner, työkalu, joka auttaa ryhmiä järjestämään työnsä. Se näyttää paljon yksinkertaisemmalta ja helpommalta käyttää kuin yrittää käyttää SharePointia tai täysimittainen projekti, mutta sitä ei ole vielä saatavilla. Toistaiseksi nämä ovat mielenkiintoisia ideoita, vaikka ne eivät näytä riittävän kypsiltä useimmille yrityksille.

Yritystoiminnan kannalta Office 2016 sisältää parannetun tietojen häviämisen estämisen ja monitekijän todennuksen tuen sekä uuden käyttöönottovaihtoehdon, nimeltään Nykyinen sivukonttori yrityksille, jonka avulla IT-osastot voivat levittää merkittäviä päivityksiä vain kolme kertaa vuodessa antaen niille enemmän aikaa testata. Tämän suunnitelman mukaan Office 2016: n ensimmäinen versio julkaistaan ​​yrityskäyttäjille ensi helmikuussa, ja siinä on alkuperäisen yleisen julkaisun ominaisuuksia sekä uusia tietoturvapäivityksiä.

Pitäisikö sinun päivittää?

Kun tuotteesi on niin yleistä kuin Office, useimpien käyttäjien todellinen kysymys on, onko päivitys sen arvoinen vai ei. Jos tarvitset vain perusmuokkausta, ilmaiset mobiiliversiot tai vaihtoehto, kuten LibreOffice tai Google Apps, palvelevat tarpeitasi. ne eivät ole yhtä voimakkaita, mutta ovat varmasti halvempia. Jos olet vain yksittäinen Office-käyttäjä, joka jakaa tiedostoja harvoin, tässä versiossa ei vain ole niin paljon; et todennäköisesti huomaa suurta eroa nykyisen Office-järjestelmän pitämisessä. Office 365 -tilausmallilla saat päivitetyn version ja OneDrive-tallennustilan, mutta vanha kertaluonteinen ostomalli voi olla halvempaa, jos et tarvitse uusia ominaisuuksia.

Pienille yrityksille lisäyhteistyöominaisuudet ovat mukavia, mutta jälleen kerran, monet niistä eivät ole vielä täysin paistettuja. Yrityksille, jotka ovat solmineet yrityssopimuksen tai tilaussuunnitelman, uusi versio on ilmeisempi päivitys, mutta voin varmasti nähdä perusteen odottaa, kunnes jotkut Wordin yhteismuokkauksen kohdat on laadittu tai kunnes Excel saa nämä ominaisuudet.

Tärkeintä on, että Office on edelleen kategoriansa tehokkain ohjelma, ja se näyttää osoittaneen oikeaan suuntaan, mutta toivon, että jotkut uusista yhteistyöominaisuuksista olisivat hieman kypsempiä kuin ne ovat tässä julkaisussa.

Lisätietoja on PCMagin Office 2016 -katsauksessa.