Suurin osa työntekijöistä katsoo, että prosessit ovat rikki: Nintex

Yhdysvaltoihin sijoittautuneita 620 henkilöä kokopäiväisestä tuhannesta kokopäiväisestä prosessista 620: sta Yhdysvaltain työntekijästä pyydettiin määrittelemään yrityksen hajotetut prosessit. Myös 580 kyselyyn vastannut vastaajat mainitsivat, että ajoneuvoihin integroitumisen prosessit ovat rikkoutuneita, kuten "Lopullinen opas yritysten Amerikan kaikkein hajottuimpiin prosesseihin", joka julkaistiin tässä kuussa ja jonka projektihallintaautomaatioyritys Nintex tilasi.

Parhaiten rikkoutuneista IT-prosesseista 59 prosenttia kyselyyn vastanneista sanoi, että tekniikan vianetsintä oli heidän suurimpana huolensa, kun taas 42 prosenttia väitti, että uuden tietokoneen tai laitteen pyytämisprosessi oli katkennut. Yli kolmasosa vastaajista (36 prosenttia) sanoi, että sovellusten vianetsintä oli tärkeä ongelma.

Hajautettuja hallinnollisia prosesseja pidettiin myös tärkeänä yritysongelmana. 54 prosenttia vastaajista kertoi havainneensa rikkoutuneita prosesseja yrityksessään. Näihin sisältyy vähemmän mainittuja rikkomuksia, kuten maksamattoman maksaminen ajallaan (9 prosenttia) ja kyvyttömyys ottaa sairauspäivä (25 prosenttia). Mutta käsiteltiin myös muita, kauhistuttavampia henkilöstöresursseihin (HR) liittyviä kysymyksiä.

Esimerkiksi vuosittain suoritettavien arviointien suorittamisprosessissa 53 prosenttia vastaajista mainitsi hajonneen hallinnollisen prosessin. Vastaajat mainitsivat myös prosessin, jolla korotuksista ja ylennyksistä neuvoteltiin (47 prosenttia ja vastaavasti 53 prosenttia). Järjestelmät ongelmien tunnistamiseksi tai ongelmien korjaamiseksi suosittelemiseksi mainittiin myös rikkoutuneina (vastaavasti 37 ja 34 prosenttia).

Asiakirjojen hallintaa pidettiin myös tärkeänä asiana. Neljäkymmentäyhdeksän prosenttia vastaajista sanoi, että tärkeiden asiakirjojen löytämisprosessi oli katkennut, ja 43 prosenttia sanoi, että asiakirjojen jakamis- ja hyväksymisprosessi oli katkennut. Jopa sen jälkeen, kun tärkeät toimet, kuten uuden myynnin lopettaminen, olivat saavuttaneet loppuvaiheen, 34 prosenttia vastaajista sanoi, että uusien asiakaspapereiden valmistumis- ja arkistointiprosessi oli katkennut.

1 Kuka on syyllinen?

"Kun kyse on rikkoutuneista IT-prosesseista, kuten tekniikan vianetsinnästä, huomattava enemmistö vastaajista syyttää nopeasti IT-henkilöstöä kuin yritysten korkeampia yrityksiä", raportti toteaa. Itse asiassa 73 prosenttia vastaajista syyttää suoraan niitä, jotka johtavat prosesseja, eikä C-tason johtajia, jotka eivät ehkä ole suoraan mukana päivittäisessä toiminnassa. "Vain 13 prosenttia kaikista vastaajista syyttää yrityksen toimitusjohtajaa IT-puutteista."

Epäonnistumiset lennolla laskeutuvat pääosin henkilöstöjohtajien harteille. Viisikymmentäkolme prosenttia vastaajista pitää henkilöstöhallintoa vastuussa uuden yrityksen perustamiseen liittyvistä vaikeuksista. "Hallinnollisten prosessien - kuten ylennysten, neuvottelujen ja vuotuisen tulosarviointijärjestelmän - suhteen syy on jakautunut tasaisesti toimitusjohtajien (34 prosenttia), henkilöstöjohtajien (29 prosenttia) ja suorien esimiesten (26 prosenttia) keskuudessa."

IT-puutteiden korjaamiseksi 76 prosenttia vastaajista ilmoitti tekevänsä henkilökohtaista tutkimusta verkossa. 64 prosenttia sanoi kysyvänsä kollegoilta, jotka eivät työskentele tietotekniikan alalla, ja 19 prosenttia sanoi, että he pyytävät apua jollekin yrityksen ulkopuolelta.



2 Yhteinen teema

Projektihallintoyrityksen Wrike osoitti, että yrityksillä oli vaikeita aikoja pitää työntekijöitä huonon prosessinhallinnan takia. Itse asiassa 42 prosenttia Wrike'n omaan kyselyyn vastanneista kertoi etsineensä uutta työpaikkaa turhautuneena työtoimintaa kohtaan, ja noin 15 prosenttia sanoi, että oli todella lopettanut. Kolmekymmentäviisi prosenttia vastaajista kertoi Wrikelle, että heidät irtisanottiin, koska he olivat turhautuneita toimiin, ja vielä 15 prosenttia on tosiasiallisesti hylännyt tehtävät.

Samoin markkinatutkimusryhmän Opinion Matters NewVoiceMedian puolesta teettämä kysely paljasti, että keskimääräinen myyjä viettää 28 minuuttia päivässä manuaalisesti syöttämällä puhelinnumeroita. Vuoden lopussa se oli 15 työpäivää hukkaan kirjoittamalla tietoja järjestelmiin.



3 Raportin ehdotukset

Jotta saadaan käsitys yrityksesi rikkoutuneista prosesseista, raportissa ehdotetaan tarkempaa IT: n sitomista toimialan (LOB) työntekijöihin. "Selvittääkseen ongelmia, kuten nopean IT-palvelun puute ja vaikeudet uusien laitteiden pyytämisessä, yritysten on ensin kavennettava aukko IT: n ja muun liiketoiminnan välillä", raportti toteaa. "Tämä alkaa varmistamalla, että IT-päätöksentekijöillä on paikka pöydässä korkean tason yrityskeskusteluissa ja että he ovat enemmän yhteydessä LOB-työntekijöihin."

Raportissa ehdotetaan myös paperin poistamista ajoneuvoon kytkentäprosessista. "Paperityöhön sisällyttämisestä työn suorittamiseen liittyviin asiakirjoihin terveydenhuollon ilmoittautumislomakkeisiin, nämä ovat kaikki prosesseja, joissa paperi on osittain syyllinen tuhlaamaan aikaa ja rahaa", raportti toteaa. "Olitpa ministeriö tai terveysteknologiayritys, paperittomien prosessien harjoittaminen on osoittautunut tuloksiksi kustannusten leikkaamisessa ja ajon tehokkuudessa."

Automaatio ei voi vain parantaa prosesseja, mutta se voi myös parantaa työntekijöiden moraalia, sanotaan raportin mukaan. "Monien korostettujen rikkoutuneiden prosessien myötä on olemassa mahdollisuuksia tehostaa ja automatisoida pelaamaan muuttuvia tehtäviä", raportti toteaa. "Yksinkertaisten prosessien automatisoinnista, kuten PTO-pyyntöjen lähettämisestä, kehittyneempiin, kuten työnkulun rajaaminen vuotuisiin suoritusarviointeihin, prosessi- ja sisältökeskeiset automaatiotyökalut voivat auttaa yrityksiä ohjaamaan tehokkaampia, yhteistyöhön ja optimoituja työnkulkuja."