Sen ammattilaisten tulisi käyttää virtuaalisia luottokortteja, ei pelkästään ostovelkoja

Oletetaan, että kun seuraavan kerran kuulet tietoturvaloukkauksista toisessa yrityksessä, tiedät, että sinun ei tarvitse huolehtia riippumatta siitä, kuinka suuri rikkomus oli tai kuinka monta luottokorttinumeroa otettiin. Oletetaan, että tiesit, että vaikka rikolliset saisivat yritykseltäsi kaikki luottokorttitiedot myyjän kautta, he eivät voineet tehdä siihen mitään. Tämä olisi valtava helpotus verrattuna siihen, kuinka monet kokevat nyt, kun jokainen iso rikkomus saa heidät etsimään ilmoituksia siitä, että heidän tietonsa on otettu.

Onneksi joidenkin Tilit maksettava -osaston avulla yksikään tietotekniikan ammattilainen ei tarvitse huolehtia asiakkaiden luottokorttinumeroiden menettämisestä uudestaan. Syynä on, että yritysten on nyt melko helppoa suorittaa maksuja käyttämällä virtuaalisia luottokorttinumeroita, jotka ovat hyödyllisiä vain yhdelle tapahtumalle. Kun tapahtuma on suoritettu, numero on turha. Ei ole väliä onko pahoilla kavereilla numero, turvakoodi ja viimeinen voimassaolopäivä, koska mitään näistä tiedoista ei voida käyttää uudelleen. Näin voi tapahtua, kun määrität kaupalliset maksut virtuaalisilla luottokorteilla ja määrität sitten yrityksen kirjanpito-ohjelmiston siten, että koko asia tapahtuu automaattisesti ja läpinäkyvästi.

Mitä ovat virtuaaliset luottokortit?

Virtuaaliset luottokortit ovat olleet olemassa jo jonkin aikaa, mutta viime aikoihin asti niitä oli olemassa, jotta kuluttajat tekivät kertaluonteisia maksuja verkossa suojautuakseen korttinumeron varkauksilta. Liikekäyttöön se oli suurin yritys, joka alkoi käyttää virtuaalikorttinumeroita hankintoihin ja matkoihin yleensä osana yleistä kaupallista maksujärjestelmäänsä.

Mutta nyt myös kaupallisten tapahtumien virtuaalikorttinumerot ovat saatavilla myös pienille yrityksille. Alkuperäinen tuki tulee MasterCardilta, joka on yksi finanssialan suurimmista nimistä, vaikka muut maksutoimittajat todennäköisesti seuraavat.

"Virtuaalikortit ovat yksi alan nopeimmin kasvavista alueista", kertoi Mastercardin suurten markkinoiden tuotteiden ja alustan tuotehallinnan johtaja Jeff Feuerstein. Hän kertoi, että viime vuoden virtuaalinen luottokorttimeno Yhdysvalloissa oli 122 miljardia dollaria.

Feuerstein kertoi myös, että yritykset työskentelevät nyt pankkiensa kanssa maksujen suorittamiseksi virtuaalikorttinumeroilla, ja ovat parhaillaan asteittain lopettamassa maksuja sekillä ja automaattisen selvityskeskuksen (ACH) maksuilla. Hän sanoi, että kaupalliset asiakkaat huomaavat, että virtuaalikorttimaksut ovat turvallisempia kuin muut maksutavat ja lisäksi ovat yleensä halvempia. Joissakin tapauksissa yritykset saattavat jopa huomata saavansa alennuksen maksuistaan.

Kuinka virtuaaliset luottokortit toimivat

Suurimmassa osassa yrityksiä virtuaalikorttimaksuja käytetään hankintoihin ja muun tyyppisiin liiketoimiin, joissa niille toimitetaan lasku toimituksista ostotilauksia vastaan. Niitä käytetään myös usein matkakustannusten maksamiseen, kun yrityksen sisäinen matkatoimisto käyttää virtuaalista luottokorttia.

Prosessin toimintatapa riippuu kirjanpitojärjestelmästäsi ja pankista, jonka kanssa työskentelet. Esimerkiksi MasterCard tukee tätä omilla kahdella virtuaalisella maksujärjestelmällä, nimeltään "MasterCard In Control for Commercial Maksut" ja "MasterCard In Control for Business Travel." Tapa, jolla MasterCard käsittelee tätä, vaihtelee tarpeidesi mukaan.

Siellä on verkkosivusto esimerkiksi pienille tai harvoin tapahtuville virtuaalimaksuille. Useimmille yrityksille helpoin valinta on kuitenkin luoda uuden tyyppinen maksutiedosto, joka määrittelee virtuaalikorttinumerolla suoritettavat maksut. Maksutiedosto lähetetään sitten pankkiisi, jossa se käsitellään, ja sitten jokainen maksutiedostossa oleva maksu suoritetaan käyttämällä ainutlaatuista, kertakäyttöistä, 16-numeroista luottokorttinumeroa. Myyjäsi ei koskaan näe todellista luottokorttinumeroa, joten jos niitä rikotaan, sillä ei ole väliä.

Jotkut kirjanpitojärjestelmät eivät käytä maksutiedostoja, joten joillekin on sovellusohjelmointirajapinta (API), jonka avulla IT-työntekijät voivat integroida virtuaalisen maksujärjestelmän nykyiseen kirjanpitojärjestelmääsi. Useat muut virtuaalimaksujen käsittelijät, kuten Bento Technologiesin Bento for Business, tarjoavat kehittäjille tukea sovellusliittymiensä käyttöönottamiseksi kirjanpitojärjestelmääsi. Toiset, kuten DivvyPay's Divvy, toimittavat käyttöliittymiä (UI) joillekin yleisimmistä liiketoiminnan kirjanpitojärjestelmistä.

Käytä VPN: ää varmistaaksesi turvallisuuden

Jotta kaikki tämä toimisi, IT-henkilöstön on kyettävä joko muuttamaan joko maksutiedostoja tai lisäämään API-tuki olemassa olevaan kirjanpitojärjestelmään. Koska nämä arkaluontoiset maksutiedot välitetään finanssilaitoksellesi tai joissain tapauksissa myyjille, tarvitset virtuaalisen yksityisen verkon (VPN) turvallisuuden varmistamiseksi. Ja tietysti kirjanpitoosasto tarvitsee pääsyn menotietueisiin, jotta he voivat tarkistaa ne.

Tällä hetkellä suurin osa pankeista tarjoaa tämän virtuaalisen maksupalvelun ilmaiseksi palveluna asiakkailleen, mutta se voi vaihdella pankeittain, joten sinun on tarkistettava ennen sitoutumistaan. Myyjäsi saavat maksun samalla tavalla kuin muista luottotapahtumista, joten erityinen ilmoittautuminen ei ole tarpeen.

• Paras VPN-palvelut vuodelle 2019 Paras VPN-palvelut vuodelle 2019
• 5 asiaa, jotka sinun pitäisi tietää virtuaalisista luottokorteista 5 asiaa, jotka sinun pitäisi tietää virtuaalisista luottokorteista
• Parhaat luottokortin käsittelypalvelut vuodelle 2019 Parhaat luottokorttien käsittelypalvelut vuodelle 2019

On syytä huomata, että virtuaalikorttinumeroiden käyttämisellä maksuihin on joitain lisäetuja, jotka ylittävät maksun turvallisuuden ja vapauden huolehtia myyjän rikkomuksista. Feuersteinin mukaan on olemassa joitain tärkeitä pääomaetuja: Koska investoinneissa voi olla 30–45 päivän viive, kulujen seuranta on helposti automatisoitavaa ja monissa tapauksissa tämän korttimaksamisen käyttö on halvempaa kuin sekkien tai ACH: n. maksut. Usein se on itse asiassa halvempaa kuin käteisen vastaanottaminen tavaroista tai palveluista.

Tärkein näkökohta virtuaalisten luottokorttinumeroiden käytölle on kuitenkin turvallisuus. Hakkereilla, jotka rikkovat yhtä myyjästäsi, ei ole luottokorttinumeroita, joita he voivat käyttää, riippumatta siitä, kuinka kovaa he yrittävät ja riippumatta siitä, kuinka heikko myyjän suojaus saattaa olla. Ja se on paljon arvoinen.