Kuinka synkronoida näkymät ja google-sovellukset

Liikekäyttäjät ovat tottuneet Outlookiin. Yli miljardin planeetan Microsoft Office -käyttäjän sähköpostiohjelmasta on tullut toinen luonne. Jotkut yritykset kuitenkin havaitsevat, että se säästää heiltä rahaa ja ylläpitoa, jotta Google voi isännöidä heidän sähköpostinsa, kalenterinsa ja yhteystietonsa, vaikka tämä tarkoittaa sitä, että kolmannella osapuolella on pääsy sähköpostisisältöön ja kohdennetut näyttömainokset näkyvät postilaatikossa. Jos voisit käyttää Outlookia Google Apps Mail -sovelluksen (oikeastaan ​​vain Gmailin) ​​kanssa, sinun ei tarvitse nähdä näitä mainoksia, ja saat esikatselupaneelin, postilaatikon lajittelun, monipuolisen muotoilun, hiiren kakkospainikkeen asetukset, sosiaalisen liitännän ja suurimman osan muut Outlookin tarjoamat työkalut.

Onneksi Microsoft Outlookin Google Apps Sync antaa sinun hyödyntää suurimman osan Outlookin työkaluista - mutta toistaiseksi vain Outlook 2010: n kanssa. Jos käytät Office 2013: ta, voit silti muodostaa yhteyden Gmail-tiliin IMAP: n kautta, mutta se antaa sinulle vain sähköpostia, ei kalentereita, tehtäviä tai yhteystietoja. Käyttämällä Apps Sync -sovellusta Gmail jäljittelee rajoitettua versiota Microsoft Exchange Server -palvelimesta. Saat suurimman osan tärkeistä asioista - yhteystiedot, kalenteritapahtumat, tehtävät ja Outlook-huomautukset. Jotkut asiat eivät kuitenkaan synkronoidu, kuten luonnokset, seurantapäivämäärät ja muistutukset, säännöt, allekirjoitukset, monitekstimuotoilu, toimituskuitit, kalenteriliitteet, tehtävämuistutukset ja päiväkirjamerkinnät. Tässä Googlen PDF-tiedostossa on tyhjentävä luettelo siitä, mitä on ja ei synkronoida.

Jos pystyt täyttämään nämä rajoitukset ja yrityksesi on siirtynyt Google Appsiin, Outlookin käyttäminen uuden viestintäpalvelun kanssa on yksinkertainen sovellus Sync -sovelluksen asentaminen ja suorittaminen. Se on yhteensopiva Windows 7, Vista, XP ja Outlook 2003, 2007 ja 2010. Huomaa, että sitä ei ole päivitetty Windows 8: lle tai Outlook 2013: lle, Office 365: n mukana toimitetulle versiolle. Ja Outlook 2011: n Apple Mac -käyttäjät ovat melko onnea. Olemme ottaneet yhteyttä Googleen asiasta ja päivitämme tämän artikkelin, kun tilanne on edennyt. Voit hankkia sen täältä. Tämä lataus tarjoaa sinulle kaksi apuohjelmaa - Apps Sync -sovelluksen lisäksi saat myös Microsoft Outlook -sovelluksen siirron, jonka avulla, kuten nimensä osoittaa, voit siirtää nykyiset Outlook-tiedot Google Appsiin. Voit ladata siirtotyökalun erikseen täältä.

Kun olet ladannut apuohjelman, varmista, että Outlook ei ole käynnissä, ja paina sitten Lataa Google Apps Sync -painiketta - se asentaa ohjelmiston automaattisesti sen jälkeen, kun olet poistanut Käyttäjätilin hallinta -valintaikkunan.

Seuraavaksi näet pienen valintaikkunan, jossa sinua pyydetään kirjautumaan Google Apps -tiliisi. Tämä on sama kirjautuminen, jota käytät Google-sovelluksissa tai yrityksen Gmail-tilissä.

Kun olet kirjautunut sisään onnistuneesti, näet melko monimutkaisen valintaikkunan, jossa määritetään, mitä haluat tuoda. Tämä on oikeastaan ​​hieman hämmentävä: Valintaikkunan yläosassa lukee "Luo Google Apps -profiili Microsoft Outlookiin", mikä on erillinen ongelma tuonnista. Jos sinulla on jo olemassa oleva postipalvelu, jota käytit Outlookin kanssa, sinun kannattaa valita ylävalintaruutu säilyttääksesi aiemmat viestit, yhteystiedot, kalenterit ja muistiinpanot.

Voit tarkistaa ja poistaa minkä tahansa näistä alaluokista erikseen, jos et halua säilyttää kaikkea. Erityisesti haluat todennäköisesti poistaa valinnan poistetuista ja roskapostista, jotka on valittu oletuksena. Valintaikkunassa voit vaihtoehtoisesti lähettää käyttötietosi Googlelle auttaakseen heitä laadunvarmistuksessa. Vielä yksi vaihtoehto näkyy, kun napsautat Lisäasetukset - Sammuta AutoArchive. Tämä on valittu oletuksena ja tarkoittaa, että Google säilyttää kopion kaikista vanhoista viesteistäsi.

Napsauta seuraavaksi Luo profiili -painiketta. Jos asennus eteni oikein, näet sitten tätä koskevan viestiruudun. Viestiruutu näyttää myös kuinka työkalu lisää kuvakkeen Windowsin järjestelmälokeroon ja tarjoaa painikkeen, joka käynnistää Outlookin.

Kun käynnistät Outlookin, näet Synkronoinnin tila -viestiruudun ja Outlook-sovelluksesi täytetään kaikkien kansioiden ja uusien sähköpostien kanssa. Enintään 1 Gt ladataan paikalliselle koneellesi, ellet muuta rajoitusta lokerokuvakkeen Aseta postilaatikon kokorajoitus -asetuksesta.

Tila-valintaikkuna avautuu siitä lähtien joka kerta, kun käynnistät Outlookin, ellet poista valintamerkin alareunassa olevaa valintaruutua: "Avaa tämä ikkuna, kun Microsoft Outlook käynnistyy." Suosittelen, että poistat tämän valinnan, jotta tämä häiritsevä valintaikkuna ei näy jatkuvasti. voit aina soittaa siihen varmuuskopiointi alustakuvakkeesta. Saatat joutua tekemään tämän, jos huomaat puuttuvan postin, kalenterimerkinnät tai yhteystiedot. Jokainen synkronointiluokka sisältää uudelleensynkronointi-linkin, joka saattaa vain parantaa ongelmasi.

Olet nyt valmis aloittamaan Outlookin käyttämisen aivan kuten aina! Lue lisää Googlen sovellusten täydellisestä katsauksesta saadaksesi lisätietoja Googlen pyrkimyksestä yritysviestintämarkkinoille. Lisätietoja Outlookista on Microsoft Office -katsauksessa.