Kuinka jakaa google-tiedostoja

Olet luonut Google Driveen tiedoston, jonka haluat jakaa muiden ihmisten kanssa. Ei ongelmaa. Yksi ohjelmiston vahvuuksista on sen kyky pelata mukavasti muiden kanssa.

Itse asiassa Google-dokumenttien, taulukkojen ja diojen jakamiseen on niin monia tapoja, että prosessi voi olla hämmentävä. Haluatko muiden ihmisten voivan muokata tiedostoasi tai vain katsella sitä? Onko sinun annettava heille pääsy asiakirjan live-tai staattiseen versioon? Jakamisvaihtoehdot vaihtelevat vastausten perusteella näihin kysymyksiin.

Google Drive koostuu useista ohjelmista, kuten tekstinkäsittelydokumentit, laskentataulukoiden taulukot ja esitykset varten tarkoitetut dioja. Kunkin ohjelman sisäinen jakamisprosessi on melko samanlainen; alla keskitymme Google-dokumenteihin.

Voit käyttää Google-dokumentteja parilla tavoilla: Google-dokumenttien verkkosivustolla selaimessa; Google Backup and Sync -ohjelma tietokoneellasi; tai Google Docs -sovellukset iOS: lle tai Androidille.

Jaa live-asiakirja

Olet juuri luonut ja valmistanut asiakirjan ja haluat nyt jakaa sen. Tässä tapauksessa haluat jakaa live-asiakirjan yhden tai useamman henkilön kanssa. Napsauta oikeassa yläkulmassa olevaa Jaa-painiketta (tai napsauta Tiedosto-valikkoa ja valitse Jaa).



Lisää vastaanottajat

Kirjoita Google-yhteyshenkilö tai sen henkilön sähköpostiosoite, jonka kanssa haluat jakaa tiedoston; voit jakaa tiedoston enintään 200 henkilölle tai ryhmälle. Napsauta avattavaa nuolta ja valitse, haluatko henkilön tai ihmisten pystyvän muokkaamaan asiakirjaa, lisäämään siihen kommentteja vai vain katselemaan sitä. Voit myös lisätä huomautuksen sähköpostiosoitteeseen. Napsauta Lähetä.

Jos henkilöllä on Google-tili, sähköposti lähetetään. Jos vastaanottajallasi ei ole Google-tiliä, sinulle tarjotaan kaksi vaihtoehtoa. Voit lähettää kutsun, jolloin henkilöllä on 14 päivää aikaa kirjautua sisään Google-tilillä asiakirjan muokkaamiseksi, kommentoimiseksi tai katselemiseksi.

Vaihtoehtoisesti voit luoda ja lähettää linkin asiakirjaasi, jolloin vastaanottaja voi tarkastella asiakirjaa ilman Google-tiliä, mutta et voi muokata tai kommentoida sitä.



Kutsun vastaanottaminen

Toisaalta vastaanottaja avaa sähköpostisi ja napsauttaa painiketta Avaa dokumentissa. Jos henkilöllä on Google-tili, häntä pyydetään kirjautumaan sisään muokataksesi, kommentoidaksesi tai katsoaksesi asiakirjaasi Google-dokumenteissa.

Jos henkilöllä ei ole Google-tiliä ja valitsit vaihtoehdon linkin lähettämiseen, asiakirja avataan Google-dokumenteissa, jossa henkilö voi lukea sen, mutta ei voi kommentoida tai muokata sitä. Tämä henkilö ei voi pyytää kommenttia tai muokata käyttöoikeutta, ellei hänellä ole Google-tiliä.

Jos henkilöllä on Google-tili ja hän käyttää asiakirjaa luvalla muokata sitä, hän voi napsauttaa oikean yläkulman Muokkaus-painiketta ja vaihtaa vaihtoehdoksi joko Ehdottaa tai Katsele. Jos henkilö käyttää asiakirjaa luvalla kommentoida sitä, hän voi napsauttaa Ehdotus-painiketta ja muuttaa vaihtoehdon Katselu.



Hanki jaettava linkki

Voit jakaa suoran linkin asiakirjaan kutsujen lähettämisen sijasta napsauttamalla Jaa-painiketta uudelleen ja napsauttamalla sitten vaihtoehdon Hanki jaettava linkki. Tämä vaihtoehto on kätevä, jos haluat jakaa asiakirjan useiden ihmisten kanssa milloin tahansa, esimerkiksi pudottamalla sen Slack-kanavalle.



Valitse Käyttöoikeudet

Napsauta avattavaa valikkoa "Kuka tahansa linkki voi…" valitaksesi oikeat käyttöoikeudet. Täällä voit antaa vastaanottajille mahdollisuuden muokata, kommentoida tai katsella.



Kopioi jakamislinkki

Napsauta painiketta Kopioi linkki. Voit nyt liittää linkin toiseen sovellukseen jakaaksesi asiakirjan. Vastaanottajien on napsautettava vain linkkiä päästäksesi asiakirjaan, mutta heidän on kirjauduttava sisään Google-tilillä 14 päivän kuluessa muokatakseen tai kommentoidakseen.



Ei Google-kirjautumista

Entä jos haluat, että ihmiset voivat muokata tai kommentoida asiakirjaa ilman, että heidän on kirjauduttava sisään Googleen? Napsauta Jaa-painiketta uudelleen. Napsauta avattavaa valikkoa "Jokainen, jolla on linkki voi…" ja napsauta Lisää.



Link Share Options

Nyt voit pelata kolmella linkinjakovaihtoehdolla. Ensimmäinen julkisen Web-vaihtoehdon avulla kuka tahansa voi käyttää Web-asiakirjaasi oikean linkin kautta. Voit asettaa käyttöoikeudet rajoittaaksesi muiden käyttäjien muokata, kommentoida tai yksinkertaisesti katsoa asiakirjaa. Valitsemiesi käyttöoikeuksien mukaan vastaanottajat voivat tosiasiallisesti muokata, kommentoida tai katsella asiakirjaa kirjautumatta Googleen.

Toinen vaihtoehto kenelle tahansa, jolla on linkki, antaa ihmisille pääsyn asiakirjaan, jos he tietävät sen URL-osoitteen. Tämä vaihtoehto on hiukan turvallisempi kuin ensimmäinen riippuen siitä, kuinka paljon odotat linkin jakamista.

Kolmas Pois -vaihtoehto poistaa linkin jakamisen käytöstä, joten vain suoraan kutsumasi ihmiset pääsevät dokumenttiin.



Jakamisen lisäasetukset

Seuraavaksi, kuinka voit jakaa helpommin linkin asiakirjaasi tai poistaa jakamisen kokonaan? Napsauta linkkiä Advanced.



Jakamis- ja käyttöoikeusasetukset

Täällä voit jakaa linkin Gmailin, Google+: n (toistaiseksi), Facebookin tai Twitterin kautta. Voit tarkistaa kaikkien, jotka olet jakanut tiedoston, käyttöoikeudet tai poistaa kaikki henkilöt tiedostojen jakamisesta kokonaan. Voit myös tarkistaa vaihtoehdon, joka estää toimittajia muuttamasta käyttöoikeuksia ja lisäämään uusia ihmisiä, ja poistamaan käytöstä vaihtoehdot ladata, tulostaa ja kopioida kommentaattoreille ja katsojille.



Julkaise verkossa

Emme ole vielä valmis. Googlen hihassa on enemmän jakamis temppuja. Napsauta Tiedosto-valikkoa ja valitse Julkaise verkossa.



Asennus julkaistavaksi

Napsauta Julkaise verkko-ikkunassa alajuovaa Julkaistava sisältö ja asetukset -kohdassa. Voit päättää, haluatko julkisen asiakirjan päivityksen joka kerta, kun teet muutoksen. Oletuksena asiakirjasi julkaistaan ​​erillisenä verkkosivuna. Napsauta Julkaise ja vastaa kyllä, kun Google kysyy oletko varma.

Voit myös upottaa asiakirjan, jos haluat luoda koodin, jonka avulla voit upottaa sen olemassa olevalle verkkosivulle. Kopioi sitten sulautettu koodi.



Julkaistu verkkosivusto

Asiakirjasi julkaistaan ​​verkkosivuna, jolla on pääsy jokaiselle, jolla on linkki.



Lopeta julkaiseminen

Sammuta asiakirja verkkosivuna napsauttamalla painiketta, jonka otsikko on Lopeta julkaiseminen.



Sähköposti liitteenä

Viimeinkin, voit lähettää asiakirjan sähköpostitse missä tahansa muodossa. Napsauta Tiedosto-valikkoa ja valitse liitteenä sähköposti.



Vaihda tiedostomuoto

Napsauta Sähköposti liitteenä -ikkunassa avattavaa valikkoa Liitä nimellä. Voit lähettää asiakirjan PDF-muodossa, Word-asiakirjana, Rich Text -tiedostona, HTML-sivuna, Plain Text -tiedostona tai Open Document. Voit myös lisätä asiakirjan itse sähköpostiin.