Kuinka suojata Microsoft Word -asiakirjojasi

Olet kirjoittanut tärkeän tai arkaluonteisen asiakirjan Microsoft Wordiin. Ja haluat pitää sen yksityisenä tai ainakin turvassa. Ehkä haluat varmistaa, että vain sinä ja tietyt ihmiset osaat lukea tai muokata sitä. Ehkä haluat rajoittaa muutostyyppejä, joita joku voi tehdä asiakirjaan. Haluat ehkä varmistaa asiakirjan lukijoille, että tämä on lopullinen versio. Voit tehdä kaiken tämän ja enemmän, jos tiedät mitä työkaluja Wordissä käytetään ja kuinka niitä käytetään.

Microsoft Wordin uusin Office 365 -versio tarjoaa useita vaihtoehtoja dokumentin suojaamiseksi. Voit asettaa asiakirjan avautumaan vain luku -tilassa vahingossa tapahtuvien muokkausten estämiseksi. Voit salata asiakirjan, jotta kukaan ei voi käyttää sitä ilman oikeaa salasanaa. Voit rajoittaa sisältöä, jota voi muokata asiakirjassa, ja sen, miten sitä voidaan muokata. Voit lisätä digitaalisen allekirjoituksen varmistaaksesi, että kukaan ei voi houkutella asiakirjaa. Ja voit merkitä asiakirjan lopulliseksi, jotta ihmiset tietävät, että sitä ei ole muutettu sen jälkeen kun olet tallentanut sen.

Käytän näissä temppuissa Wordin uusinta Office 365 -versiota. Tässä käsitellyt vaihtoehdot toimivat periaatteessa samoin Wordissa 2016, 2013 ja 2010. Kyky merkitä asiakirja lopulliseksi ja tehdä siitä vain luku -tyyppinen on Wordissa 365 kaksi erillistä vaihtoehtoa ja yksi yksi yhdistetty vaihtoehto muissa versioissa sanasta.

Suojaa asiakirja

Aloita avaamalla Microsoft Wordissa asiakirja, jonka haluat suojata. Napsauta Tiedosto-valikkoa ja napsauta sitten Suojaa asiakirja -painiketta. Valitse Suojaa asiakirja -valikosta ensimmäinen vaihtoehto, joka on aina avoin vain luku -tilassa .



Lue ainoastaan

Tallenna asiakirja ja avaa se sitten uudelleen. Word vilkkuu viestin, jonka mukaan kirjoittaja haluaa sinun avatavan sen vain luku -tyyppisenä, ellet tarvitse tehdä muutoksia. Napsauta Kyllä avataksesi asiakirjan vain luku -tilassa. Tietysti kuka tahansa voi sanoa ei ja avata asiakirjan muokkaustilassa. Tavoitteena on tehdä asiakirjan avaamisesta vain luku -tyyppisen helpottamaan ihmisten mahdollisuuksia tehdä tahattomia muutoksia.



Salaa salasanalla

Voit poistaa vain luku -asetuksen käytöstä avaamalla asiakirjan muokkaustilassa. Napsauta Tiedosto-valikkoa ja valitse Suojaa asiakirja. Valitse Suojaa asiakirja -valikosta vaihtoehto Avaa aina vain luku -tyyppinen . Pysy samalla näytöllä ja napsauta uudelleen Suojaa asiakirja -painiketta. Valitse tällä kertaa vaihtoehto Salata salasanalla .



Luo salasana

Luo salasana Salaa dokumentti -ikkunassa ja napsauta OK. Käytä varmasti monimutkaista, mutta mieleenpainuvaa salasanaa. Jos unohdat salasanan, Microsoft ei tarjoa mitään tapaa hakea tai nollata sitä, mikä tarkoittaa, että et pääse dokumenttiin. Kirjoita salasana uudelleen vahvistaaksesi sen. Napsauta OK.

Tallenna asiakirja uudelleen ja sulje se. Avaa se uudelleen. Kirjoita salasana päästäksesi asiakirjaan. Napsauta OK.



Poista salasana

Poista salasana napsauttamalla Tiedosto-valikkoa ja valitsemalla Suojaa asiakirja. Napsauta vaihtoehtoa Salata salasanalla . Poista Salaa asiakirja -ikkunassa pisteitä, jotka peittävät salasanasi. Napsauta OK. Tallenna asiakirja uudelleen ja sulje se. Kun avaat seuraavan kerran, sinulta ei kysytä salasanaa.



Rajoita muokkausta

Napsauta Tiedosto-valikkoa ja palaa Suojaa asiakirja -painikkeeseen. Valitse vaihtoehto Rajoittaa muokkausta .

Sitten asiakirjasi näyttää oikealla puolella Rajoita muokkausruutua muotoilu- ja muokkausrajoitusten määrittämistä varten. Täällä voit antaa ihmisille luvan lukea asiakirjaasi sekä valita, mitä he voivat muokata ja miten.



Rajoitusten muotoilu

Valitse Rajoita muotoilu vain tyylivalikoima -valintaruutu, jotta ihmiset eivät voi muuttaa asiakirjan muotoilua Wordin tyylitoiminnon avulla. Napsauta Asetukset-linkkiä. Muotoilurajoitukset-ponnahdusikkunassa kaikki tyylit ovat oletuksena sallittuja. Voit pitää sen sellaisenaan, muuttaa sen suositeltavaksi minimiksi tai muuttaa sen arvoksi Ei mitään. Jos et ole varma, mikä asetus valitaan, valitse yksi suositelluista vähimmäisvaatimuksista.

Voit myös tarkistaa minkä tahansa kolmesta Muotoilu-vaihtoehdon vaihtoehdosta, jotta AutoFormat voi ohittaa rajoitukset, estää teemavaihtoa tai estää QuickStyle-sarjojen vaihtamisen. Jos et ole varma, jätä nämä kolme asetusta valitsematta. Sulje Muotoilurajoitukset -ikkuna napsauttamalla OK.



Rajoitusten muokkaaminen

Valitse Rajoitusten muokkaaminen -kohdassa Salli vain tämän tyyppinen muokkaaminen asiakirjassa. Napsauta alla olevaa avattavaa valikkoa. Voit nyt valita neljän vaihtoehdon joukosta: Jäljitetyt muutokset ottavat käyttöön muutosten seuraamisen kaikille asiakirjan lukijoille ja rajoittavat muun tyyppisiä muokkauksia; Kommentit-sovelluksen avulla lukijat voivat lisätä kommentteja asiakirjaan, mutta eivät tee muita muutoksia. Lomakkeiden täyttäminen antaa lukijoille täyttää luomasi lomakkeet, mutta et voi muuttaa niitä. ja Ei muutoksia (vain luku) asettaa asiakirjan vain luku -tilaan, joten muutoksia ei voi tehdä. Valitse haluamasi vaihtoehto.



poikkeukset

Jos valitset vaihtoehdon Kommentit tai Ei muutoksia (vain luku), voit luoda poikkeuksia kenelle tahansa, joka voi muokata asiakirjan tiettyjä osia. Valitse Poikkeukset-osiossa Kaikki-valintaruutu ja valitse kaikki asiakirjan osat, joita haluat kaikkien muokata.



Aseta suojaus täytäntöön

Napsauta lopuksi Kyllä, aloita suojauksen asettaminen -vaihtoehtoa. Kirjoita ja kirjoita salasana uudelleen ja napsauta OK. Tallenna asiakirja uudelleen ja sulje se. Avaa se uudelleen. Nauhan muokkausohjeet ovat nyt harmaita. Napsauta mitä tahansa muokattavan asiakirjan osaa, ja säätimet ovat käytettävissä.



Sammuta suojaus

Voit poistaa suojauksen käytöstä napsauttamalla Tarkista-välilehteä ja napsauttamalla Rajoita muokkaaminen -kuvaketta. Napsauta Pysäytä suoja -painiketta Rajoittaminen -ruudun alaosassa. Kirjoita salasana ja napsauta OK. Poista sitten valinta oikeassa yläkulmassa näkyvistä Muotoilu- ja muokkausrajoitusten vaihtoehdoista.



Lisää digitaalinen allekirjoitus

Napsauta Tiedosto-valikkoa ja palaa Suojaa asiakirja -painikkeeseen. Valitse vaihtoehto Lisää digitaalinen allekirjoitus . Tämä kertoo asiakirjaasi lukeneille, että sinä et allekirjoittanut sitä, osoittaen, että olit viimeinen henkilö, joka tarkisti ja tallensi sen.



Allekirjoittaminen

Digitaalisen allekirjoituksen luominen edellyttää allekirjoitusvarmennetta. Kun teet tämän ensimmäisen kerran, Word vilkkuu viestin: "Haluatko saadaksesi Microsoftin yhteistyökumppanilta allekirjoittaaksesi Microsoft Office -asiakirjan digitaalinen allekirjoitus?" Napsauta Kyllä. Microsoft-tukisivu aukeaa auttamaan sinua löytämään digitaalisen tunnuksen. Kokeile eri tarjoajien linkkejä saadaksesi digitaalinen tunnus. Napsauta sitten verkkosivun linkkiä lisätäksesi tai poistaaksesi digitaalisen allekirjoituksen Office-tiedostoihin. Vieritä sivua alaspäin oppiaksesi lisäämään digitaalisen allekirjoituksen.

Kun sinulla on digitaalinen tunnus, palaa Suojaa asiakirja -painikkeeseen ja napsauta uudelleen vaihtoehtoa Lisää digitaalinen allekirjoitus . Täytä Sign-ikkunassa tarvittavat kentät ja napsauta Sign-painiketta. Sinua voidaan pyytää vahvistamaan digitaalinen allekirjoitus. Napsauta OK.

Asiakirjasi on nyt digitaalisesti allekirjoitettu ja tehty vain luku -tyyppiseksi. Word selittää, että asiakirja on allekirjoitettu ja merkitty lopulliseksi ja että jos joku sitä käsittelee, allekirjoitukset muuttuvat kelvottomiksi. Jokainen asiakirjan avaaja näkee ilmoituksen sähköisestä allekirjoituksesta.



Merkitse lopulliseksi

Viimeinkin, jos et voi tai halua käyttää digitaalista allekirjoitusta, voit silti merkitä asiakirjan lopulliseksi. Napsauta Tiedosto-valikkoa ja palaa Suojaa asiakirja -painikkeeseen. Valitse vaihtoehto Merkitä lopulliseksi .

Ponnahdusikkuna kertoo sinulle: "Tämä asiakirja merkitään lopulliseksi ja tallennetaan sitten." Napsauta OK. Näkyviin tulee uusi viesti, joka kertoo sinulle: "Tämä asiakirja on merkitty lopulliseksi osoittamaan, että muokkaaminen on valmis ja että se on asiakirjan lopullinen versio. Kun asiakirja on merkitty lopulliseksi, tilaominaisuudeksi asetetaan" Lopullinen "ja kirjoittaminen, komentojen muokkaus ja todistusmerkit poistetaan käytöstä. Voit tunnistaa, että asiakirja on merkitty lopulliseksi, kun Merkitse viimeiseksi -kuvake näkyy tilarivillä. " Napsauta OK.



Muokkaa joka tapauksessa

Kun joku avaa asiakirjan, yläosaan ilmestyy viesti: "MERKITETTY LOPULLISEKSI. Kirjailija on merkinnyt tämän asiakirjan lopulliseksi edistääkseen editointia." Näyttöön tulee myös Muokkaa anyway -painiketta. Jos joku napsauttaa painiketta, hän voi silti muokata ja tallentaa asiakirjan uudelleen. Mutta silloin dokumentti näyttäisi sinut kirjoittajana ja toinen henkilö sillä, joka viimeksi muutti sitä. Joten perimmäinen tavoite ei tässä ole estä jokua muokkaamasta asiakirjaa, vaan kertoa lukijoille, että asiakirja on lopullinen ja että sinun tulee olla sekä kirjoittaja että henkilö, joka viimeksi muutti sitä.