Järjestäydy: vinkkejä ja työkaluja projektin hallintaan

Pienyritysten omistajat, työskentelevät ammattilaiset ja jopa jotkut opiskelijat toimivat usein projektipäällikkönä, vaikka he olisivatkin täysin kouluttamattomia tekemään niin. Projektinhallinta on iso ja vakava yritys, jolla on syventävät tutkinnot ja sertifikaatit omistettu aiheelle. Jos et ole sertifioitu pääministeri, projektiisi - ja sen sidosryhmään - on helppoa valvoessasi kääntyä spiraalin ulkopuolelle, poistua tieltä ja muuttua täysin järjestäytymättömäksi sotkuksi. Kuinka voit pitää projektisi kurssilla, jos et tiedä mitään projektinhallinnasta?

Juuri tämä tapahtui minulle muutama vuosi sitten pienessä organisaatiossa. Minua pyydettiin hallitsemaan useita verkkosivustojen uudelleensuunnittelua ja uudelleenlanseerauksia (minut palkattiin toimittajaksi). Ryhmän jäseniin kuului muutama sisäinen henkilöstö, samoin kuin useita ulkopuolisia urakoitsijoita ja muutama palkaton vapaaehtoinen. Ja en tiennyt mitään projektinhallinnasta.

Olen hyvin organisoitunut ihminen, mistä syystä minut luultavasti ensinnäkin hoiti projektien johtamisesta. Mutta henkilökohtainen organisaatio ei ole sama kuin projektinhallinta, ja ensimmäinen projektini aloitti kauheaan alkuun. Tunsin siitä kamala, ja itseluottamukseni vain pahensi asiaa. Tietenkin, tiesin kuinka kerätä tietoja, laatia aikataulu ja levittää sitä kaikille osapuolille, mutta minulla ei ollut aavistustakaan, mitä muuta minun piti tehdä.

Lopulta oikein projektin ja sain sen kurssille, mutta se ei ollut yksinkertaista. Haluaisin niin monia asioita, joiden olisin tiennyt silloin tietää projektin organisoinnista ja johtamisesta.

Olen hankkinut ammattitaitoisilta projektipäälliköiltä viisautta kaikille teille, jotka olette epävarmoja sieluja, joiden on hallittava projekteja tahattomasti, jakoin myös joitain oppimani vinkkejä. Kaikki nämä vinkit on kirjoitettu selkeästi, ilman PM-ammattikieltä, ja ne viittaavat parhaisiin käytäntöihin, jotka ovat yleisiä, taktisia ja käytännöllisiä.

Varmista, että kokoustiheys toimii kaikille osapuolille. Kokouksen (tai puhelun, maantieteellisesti erillisten ryhmien) tiheys vaihtelee projektin koosta ja sen sujuvuudesta riippuen. Viikoittaiset kokoukset tai puhelut ovat usein normi, etenkin käynnistyksen yhteydessä, mutta tiheys riippuu projektin koosta ja aikataulusta, ja sen on oltava miellyttävä ja arvokas kaikille osapuolille. - Tom Thrash, Aptaran projektipäällikkö

Tee kokouksista merkitystä. Onko sinulla esityslista, pysy asialistallasi ja lopeta aikaisin. Projektiryhmän ajan kuluttaminen on nopein tapa menettää joukkueen itseluottamus. Jos se on tilannekokous, varmista, että se pysyy tilannekokouksena eikä siitä tule rypytysistuntoa tai aivoriihiä. Ja jo muutaman minuutin jaetun ajan antaminen takaisin on nopea tapa kommunikoida siitä, että kunnioitat joukkuetta ja heidän aikaa. - Bill Sanders, Roebling Strauss, Inc. -yrityksen toimitusjohtaja (digitaalinen projekti ja johdon konsultointi)

Valitse oikeat kokoustyökalut. Kun viikoittaiset puhelinkokoukset ulkopuolisen urakoitsijan kanssa osoittautuivat tuloksettomiksi, lisäsin Google Drive -taulukon sekoitukseen. Se osoitti luettelon virheistä, jotka olin havainnut projektissa, ja arvio siitä, kuinka tärkeitä mielestäni ne korjataan. Toimeksisaaja ja minä toimitimme asiakirjaa yhdessä puhuessamme puhelimessa yhdessä. Joskus hän jopa korjaisi pienet ongelmat silloin tällöin. "Työtapaamisten" järjestämisestä, jossa työ tehdään kokouksen aikana, on siitä lähtien tullut korvaamaton lisä luettelooni ehdotuksille, joiden avulla tapaa jatkaa projektin etenemistä. Reaaliaikaisten yhteistyövälineiden, videokonferenssijärjestelmien ja vanhanaikaisten henkilökohtaisten tapaamisten avulla kannettavat tietokoneet ovat kaikki vaihtoehtoja. -Jill Duffy

Jos "kaikki on hyvin", jatka kaivaa. Sisäänkirjautumiset ovat korvaamattomia. Hyvin usein löydän lähtöselvityskokouksen vastauksen "kaikki on hyvin". Silloin löydän seurantavastauksia, kuten: "On hienoa kuulla, mutta oikeasti, ei ole mitään ongelmia?" voi tehdä sinusta erottua, ja mistä saat palautetta, jota voit käyttää. Tämä jatkokysymys johtaa usein vastauksiin: "No, kyllä, X on kulkenut hienosti, mutta siellä oli tämä pieni Y, joka hieroi minua väärin." On monia ihmisiä, jotka eivät yksinkertaisesti halua valittaa, joten projektipäällikön on tehtävä kaivaa syvemmälle. - Tom Thrash

Älä koskaan ampu viestinviejää. Kun asiat menee pieleen, niin kukaan ei halua välittää huonoja uutisia. Jos tiedät, että reagoit huonoihin uutisiin jollain muulla kuin positiivisella, "Kiitos paljon kiitoksestasi tämän huomion kiinnittämiselle. Nyt miten ratkaisemme tämän?" olet melkein takaa, että et koskaan saa huonoja uutisia aikaisin. Ja huonojen uutisten saaminen aikaisin antaa sinulle paljon enemmän aikaa ongelman (ongelmien) ratkaisemiseen ja vähentää niiden kielteisiä vaikutuksia projektiin. - Bill Sanders

Anna muiden ajatella, että he ovat hallussa. Mielestäni kestää jonkin verran mausteita, mutta yksi asia, jonka olen pitänyt arvokkaana, on oppiminen hallitsemaan samalla, kun annan muiden ajatella ajavansa. Monet haluavat tuntea olevansa hallussaan, ja se on hienoa, mutta pääministerin on ymmärrettävä, että he ovat viime kädessä vastuussa projektin toteutumisesta. - Tom Thrash

Pyydä käyttäjää määrittelemään laatukriteerit. Jokaisella toimituksella on käyttäjä, olipa kyse sitten toisesta tiimin jäsenestä tai mahdollisesta loppukäyttäjästä. Ennen kuin kyseisen toimituksen omistajat voivat tarkasti arvioida sen suorittamiseen tarvittavan ajan ja resurssit, heidän on tiedettävä, kuinka toimituksen laatu ja täydellisyys mitataan. Olipa kyseessä täydellinen tekninen eritelmä vai yhden sivun laatusedellytysten taulukko, käyttäjän tulee määritellä se etukäteen. Se on yksi yksinkertaisimmista käytettävissä olevista riskinhallintatekniikoista. - Bill Sanders

Työkalut projektipäälliköille

Ad-lib-päälliköt saattavat löytää tärkeimpien monikäyttöisten liiketoimintatyökalujen, kuten Excel ja Outlook, lisäksi, että erikoistuneet projektinhallintaohjelmistot tosiasiallisesti kehottavat heitä kohti parhaita käytäntöjä integroitujen ominaisuuksien avulla. Vastuun osoittaminen, tehtävien suorittamisaikojen arviointi ja viestinnän ylläpitäminen voivat kaikki olla helpompi muistaa, jos työkalu auttaa sinua liikkeissä. Tässä on muutama, jota voit käyttää isoihin ja pieniin hankkeisiin:

Asana on todella tehtäväjohtaja, mutta tukee useita käyttäjiä, on erittäin joustava ja voi helposti kaksinkertaistua kevyeksi projektinhallintasovellukseksi.

Basecamp, Editors 'Choice, on projektinhallintaohjelmisto, jota käytetään monissa suurissa organisaatioissa. Ilmainen versio on nopea ja joustava vaihtoehto joukkueille, joilla on paljon pienempiä keinoja - kunhan ne eivät tarvitse kytkettyä tallennustilaa.

Huddle on yrityksen mukaan "pilvisisällön yhteistyökalu", joka tarkoittaa, että se tarjoaa sinulle paikan ladata asiakirjoja verkossa ja tehdä yhteistyötä heidän ympärillään. Vaikka Huddle oli aiemmin enemmän PM-sovellusta, se on nyt suunniteltu käytettäväksi yhdessä muiden projektinhallintaohjelmistojen kanssa. Markkinoinnin ammattilaiset käyttävät sitä yleensä enemmän kuin kukaan muu.

LiquidPlannerilla (29 dollaria per jäsen kuukaudessa) on yksi merkittävä vahvuus: Se vie aikataulut maan päälle. Sen sijaan, että pyytäisi käyttäjiä syöttämään pehmeät päivämäärät siitä, milloin heidän mielestään työ tehdään, LiquidPlanner antaa PM: lle aikataulun prioriteettien mukaan. Se on erilainen ajattelu- ja työskentelytapa, mutta se saattaa toimia sinulle.

Projektin hallinnassa on paljon enemmän työkaluja, joita voidaan käyttää tai valita, ja toisinaan yksinkertaisimmat saavat työn suorittamaan tehokkaammin kuin tukevat, monipuoliset. Jos sinulla on hieno jaettava vinkki projektien hallinnasta tai suosittelemasta ohjelmasta, jätä kommentti alle.