LinkedInin toimitusjohtaja Jeff Weiner julkaisi äskettäin artikkelin, jonka päätelmänä oli turhien kokousten poistaminen: ei esityksiä. Saan minne hän menee, mutta se on absolutistinen lausunto, enkä voi sanoa, että olen sen kanssa samaa mieltä kaikista olosuhteista.
Tapana pitää parempia kokouksia mielestäni on ensin ymmärtää, millaista kokousta aiot pitää, ja sitten organisoida itsesi ja valmistautua siihen vastaavasti. Muutaman yksinkertaisen vaiheen tekeminen kokouksen suunnitteluvaiheessa on pitkä matka kohti sen tuottavuutta kaikille.
4 tyyppisiä kokouksia
Mielestäni kokouksia on neljä erilaista. Jos et ole koskaan ajatellut sellaista kokousta, jonka aiot pitää, se voi olla puolet ongelmasi.
Keskustelu / yhteistyötapaaminen. Aivoriihi-kokoukset ovat esimerkkejä keskusteluista tai yhteistyökokouksista. Tällaisessa kokouksessa yksi tai useampi osapuoli voi työskennellä esityslistalla. Tietojen on tarkoitus tulla useilta ihmisiltä. Yhteistyötapaamiset ovat usein myös ongelmanratkaisukokouksia.
Check-in-kokous. Sisäänkirjautuminen on säännöllisesti ajoitettu tapaaminen, yleensä tietyn projektin ympärillä, joka voi olla käynnissä tai jolla on odotettavissa oleva valmistumispäivä. Päivittäiset punninnat ovat esimerkki lähtöselvityksistä. Sisäänkirjautumiset varmistavat, että kaikki osapuolet ovat ajan tasalla ongelmista, ratkaisuista, muutoksista, etenemisestä jne. Yksi säännöllisen sisäänkirjautumisen kokouksista on se, että ne voivat usein olla hyvin lyhyitä.
Työtapaaminen. Työtapaamiset ovat henkilökohtainen suosikki. Työkokouksessa teet työn, joka on suoritettava loppuun. Se on niin yksinkertaista. Työkokoukset nippaavat viivyttelyä alkuunsa. He ovat usein yhteistyöhaluisia. Yksi esimerkki siitä, mitä työkokouksessa voidaan saavuttaa, ovat ohjelmoijat ja sidosryhmät, jotka kokoontuvat yhdessä toteuttamaan muutoksia koodiin (esimerkiksi verkkosivustoon tai muuhun interaktiiviseen tuotteeseen), jonka molemmat osapuolet voivat todella todentaa oikein vain toistensa läsnäollessa.
Kuinka tehdä kokouksista tuottavampia
1. Aikataulu nopeasti. Lukuun ottamatta meneillään olevan tai pitkäaikaisen hankkeen hallinnointia, inhoan kokouksia, jotka on suunniteltu pidemmälle kuin kaksi tai kolme viikkoa. Usein ennen kokouksen aikataulua käydään keskusteluja kaikkien osapuolten välillä, sähköpostitse, puhelimitse tai henkilökohtaisesti, ja pidän parempana, että keskusteluja pidetään mielessäni ennen kokousta. Aikataulu liian kaukana, ja asiaa koskevat tiedot ovat kauan poissa päästäni.
Kun yrität löytää ajan, joka sopii monille ihmisille, jotka eivät tee kalentereitaan saatavana, voit käyttää ilmaista Doodlen nimistä sivustoa, jonka avulla voit luoda kyselyn, jossa ihmiset voivat ilmoittaa vapaa-ajansajansa.
2. Käytä selkeää otsikkoriviä. Kokouskutsussa selkeän aihepiirin omaaminen on avain kaikkien tuottavuuteen. Aiherivillä tulisi olla muutamassa sanassa ilmoitettu kokouksen yleinen tarkoitus. Se auttaa ihmisiä tietämään, ennen kuin he ilmestyvät kokoukseen tai valitsevat sen, mitä heidän pitäisi odottaa.
Selkeästi kirjoitettu aihepiiri voi myös johtaa tiettyihin osapuoliin siitä, mitä heidän on valmisteltava ennen kokousta.
3. Onko sinulla esityslista tai tavoitteet. Jokainen kokous tarvitsee esityslistan tai tavoitteluettelon. Kokouksen monimutkaisuudesta riippuen et välttämättä tarvitse sen olla selkeää, jolloin se on ilmoitettava epäsuorasti aihepiirissä. Esimerkki on "Aihe: Aseta kokoonpano lehden lokakuun numerolle" - tavoitteena on suorittaa tämä tehtävä työkokouksessa.
Check-in-kokouksen tarkoituksena on kirjautua sisään, tarkistaa edistymistä ja herätä huolenaiheita, joten et todennäköisesti tarvitse sellaista esityslista tällaisiin kokouksiin.
Keskustelukokouksissa on todella hyötyä siitä, että meillä on esityslista. Jokaisen tulisi saada esityslista ennen kokousta. Suosittelen sen sisällyttämistä kokouspyynnön muistiinpanokenttään.
Kun kokouksen johtaja vie aikaa esityslistan tai perusluettelon laatimiseen, se auttaa häntä myös vahvistamaan mielessä kokouksen tarkoitus ja tapa, jolla hän johtaa sitä.
4. Määritä kokouksen johtaja. Jokainen kokous tarvitsee johtajan tai vastaavat johtajat. Suurimmassa osassa tapaamisen johtaja tunnetaan epäsuorasti: kuka on kutsunut kokouksen tai jolla on jotain jaettavaa, informatiivisen kokouksen tapauksessa. Puhelin- ja videokeskustelukokouksissa (esim. Webex) puhelun aloittaa usein henkilö.
Ehdottomasti pahimmassa kokouksessa, jossa olen koskaan käynyt, ei ollut johtajaa, ja kokouksen puolivälissä tajusin, että useat osapuolet uskoivat minun johtavan kokousta. Se oli heti raivostuttavaa ja surkeaa, puhumattakaan täysin tuottamattomasta. Eräässä toisessa holtittomassa kohtauksessa kutsuin kerran kokouksen, ajoin sen ja aioin täysin ajaa sen, vain, että toinen kollega otti sen kokonaan haltuun - myös ärsyttävää.
5. Hävitä tekniikka, mutta tee demo. Kyllä, tämä artikkeli on tarkoitettu kattamaan tekniikkaan liittyvät aiheet, ja kyllä, sanon, että menetät ainakin osan tekniikastasi tuottavampien kokousten pitämiseksi. Ennen kuin tuhlaat aikaa PowerPoint-kannen luomiseen, kysy itseltäsi: "Tarvitsetko todella esittelyä ollenkaan?" Jos vastaus on kyllä, muista, että dioja tulisi käyttää pitämään ihmiset kiinni ja vahvistamaan pisteitäsi - älä tee niitä sinulle. Tähtipyyhkeet eivät ole ketään vaikuttaneet, eikä kukaan halua katsoa videota, kun he ovat tulleet kuulemaan sinut puhumaan tai keskustelemaan kanssasi.
Jos sinulla on tuotetta tai palvelua esittelyyn, esittele sen toiminta! Älä näytä kuvia tai videoita siitä. Anna heille todellinen McCoy.
Jos haluat antaa jokaiselle kokouksen osanottajalle tiettyjä tietoja, mukaan lukien valokuvat ja videot, lähetä ne heille ennen kokousta, jotta he voivat tutustua materiaaliin, joka on joka tapauksessa tuottavampi kaikille. Sitten voit viettää aikaa päästäksesi asian sydämeen ja todennäköisesti myös paljon vähemmän aikaa.
