Järjestäytyminen: digitaalisten perheasiakirjojen hallinta

Ihmiset haluavat päästä eroon paperista elämässään. Digitaalisilla arkistoilla on niin monia etuja. Voit etsiä niitä tehokkaasti. Voit varmuuskopioida elektroniset asiakirjat useisiin paikkoihin, jotta voit käyttää niitä milloin tahansa, missä tahansa. Ja jakaa digitaalisia asiakirjoja perheenjäsenten, lakimiesten ja muiden niitä tarvitsevien kanssa on paljon helpompaa kuin valokopiointi tai faksien lähetys.

Mutta ennen kuin aloitat asiakirjan skannaamisen taloon ja työnnät kaikki kuukausittaiset laskut ja lausunnot sähköpostiin, on tärkeää miettiä, mitä toivot saavuttaa siirtymällä täysin digitaaliseen muotoon, koska erilaiset palvelut, jotka voivat auttaa sinua Näin automatisoidaan suuri osa prosessista. Haluat myös tietää tarkalleen, mitä nämä erilaiset ratkaisut tekevät, koska ne kaikki antavat sinulle hyvin erilaisia ​​tuloksia. Onko lopulta tyytyväinen niihin tuloksiin, riippuu suurelta osin alkuperäisistä tavoitteistasi.

Tiedostojen synkronointipalvelut (DIY-ratkaisu)

Voit tallentaa ja hallita perheasiakirjoja melko helposti verkossa Dropbox-, Box-, SugarSync- tai muun pilvitallennusratkaisun avulla, mutta tällä menetelmällä on etuja ja haittoja.

Plussat. Tiedostojen synkronointipalvelun käyttäminen on todennäköisesti halpaa (voit helposti saada 5 Gt ilmaiseksi) ja erittäin yksinkertainen tietyntyyppisille dokumenteille ( esim . Yksittäiset asiakirjat toistuvien laskujen tai lausuntojen sijaan), varsinkin jos sinulla on jo tiedostojen synkronointi tili perustettu. Tiedostojen synkronointipalvelut tarjoavat yhteistyöominaisuuksia, joten voit tehdä tiedostoista pääsyn perheen muille tai lakimiehellesi ja niin edelleen.

Haittoja. Jos haluat tallentaa kuukausittaiset laskut ja tiliotteet tähän tiliin, se ei ole automaattinen. Sinun on kirjauduttava sisään joka kuukausi kaikkiin tiliisi ja tallennettava PDF-tiedostot paikallisesti tiedostojen synkronointikansioon. Et myöskään saa muistutuksia tämän toimenpiteen toteuttamisesta, paljon vähemmän laskujen maksamiseksi. Lopuksi sinun on tarkistettava valitsemasi palvelun turvallisuus varmistaaksesi, että asiakirjat ovat turvallisia.

Oikeastaan ​​näille haitoille on olemassa kiertotapa, ja se on FileThis (tällä hetkellä beta). FileThis muodostaa yhteyden online-tiliisi ja siirtää kaikki tärkeät asiakirjat arkistoon, jonka yhdistät siihen. Vaihtoehtoja ovat Box, Dropbox, Google Drive, Evernote ja jopa oma tietokoneesi.

Erikoispalvelut: keskittynyt rahoitukseen

Kotitalousasiakirjojen hallitsemiseksi paperittomasti on olemassa useita erikoispalveluita, mutta niillä on taipumus palvella hieman erilaisia ​​tarkoituksia, joten on todella tärkeää miettiä, mitä sinun on todella tehtävä.

Esimerkiksi Manilla (ilmainen) on online-tili, jonka voit perustaa pitämään automaattisesti kirjaa kaikista kuukausittaisista tiliotteistasi ja muistuttamaan sinua laskujen maksamisesta. Siinä on myös siisti ominaisuus, jonka avulla voit seurata palkinto-ohjelmia, kuten kanta-asiakaskilometrejä, ja se voi hyökätä sinut toimimaan tilillä ennen pisteiden vanhenemista. Manilla on hieno ihmisille, jotka tarvitsevat apua laskujen maksamisessa ajoissa, tai kaikille, jotka haluavat keskittää kaikki nämä palveluntarjoajien lausunnot, mutta se ei tee paljon muuta.

Doxo on samanlainen kuin Manilla, sillä se kerää lausunnot ja laskut, mutta antaa myös ladata muita tärkeitä kotitalousasiakirjoja, mikä tekee siitä yleisemmän digitaalisen arkistokaapin. Pidän siitä, että Doxo yhdistää Manillan automaation ja DIY-menetelmän, jolla skannataan ja ladataan kaikki muut asiakirjat. Valitettavasti Doxolla on paljon vähemmän kumppaneita kuin Manillalla, joten se ei voi muodostaa yhteyttä pariin päätoimittajaan, kuten Chase Bank, Netflix, CapitalOne ja muutama muu iso nimi. Doxolla on yksi mielenkiintoinen ominaisuus, jota Manilla ei ole: kyky viedä kerättyjä asiakirjoja toiseen sijaintiin, kuten Dropbox-tiliin, joten voit varmuuskopioida ne.

Neat, joka tekee sekä NeatDeskistä että online-tallennuskeskuksesta NeatCloudista (alkaen 5, 99 dollaria kuukaudessa), keskittyy auttamaan skannaamaan ja lähettämään talossasi olevia paperiasiakirjoja. Se on nopea ja erittäin hyvä tunnistaa erityisesti vero- ja talousasiakirjat. Voit luokitella ja organisoida pilvipohjaiseksi tiliksi kaiken muun. Siisti ei kuitenkaan tarjoa automaatiota toistuvien asiakirjojen vetämiseen tapaan, jolla Manilla ja Doxo tekevät.

Erikoispalvelut: Keskittynyt elämään

TheDocSafe (5, 95 dollaria kuukaudessa) menee hieman eri suuntaan. Se opastaa pitkää luetteloa perhe- ja henkilökohtaisista tiedoista, jotka haluat ehkä keskittää, mukaan lukien paljon asioita, joita sinulla ei ehkä ole paperilla, kuten hätäyhteystiedot. Tilin alkuasetuksen yhteydessä se vie läpi kyselylomakkeen varmistaaksesi, että se kattaa kaikki mahdolliset asiakirjat: omistatko kodin? Oletko naimisissa? Onko sinulla lapsia? Onko sinulla viimeistä tahtoa ja testamenttia? Kullekin näistä kysymyksistä voit antaa vastauksia ja ladata asiaankuuluvat otsikot, asiakirjat, sertifikaatit ja juridiset asiakirjat.

Javont Vault on tietyllä tavalla samanlainen, mutta se on suunniteltu enemmän antamaan sinulle kaikki nämä yksityiskohdat edelleen edunsaajalle kuoleessasi. Se toimii silti hienosti keskittämällä turvallisesti paljon tärkeitä perhe- tai henkilökohtaisia ​​paperityöitä myös elossa. Voit kartoittaa omaisuutesi, luetella kaikki online-tilisi kirjautumistunnukset ja salasanat ja jättää rakkaille yksityiskohtaisia ​​muistiinpanoja siitä, mitä odotat heidän tekevän kaikkien näiden tietojen kanssa kuoleman jälkeen. Javont Vault on lukittu sosiaaliturvatunnuksella, joten se on rajoitettu vain Yhdysvaltojen käyttöön.

Tärkein osa? harkinta

Tärkein vaihe, joka on tehtävä ennen kotitalousasiakirjojen digitointia ja digitaalista järjestämistä, on miettiä, mitä haluat tehdä tai minkä ongelman sinun täytyy ratkaista. Jos aloitat paperittoman menettämisen ilman selkeää tavoitetta tai lopputulosta mielessä, työsi voivat hukkaan mennä, koska monet käytettävissä olevista ratkaisuista tarjoavat hyvin erilaisia ​​palveluja.