Video: How to Create a Doodle Poll - Fast and Easy Scheduling | Doodle (Marraskuu 2024)
Tapasin Doodle.com-sivuston ensimmäistä kertaa muutama vuosi sitten työskennellessään noin kymmenen vapaaehtoisen kanssa projektissa. Osallistujat olivat hajallaan ympäri maailmaa - Intiassa, Israelissa, Singaporessa, Kaliforniassa, Massachusettsissa - ja meidän jotenkin oli löydettävä aika, jolloin suurin osa meistä voisi tavata verkossa keskustelemaan projektista. Yksi vapaaehtoisista lähetti linkin Doodle.com-sivustoon, ja siitä lähtien tapaamispäivät ja -ajat tulivat yhteen kuin taikuutta.
Doodle on ilmainen verkkosivusto ja palvelu, joka tekee ajoittamisesta yhtä helppoa kuin kyselyn luominen. Kutsut ihmisiä äänestykseen, ja he vain merkitsevät ajankohdat, kun he ovat valmiita tapaamaan, kyselyn tekijän tarjoamien valintojen perusteella. Se on tehokkuuden unelma.
Mutta ensin, lyhyt kuvaus Doodle.com-palvelun toiminnasta:
Jill Duffy: Olen valtava Doodlen fani, ja minun on sanottava, että tunnen esitän sitä ihmisille koko ajan. Onko se ongelma, saada sana pois?
Michael Naef: Yhtäältä pärjäämme hyvin. Meillä on nyt yli 15 miljoonaa käyttäjää kuukaudessa. Joten se on mahtava menestys ja erittäin mielenkiintoinen meille. Mutta toisaalta, siellä on edelleen paljon potentiaalia, jos ajatellaan, että melkein kaikkien on tehtävä aikatauluja jossain vaiheessa.
Paras viestintämekanismimme on työkalu, palvelu, itse, koska siinä on viraliteetti sisäänrakennettu. Saat muut ihmiset alustalle ajoittamalla, koska sinun on kutsuttava ihmisiä osallistumaan lähettämääsi kyselyyn.
JD: Näin varmasti sain selville siitä. Kerro minulle tuottavuuden kehityksestä, kun tuhlaamme vähemmän aikatauluja Doodlen kaltaisella työkalulla.
MN: Se liittyy äskettäin tehtyyn tutkimukseen. Pari vuotta sitten teimme tutkimuksen, jossa tutkimme kuinka paljon aikaa ihmisten on tarpeen järjestää kokoukset viikossa. Löysimme, että ihmiset voisivat säästää jopa puoli päivää viikossa, jos he voisivat käyttää kaiken kokousten järjestämiseen käytetyn ajan.
Tämä uusi tutkimus, jonka avulla selvitettiin, mikä erityisesti auttaa online-aikatauluja säästää ajallisesti verrattuna perinteisiin keinoihin, kuten sähköposti- tai puheluihin. Löysimme, että voit säästää jopa kaksi kolmasosaa ajastamasi ajasta, kun otat ihmisen koordinaation pois silmukasta ja teet koko prosessin tehokkaammaksi ja vähemmän hermojen särkymistä.
JD: Mikä on keskimääräinen määrä ihmisiä tietyssä kokousaikataulussa?
MN: Tässä tapauksessa keskiarvo on jonkin verran viidestä kuuteen. Se on siellä, missä aloitat säästää ehkä puolet ajasta, jonka tarvitset aikataululle [verrattuna ajoittamiseen sähköpostitse tai puhelimitse], ja säästät yhä enemmän aikaa, sitä enemmän ihmisiä osallistuu. Itse asiassa näemme paljon aikataulututkimuksia kymmenelle ihmiselle, 20 henkilölle, jopa satoille ihmisille.
JD: Luulen, että jos sinulla on vain kaksi tai kolme ihmistä, sinun ei tarvitse työkalua aikataulua varten. Tässä vaiheessa voi olla helpompaa vain puhua ihmisille ja säästää aikaa tällä tavalla.
MN: Usein on. Se on totta. Kahden ihmisen tapauksessa meillä on työkalu yksi-yksi-aikatauluihin. Sen nimi on MeetMe, ja se toimii vähän eri tavalla. Julkaise ilmaiset ja kiireiset ajaksesi pienessä kalenterissa, joka julkaistaan henkilökohtaisella URL-osoitteellasi Doodle.com-sivustossa.
Joten minun tapauksessani se on Doodle.com/myke. Voit julkaista sen, ja jos ihmiset haluavat tavata sinut, he voivat vain mennä eteenpäin ja tehdä ehdotuksia [kalenterissasi] suurella todennäköisyydellä, että sinulla on aikaa, koska he näkevät vapaa-ajankohdat. Ja sitten voit hyväksyä, hylätä tai sivuuttaa pyynnön.
On totta, että kolmella ihmisellä voit silti päästä tulokseen sähköpostitse tai puhelimitse, mutta mielestäni menetelmä ei ole yhtä nopea kuin Doodlen kaltaisen työkalun käyttäminen.
JD: Yhdistetäänkö kalenteri muihin työkaluihin, kuten Outlookiin tai Google-kalenteriin?
MN: Kyllä, se on. Kaikki, mitä meillä on Doodlessa - meillä on myös BookMe-niminen asiakastapaamisratkaisutyökalu, joka vie sen askeleen pidemmälle esimerkiksi hierontastudiossa tai mitään - kaikki nämä tuotteet tarjoavat kalenteriin integroinnin. Se kaikki perustuu samaan tekniikkaan loppupäässämme. Se on yksi eduista. Jos asut kalenteriasi, olipa kyseessä sitten Outlook tai iCloud [vasta tuettu iCloudille äskettäin julkaistu], tai Google-kalenteri, kun olet muodostanut yhteyden näihin kalentereihin, voit käyttää niitä kaikissa tarjoamissamme palveluissa. Tämä tekee koko prosessista saumattomamman ja helpomman sinulle.
JD: Haluan varmuuskopioida hetkeksi suurempaan kuvaan ja puhua tuottavuudesta yleensä. Toimittaja kysyi minulta toisena päivänä, jos olemme pakkomielle tuottavuudesta, ja uskon, että se pätee erityisesti amerikkalaisiin. 1970-luvulta lähtien, koska olemme saaneet käsiimme tietokoneita työpaikalla, ajattelimme, että meistä tulee niin paljon tehokkaampia, että voisimme jopa saada enemmän aikaa takaisin ja ehkä jopa olla neljän päivän työviikko. Ja minusta se ei ole lainkaan asia. Olemme saaneet pakkomiellemme tämän pyrkimyksen työskennellä kovemmin, tuottaa enemmän tulosta, ansaita enemmän rahaa yritykselle - ihmettelin ajatuksiasi siitä.
MN: Se on tavallaan laaja aihe [nauraa]! Koemme sen myös Euroopassa. Mielestäni se on ehdottomasti taipumus Yhdysvalloissa, mutta kaikissa hyvin teollistuneissa maissa ja mielentiloissa, joissa ihmiset myös pyrkivät tuottavuuteen ja asioiden tekemiseen.
Myös "kvantitatiivisella itse" -liikkeellä, jossa yrität mitata kaiken tekemäsi ja yrität optimoida. Mielestäni siellä on jonkin verran vaaraa, että silmukat lyhenevät ja lyhenevät, ja se on erittäin rasittava yksilölle. Ihmisten tulisi olla tietoisia siitä, missä heidän vahvuutensa ovat ja missä niiden rajat ovat, jotta he tietävät milloin hidastaa tai milloin kiihdyttää tarvittaessa tai säännöllisesti.
Toisaalta mielestäni on erittäin myönteistä suuntausta, että monet näistä tylsiä tehtävistä - olivatpa sitten tapahtuman ajoittaminen, lennon löytäminen, yhteyksien etsiminen junassa tai juttujen löytäminen Internetistä - mitä tahansa, nämä vaivalloiset tehtävät ne muuttuvat paljon helpommaksi ja auttavat säästää aikaa. Mielestäni haasteena on sijoittaa säästetty aika paitsi tuottavuuden lisäämiseen, myös henkilökohtaiseen elämänlaadun parantamiseen. Siellä on herkkä tasapaino siitä, kuinka paljon työtä haluat tehdä, mitä työ sinulle antaa ja kuinka paljon yksityiselämää tarvitset. Ja kuinka paljon harmaata vyöhykettä tarvitset näiden kahden välillä, ja se on lopulta hyvin henkilökohtainen päätös.
JD: Yhä useammat ihmiset haluavat mieluummin sekoittaa elämäänsä, että he haluavat henkilökohtaisen kalenterinsa ja ammatillisen kalenterinsa olevan yksi. Käytän varmasti Doodlea paljon sosiaalisiin tarkoituksiin, luultavasti enemmän kuin työhön. Kuten sanoit, siellä kasvanut tuottavuus johtaa jonkin verran vapaa-ajan hyötyihin ja vähentää stressiä.
On kuitenkin myös muita esimerkkejä tuottavuussovelluksista, jotka luovat noidankehän yrittäessä tehdä sinusta entistä tuottavampaa niin, että jatkat vain työskentelyä.
MN: Nämä kaksi eri näkemystä ovat aina olemassa. Siellä on yksityiselämä ja työelämä, ja tässä puhuu työ- ja perhe-elämän tasapainosta. Tämä on jälleen hyvin henkilökohtainen kysymys: onko työ ja elämä mielestäsi hyvin erillisiä asioita ja onko näiden kahden välillä oltava tasapainoa vai onko näiden kahden elämäsi alueen sekoituksen oltava oikeassa rytmissä sinulle henkilö.
JD: Kerro minulle lisää tekemästäsi tutkimuksesta. Löysitkö jotain yllättävää?
MN: Itse tulos ei yllättynyt. Meillä oli paljon anekdotisia todisteita siitä, että Doodle auttaa ihmisiä tekemään työtä ja auttaa ihmisiä säästämään aikaa. Se oli myös oma kokemuksemme työkalua käytettäessä. [Tutkimustulokset] oli vain systemaattisempi todiste siitä, että näin on.
Mikä todella hämmästyttää meitä, oli ero. Jos katsot taulukkoa, joka osoittaa kuinka paljon aikaa käytetään, ihmiset, jotka aikatauluttavat ilman työkalua, viettävät 90–120 minuuttia aikataulun laatimiseen 10–15 osallistujan kanssa. Doodlen kanssa tässä kokeilussa he tarvitsevat vain puoli tuntia, ja se on valtava ajan säästö, jota en olisi odottanut.
JD: Voisitko jakaa jonkin organisaationvinkin tai käytännön, jota käytät henkilökohtaisesti? Sen ei tarvitse välttämättä liittyä aikatauluihin.
MN: Pari vuotta sitten luin kirjan Getting Things Done. Se oli minulle erittäin ajateltava tuottava kirja. En käyttänyt kaikkia hänen kuvaamiaan tekniikoita. Mutta yksi tekniikka, jota noudatan, on saada kaikki pois päästäni hyödyllisiin järjestelmiin ja luotettaviin järjestelmiin.
Nykyään työskentelen tiukasti kalentereiden ja tehtävälistojen kanssa. Suurin osa siitä tuo nämä pienet tehtävät pois päästäni ja vapauttaa pääni tuottavampaan työhön. Se, että tiedän, että minulla on luotettava järjestelmä, joka muistuttaa minua, kun on tehtävä jotain välttämätöntä, on auttanut minua saamaan paljon enemmän aikaan, tekemään työpäivästäni paljon tuottavamman. Mutta se myös vapauttaa mieleni. Kun sinulla on vapaa mieli vapaa-aikaan ja muihin tehtäviin, sen sijaan, että tarvitsisin ajatella: "En saa unohtaa tätä tai toista."
JD: Kumppanini on operaation johtaja, ja hänellä on milloin tahansa 100–150 tehtävää tehtäväluettelossaan. Hänelle on kerrottu: "Pidän tärkeimmät niistä päässäni, koska olen huolissani niistä, ja loput pidän sähköpostitse." Yritin selittää hänelle, että tämä on stressi hänelle. Kun tehtävät eivät ole selkeässä paikassa, jossa voit nähdä ne, ne aiheuttavat stressin. Mutta kun olet siirtynyt luotettavaan järjestelmään, johon voit luottaa, tiedät, että kaikki on läsnä, kun tarvitset.
Hän haluaa kuitenkin siirtyä uuteen ja organisoituneempaan järjestelmään. Arvioin, että hänellä olisi noin kahden viikon jakso kivulias siirtyminen. Koitko jotain sellaista? Kun muutit GTD: hen, oliko sinulla kipua siirtymisessä?
MN: En kokenut kovinkaan paljon siirtymäkautta, mutta koin henkisen esteen. Ennen kuin otin järjestelmän käyttöön työharjoitteluessani, en todellakaan uskonut, että se toimisi lopulta tai että voisin pitää sen ajan tasalla tai että se olisi todella luotettava järjestelmä, joka auttaa minua läpi päivien ja viikkojen ajan. Se kesti melko kauan, pari viikkoa, kunnes päätin "hyvin, kokeillaan sitä". Ja sitten vietin yhden päivän järjestelmän perustamiseen. Nyt minulla ei ole edes sähköpostikansioita. Minulla on yleensä vain tyhjä postilaatikko ja laitan kaiken tärkeän tehtäväluettelooni. Se alkoi aika hyvin.
Olen jopa yksinkertaistanut järjestelmää muutaman kuukauden aikana. Nykyään se on minulle todella yksinkertainen järjestelmä. Paras todiste siitä on, että useimmista päivistä en tiedä tehtäviä ja kokouksia ja muita kalenteritapahtumia, joita olen tulossa seuraavana päivänä tai sitä seuraavana päivänä, koska järjestelmä on hyvin organisoitu, jotta kaikki toimisi okei ja minua muistutetaan. Katson yleensä vain kalenterini aamulla nähdäkseni mitä tänään tapahtuu.
JD: Mitä muita sovelluksia ja palveluita käytät?
MN: Muista, että maito on minulle erittäin keskeinen, jotta voin pitää tehtäviäni raiteilla. Käytän verkkopohjaista järjestelmää sekä Android-sovellusta kirjoittaakseni kaiken, mikä tulee mieleen kokouksen tai seurustelun aikana. Sen sijaan, että yrittäisin muistaa, kirjoitan sen vain.
Toinen on Google-kalenteri. Siellä on kaikki todella päivätty ja päivätty -päivätty. Siellä on paljon kalentereita, niin yksityiselämääni kuin työhöni.
