Video: Travel Guide: Norway's Top Attractions (Marraskuu 2024)
Yksi yksinkertaisimmista organisaation temppuista, joita käytän työssä, on pitää yksityiset laskentataulukot omasta kehityksestäni. Kukaan ei vaadi minun tekevän sitä. Kukaan ei pyytä nähdä laskentataulukoiani. Pidän niitä kokonaan omakseni, jotta voin toimia tehokkaasti ja pystyä näkemään nopeasti saavutukseni.
Tässä Get Organized -julkaisussa kerron muutamia nykyisin ylläpitämiäni laskentataulukoita ja selitän, mitä ne tekevät minulle. Vaikka nimenomaan omaan työhöni liittyvät laskentataulukoiden sisällöt, monet periaatteet ovat universaalia ja mukautettavissa muunlaiseen työhön.
Tallennus- ja aikatauluideat
Hanki organisoitu -sarake on viikoittain, mikä tarkoittaa, että minun on keksittävä 52 ideaa, joita käytän tosiasiallisesti vuodessa… mikä tarkoittaa sitä, että tarvitsen todennäköisesti vielä 50–100 lisäideaa, jotka lopulta hylätään (suurin osa meistä tarvitsee tuottaa valtavan määrän ideoita todella hyvien löytämiseksi).
Pidän sitä varten erittäin alkeellista laskentataulukkoa, jonka alareunassa on jatkuva idealista ja yläosassa ruudukko, jossa on kaikki suunnitellut julkaisupäivät. Laskentataulukko auttaa minua ajattelemaan laajasti aiheiden suunnittelua useiden viikkojen ja kuukausien ajan. Voin helposti muuttaa tulevien artikkeleiden järjestystä asettaa enemmän aikaa aiheiden välillä, jotka vaikuttavat liian samanlaisilta, tai ryhmitellä toisiinsa, jotka liittyvät loogisesti.
Tämä tietty laskentataulukko elää Google Drivessa, koska kyseinen palvelu on minulle saatavissa käytännössä mistä tahansa, ja jos minulla on idea, kun olen poissa toimistosta, voin kirjautua sisään ja lisätä sen epäröimättä.
Koska palaan tähän laskentataulukkoon usein kirjautuakseen työhön valmistumisen jälkeen, tarkastelen säännöllisesti ideoita, joita olen aivoriihi. Monet ihmiset kirjoittavat muistiinpanoja ideoistaan, mutta eivät koskaan viittaa niihin. Tämän järjestelmän avulla joudun ainakin kerran viikossa omaan luettelooni ideoista.
Projektin edistyminen
Suuri osa työstäni PCMagissa on testata ohjelmistotuotteita ja kunto-gadgeteja ja kirjoittaa niistä tuotearvioita, joten minulla on toinen kyseiseen työhön omistettu laskentataulukko.
(Pahoittelen pientä määrää epäselvää sisältöä yllä olevassa kuvassa.)
Annan selittää vain nopeasti yllä olevassa kuvassa näkyvät sarakkeet. Ensimmäinen sarake, nimeltään ID, on julkaistu tuotekatsauksen artikkeli-ID. Sarake B on tuotenimi. Sarake C, Status, säilyttää katsauksen tilan siten, että "pubbed 12.-13.13" tarkoittaa artikkelia, joka julkaistiin 12. huhtikuuta 2013. Sarakkeet D – I ovat valintaruudut, jotka liittyvät työhön, joka on suoritettava ennen tuotekatsausta voi siirtyä muokkaus- ja julkaisuprosessin läpi.
Kriteereihin (sarakkeet DI) sisältyy tuotteen kirjaaminen tietokantaan ("QB"), tuotteen spesifikaatioiden ("Specs") muodostavan lomakkeen lähettäminen, tuotteen kuvan ("Image") lähettäminen ja diaesityksen luominen kuvia ("Diaesitys"). Jokainen tuote tarvitsee myös pistemäärän yhdestä viiteen ("Luokitus"), ja olen lisännyt vielä yhden sarakkeen "Muistiinpanoihin", missä yleensä vain ilmoitan, ansaitseeko tuote PCMag-toimittajan valinnan.
Laskentataulukko on todella sydämessään sarja valintaruutuja. Se antaa minun nähdä yhdellä silmäyksellä, olenko tehnyt kaikki tarvittavat edeltäjätyöt. Mutta sillä on myös muita etuja.
Samoin kuin kirjaan aivoriihi-ideoitasi tulevia Get Organized -sarakkeita varten, kirjaudun myös Arviointi-taulukkolaskentatuotteiden alaosaan, joita voin mahdollisesti kiinnostaa uudelleen. Siksi minulla on aina juokseva luettelo tuoreista ideoista.
Se toimii myös erittäin pikaohjeena, jos minun on etsittävä julkaisemani päivämäärää tai ainutlaatuista artikkelitunnusta tuotteille, joita olen tarkistanut (mitä teen melko usein). Toki meillä on toimistossa muitakin järjestelmiä näiden tietojen löytämiseksi, mutta minun on yleensä nopeampi vetää se tästä laskentataulukosta, koska olen räätälöinyt sen tarpeitasi vastaavaksi.
Seurataan muutoksia
Viimeinen laskentataulukko, jonka haluan jakaa, on yksi, jota käytän seurataksesi tiettyä artikkeliä, jonka kirjoitan: 100 parasta iPhone-sovellusta. Artikkelin hallinta vaatii monimutkaista organisaatiota, koska päivitän sisältöä usein. Toisin sanoen, useat 100 parhaasta sovelluksesta ovat muutaman viikon välein uusia. Minun on oltava valppaana siitä, mitkä sovellukset, jotka sanoin olevan tänään parhaat, verrattuna siihen, mitä sanoin, että ne olivat kuusi kuukautta sitten.
Menetelmäni on melko yksinkertainen. Kirjaan jokaisen sovelluksen Exceliin, koska se menee 100 parhaan listan joukkoon. Tallennuksen päivämäärä, jona se lisättiin artikkeliin, tai viimeksi päivitin tekstiä, jos se on sovellus, joka on edelleen hyvä, mutta päivitetty merkittävästi viimeksi kun kirjoitin siitä lyhennelmän. Pidän myös käynnissä olevaa luetteloa sovelluksista, jotka olivat aiemmin luettelossa, mutta ovat sittemmin menettäneet paikkansa.
Tämä laskentataulukko auttaa minua myös selvittämään, olenko osunut 100 sovellukseen, koska Excel laskee ne automaattisesti minulle. Käytän sitä myös sovellusten ryhmittelemiseen eri sivuille lisäämällä reunat, jotka osoittavat sivunvaihdot. Värikoodauksen avulla voin myös nähdä, mitkä sovellukset ovat uusia luettelossa (keltainen). Tämä on lippu julkaisuprosessin aikana, mikä tarkoittaa, että minun pitäisi tarkistaa nämä osiot tarkemmin kuin muut.
Sallikaa minun myös myöntää, etten käytä kaikkia sarakkeita, jotka olen alun perin asettanut tähän laskentataulukkoon. Kerran tai toisena ajattelin, että jokin tieto oli tärkeä, vasta myöhemmin ymmärtääkseni, etten tarvinnut sitä ollenkaan. Koska tämä laskentataulukko kuuluu vain minulle, voin luopua alueista, joilla ei ole voittoa, ilman seurauksia. Voisin puhdistaa laskentataulukon ja päästä eroon käyttämästäni osioista, mutta minun on pidempään kannattaa säilyttää ne etkä käyttää niitä kuin mitä on investoida laskentataulukon tekemiseen hieman siistimmäksi. Mitä järkeä? Kukaan, mutta minä en koskaan näe sitä.
Laskentataulukoiden käytön edut työsi seuraamiseksi
Yksinkertaiset laskentataulukot voivat olla tehokkaita työkaluja työn organisointiin, ja niiden tekemiseen ei tarvitse olla keisari Excelissä. Taulukoiden käytön etuihin työsi seuraamiseksi kuuluu:
- että pystyt näkemään, mitä olet jo tehnyt, joten et toista sitä (tai jos sinun on toistettava se, voit nopeasti nähdä, milloin ja miten teit sen ensimmäisellä kerralla, jotta voit hyödyntää aiempaa työtä)
- jolla on oma paikka tallentaa ideoita ja tarkastella niitä säännöllisesti
- pitämällä kirjaa työstäsi, jos tarvitset koskaan todisteita saavutuksestasi
- omien tehtävien tekeminen helpommaksi luomalla tiedonhakujärjestelmän, joka on täysin räätälöity tarpeidesi mukaan.
