Järjestäytyminen: miten hallitaan uutiskirjeitä ja päivittäisiä sähköpostiosoitteita

Suosikkikaupan kassa tarjoaa 10 prosenttia alennusta ja tulevaisuudessa yksinoikeudella alennuksia sähköpostiosoitteesi vastineeksi. Ystäväsi suosittelee päivittäistä uutiskirjettä, joka voi auttaa sinua säästämään rahaa, jos sinulle sopii sopiva tarjous. Olet ilmoittautunut vastaanottamaan sanastoa-sanasta-päivä -sähköpostin, jonka luet vain aamuisin, kun työ on hidasta. Kaikki nämä viestit ovat pikapostia, pyydettyjä postia, joita haluat ehkä lukea joskus, mutta jotka eivät ole koskaan tärkeitä. Graymail eroaa roskapostista siinä, että jälkimmäistä ei ole pyydetty, kun taas graymail tulee tilauksesta. Vaikka monet meistä selaavat kielivaihtoehtoamme, se voi olla myös merkittävä sotkujen lähde, varsinkin jos se poistetaan liian kauan.

Tässä on joitain ratkaisuja kielivirheen hallintaan postilaatikkosi pitämiseksi tarkissa.

Luo 'Roskapostitili'

Yksi kirjan vanhimmista ratkaisuista kielivirheen hallintaan on luoda ilmainen verkkoposti, jota käytät yksinomaan viestien, luetteloiden, kuponkien ja muiden merkityksettömien sähköpostien markkinointiin.

Olen vuosien ajan käyttänyt Hotmail-tiliä tähän tarkoitukseen, vaikka se näyttää nyt hieman typerältä, koska sekä Hotmaililla että Outlook.comilla (jota ei pidä sekoittaa Outlookin työpöytäsovellukseen) on useita sisäänrakennettuja työkaluja, jotka on tarkoitettu erityisesti kielivirheen hallintaan, käsitellään tarkemmin alla. Näitä työkaluja ei tarvitse käyttää, jos varaat yhden sähköpostitilin kokonaan graymailille, kuten olen tehnyt, koska postilaatikko itsessään on jo yksi jättiläinen suodatin. Joka tapauksessa perustin tilin noin kymmenen vuotta sitten, ennen kuin ominaisuudet olivat paikallaan.

Kirjaudun tiliin yleensä kerran päivässä, mutta en koskaan ajattele sitä kahdesti, kun en. En myöskään koskaan ole huolestunut siitä, että tärkeä viesti haudataan sirpaleeseen, koska tällä tilillä ei ole tärkeitä viestejä. Se on puhtaasti varattu graymailille. Uudempi Outlook.com-ominaisuus antaa sinun luoda alias-sähköpostiosoitteen, joka voi olla myös käyttökelvoton, esimerkiksi esimerkiksi pikaviestiin tai muuhun kirjeenvaihtoon, joka on rajoitettua ja jolle et halua, että ihmiset ottavat sinuun yhteyttä uudelleen (sanovat, Craigslist).

Käytä sääntöjä, suodattimia ja kansioita

Lähes jokaisessa sähköpostiohjelmassa voit luoda sääntöjä tai suodattimia viestien lajittelemiseksi automaattisesti eri kansioihin, jotta voit hallita niitä erikseen. Voit esimerkiksi luoda säännön, jonka mukaan "jos sähköposti on lähettäjältä, jonka osoite päättyy" nypl.org ", siirrä viesti vastaanotettaessa automaattisesti kansioon nimeltään Library Notices.

Ennen kuin jatkan Hotmailin ja Outlook.comin erikoisominaisuuksia graymailille, haluaisin vain kertoa, kuinka suodattimet ja säännöt määritetään kahdessa muussa ilmaisessa webmail-ohjelmassa, Yahoo! Mail ja Gmail.

Kuinka lisätä suodattimia Yahoo! posti

Yahoo! Edellä esitetty Posti, valitse viestin ruutu (tai useampi kuin yksi), valitse sitten Toiminnot ja Suodata sähköpostit kuten nämä. Ponnahdusikkuna antaa sinun täyttää säännöt samanlaisten viestien suodattamisesta ja lajittelusta.

Voit luoda kansioita mihin tahansa sydämesi haluaa. Katso lopussa ehdotusluetteloni ideoita varten.

Kuinka lisätä suodattimia Gmailiin

Prosessi on erittäin samanlainen Gmailissa.

Valitse ruutu sen viestin vasemmalla puolella, jonka haluat suodattaa, valitse Lisää ja sitten "Suodata nämä viestit". Voit sitten soveltaa ensimmäistä sääntöjoukkoa suodattimeen, kuten tietoja lähettäjästä tai "vastaan" -nimestä tai jotain aihepiirissä. Napsauta "Luo suodatin" ja voit ottaa käyttöön seuraavan vaiheen säännössä: mitä tehdä viesteille, jotka täyttävät kriteerit (esim. Merkitä luetuiksi, poistaa, välittää…, jne.).

Huomaa: Kokemukseni mukaan sääntöjen käyttöönotto Gmailissa ei ole aina sujuvaa (viimeksi Chromen käyttäminen Windowsissa). Linkit ja painikkeet eivät aina toimi. Uloskirjautuminen ja uudelleen sisäänkirjautuminen näyttää korjaavan reagoimattomuuden.

Yhtä ylimääräistä Gmail-vaihtoehtoa ei löydy Yahoo! Mail antaa sinun merkitä viestit automaattisesti tähdellä merkitäksesi sen tärkeäksi. Vaikka Yahoo! on myös tapa merkitä tärkeä posti, voit tehdä sen vain manuaalisesti, ei automaattisesti suodattimilla.

Kuinka lisätä suodattimia Hotmailiin / Outlook.comiin

Hotmailissa ja Outlookissa on paljon enemmän ominaisuuksia graymailin hallintaan. Toistaiseksi käyttämäni esimerkit vain hiovat pinnan. Säännöt voivat olla melko monimutkaisia, ja kun ne ovat, niiden oikein käyttöönotto ja niiden toimivuuden testaaminen vie jonkin aikaa - ellet käytä Hotmailia tai Outlook.comia.

Kuten mainittiin, Microsoftin webmail-sovelluksissa on muutama valmis sääntö, jotka suorittavat joitain yleisimmistä suodattimista, joita ihmiset haluavat käyttää postilaatikoihinsa. Suuri osa automaatiosta hallitaan luokkien kautta. Voit esimerkiksi luokitella useita viestejä "uutiskirjeiksi" ja asettaa sitten säännön kaikille uutiskirjeille. Luokkien saaminen helpottaa myöhemmin sääntöjen muutosten tekemistä ja niiden soveltamista vastaaviin viesteihin.

Toinen todella fantastinen ominaisuus Outlook.comissa ja Hotmailissa on Peruuta ja ajoita puhdistus -asetukset, jotka näkyvät jokaisen Microsoftin tietämän viestin lopussa.

Tilauslinkki on riippumaton kaikista lähettäjän antamista tilaajaohjeista, ja käytännössä sen avulla pääset eroon ei-toivotuista viesteistä erittäin helposti, mikä on joskus parempi kuin niiden hallinta. Kun tilausta käytetään, peruuta tilaaminen -painike antaa sinulle myös mahdollisuuden poistaa kaikki aiemmat sähköpostit samalta lähettäjältä.

Toinen vaihtoehto, Aikataulun puhdistus, tarjoaa muutamia vaihtoehtoja saman lähettäjän viestien kopioimiseksi, jotka saattavat olla kasaantuneet ajan myötä. Minun ensisijainen valintani on pitää vain lähettäjän viimeisin viesti, ja näin luomalla säännön, jolla on sama vaikutus. Kun tältä lähettäjältä tulee uusi viesti, kaikki vanhat viestit poistetaan postilaatikosta.

Voit todennäköisesti jo kuvitella tämän ominaisuuden edut esimerkiksi päivittäisissä sähköpostiviesteissä, joille vain viimeisin sähköpostiosoite on merkityksellinen.

Ideoita kansioille

Kun hallinnoit kielivaihtoehtoa, suosittelen, että muodostat muutamaa kansiota helposti tunnistettavilla nimillä sellaisille viesteille, joita yleensä luet - tai ehkä "skannaa" on oikea sana - enemmän kuin toisia. Muutamia ideoita ovat:

• Blogin päivitykset
• Vahvistusviestit (automaattiset maksuhälytykset jne.)
• Tapahtumailmoitukset (tapahtumapaikan seuranta, musiikkitaiteilijoiden päivitykset jne.)
• Facebook-tunniste / viestihälytykset
• Google News Alerts
• LinkedIn-ilmoitukset / työpäivitykset
• Henkilökohtaiset uutiskirjeet (harrastuksille ja kiinnostuksen kohteille)
• Professional-uutiskirjeet (urakehitykseen)
• tulot
• Lähetyksen vahvistus / seuranta
• Ajoitetut seisokkeja koskevat ilmoitukset
• Matkustaa
• Twitter-hälytykset

Toisaalta, jos sinulle on tärkeää nähdä kaikki Facebook-tunnisteesi hälytykset, älä suodata näitä viestejä! Jätä se asetettavaksi suoraan postilaatikkoosi.

Pidä postilaatikkosi toimivan kuten postilaatikko

Koko tekstiviestien hallinnan taustalla on pitää viestit, jotka haluat ehkä nähdä, toisinaan erillään näkemistäsi viesteistä heti, kun ne saapuvat postilaatikkoosi. Näin luet mielellään päivityksiä suosikkiblogiesi, verkkosivustoidesi, uutislähteiden, sosiaalisten verkostojen ja muun kautta, estämättä kykyäsi olla produktiivinen ja tehokas loppuaikaan.

Lisätietoja tavoista pitää postilaatikkosi kunnossa, katso 11 vinkkiä sähköpostin hallintaan, "5 syytä, että postilaatikko ei ole tehtäväluettelo" ja "Kuinka välttää sähköpostin ylikuormitusta".