Video: Miika Vuori, osa 1 ADHD:n psykososiaalinen hoito- ja kuntoutus (Marraskuu 2024)
Muistatko Thierry Bretonin sitoumuksen poistaa yrityksen sisäinen sähköposti 100 prosenttia yrityksestä Atos, vuoteen 2014 mennessä? Tuolloin, kun hän ilmoitti kunnianhimonsa - se oli vuosi 2011 -, niin teknologia- kuin yritysmaailmastakin monet ihmiset pilkkasivat. He kutsuivat hänen suunnitelmaa naurettavaksi. He sanoivat, että tarvitsemme sähköpostia. Luotamme siihen. Se on välttämätöntä!
Nopeasti eteenpäin tänään, ja ilmasto on jo muuttunut. Kuulen yhä enemmän toimistotyöntekijöiltä, että sähköposti on heidän olemassaolonsa syy. Se on niin paljon heidän ajanhukkaa kuin m-sana: kokoukset. Kun kysyn, miksi se on tällainen taakka, ihmiset sanovat tyypillisesti jotain: "Saan tonnia sähköposteja, joilla ei ole mitään tekemistä minun kanssani" tai "Puolet käytetyistä säikeistä eivät ole merkityksellisiä työhöni." Aloin jopa kuulla muutamien ihmisten samaa tunnetta henkilökohtaisesta sähköpostista: "Saan yhdeksän seuran sähköpostikirjaani kirjakerhoni jäseniltä, jotka vahvistavat seuraavan kirjakerhon päivämäärän! Hei, ihmiset! Se oli ensimmäisessä sähköpostiviestissä!"
Tässä on joitain strategioita leikkaamiseen tai tehokkaaseen leikkaamiseen pass-sähköposteissa, joita et vain tarvitse. (Vaikka tämä artikkeli ei kata graymail-postia, minulla on paljon muita vinkkejä sähköpostiuutiskirjeiden ja päivittäisten kauppojen hallintaan.)
1. Pyydä poistamista ryhmäsähköposteista, kasvotusten
Mitä enemmän luotamme sähköpostiin, sitä sopivammin unohdamme, että jotkut ongelmat hoidetaan parhaiten lyhyellä keskustelulla. Tämä neuvo saattaa kuulostaa hullulta ja erittäin matalalta tekniikalta, mutta se voi olla erittäin tehokas. Jos olet osa säännöllistä ryhmäviestiä (esimerkiksi päivittäinen raportti tai viikoittainen projektin sisäänkirjautuminen) etkä halua enää olla, keskustele sen kanssa, joka hallinnoi tai aloittaa kyseisen sähköpostin, mieluiten henkilökohtaisesti kasvot tai puhelimitse, jos sinun on. "Hei", sanot: "Tiedätkö päivittäisen sähköpostin sellaisista ja sellaisista? Minun pitäisi olla sen mukana? Saan jatkuvasti viestejä, mutta ne eivät koskaan liity suoraan minuun tai työhöni. Luuletko voisitko poistaa minut?"
Pahinta mitä voisit tehdä tässä tilanteessa, on vastata kaikille viestillä, jossa lukee "peruuta tilaus". Se on epäkohteliasta. Se osoittaa, että sinulla ei ole sosiaalista tahdikkuutta tai netikeittiä. Ja se todistaa, että et tiedä kuinka hallita omaa sähköpostiosoitettasi.
Kun keskustelet kuitenkin kasvotusten, sinusta tulee taas ihminen. Olet miellyttävä henkilö, jolla on kohtuullinen ja suoraviivainen pyyntö. Lisäksi, jos on syytä, jonka vuoksi sinun on tarkoitus vastaanottaa viestejä, henkilö selittää miksi sinut on sisällytetty tähän päivään.
2. Vipuvaikutus sosiaalisiin verkostoihin, projektinhallintatyökalut ja pikaviestintä
Mielestäni sosiaaliset verkostot (mukaan lukien yritysverkot kuten Yammer ja Podio) käsittelevät opt-in-viestejä paljon paremmin kuin sähköposti. Otetaan esimerkki ystävästäni, joka houkutteli hänen kirjakerhoaan. Jos järjestäjä olisi asettanut seuraavan kirjakerhon kokouskutsun Facebookissa sähköpostin sijasta, tietojen hankkiminen olisi ollut jäsenille vähemmän pakollista . Facebook-tapahtumat ovat valinnaisia. Voit tavoittaa heidät ja sulauttaa tiedot, kun sinusta tuntuu. Kun sama tapahtumakutsu saapuu sähköpostitse, sen lukeminen tuntuu heti pakolliselta.
Liikeyrityksissä vaihtoehtoiset viestintävälineet voivat myös auttaa vähentämään ei-toivottuja sähköposteja valtavasti. Täällä PCMag, meillä on tapana käyttää pikaviestiohjelmaa, kun meillä on jotain kommunikoida nopeasti ja haluamme yhtä nopeaa vastausta. Käytämme Yammeria hallitsemaan joitain tehtäviä, jotka toimivat "kuka voi ensin vastata, tee" -periaatteella. Käytämme projektijohtamisalustaa Basecamp tallataksemme keskusteluja meneillään olevista taide- ja suunnitteluprojekteista yhdessä paikassa.
Joten käytä kaikkia käytettävissä olevia työkaluja, ja jos olet johtotehtävissä, rohkaise myös muita. Monityökaluratkaisun edistäminen auttaa vähentämään tarvittavia sähköpostiviestejä.
3. Käytä automaattista lajittelua tai suodattimia
Yleisin ratkaisu ei-toivottujen sähköpostien hallintaan on asettaa automatisoidut lajitussäännöt tai suodattimet, kuten niitä joskus kutsutaan, jotka sijoittavat ei-toivotut viestit määritettyyn paikkaan (yleensä kansioon, mutta joskus roskakoriin), ennen kuin ne edes osuvat postilaatikkoosi.. Kaikilla tärkeimmillä sähköpostiohjelmilla on tämä ominaisuus.
Etsi sähköposti, jota et enää halua, tunnista jotain konkreettista ja korjattua (esim. Aina sama avainsana otsikkorivillä, lähettäjä jne.) Ja määritä sääntö, joka lajittelee kaikki nämä viestit uuteen ja asianmukaisesti merkittyyn. kansio sinulle.
Toinen vaihtoehto Microsoft Outlookissa on, että voit "peruuttaa tilauksen" sulavasti ja ilman erillistä ilmoitusta säiettä yksinkertaisesti "mykistämällä" keskustelun (katso ohjeita Outlookille, miten se tehdään), vaikka se jättää sinutkin jumiin, jos joku käyttää samaa aihetta uudelleen linja myöhemmin, koska se on toiminnan suorittamisen tavoite. (Toisin sanoen, kun mykistät säiettä, Outlook siirtää automaattisesti "poistetut kohteet" -kansioon kaikki viestit, jotka sisältävät saman aiheen rivinvastaisen sähköpostin.)
En henkilökohtaisesti käytä kovin automatisoitua lajittelua, koska se perustuu uuteen käyttäytymiseen: tarkistaa nimetyt kansiot säännöllisesti. Aikaisemmin, kun olen järjestänyt lajittelun, unohdin heti tehdä niin ja huomasin useita päiviä myöhemmin kasa sähköposteja, jotka saattoivat sisältää jotain tärkeätä, joka oli työnnetty tienvarsille. Mieluummin poistan vain ei-toivotut viestit, kun saan niitä. Jos valitset tämän reitin, käsittele vain huolellisesti näitä lajiteltuja sähköposteja säännöllisesti.
4. Pyydä ihmisiä olemaan kirjoittamatta takaisin "kiitos"
Ensimmäistä kertaa kuullessani entisen työpaikan kollegani sanoin ääneen toiselle kollegalle: "Haluatko vastata siihen, että" ei kiitä "viestiä, kun se vain vahvistaa, että tiedät, että tein sen, mitä minun piti tehdä? Se auttaa minua pitämään sähköpostiosoitteeni alas ", se puhalsi mieleni! Voit sanoa että? Toki, saatat tulla pois hieman surkea, mutta päinvastoin, et saa paljon todella tarpeettomia sähköpostiviestejä.
Voit myös sanoa, että se on erittäin passiivinen-aggressiivinen - "En todellakaan ole loukkaantunut, jos kiitos minulle harvemmin sähköpostitse. Tiedän jo, että arvostat työtäni" - mutta en suosittele sitä!
Lisäresurssit
Muita työkaluja, jotka auttavat sinua pysymään sähköpostin päällä, ovat Sanebox (joka asettaa automaattisesti jonkin automatisoidun lajittelun) tai Mailbox-sovellus iOS: lle (erittäin hyödyllinen sähköpostien pitämisessä ollessaan toimistossa), mutta ne ovat yleensä yleisiä sähköpostikorjaukset kuin ei-toivottujen viestien vähentäminen.
