Video: Pitäisi menen Rehab - tunnen kehtaa mennä Rehab-alkoholi kuntoutus (Lokakuu 2024)
En ole koskaan tavannut jaettua verkkoasemaa yrityksen sisällä, joka ei ollut ainakaan hiukan huolimaton. Jaetut palvelimet on yleensä suunniteltu mahdollistamaan yhteistyö ja tarjoamaan tiedostoja ja tietoja vapaasti kollegoidemme saataville. Ne auttavat yrityksiä myös keräämään ja varmuuskopioimaan tietoja helposti ja tehokkaasti - teoriassa.
Todellisuudessa ne muuttuvat paikkaksi, jossa varastoidaan valokuvia kuuden vuoden takaisesta yrityksen lomajuhlasta. Viimeisessä virkkeessä käytin passiivista ääntä tarkoituksellisesti, koska kukaan ei näytä koskaan ottavan vastuuta asettamisesta jotain yhteiseen asemaan, jonka ei pitäisi olla siellä. Asiat vain ilmestyvät. Kukaan ei tiedä miten tai miksi he pääsivät sinne. Ja siksi kukaan ei poista niitä pelosta astua jonkun toisen varpaisiin tai poistaa jotain, jota joku muu tarvitsee.
Jaetut tilat tulee suunnitella tavalla, joka vastaa osaston tai yrityksen työnkulkua tai organisaatiokaaviota. Asioiden, jotka ovat luonteeltaan rinnakkaisia, kuten kahden joukkueen, jotka raportoivat samalle hallintotasolle, pitäisi olla samansuuntaiset kansiorakenteessa. Kun uusi henkilö liittyy osastoon, hänen tulisi pystyä selvittämään nopeasti, missä tärkeät tiedostot elävät jaetussa verkossa, koska heidän sijaintinsa (kansion nimi ja miten se on sijoitettu muihin kansioihin) tulisi heijastaa yrityksen suunnittelua. Todellinen punainen lippu on, kun joku pitkään työskennellyt ei löydä tavaroita, koska he eivät tiedä missä se on, tai mikä pahempaa, eivät edes tiedä missä sen pitäisi olla.
Tässä on kaikki mitä teimme askel askeleelta siivota palvelimemme. Lopusta löydät yhteenvedon tuloksista sekä muistiinpanoja siitä, mikä meni oikein ja mikä meni pieleen.
Palvelimen puhdistusprojekti
Vaihe 1: kommunikoi. Ensinnäkin puhuimme huolimaton huolimaton palvelin ongelmasta, myös siitä, miksi se on ongelma (tehottomuudet, epäjohdonmukaisuudet, verkkotilamme rasittaminen), mahdollisista ratkaisuista ja menettelyistä näiden ratkaisujen toteuttamiseksi.
Sitten puhuimme lisää. Sitten puhuimme siitä kenen kanssa meidän piti puhua. En voi ajaa kotiin tarpeeksi viestinnän merkitystä tämän projektin onnistumiselle. Puhuimme paljon, sekä henkilökohtaisesti että sähköpostitse.
Keskustelujen aikana tajusimme, kuinka tärkeää on kommunikoida myös IT-henkilöstön kanssa. Joten kiinnitimme heidät suunnitelmaan ja ehdotettuun aikajanaan. Tietotekniikkatiimi antoi meille yhden ratkaisevan tärkeän neuvoja, joista lopulta tuli meidän todellinen aloituskohta projektille. He sanoivat: älä yritä puhdistaa mitä sinulla on; aloita pikemminkin tyhjällä kankaalla ja luo haluamasi kansiorakenteet, ja kopioi vain tiedostojen päälle, jotka haluat säilyttää. He sanoivat kaiken muun arkistoivan.
Vaihe 2: Tarkista olemassa olevat tiedot. Toiseksi kaikki sidosryhmät - lähinnä joukkueen johtajat - istuivat pöytään kannettavan tietokoneen ja projektorin kanssa. Yhdistimme kyseiseen palvelintilaan ja katselimme yhdessä joitain olemassa olevia tiedostoja vain varmistaaksemme, että kukaan ei ole huomannut jotakin tiedosto-erää, jota meidän pitäisi pitää.
Ajattelimme myös olemassa olevia tietoja sen suhteen, miten ne toimivat tai eivät heijasta nykyisiä työnkulkujamme. Jaettuja tiloja käytetään yleensä työyhteistyöhön. Kansioiden rakenteen ja nimien on heijastettava tarkasti kyseistä työnkulkua, jotta se olisi hyödyllinen.
Paljon mitä löysimme palvelimilta, olivat kauhistuttavasti vanhentuneita. Oli kansioita, jotka oli nimetty työntekijöille, jotka eivät olleet olleet yrityksen kanssa vuosien varrella. Löysimme vuodelta 2003 peräisin olevia tiedostoja. Oli olemassa jäännöksiä hankkeista, jotka eivät koskaan päässeet kentälle. Kukaan ei tarvinnut mitään näistä tavaroista.
Vaihe 3: kartoita uusi rakenne. Istuessamme vielä pöydän ympärillä luonnoimme kansiorakenteen, jonka mielestämme olisi oltava paikoillaan. Kaikilla esimiehillä oli sisäänosto sisään suunnittelusta, jonka piti heijastaa tiimimme rakennetta ja työnkulkua. Tässä on mitä suunnittelemme, vaikka olen tehnyt nimistä yleisiä, jotta ne olisivat järkeviä jollekin, joka ei tunne toimistomme sisäistä toimintaa:
Ylimmällä tasolla meillä on kansiot jokaiselle joukkueelle ja erityisprojektille tai tehtävälle sekä yksi "Resursseille", jotka koskevat kaikkia ryhmiä.
Jokaisella joukkueella on joukko kansioita: muutama, joissa näkyy työnkulku, yksi jokaiselle joukkueen jäsenelle, ja ylimääräiset kansiot, jotka ovat järkeviä ryhmän tarpeisiin. Esimerkiksi ryhmäni alikansiot näyttävät tältä:
Käytimme alaviivoja ja numeroita, jotta työnkulun kansiomme istuivat rakenteen yläosassa ja näkyvät samassa järjestyksessä kuin työ tapahtuu. 1_EDITING -niminen kansio, johon muokattavissa olevat tiedostot menevät ja pysyvät, kunnes muokkaus on valmis. Sitten he siirtyvät kohtaan "2_RTP", joka tarkoittaa "valmis tuottamaan" - toisin sanoen muokkaus on valmis ja nämä tiedostot ovat valmiita seuraavalle vaiheelle. Kun tiedosto on tuotettu, se tulisi siirtää kansioon "3_PRODUCED", josta tulee pääosin elävä arkisto. Kaikki kansiossa olevat asiat voitaisiin teoriassa arkistoida, joten tiedostot ovat aina välimuisti, jonka tiedämme, että voimme poistaa, jos joudumme saamaan tilaa.
Vaihe 4: Luo säännöt. Kuten olen jo alkanut selittää edellisessä osassa, jokaisessa kansiossa on joitain siihen liittyviä sääntöjä siitä, mitä niihin voi ja ei voi mennä tai miten niitä tulisi käyttää. Jos esimerkiksi joku haluaa jakaa valokuvia, hänen on laitettava se omaan nimekaike-kansioon. Tällä tavoin on selvää, kuka on vastuussa tiedoista.
Keskustelimme myös siitä, oliko meillä tiedostoja, joiden on oltava saatavilla useille ryhmille (teimme ja loimme heille Resurssit-kansion) ja pitäisikö mitään tietoja lukita (kyllä: kaikki Management Team -kansion kansiossa).
Vaihe 5: Varmista johdonmukaisuus. Suunnitellessamme kansioita ja niiden käyttöä koskevia sääntöjä etsimme myös alueita, joilla voisimme ja joiden pitäisi olla johdonmukaisia. Kun kansiorakenteet ja työnkulut voivat olla (ja niiden pitäisi olla) yhdenmukaisia, se tekee henkilöstön siirtymäaikoina, esimerkiksi kun joku lähtee yrityksestä, menee äitiyslomalle tai on odottamatta sairas. Johdonmukaisuus jaetussa palvelintilassa auttaa kaikkia organisaation organisaatioita selvittämään nykyisten projektien tilan sekä tärkeät asiat, mikä työ on jo valmis ja niin edelleen.
Jatkohanke (jonka olemme juuri toteuttamassa) on myös luoda entistä parempi johdonmukaisuus kaikissa tiedostojen nimeämiskäytännöissään. Päätimme lykätä tämän tiedostonimityksen muutoksen toteuttamista, kunnes kaikki ovat tottuneet käyttämään uusia jaettuja kansioita, jotta emme ylikuormita ketään liikaa uutta tietoa kerralla.
Vaihe 6: Tarkista viimeinen kerta kaikkien sidosryhmien kanssa. Ennen kuin toteutimme jotain, suoritimme yhden lopullisen suunnitelman tarkistuksen jokaisen sidosryhmän kanssa, mukaan lukien muutama henkilö, jota emme alun perin ajatellut sisällyttää, mutta joiden nimet tulivat esille nykyisiä tietoja tarkasteltaessa. "Eikö se ole Arielle'n asiantuntija-alue? Kysymme paremmin häneltä, mitä hänen mielestään on tehtävä tässä osiossa."
Vaihe 7: Viimeistele ja viesti aikajana. Viimeiset vaiheet olivat aikajanan viimeistely ja projektin käynnistäminen. Nämä olivat palapelin viimeiset osat:
- Päätä, milloin ja miten levittää tietoja: Lähetä kaikille työntekijöille viikon puolivälissä uusi palvelinrakenne, säännöt ja kaikki niihin liittyvät tiedot, päivämäärät mukaan lukien (katso seuraava kohta).
- Aseta päivämäärät: kun ihmisten on kopioitava säilytettävät tiedostot (viikon loppu); milloin heidän pitäisi alkaa käyttää uutta rakennetta (tässä tapauksessa heti, sähköpostin saatuaan); milloin vanha palvelin katkaistaan (sanoimme heille viikon lopulla, mutta todellisuudessa me täytimme tämän määräajan muutamalla lisäpäivällä).
- Suunnittele muutama muistutusviesti, ennen kuin käytännöllisesti katsoen katkaisee pääsyn vanhaan palvelimeen.
- Anna sen suorittaa todellinen katkaisu.
Palvelimen puhdistuksen tulokset
Viikon puolivälissä oleva sähköposti, joka sisälsi kaikki tiedot palvelimen puhdistusprojektista, lähti keskiviikkona klo 11.27. Muutamilla ihmisillä oli palavia kysymyksiä, mutta kaikille vastattava viesti hiljeni klo 11.57 mennessä. Tämä tarkoittaa, että kaikkiin peruskysymyksiin on vastattu 30 minuutin kuluessa.
Ryhmässäni jatkettiin työnkulkua koskevia lisäselvennyksiä - mutta viimeinen, joka minulla on, on päivätty kello 13.55 samana päivänä. Epäilemättä muutama ihminen kysyi lisäkysymyksiä vastamatta kaikkiin, mutta valtaosaan kysymyksiin vastattiin kahden tunnin kuluessa.
Seuraavien päivien aikana valmisimme aikajanan ilman kiinnitystä. IT-tiimi laati nopean raportin, jonka mukaan vähensimme kokonaistietoja 76 prosentilla. Numerot puhuvat puolestaan.
Ennen
- Kokonaistila: 250 Gt
- Tiedostojen lukumäärä: 447 249
- Kansioiden lukumäärä: 36 773
Jälkeen
- Kokonaistila: 59, 2 Gt
- Tiedostojen lukumäärä: 58 624
- Kansioiden lukumäärä: 2 962
Projektin jälkeinen kuolema ja palaute
Muutaman viikon kuluttua palvelimien siirtämisen ja uudelleenjärjestelyjen lopettamisesta kysyin projektin johdolta, johtajilta ja IT-verkon ylläpitäjiltä, oliko heillä palautetta tai postmortem-muistiinpanoja. Kukaan ei tehnyt. Kaikki meni huomattavasti sujuvasti. Tätä johtavan IT-kaverin piti sanoa:
"Niiden kymmenen vuoden aikana, jolloin olen ollut täällä, tämä on ensimmäinen kerta, kun yksiköiden ryhmä on ryhtynyt tällaiseen projektiin omasta mielenkiinnostaan ja toteuttanut sen niin hyvin. Tämä auttaa sekä [toista IT-verkon ylläpitäjää] että Pidän yllä verkon paremmin, ja olen varma, että se auttaa ryhmääsi työnkulussa ja organisaatiossa. Pyysimme kirjaimellisesti useiden sukupolvien johtoa valtuuttamaan sen, mitä ryhmäsi on suorittanut ruohonjuuritason tasolla, ja sitä arvostetaan suuresti."
Minun näkökulmassani on yksi asia, jonka toivon, että olisimme tehneet hiukan eri tavalla. Toivon, että olisimme alun perin kertoneet työntekijöille hankkeesta henkilökohtaisesti nopeasti järjestäytyneessä kokouksessa, eikä sähköpostitse. Sähköposti on hieno, ja varmasti, kukaan ei pidä kokouksista, mutta minusta tuntui, että ihmiset olisivat voineet tuntea olevansa enemmän mukana prosessissa, jos heille olisi kerrottu avoimessa keskustelussa eikä "TÄRKEÄÄ!" sähköposti.
Meillä on nyt parempi, johdonmukaisempi, tehokkaampi ja yksinkertaisempi jaettu palvelin. Säännöt sen käytölle ovat selkeät, ja vastuuvelvollisuus on sisäänrakennettu. Joukkueen johtajat ovat vastuussa ryhmäkansioista ja yksilöt vastuussa nimikansioistaan.
Jos aiot aloittaa oman palvelimesi puhdistusprojektin organisaatiossasi, toivon voivani kerätä artikkelista neuvoja siitä, kuinka tärkeää on saada neuvoja IT-osastoltasi, ja viestiminen perusteellisesti jokaisessa vaiheessa on onnistumisen kannalta ratkaisevan tärkeää.
