Järjestäytyminen: sähköpostiyhteydet

Sisällys

• Järjestäydy: Sähköpostiyhteydet
• Kuinka viedä yhteystietoja, CSV vs. vCard

Sähköpostissa yhteystietosi ovat yksi arvokkaimmista pitkäaikaisista omaisuuksista, joita omistat. Nämä ovat ihmisiä, jotka tukevat työtäsi, ajavat sosiaalista elämääsi ja pitävät sinut ihmisenä. Jos vaihdat työpaikkaa tai muutat uuteen sähköpostiohjelmaan, haluat varmasti tuoda nämä ihmiset mukanasi.

Monien sosiaalisten verkostojen, sovellusten ja palveluiden avulla voit muodostaa yhteyden suoraan tärkeimpiin verkkopostiohjelmiin ja Microsoft Exchange -tileihin tuodaksesi automaattisesti kaikki ihmiset, joiden kanssa olet aiemmin kommunikoinut. Mielestäni tämä on yksi modernin tekniikan hämmästyttävimpiä käyttötarkoituksia. Älä ota sitä itsestäänselvyytenä. Jos pystyt pysymään yhteydessä verkkoon kuuluviin ihmisiin useammalla kuin yhdellä tavalla, tee niin. Et koskaan tiedä milloin Internet-palvelu tai yritys sammuu. Jos muodostat yhteyden tiettyihin ihmisiin vain yhdessä paikassa, se on melkein yhtä paha kuin et varmuuskopioi tärkeimpiä tietojasi!

, Jaan joitain vinkkejä tärkeiden kontaktien yhteydenpidon ylläpitämiseen. Sitten luetteloin nopeasti ohjeet yhteystietojen viemiseksi Gmailista, Outlook for Windowsista ja Outlook for Macista, joita tarvitset useista syistä. Useimmissa näistä toimenpiteistä joudut myös päättämään, viedäänkö CSV- tai vCard-muotoon, joten olen sisällyttänyt artikkelin loppuun lyhyen selittäjän siitä, miten ne eroavat toisistaan. Yksi ei ole "parempi" kuin toinen, koska molemmilla on omat edut ja haitat.

Yhteystietojen ylläpito: Vinkkejä ja temppuja

Henkilökohtaisesti en viettää paljon aikaa ylläpidon ylläpitämiseen sähköpostiyhteystietoluettelossani. Annan melko paljon Googlelle ja Outlookille vain tallentaa kirjeenvaihtajieni sähköpostiosoitteet, ja luotan sitten muihin sivustoihin ja palveluihin pysyäkseen yhteydessä, tärkein niistä on LinkedIn.

Online-verkot ammattimaisille yhteyksille. Hylkäin käyntikortit iän sitten. Kun tapaan jonkun, joka pyytää käyntikorttia, kerron heille, etten enää käytä niitä ja lisää: "Lähetä minulle vain LinkedIn-kutsu." En ole yhteydessä ihmisiin, joita en tunne LinkedInissä. On joitain poikkeuksia, kuten silloin, kun olen yhteydessä jonkun kanssa, joka on hyvin tunnettu tai jonka kanssa olen tavoittanut toisen sijaan. Mutta sanoisin, että vähintään 90 prosenttia LinkedIn-verkostostani sisältää ihmisiä, jotka olen tavannut henkilökohtaisesti.

Sisään myös ystäviä LinkedInissä, vaikka en ole koskaan käyttänyt tätä sivustoa löytääkseni ystäviäni sosiaalisista syistä. Ystävä saattaa toisinaan esiintyä haussa, jota teen LinkedInissä, kun yritän saada selville kuka verkostoissani toimii yrityksessä X tai on asiantuntija aiheesta Y.

Yksi LinkedIn-näkökulmasta, jota arvostan todella, on se, että se asettaa jokaiselle vastuun pitää yhteystietonsa ja yrityssidonnaisuutensa ajan tasalla. Minun tehtäväni ei ole päivittää kaikkien yhteystietojen osoitekirjaa. Se on heidän työnsä.

Samoin voit käyttää Facebookia, Twitteriä tai muuta valitsemasi sosiaalista verkostoa ylläpitääksesi yhteystietoja samassa määrin. Pidän kuitenkin LinkedIniä yritystoiminnassa suurelta osin siksi, että ihmisillä on taipumus täyttää yrityksen jäsenyydet sekä aiemmin että nykyisin, mikä on yleensä tärkeä tieto, joka minun on tiedettävä etsiessään ihmisiä, joille minun on tavoitettava.

Bonusvinkki: LinkedIn haluaa auttaa sinua löytämään tuntemiasi ihmisiä muodostamalla yhteyden suoraan sähköpostitilillesi, mutta voit myös lähettää CSV-tiedoston LinkedIniin ja auttaa sitä tapaamaan ihmisiä, jotka tunnet myös tällä tavalla. Tämä vinkki on hyödyllinen, jos olet vienyt yhteystietoja vanhoista töistä tai jos LinkedIn ei tue nykyisen työnantajan sähköpostipalvelua.

EasilyDo-sovellus uusien iOS-yhteystietojen lisäämiseen . Käytän iPhonessani EasilyDo-nimistä sovellusta, joka automatisoi käytännössä pienet tehtävät, jotka olen määrittänyt sovelluksen suorittamaan. Yksi niistä on EasilyDo: n tarkkailtava yrityksen sähköpostitiliäni ja kun se näkee uuden henkilön saapuvan sähköpostin, kysy minulta, pitäisikö sen lisätä kyseinen henkilö iOS-osoitekirjaan. Siellä on myös EasilyDo Android-sovellus.

Käytän iOS-osoitekirjaani ensisijaisesti henkilökohtaisiin kontakteihin, mutta pidän myös joitain työtovereideni tietoja siellä, jos minun on tavoitettava ne nopeasti, kun olen poissa toimistosta. Pidän myös siitä, että EasilyDo ei vain lisää automaattisesti jokaista uutta yhteyshenkilöä, vaan kysyy aina ensin.

ifttt muille tavoille siirtää yhteystietoja . Käyttämällä verkkosivustoa ja ifttt-nimistä iPhone-sovellusta (joka tarkoittaa "jos tämä, niin se") voit luoda komentoja, kuten "jos lisään uuden merkinnän iOS-yhteystietoihini, kirjoittaa sitten samat tiedot Google Drive -taulukkoon. " Ja tuettuja palveluja on useita, joten voit tehdä jotain vastaavaa Facebookissa, sähköpostilla ja muuallakin tuntemiesi ihmisten yhteystiedoilla. Toisin kuin EasilyDo, ifttt suorittaa komennon aina, kun se käynnistetään - se ei kysy ensin, pitäisikö sen suorittaa toimenpide. Voit kuitenkin ottaa nämä komennot käyttöön ja poistaa käytöstä milloin tahansa ifttt-verkkosivustolla tai -sovelluksella. Kyky mukauttaa komentoja on erittäin hyvä, ja sinun ei tarvitse tuntea koodauksen nuolia, jotta ne toimisivat. Se on melkein kaikki valmis napsauttamalla ja napsauttamalla.

Bonusvinkki : Etsi iftttin luettelosta julkisista "resepteistä" ( ts . Komennoista) "kontakteille". Voit löytää ja käyttää uudelleen komentoja, joita muut ihmiset ovat jo kehittäneet. Huomaa, että suurin osa ifttt: ään kirjoitetuista automaatioista toimii eteenpäin, mutta ei välttämättä siirrä jo olemassa olevia tietoja.