Järjestäydy: dokumentoi työnkulku

Työvoiman uusilla työntekijöillä ja tuoreilla kasvoilla, myös vastavalmistuneilla, on tyypillisesti ylimääräistä aikaa käsissään, kun he aloittavat uuden työpaikan. Koulutus voi kestää viikkoja tai kuukausia, ja työtoverit ja johtajat haluavat antaa sinulle hengitystilan, kun olet totuttu. Yksi arvokkaimmista tavoista käyttää tätä seisokkiaikaa dokumentoimaan työnkulku ja prosessit.

Työnkulun ja prosessien dokumentointi ei tarkoita muuta kuin kirjoittamista askel askeleelta tarkalleen, mitä työsi edellyttää. Se on juuri mitä opit, kun olet uusi työympäristössä. Siihen sisältyy myös kaikki muutokset ja muutokset, joita saatat tehdä näihin prosesseihin ajan myötä tai kun löydät parempia tai tehokkaampia tapoja saada työtehtävät päätökseen.

Erittäin suurilla ja vakiintuneilla yrityksillä ja hallitusjärjestöillä voi olla jo runsaasti toimintaohjeita ja muuta dokumentaatiota, mutta kokemukseni mukaan pienemmät yritykset ja tiimit eivät yleensä ole, tai jos tekevät, ne ovat vanhentuneita.

Kun sinulla on seisokkeja uudessa työssä, dokumentoi työnkulku ja prosessit tai päivitä saamasi oppaat. Hyödyt ovat valtavat ja monia.

Työnkulun dokumentoinnin edut

Ensinnäkin työnkulun dokumentointi vahvistaa aiemmin suoritettua työharjoittelua. Itse asiassa opit työpaikan nopeammin.

Toiseksi, nämä asiakirjat ovat kultaa hallintohenkilöstölle ja IT-osastolle, joka ei ehkä tiedä työhösi liittyviä vaiheita ja ihmisiä - jotka heidän on tiedettävä milloin tahansa muutosten tekemisen tai uusien työkalujen käyttöönoton yhteydessä ja heidän on mietittävä kaikkia mahdollisia vaikutuksia. Saanen kokemuksen perusteella sanoa, että et kuule muuta kuin kiitosta, jos pystyt toimittamaan yksityiskohtaisen ja tilatun asiakirjan, joka sisältää kaiken mitä he tarvitsevat. Vaihtoehtona on puhua heille ad hoc -työlläsi, kun saatat unohtaa askeleen tai kirjoittaa kirjoitusvirheen tai vain saada sen vääräksi.

Kolmanneksi johtajat ja kollegat takertuvat asiakirjoihisi, jos joudut koskaan ottamaan odottamattoman poissaolon. Samoin, kun sinut ylennetään uuteen tehtävään tai siirryt toiseen yritykseen, jättämäsi kollegat ovat kiitollisia siitä, että he ovat päivittäneet käyttöoppaat välittääksesi tilallesi.

Kuinka dokumentoida työnkulku

Kirjoittamasi dokumentaation tulisi olla yksinkertaista, helppotajuista ja helposti saatavilla. Useimmissa tapauksissa suosittelen tekstiasiakirjan (kuten Word-asiakirjan) luomista muutamalla upotetulla kuvalla.

Sen sijaan, että teet yhden massiivisen asiakirjan, joka hahmottaa kaiken, luo asiakirjoja, jotka kuvaavat vain yhtä menettelyä tai jotka hahmottavat sarjan niihin liittyviä menettelyjä, jotka on tehtävä järjestyksessä. Henkilökohtaisesti minua hukkua yli 11 tai 12 sivua pidempi dokumentaatio. Pidän parempana nähdä 4 tai 5 sivua yksinkertaisia, helposti luettavia ohjeita. Tämän artikkelin alaosassa olevat "Älä ja älä" -ohjeet auttavat sinua luomaan tiiviin, mutta perusteelliset käsikirjat.

Yksinkertaisesti sanottuna, säilytä muistiinpanoja aina, kun sinulla on työharjoittelua, ja siirrä ne muistiinpanoihin. Kun alat tehdä töitä itse, lisää muistiinpanosi tai muokkaa niitä vastaamaan tarkemmin tekemiäsi tehtäviä.

Jos työstäsi on "iso kuva", yleiskuvaus, laita se asiakirjan alkuun. Suureen kuvaan kuuluvat kohdat on tallennettava tarkemmin joko samaan asiakirjaan tai muutamaan pieneen asiakirjaan, jos haluat hajottaa sen. Esimerkiksi uutiskirjemarkkinoinnissa yleiskatsaus voi näyttää tältä:

• Copywriter kirjoittaa kopion ja toimittaa sen markkinointipäällikölle.
• Markkinointipäällikkö tarkistaa ja editoi kopion ja saa hyväksynnän vanhemmalta markkinointipäälliköltä.
• Markkinointipäällikkö lähettää luettelon päivityksen suorittamispyynnön.
• Markkinointipäällikkö toimittaa lopullisen kopion avustajalle.
• Assistentti tuottaa uutiskirjeen ja lähettää laadunvarmistustestin.
• QA-ryhmä tarkistaa uutiskirjeitä ja toimittaa muutokset. Assistentti toteuttaa muutokset, tarkistaa ja ajoittaa julkaisun.

Millä tahansa näistä kohteista voisi olla kolmen sivun käsikirja, joka kuvaa työn suorittamiseen tarvittavat vaiheet. Missä ja miten kopio toimitetaan? Minkä muodon kopion on oltava? Kuka suorittaa luettelon päivityksen, ja mitä se tarkoittaa? Tai useita näistä kohteista voidaan yhdistää yhdeksi käsikirjaksi, esimerkiksi kolme tehtävää, jotka alkavat sanalla "markkinointijohtaja…"

Mitä tarvitset

Jos haluat kirjoittaa vaiheet, sinun on oltava koulutettu niitä ainakin kerran. Kun joudut tekemään työn uudestaan, käytä omaa menettelytapasi ensimmäistä luonnosta opastaaksesi vaiheiden läpi nähdäksesi, ovatko ne tarkkoja ja helposti ymmärrettäviä.

Näyttö kaappaa. Ota kuvakaappauksia kaikesta, mikä näyttää vaikealta selittää tekstissä tai mikä on parhaiten visuaalisesti havainnollistettava. Tallenna ensin kaikki kuvakaappaukset kansioon ja lisää ne vain asiakirjaan, jos niitä tarvitaan. Liian monien kuvakaappausten näyttäminen on liioiteltavaa jokaiselle oppaasi lukevalle.

(Näyttökaappaukseen voi liittyä useita menetelmiä, mutta nopeimmat ovat: Windowsissa, käytä PrtScn-painiketta ja liitä sitten -toiminto pudottaaksesi kuvan kuvankäsittelyohjelmaan, jossa voit rajata ja muokata sitä; Mac-tietokoneessa käytä Apple + Shift + 4 ja vedä kohde ampettavan alueen ympäri.)

Näyttökaappausohjelmisto. Käyttämäsi kuvankäsittelyohjelma voi sisältää työkaluja kuvakaappausten merkitsemiseksi, jos haluat lisätä nuolen, joka osoittaa jotain asiaankuuluvaa, tai korostaa kuvan tiettyä osaa. 50 dollarin hintaan Snagit ja Snagit for Mac -näyttökaappausohjelmat tekevät melkein kaiken mitä tarvitset.

Kaaviotyökalut. Jotkut työnkulut ja menettelyt ilmaistaan ​​parhaiten pienillä kaavioilla. Mind-mapping-ohjelmisto voi auttaa sinua piirtämään vuokaavioita nopeasti ja vastaavia, vaikka löydät myös paljon näitä samoja kaaviovälineitä Microsoft PowerPointista ja rajoitetumman valinnan Wordista Lisää-välilehdessä.

Käskyt ja kiellot

• Luo yksittäisiä asiakirjoja eri prosesseille ja menettelyille yhden massiivisen asiakirjan sijasta, joka selittää koko työn.
• Ole perusteellinen, mutta myös ytimekäs.
• Sisällytä kuvakaappauksia.
• Kestää useita viikkoja asiakirjojen laatimiseen. Anna itsellesi aikaa pohtia prosesseja ja palaa asiakirjoihin tarkistaaksesi, oletko tallentanut ne oikein.
• Laita päivämääräleima sivun yläosaan, joka osoittaa, milloin tiedosto viimeksi päivitettiin.
• Käytä työnimikkeitä ihmisten nimien sijasta dokumentoitaessa työnkulkua.
• Älä säilytä pääkopioita jaetussa paikassa, jotta muut ihmiset voivat noutaa ne helposti.
• Pidä paikallinen varmuuskopio tiedostoista työpöydälläsi tai yksityisessä pilvipohjaisessa järjestelmässä (tai molemmissa).
• Tarkista ja muokkaa asiakirjojasi kerran vuodessa. Ajattele niitä elävinä asiakirjoina, jotka eivät ole koskaan "valmiita". He kehittyvät jatkuvasti.
• Kerro pomollesi ja kollegoillesi, että luot ja ylläpidät näitä uusia tietueita, koska myös heillä voi olla arvokasta tietoa.
• Älä sisällytä leikekuvia vain jazz-sivuille. Kaikki vihaavat sitä.
• Älä hullu muotoilemalla tekstiä. Pidä se yksinkertaisena. Käytä alaotsikoihin lihavoitua tyyppiä. Käytä luettelomerkkejä ja numeroituja luetteloita tarpeen mukaan, jotta ihmiset näkevät asiaankuuluvat tiedot helposti. Pidä kappaleet hyvin lyhyinä.
• Älä käytä ihmisten nimiä. Viitata ihmisiin heidän ammattinimikkeidensä perusteella. Sanoinko tämän jo? Kyllä tein, mutta se on todella tärkeää, joten sanon sen uudestaan.
• Älä suojaa liikaa asiakirjojasi. Olet luonut ne organisaation auttamiseksi, ei sinun ainoa eduksesi.
• Älä tulosta asiakirjojasi PDF-tiedostoihin. Jätä ne muokattavassa muodossa (katso yllä).