Järjestäydy: puhdista gmail-yhteystiedot

"Missä osoitekirja on?"

Se on yksi yleisimmistä kysymyksistä, joita uudet Gmail-käyttäjät näyttävät kysyvän. Jos suuri joukko ihmisiä ei löydä edes Gmail- / Google-yhteystietoja, uskot paremmin, että järjestelmä ei ole hämmästyttävän intuitiivinen tai helppo hallita. (Käytän koko tämän artikkelin ajan Google-yhteystietoja ja Gmail-yhteystietoja keskenään, koska ne ovat todellakin sama asia.)

Vaikka tiedätkin, että Gmail-yhteystietoalueesi on olemassa, on hyvä mahdollisuus, että se on tunnistamattomien sähköpostiosoitteiden ja mahdollisesti jopa puhelinnumeroiden katastrofialue, jotka on ryhmitelty epäselvästi muihin yhteystietoihin.

Yritykseni Gmail-tilillä oli yli tuhat merkintää Muut yhteystiedot -ryhmässä. Päätin, että sitä ei voida hyväksyä, joten aloin puhdistaa Gmail-yhteystietojani. Kerron tässä mitä tein, mitä olen oppinut, ja muutamia vaihtoehtoisia ratkaisuja, joita suosittelen käyttämään, jos et halua sekoittaa sotkuisiin Gmail-yhteystietoihin.

Viimeinen vaihtoehto, jossa käytetään jotain muuta kokonaan, on oikeastaan ​​mitä suosittelen. Google-yhteystietojen puhdistaminen vaatii paljon manuaalista työtä, varsinkin jos sinulla on tuhansia "muita" yhteystietoja. On niin paljon hienoja sovelluksia ja palveluita yhteystietojen hallintaan, jotka toimivat todella hyvin ja liitetään suoraan Gmail-tiliisi, jos haluat mennä tälle reitille.

5 Tietoja Gmailista / Google-yhteystiedoista

Gmail-yhteystiedot toimivat eri tavalla kuin monet muut yhteyshenkilöt, joten muutamien perusperiaatteiden tunteminen voi auttaa valtavasti. Tässä on viisi tosiasiaa, jotka saattavat saada aikaan käsityksen:

• Kuinka pääset Gmail-osoitekirjaasi? Se on piilotettu käyttöliittymän vasemmassa yläkulmassa olevan suuren postin alle. Napsauta Mail ja näet avattavan vaihtoehdon Yhteystiedot. Voit vaihtoehtoisesti kirjautua Googleen ja siirtyä osoitteeseen google.com/contacts.
• Kun vastaat (mukaan lukien "vastaa kaikki") tai lähetämme edelleen sähköpostiviestin, Google lisää automaattisesti ketjun ja kaikki ketjussa olevat jäsenet yhteystietoluetteloosi, ellet ole poistanut tätä ominaisuutta käytöstä. Lisäksi, jos käytät Android-laitetta, Google-yhteystiedot saattavat sisältää myös luettelot soittamasi puhelinnumeroista riippuen siitä, kuinka tilisi on määritetty laitteessa.
• Google-yhteystiedoissa on yhdistämistyökalu, mutta se ei aina toimi tai näytä odotetusti (lisätietoja myöhemmin).
• Google-yhteystiedot vetoavat luokittelutietoja sekä Gmailista että Google+: sta (ryhmät ja piirit), mutta ne eivät synkronoi, vaikka joskus näyttää siltä, ​​että ehkä pitäisi.

Katsotaanpa nyt neuvoja ja ohjeita Google-yhteystietojen puhdistamiseen.

Siivous Google-yhteystietoihin

Ymmärrä yhteysryhmät vs. piirit

Kun pääset Google-yhteystietojen sisään (napsauta uudelleen vasemmassa yläkulmassa olevaa Mail-logoa ja valitse Yhteystiedot), kiinnitä huomiota ensin luetteloihin, jotka näkyvät vasemmassa rivissä.

Kuten tililläni voi nähdä, minulla on useita pääosioita: Omat yhteystiedot, Piirit, Eniten kontaktit ja Muut kontaktit. Yhteystiedoissani ja piireissäni on alaryhmiä. Ryhmän nimen jälkeen sulkeissa oleva numero osoittaa, kuinka monta henkilöä ryhmässä on.

Yhteystiedot ovat Gmailin ihmisiä, jotka olen lisännyt yhteystietoina. Piirit ovat tietoja ihmisistä, joita tunnet ja seuraat Google+ -palvelussa, eikä sillä ole mitään tekemistä sähköpostin kanssa. Kun tarkastelet ihmisten luetteloa Gmail-yhteystiedoistasi (käytä esimerkiksi hakupalkkia löytääksesi kaikki nimeltä Smith), voit myös nähdä, kuuluvatko nämä ihmiset johonkin Google+ -piireihisi, koska nämä tiedot näkyvät kaukana oikeus heidän nimensä. Yhteysryhmien ja piirien välillä on siis jonkin verran päällekkäisyyksiä, mutta ei paljon, vaikka piireihisi kuuluvat ihmiset näkyisivätkin kokonaan Google-yhteystiedoissasi.

Sekava vielä?

Eniten yhteydenottoa ovat 20 parasta henkilöä, joiden kanssa olet vaihtanut eniten sähköpostia, vaikka olisitkin hiljainen säikeestä. Toisin sanoen, se ei ole ihmisiä, joille lähetät sähköpostia välttämättömimmin, eikä se ole myöskään viimeaikainen, koska tarkastellaan koko sähköpostihistoriaasi. Kolme vuotta sitten entinen entinenne voi silti erittäin hyvin päästä 20 parhaan joukkoon.

Viimeinen Muu ryhmä on kaikki muut Gmailissa (ja mahdollisesti Android-laitteellasi, kuten aiemmin mainitsin), joihin olet koskaan ottanut yhteyttä.

Etsi ja yhdistä

Paras toimintatapa on mielestäni aloittaa etsimällä päällekkäisiä yhteystietoja Muut yhteystiedot -ryhmästäsi (tai kaikista Google-yhteystiedoista, jos sinulla ei vielä ole alaryhmiä) ja yhdistämällä ne.

Napsauta Muut yhteystiedot ja valitse sitten sivun yläosasta Lisää ja valitse avattavasta valikosta Etsi ja yhdistä kaksoiskappaleet. Näkyviin tulee yhteenveto, jonka avulla voit tarkistaa mahdollisten sulautumien yksityiskohdat ennen toimenpiteen hyväksymistä. Varmista, että tarkistat tämän luettelon yleisimmät nimet, jotka voivat tosiasiassa olla kaksi eri henkilöä.

Nyt, jos luettelo on hämmästyttävän, ylivoimaisesti pitkä, sinun on peruutettava ja uudelleen tehtävä haku / yhdistäminen -toiminto pienemmässä yhteystietojen alaryhmässä. Voit valita toisen alaryhmän vasemmasta kiskosta, tai voit tehdä haun, kuten haun toimialueittain (esim. Etsiä kaikkia sähköpostiosoitteita pcmag.com-sivustosta). Joko niin, se antaa sinulle hallittavissa olevan osan mahdollisista kopioista tarkistettavaksi. Toista tarvittaessa.

Katso lisätietoja Googlen virallisista ohjeista yhteystietojen löytämiseksi ja yhdistämiseksi.

Määritä ihmiset ryhmiin, lisää tietoja

Juuri muut kontaktit -kohdan alapuolella näkyy Uusi ryhmä. Jos haluat luokitella yhteystietosi eri ryhmiin, tämä on seuraava Google-yhteystietojen alue, johon sinun pitäisi kiinnittää huomio.

Jotta joku kuuluu mihin tahansa ryhmään, sinun on myös lueteltava hänet Omiin yhteystietoihin. Niin se vain on.

Lisää ihmisiä ryhmiin käyttämällä painiketta, jossa on kolmen pään kuvake. Se on melko itsestään selvä, mutta katso lisätietoja Googlen muokkausyhteysohjeista.

Minua ei vielä myydä ryhmille, jotka ovat todella arvokkaita, koska olen käyttänyt niitä vain rajoitetusti, mutta voin ennustaa joitain skenaarioita, joista voi olla hyötyä. Yksi ryhmäni, jonka tein esimerkiksi Tech Tech -johtajat. Jos olen koskaan määräajassa ja epätoivoinen tarjouksen saamiseksi, se varmasti auttaisi tietämään, kenen kanssa teknisessä teollisuudessa olen aiemmin ollut yhteydessä suoraan (toisin kuin yhteydenpito PR-yrityksen kautta).

Jos minulla olisi rajaton aika (kuka tekee?), Haluaisin nauhoittaa vakavasti ihmisten "muistiinpanot" -osiossa. Napsauta mitä tahansa henkilöä yhteystietoluettelossa, ja voit lisätä tyypillisiä osoitekirjan tietoja sekä valokuvan ja muistiinpanoja.

Omaan henkilökohtaiseen Gmail-tiliini olisi hyödyllistä lisätä yksityiskohtia PR-ammattilaisille, koska heidän sähköpostiosoitteensa ja jopa aikaisempi viestintänsä eivät aina auta minua selvittämään, edustavatko he yritystä tai tuotetta, joka minun on tutkittava.

Sammuta automaattinen lisäys -toiminto

Jos ymmärrät muiden yhteystietojesi luettelon perusteella, että se on enimmäkseen roskaa ("" yleisiä osoitteita ja vastaavia), suosittelen automaattisen lisäyksen poistamista käytöstä.

Siirry oikeassa yläkulmassa olevaan rataskuvaketta ja valitse Asetukset. Pysy Yleiset-välilehdessä ja vieritä alas löytääksesi "Luo yhteystietoja automaattista täydennystä varten" (se on kaksi profiilikuvasi alapuolella).

Kiinnostaako muita sovelluksia ja palveluita?

Oletetaan, että kun olet lukenut nämä tiedot, päätät vain käyttää Google-yhteystietoja. En voi syyttää sinua. Tässä on joitain muita paikkoja osoitekirjan pitämiseen, joiden avulla voit automaattisesti tarttua ja lisätä tietoja Google-yhteystiedoistasi.

LinkedIn ja LinkedIn yhteystiedot. Todellinen ongelma, jonka näen oman osoitekirjan hallinnassa, on se, että on vaikea pitää tietoja ajan tasalla. Minun ei pitäisi olla vastuussa tehtäväsi ja sähköpostiosoitteesi päivittämisestä, kun vaihdat työnantajaa. Se on sinulle, kaveri. Ja siksi rakastan LinkedIn-osoitetta. Päivitettyjen tietojen saaminen on paljon helpompaa, jos kaikki yhteystietosi ovat vastuussa ylläpidosta.

LinkedIn auttaa melko hyvin löytämään yhteystietoja ja heidän perustietojaan, mutta erityinen sovellus nimeltä LinkedIn Contacts menee hiukan eteenpäin näiden linjojen mukaan.

Jos yhdistät LinkedIn-tilisi Gmailiin, ammattimainen online-verkkosivusto suosittelee tuntemaasi ihmisiä Googlen löytämien tietojen perusteella. Jotkut ihmiset todella vihaavat sitä, mutta se voi olla arvokasta riippuen siitä, kuinka lihava LinkedIn-tilisi on.

Kääntöpuolella voit myös viedä LinkedIn-yhteystiedot ja tuoda ne sitten Gmailiin.

iOS-yhteystiedot. Jos olet iPhonen tai iPadin käyttäjä, haluat ehkä synkronoida Google-yhteystiedot iOS-laitteesi kanssa, jotta voit käyttää vain Applen Yhteystiedot-sovellusta ensisijaisena osoitekirjana. Ohjeet eroavat hieman Google Appsin käyttäjistä.

EasilyDo ja iOS. Toinen tapa hallita iOS-yhteystietoja on EasilyDo-sovellus ja sen uusi (maksettu) ominaisuus, nimeltään Catch All Contacts. Kun suoritat Catch All Contacts -sovelluksen, EasilyDo hakee sähköpostisi viimeiset kaksi vuotta saadaksesi yhteystiedot viestien joukosta ja tallentaa ne iOS-yhteystietoihin. Vaikka EasilyDo-sovellus on ilmainen, tämä ominaisuus maksaa 39, 99 dollaria (kerran) sähköpostitiliä kohti. Valitettavasti ominaisuutta ei ole saatavana Android-käyttäjille. noin Easily for iPhone ja EasilyDo for Android heidän vastaavissa arvosteluissa.

Cloze. Verkkosovellus ja mobiilisovellus Cloze yhdistää kaikki postilaatikot sekä sosiaalisen median syötteet ja tuo myös mielenkiintoisia tietoja yhteystiedoista. Se ei ole tarkalleen yhteyshenkilö, mutta tukee vanhaa hyvää Gmailia. Cloze voi tunnistaa sinulle tärkeät ihmiset (jotta voit lisätä heidän egoaan pitämällä heidän Facebook-viesteistään), samoin kuin ihmiset, joiden kanssa menetät yhteydenpidon. Kuten sanoin, se ei ole tarkalleen yhteyshenkilöiden hallintasovellus, mutta se on aika siisti antaa sinulle käsityksen kontakteistasi Gmailin, Yahoo Mailin, Twitterin, Facebookin ja muiden online-tilien kautta.

Lisätietoja vinkkejä yhteyshenkilöiden hallinnasta on ohjeaiheessa Järjestä organisointi: 7 tapaa järjestää yhteystiedot automaattisesti. Ja kun olet valmis ottamaan vastaan ​​Gmail-postilaatikkosi, katso 30 Gmail-vinkkiä, jotka auttavat sinua valloittamaan sähköpostin.