Järjestä organisoituminen: valitse oikea skanneri paperittomaan menemiseen

Jos työskentelet organisoitumisen ja digitaalisen elämäsi puhdistamisen parissa, olet varmasti työskennellyt strategiasta paperittomuudeksi. Olet todennäköisesti myös huomannut, että se ei ole niin helppoa kuin miltä se kuulostaa. Tietyt paperityypit, kuten yksittäiset asiakirjat ja kuitit, ovat riittävän helppoja digitalisoida millä tahansa vanhalla skannerilla. Mutta esittele pino 63 käyntikorttia viimeisimmältä konferenssiltasi tai laatikko vanhoja reseptejä, jotka haluat skannata ja jotka olivat repeytyneet lehdistä tai jotka on silti sidottu kirjoihin, ja käsittelet aivan erilaista ongelmaa, jonka voit Älä ratkaise samalla vanhalla skannerilla.

Ei työtä monitoimilaitteellesi

Esimerkiksi kotona minulla on kuusi vuotta vanha monitoimitulostin ja tasoskanneri. Voin kuvitella, että myös monet muut ihmiset omistavat jotain näillä linjoilla. Kertaluonteisissa tehtävissä, kuten optometristiltä viimeisimmän kuitin digitoinnissa terveysväitteiden lähettämistä varten, se toimii hyvin.

Mutta se ei ole nopeaa. Ja syöttötoiminto ei ole koskaan toiminut aivan oikein, joten en voi skannata paperipinoja. Lisäksi se on kittivärinen hirviö, joka vie valtavan jalanjäljen pukeutujani päälle (en ole koskaan löytänyt parempaa paikkaa sille).

Kun laitteet ovat tahmeita, ruma ja epäluotettavia, emme käytä läheskään niin paljon kuin voisimme. Pelkkä aktivointi heille tuntuu vaivalta. Jos haluat skannata tiensä paperittomaan elämään, tarvitset todella rakastamaasi skanneria ja sellaisen, joka on rakennettu erityisesti auttamaan sinua johtamaan paperitonta elämää.

Erikoiskannerit

Onneksi siellä on koko luokka skannereita (ja sovelluksia, jotka tulevat mukanaan) juuri tätä tarkoitusta varten. Ne ovat kompakteja ja tehokkaita ja pystyvät käsittelemään erilaisia ​​skannaustöitä, joita kotikäyttäjät ja hyvin pienet yritykset usein kohtaavat.

Vaikka en rakasta kömpelöä monitoimilaitetta, olen todella ihastunut joihinkin nykyään markkinoilla oleviin skanneriin. He ovat maailmoja, jotka skannaavat paremmin kuin kuusi-vuotias MFP, ja ne ovat myös nopeita. Jotkut skannerit vievät skannaukset kätevästi myös paikkoihin, joissa haluat tosiasiallisesti pitää ne, kuten Dropbox, Evernote ja muut pilvitallennuspalvelut Windows- tai Mac-tietokoneen oletuskansion sijaan.

Olen viime aikoina kokeillut kahta skanneria, jotka ovat todella huomanneet silmäni. Molemmat ovat ihanteellisia kotikäyttöön, ja kumpikin saattaa sopia hyvin joillekin pienille yrityksille. Ne ovat NeatDesk-skanneri ja Fujitsu ScanSnap iX500. (Neattilla on itse asiassa uudempi malli nimeltään NeatConnect, jolla on kosketusrajapinta, mutta olen henkilökohtaisemmin perehtynyt toiseen malliin.)

Fujitsu ScanSnap

Pidän Fujitsu ScanSnap -laitteesta tapaa, jolla sen avulla voit viedä kaiken skannaamasi Evernoteen, Dropboxiin, Google Driveen, sähköpostiin (liitteenä), SugarSynciin ja muihin paikkoihin, joissa todennäköisesti lopulta vetät lopputulosta.

Skannoin pino käyntikortteja (vihaan todella käyntikortteja) ja lähetin ne kaikki Evernoteen, missä kiinnitän ne nopeasti Yhteystiedot-nimiseen muistikirjaan ja merkitsin, merkitsin ja muuten hallitsin niitä asianmukaisesti. Jotkut käyntikortit olivat paksuudeltaan ja leveydeltään erikokoisia, mutta skanneri ei edes luksunut. Tässä on skannerin käytön tarkoitus auttaa sinua pääsemään paperittomaan.

Löysin ScanSnapilla, että kun vietin käyntikorttien skannaukset Evernoteen, minun piti kiertää niitä ja nimetä ne asianmukaisesti. (Evernote voi kuitenkin suorittaa tekstintunnistuksen kaikelle skannaamallesi, mikä tekee tekstistä haettavan, vaikka se olisi kuva.)

ScanSnapin suosikkiominaisuuteni on kuitenkin se, että se taittuu vähentämään viettämäänsä tilaa. Se on ihana.

NeatDesk

Sitä vastoin NeatDesk on vakuuttava ratkaisu, jos olet halukas ostamaan kokonaan Neat-ympäristöön. Kun käytät pilvitallennusratkaisua, NeatCloudia ja Neat-mobiilisovellusta, yhden yrityksen skannerien lisäksi, saat todellakin tiukasti ommeltuja tuloksia. Neat-ympäristö tekee paljon skannaamien lomakkeiden, erityisesti veroasiakirjojen, luokittelemiseksi automaattisesti. Joudut kuitenkin maksamaan kuukausimaksun NeatCloud-kappaleesta, ja hinnat alkavat 5, 99 dollaria kuukaudessa.

NeatConnectissä, jota olen käyttänyt vain muutaman kerran, on kosketusnäyttöliittymä, joka, kuten ScanSnap, antaa sinun lähettää asiakirjoja suoraan pilvitallennuskontteihin, kuten Box, Dropbox, OneDrive, Google Drive ja Evernote.

Mukavuus on avain

NeatDesk oli yksi ensimmäisistä käytetyistä skannereista, joka keskittyi hyvin kotitalouksien ja pienyritysten auttamiseen paperittomina. Olen vakuuttunut siitä, kuinka nopeasti se imee ja sylkee paperipinoja. Voit ladata syötteeseen monenlaisia ​​papereita, koska siellä on aukkoja asiakirjoille, kuitteille ja käyntikortteille, ja kone käsittelee kaiken yksinkertaisesti jaetuksi.

ScanSnap on yhtä välkeä ja vaikuttava. Rakastan sitä, että pystyn vain jättämään asiakirjoja luottamaan siihen, että hyvin suunniteltu kone kuljettaa ne skannerin läpi helposti.

Neat automatisoi muutaman muun kuin ScanSnap-toiminnon, kuten kiertokuvat. Mutta ScanSnap sisältää ohjelmiston, jonka avulla voit saada samat tulokset, ja joissain tapauksissa se tekee paljon enemmän. Pakkaukseni sisälsi ABBYY Fine Reader, yksi tehokkaimmista OCR-ohjelmista. Se tuli myös Adobe Acrobat -sovelluksen kanssa kaikenlaisten asioiden tekemiseen PDF-tiedostoilla, jotka sinun on aina tehtävä, mutta et voi ilmaisella Adobe Reader -sovelluksella.

He ovat kaiken kaikkiaan erittäin kykeneviä. Jos tiedät paljon skannereista, haluat todennäköisesti tietää, että ScanSnap toimii hieman eri tavalla kuin useimmat muut skannerit, koska siinä ei käytetä vakioajureita. Voit lukea siitä vähän PCMagin yksityiskohtaisessa katsauksessa ScanSnap Evernote Editioniin, joka on melko samanlainen kuin iX500. Mutta jos olet vähemmän teknisesti taipuvainen, sinun tarvitsee vain tietää, että se toimii nopeasti, näyttää hyvältä näytöllä ja lähettää skannatut asiakirjat minne haluat.

Kohta ajaa kotiin on seuraava: Jos haluat mennä paperittomaksi ja tehdä paperittomuudesta osan elämäntyyliäsi, tarvitset laitteen, jota et vihaa. Sen on oltava hyvältä. Sen täytyy toimia nopeasti, laittaa entinen paperi jonnekin, josta löydät sen helposti, ja suorittaa hakuja sisältämästä tekstistä. Vaikka erikoiskannerit maksavat muutama sata dollaria, ne kannattaa ostaa, jos olet sitoutunut menemään paperittomaan. Monitoimilaitteesi ei vain aio leikata sitä.