Järjestäytyminen: gmailin parhaat käytännöt

Sisällys

• Järjestäytyminen: Gmailin parhaat käytännöt
• Gmail-arkistot, joukkotoiminnot, laboratoriot

Gmail on yksi suosituimmista sähköpostipalveluista. Käytätkö sitä henkilökohtaiseen viestintään, työhön tai molempiin, saat siitä enemmän hyötyä, jos ymmärrät kuinka muutama ydinominaisuus toimii.

Tässä viikoittaisessa Get Organized -julkaisussa selitetään pari Gmail-allekirjoitusominaisuutta ja selitetään, kuinka niitä voidaan parhaiten käyttää pitämään sähköpostitilisi tehokkaasti järjestettynä, jotta voit olla tuottavampi.

Viestiketjut

Kuten kaikki Gmail-käyttäjät tietävät, jatkuva sähköpostinvaihto juontuu ketjuun. Viestiketju säieissä näkyy aina suluissa vaihtojen nimien yhteenvedon vieressä, tarvittaessa säikeiden lukumäärän vieressä.

Viestiketju on yksi Gmailin suosikkiominaisuuksista, koska kun kuusi ihmistä vastaa yhteen ryhmäsähköpostiin, näen vain yhden lukemattoman säikeen kuuden lukemattoman viestin sijasta. Henkilöstöni on se, että käydään keskustelu, joka vaatii minulta huomion. Jos näen kuusi lukematonta viestiä, saan sen sijaan tunteen, että kuusi asiaa vaativat huomioni.

Kun avaat säiettä, jo lukemasi viestit pysyvät romahtuneina, kun taas lukemattomat viestit laajenevat.

Parhaat käytännöt: Yksi parhaista tempuista lankojen hallinnassa on pitää ne ehjinä niin kauan kuin ne eivät poistu aiheesta. Kun he muuttavat aihetta, aloita uusi säie yksinkertaisesti vaihtamalla otsikkorivi vastatessasi. Sinun ei tarvitse aloittaa kokonaan uutta viestiä. Kaikki vastaanottajat sisällytetään uuteen säieeseen, ja viestinnän historia arkistoidaan silti itse viestissä, ellipsin alla, jossa lukee "Näytä leikattu sisältö", kun viet hiiren osoittimen päälle (katso alla), jotta kuka tahansa voi viitata se.

tarrat

Jos Gmailissa olisi yksi ainoa ominaisuus, se merkitsisi merkintöjä. Tapa ymmärtää tarroja on kuvata mitä ne eivät ole: kansiot. Gmailissa olevat tarrat näyttävät usein kansioilta, ja ne saavuttavat jossain määrin saman päädyn. Mutta etiketit ovat pohjimmiltaan erilaisia ​​kuin kansiot, ja niiden virheellisyys kansioihin rajoittaa todella sitä, mitä voit tehdä Gmailissa.

Aloitan selittämällä vähän kansioista. Sähköpostikansiot, jotka on usein suunniteltu puurakenteeseen, jolla on kyky lisätä alikansioita, toimivat samalla tavalla kuin reaalimaailman kansiot. Tallennat asiat niihin. Jos sinulla on tiedosto lähetettäväksi, voit tallentaa sen vain yhteen kansioon.

Gmailen tarrat näyttävät kauhistuttavalta, kuten ensisilmäyksellä olevat kansiot. Kun luot uuden tarran, se näkyy vasemmalla kiskolla, samaan tapaan kuin näet kansiot (oletusasetuksilla joka tapauksessa) Yahoo! Mail, Hotmail ja Outlook. Näille Gmail-tarroille voi myös olla määritetty värit, jolloin ne näyttävät vieläkin kansioista.

Joten mikä ero on?

Jokaisella viestiketjulla voi olla useampi kuin yksi tunniste, kuten "työ", "lokakuu 2012" ja "kiireellinen". Gmail antaa sinulle myös kaksi etikettiä automaattisesti: tähdet ja "tärkeät", jotka merkitään keltaisella merkinnällä suoraan sinulle lähetettävien viestien vasemmalla puolella, ts. Ei listervejä, viestejä tai muuta massapostitusta.

Ajattele tarroja, kuten tageja. Ja vasemmalla kiskolla näkyvät visuaaliset etiketit - ajattele niitä pikapainikkeena lajitellaksesi kaikki viestit, joilla on tietty tunniste. Huomaa, että jopa postilaatikkosi on vain tarra. Kun napsautat vasemman raidan tarraa, näet uuden tekstin automaattisesti yläosassa olevaan hakukenttään.

Tämä teksti auttaa tarkentamaan hakuasi vain viesteihin, joissa on kyseinen etiketti. Muista, että Google on Gmailin takana oleva yritys, ja Google, joka perustettiin hakukoneena.

Parhaat käytännöt: Käytä tarroja Gmailissa yleisesti, koska ne eivät korvaa kansioita, vaan pikemminkin tapa luokitella tai merkitä kohteita ja tehdä niistä entistä haettavissa olevia.

Virrankäyttäjien tulisi tutkia Asetukset-aluetta määrittääksesi edistyneemmät merkintämääritteet. Voit esimerkiksi asettaa sääntöjä tai suodattimia siirtämään tietyn tyyppiset postit tarraan ja saada kyseinen tarra näkymään vasemmassa ruudussa vain, kun se sisältää lukemattomia viestejä.