Järjestäytyminen: 5 askelta tuottavampiin työpäiviin

Luultavasti tiedät, että voisit hyödyntää aikaasi paremmin työssä. Mutta miten teet sen?

Tuottavuuden parantamiseksi on olemassa muutamia temppuja, ja alla esitetyt viisi vaihetta selittävät tarkalleen kuinka päästä sinne.

Se ei ole helppoa. Jotta todella voisit olla tuottavampi ihminen, sinun on kehitettävä tapoja sen sijaan, että luotaisi pikakorjauksiin. Mutta on joitain asioita, joita voit tehdä auttaaksesi itseäsi hakemaan näitä uusia tapoja. Löydät myös monia mobiilisovelluksia, ohjelmistoja ja teknisiä palveluita, jotka voivat auttaa sinua kohti tuottavampaa työpäivää.

1	Kartta tuottavuussyklistä

Tärkein asia, jonka voit parantaa tuottavuuden lisäämisessä työssä, on ensin tuntea tuottavuusjaksosi. Jokaisella on päivän aikana aikoja, jolloin he voivat keskittyä, ja muina aikoina, kun heidän huomionsa heikkenee. Vaikka jokaisella on omat parhaat työtunnit töiden tekemiseen, "useimmille ihmisille tuottavimmat tunnit ovat ensisijainen päivä päivässä - ei kun heräät ensin, vaan suhteellisen aikaisin", sanoo käyttäytymis ekonomisti ja Duken professori Dan Ariely. Yliopisto. Ariely on erittäin kiinnostunut keksimään, kuinka käyttää mobiilisovelluksia henkilökohtaiseen itsensä parantamiseen. "Esimerkiksi", hän lisäsi, "sähköpostin lähettäminen aamulla on yleensä turhaa, koska aamulla kuluneet minuutit ovat arvokkaampia." Kaikki minuutit eivät ole yhtä suuret.

Korkean ja matalan tuottavuuden tai korkean ja pienen kapasiteetin ajanjaksojen selvittäminen, kuten Ariely haluaa kutsua heitä, on ensimmäinen askel hyödyntääkseen näitä arvokkaita, ohikiitäviä minuutteja.

Vaikka monet ihmiset luulevat tietävänsä, mitkä vuorokaudenajat ovat parhaimmillaan ja pahimmillaan, se ei haittaa tarkistaa. RescueTime on ylivoimaisesti paras työkalu, jonka olen löytänyt tuottavuusjaksosi selvittämiseen. RescueTime on pieni työpöytäsovellus, joka tallentaa käyttämäsi ohjelmat ja käymäsi sivustot päivän aikana ja kuinka kauan. Se luokittelee nämä erilaiset sovellukset ja sivustot (erittäin tuottavia, tuottavia, neutraaleja, häiritseviä tai hyvin häiriöitä aiheuttavia) ja tuottaa raportin siitä, kuinka vietät aikaasi. Esimerkiksi sosiaalisen verkostoitumisen sivustot ovat oletusarvoisesti hyvin häiritseviä. (Voit luokitella uudet sivustot ja ohjelmat uudelleen, jos oletusasetukset eivät ole tarkkoja sinulle.) Voit myös kertoa paljon tuottavuussyklistäsi seuraamalla kuinka usein vaihdat tehtäviä.

Suosittelen käyttämään RescueTime-ohjelmaa vähintään viikon ajan ennen raportin analysointia. Yritä käyttää sitä muuttamatta normaalia käyttäytymistäsi. Asia ei ole olla malli-työntekijä viikon ajan. On selvitettävä, milloin ovat luonnolliset hetket korkealle ja matalille kapasiteeteille.

Kun sinulla on tietoja, katso päiväaikoja, jolloin vietit hyvän osan (40 minuuttia tai enemmän) yhteen, erittäin tuottavaan tehtävään. Nyt etsiä vuorokaudenaikoja, jolloin olit vähemmän tuottavia, vaihtamalla nopeasti eri tehtävien välillä tai viettämällä pitkiä aikoja häiriötekijöihin.

Esimerkiksi olen keskittynyt keskimäärin noin klo 9–11. Sitten tuottavuuteni laskee. Olen yleensä hyvin hajamielinen lounasaikaan. Joskus, mutta ei aina, minulla on toinen vahva tuottavuusjakso iltapäivällä, mutta se ei ole luotettava.

Seuraava askel on tietää, mitä näiden tietojen kanssa tehdä.

2	Vaihda rutiini

Kun tiedät tuottavuusjaksosi, sinun tulisi muuttaa rutiinisi sopimaan siihen.

Aloita esimerkiksi kokousten aikataulutus vuorokaudenaikoiksi, kun keskittyminen on matalampi. Kokoukset vaativat harvoin meitä olemaan parhaimmillamme. Joten esimerkiksi tee tapana koskaan ottaa aamutapaamisia, jos aamu on tuottava aika.

Päinvastoin, käsittele tärkeimpiä, keskittyneitä tehtäviäsi vuorokaudenaikoina, kun mielesi on parhaimmillaan. Usein emme ajoita tärkeintä työtämme. Pääsimme siihen vain kun pystymme. Se on kunnossa, kunhan sinulla on tapana tehdä se vuorokauden aikana, jolloin voit todella keskittyä.

Koska suurin osa ihmisistä pystyy suorittamaan keskittyneitä tehtäviä aikaisemmin, tottunut käynnistämään vain ne ohjelmat, joita käytät näihin tehtäviin tuottavuuden ruuhka-aikoina. Jos sähköposti ei esimerkiksi ole kovin tuottava sinulle, älä avaa sitä. Älä vain edes käynnistä ohjelmaa. Jos joudut todella tarkistamaan sähköpostisi, selaa matkapuhelimen tai tablet-laitteen postilaatikon läpi ja laita se sitten pois, jotta pääset takaisin tehtäviin, jotka todella vaativat huomion.

Entä jos suuri osa tuottavuutesi työstä tapahtuu selaimessa, mutta suurimmatkin aikaa viejät ovat siellä? Tällaisten häiriötekijöiden minimoimiseksi on olemassa muutamia temppuja. Ensinnäkin, voit asettaa aktiivisen välilehden koko näytön tilaan. Se auttaa sinua pysymään käsillä olevan tehtävän kanssa. Voit myös asentaa selaimen laajennuksia ja laajennuksia, jotka sulkevat sinut määrittämistäsi verkkosivustoista. Suosikkini on nimeltään StayFocusd for Chrome. Löydät artikkelissani lisää suosituksia siitä, kuinka pysyä keskittyneenä.

3	Tarkista päiväsi joka päivä

Uusi muutos rutiiniin: Tee tapana tarkistaa päiväsi aina ennen sen alkamista. Katso ensin kalenterisi ja tehtäväluettelosi, jotta et pääse kiinni kaksiviikkoisen aikataulun mukaiseen tapaamiseen klo 15.00. Olipa kyse ensimmäisestä kupillisesta kahviasi tai työmatkalla, yhden hetken omaksuminen (ja sen pitäisi olla sama hetki joka päivä, jotta siitä tulisi tapana) tarkistaa koko päivän suunnitelmasi on todella merkityksellinen.

Luodaan uusi tapa tarkistaa päiväsi joka päivä on helpommin sanottu kuin tehty. Yksi mobiilisovellus, joka voi auttaa muistuttamaan sinua, on Any.Do, jolla on AnyDo Moment -ominaisuus. AnyDo Moment soittaa miellyttävän äänen ja työntää ilmoituksen samaan aikaan joka arkipäivä ilmoittaen, että on aika tarkistaa päiväsi. Sovellus luettelee sitten kaikki kalenterisi ja tehtäväluettelosi ja kysyy, haluatko pitää sen aikataulussa vai siirtääkö sen toiseen päivään.

4	Aikataulujaikat

Pidä tauot. Ja ei vain yhden tauon lounaalle. Mieltäsi on päivitettävä itsensä, jos aiot olla tuottavin henkilö, joka voi olla.

Olen valtava fani aktiivisuuden seurantaa liikunnanharrastajista, ja yksi niistä ominaisuuksista, joita rakastan harvoissa heistä, on hiljainen hälytys. Voit asettaa hälytyksen, joka aiheuttaa kuntobändisi värähtelyn tietyllä kellonajalla, hiljaa. Haluan asettaa sen kello 16.00 teräväksi, kun tiedän, että minun pitäisi pitää tauko, tarvitsenko sitä. Jo pelkkä nouseminen tuolistani kävellä keittiöön ja pestä kahvikuppi riittää saamaan silmäni vähän pois tietokoneen näytöltä.

Joillakin aktiviteettiseurantalaitteilla on myös tyhjäkäynnit. Nämä hälytykset aiheuttavat seurannan värähtelyn, jos olet istunut paikallaan tietyn ajanjakson, yleensä yhden tunnin. Ne on suunniteltu muistuttamaan sinua nousemaan ja liikkumaan, mutta mielestäni ne ovat yhtä arvokkaita kuin muistutuksia lopettaa toimintansa kahdeksi minuutiksi ja pitää tauko. Voit myös asentaa tauonsovelluksen, kevyen ohjelman, joka muistuttaa tauota ja voi jopa lukita sinut tietokoneesta lyhyeksi ajaksi pakottaaksesi ongelman. Suosikki on Mac-sovellus nimeltään TimeOut Free.

Toinen hyvä Windows-, Mac- ja selaimille on nimeltään Focus Booster.

5	Riviin päiväpäivän askareita

Kuvittele, että päiväsi kulkee vain uivan. Sitten 16:40 osumia. Yrität olla kiireinen. Tuntuu, että ikuisuus menee ohi! Sitten vilkaiset taas kelloa ja… on kello 16:42

Kuinka usein tuhlaat nämä viimeiset 20 minuuttia päivän päätteeksi? Kuinka monta tuntia se vastaa kuukaudessa? Kuinka paljon tuosta ajasta käytät sosiaalisen verkostoitumisen sivustoihin tai tekstiviestien lähettämiseen ystävillesi?

Aloita tämä tapa takaamalla muutama päivän lopun askare. Yritä tehdä heistä jotain mitä haluat tehdä, mutta sitä voidaan pitää kiireisenä työnä. Joitakin esimerkkejä ovat:

• arkistopaperit
• seuraamalla vanhoja sähköposteja
• tyhjennä tietokoneesi välimuisti
• selaimen historian poistaminen
• puheluiden palauttaminen
• pyyhi pöly ja murut pöydältä, näppäimistöltä ja näytöltä.

Jos sinulla on lyhyt luettelo vaihtoehdoista etukäteen tehtäviin, joita voit tehdä päivän päätteeksi, suoritat todennäköisemmin yhden niistä. Tee muistiinpano kalenteriin tai jätä vain muistilappu lähellä työpöytäsi ideoin, joita voidaan käyttää muistutuksina. Tule perjantaina kello 16.45, silmäsi todennäköisesti vaeltaa heidän luokseen. Lisäresurssit