Järjestäytyminen: 5 tuottavaa tapaa aloittaa päiväsi Jill Duffy

Osa organisoinnista on sellaisten tapojen luomista, jotka auttavat meitä saamaan kaiken hyödyn irti päivästä. Kun luotamme tapoihin pikemminkin kuin tietoisiin pyrkimyksiin vaadittuihin tarkoituksellisiin toimiin, vapautamme aivomme tärkeämmälle asialle. Aamu on ihanteellinen aika tottumuksille, jotka voivat johtaa korkeaan tuottavuuspäivään. Tässä on viisi asiaa, jotka voit tehdä varhain päivässä, joka päivä, saadaksesi enemmän aikaan.

1. Seuraa unta

Kun olet herännyt, kun uni on vielä tuoreena mielessasi, tarkista, kuinka paljon nukkui edellisenä iltana. Jos käytät kunto-seurantaa tai älykelloa, jolla on unen seurantatoiminto, katso tietojasi. Jos ei, arvioi se sen jälkeen, kun menit nukkumaan.

Ihmiset tarvitsevat riittävästi unta voidakseen keskittyä ja olla hedelmällisimpiä. Unen riittämättömyys vaatii vakavaa suorituskykyä. Yksi huono yöuni ei tuhoa sinua, mutta useita päiviä peräkkäin. Vaikka tarkka aika, jonka ihmisen tarvitsee nukkua, vaihtelee, tutkimukset osoittavat, että kuuden tunnin tai vähemmän tunnin nukkuminen, yö iltaisin, ei useimmille riitä. (Pienten lasten vanhemmat: Olen pahoillani.) Tavoittele jotain seitsemän tai kahdeksan tunnin ballparkissa, tarvittaessa enemmän.

Jos et saa tarpeeksi unta, kuinka voit korjata sen? Useimmat ihmiset eivät voi vain nukkua myöhemmin, koska heidän on herättävä kiinteään aikaan valmistautuakseen työhön. Sen sijaan joudut menemään nukkumaan aikaisemmin. Selvitä, mihin aikaan sinun on oltava sängyssä saadaksesi vankan kahdeksan tuntia nukkumista, ja aseta sitten hälytys muistuttaaksesi menemään nukkumaan. Jos esimerkiksi sinun täytyy herätä kello 6.30, aseta nukkumaanmeno hälytys kello 22.30

2. Tarkista kalenteri ja tehtäväluettelo

Onko tuottavuutesi koskaan suistunut suostumuksella tai tapaamisella, jonka unohdit ollut kalenterissasi? Saa tapana tarkistaa kalenterisi ja tärkeät tehtävät ennen päiväsi alkamista. Se auttaa, jos pystyt sitomaan tämän toiminnan olemassa olevaan tapaan, kuten kahvin juomiseen tai junalla ajamiseen aamulla työmatkalla.

Aseta puhelimeesi pikakäyttönäkymä, joka näyttää päivittäisen kalenterisi tai tehtäväluettelosi. IOS: ssä voit mukauttaa avattavaa näyttöä näyttääksesi yhteenvedon kalenteristasi tai tehtävistäsi Tänään-näkymässä. Android-puhelimen käyttäjät voivat lisätä widgetin aloitusnäyttöön tai muuhun mukautettuun näkymään sen mukaan, mitä heidän tietyn puhelimensa tukee.

Oletuksena kalenterisi ilmoittaa todennäköisesti kokouksista muutama minuutti ennen niiden aikataulua (ja tiedät, että ne ovat tulossa, koska olet tarkistanut kalenterisi ensimmäisenä aamulla). Ota nämä ilmoitukset vakavasti - et saavu kokoukseen ajoissa, vaan kietoa muut työt ennen kuin poistut työtiltasi. Kokoukset lisäävät stressiä, kun heidät nähdään keskeyttävän tärkeämpää työtä. Yritä olla päästämättä kokouksia tielle. Jos sinulla on vain puoli tuntia seuraavaan kokoukseen, älä aloita tunnin kestävää tehtävää.

3. Tarkista tehtävien kieli

Se, kuinka sanomme tehtävät, vaikuttaa suuresti siihen, suoritammeko ne. Mainitsin äskettäisessä sarakkeessa, kuinka huonosti kirjoitettu tehtävä tehtäväluettelossani päätyi torkkumiseen kolmen kuukauden ajan. Ongelma ei ollut motivaationi täydentää sitä. Ongelmana oli, että tehtävää ei ollut kirjoitettu menestykseen.

Kun tarkistat kalenteria ja tehtäväluetteloa, ole tietoinen siitä, mitä juuri pyydät itseäsi tekemään tänään. Esimerkiksi "Varaa yrityksen perääntyminen" on aivan liian suuri ollakseen yksi tehtävä, mutta "Soita kolmeen mahdolliseen paikkaan yrityksen perääntymiseen" on saavutettavissa.

4. Päätä, milloin käsittelet sähköpostia

Pääsetkö sivulta sähköpostitse? Päätä etukäteen, ennen kuin edes aloitat työpäiväsi, kun käsittelet sähköpostia. Valitse kolme tai neljä aikaväliä, kun tarkastelet sähköpostia ja teet jotain näkemiesi viestien kanssa. Päivän alussa, kun tahtovoima on edelleen korkea, lupa sulkea sähköpostiohjelmasi, kun ei ole aikaa lähettää sähköpostia.

Aamulla on entistä tärkeämpää noudattaa lupaustasi olla kiinni sähköpostista, kun yrität tehdä todellista työtä. Tutkimukset osoittavat, että sähköpostin keskeyttävät vaikutukset ovat useimmille tietotyöntekijöille huonommat aamulla kuin iltapäivällä.

Jos käytät webmailia ja sinulla on vaikea hajottaa sähköpostien houkutuksia, voit estää oman käyttöoikeutesi vain aamutunteilla käyttämällä selainlaajennusta, kuten StayFocusd. Stayfocusd -sovelluksella voit estää pääsysi tiettyjen aikojen välillä, kuten klo 8.30–12, tai rajoittaa kuinka monta minuuttia voit käyttää sivustoa asettamasi ajanjakson aikana.

5. Katso joitain kissan videoita

Ajattele joitain nautittavaasi asioita, jotka voit tehdä noin kahdessa minuutissa, ja yritä tehdä joitain niistä muutaman lyhyen puoliväliaamun aikana. Tauot uudistavat meidät työstä vain, kun teemme jotain, mitä nautimme heidän aikanaan. On olemassa todisteita siitä, että tauot ovat tehokkaimpia, kun otamme niitä usein, mutta pidämme ne suhteellisen lyhyinä.

Yhdessä mielenkiintoisessa kokeellisessa PDF-tiedostossa tutkijat havaitsivat, että ryhmä kohteita, jotka katselivat komedialeikkeitä ennen tehtävien suorittamista, ylittivät kontrolliryhmän noin 12 prosentilla. Ja japanilaisten tutkijoiden, jotka tutkivat söpöjen kuvien vaikutuksia, havaittiin, että kohteet, jotka katselivat ensin pentuja ja pentuja, olivat varovaisempia suorittaessaan tehtäviä kuin ryhmä, joka katsoi aikuisten kissojen ja koirien valokuvia tai neutraaleja esineitä.

Joten ajattele jotain suhteellisen nopeaa, josta nautit, olipa kyse sitten urheilutulosten tarkistamisesta verkossa vai hemmottelemasta itseäsi tuoretta kahvia, äläkä tunne syyllisyyttä tekeessäsi niitä aamutaukoillasi.